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      探析新形勢(shì)下計(jì)劃生育檔案管理工作的規(guī)范化

      2017-04-08 19:55潘之柱
      辦公室業(yè)務(wù) 2017年2期
      關(guān)鍵詞:資金投入管理制度規(guī)范化

      潘之柱

      【摘要】新形勢(shì)下,計(jì)劃生育檔案管理工作規(guī)范化具有重要意義,有利于實(shí)現(xiàn)信息互通、方便管理決策、為流動(dòng)人口提供服務(wù)。但目前管理工作存在不足,需要采取改進(jìn)和完善措施;健全制度,明確責(zé)任;增加投入,強(qiáng)化管理;健全臺(tái)賬,規(guī)范管理;改進(jìn)服務(wù),注重檔案資源的有效利用。

      【關(guān)鍵詞】計(jì)劃生育檔案;檔案管理;規(guī)范化;管理制度;資金投入

      為提高計(jì)劃生育服務(wù)水平,確保各項(xiàng)工作的制度化和規(guī)范化,采取相應(yīng)措施,提高檔案管理水平,促進(jìn)檔案管理規(guī)范化是必要的。但目前在管理工作中,一些管理人員的綜合技能偏低,制約檔案管理水平的提升,需要采取措施改進(jìn)和完善。

      一、新形勢(shì)下計(jì)劃生育檔案管理工作規(guī)范化的意義

      采取相應(yīng)措施,推動(dòng)檔案管理規(guī)范化具有重要作用,也是必須重視和關(guān)注的內(nèi)容,其重要意義表現(xiàn)在以下方面:

      (一)有利于實(shí)現(xiàn)信息互通。規(guī)范檔案管理,有利于檔案管理人員和利用者進(jìn)行有效交流和溝通,為檔案資料查閱和利用創(chuàng)造便利。通過(guò)對(duì)檔案信息的記錄、采集和查閱,可以對(duì)計(jì)劃生育檔案的政策法規(guī)、生育指標(biāo)、生育措施、優(yōu)惠政策等資料進(jìn)行整理和歸納。進(jìn)而有效解答人民群眾遇到的疑惑和困難,促進(jìn)信息有效交流和溝通。

      (二)有利于方便管理決策。計(jì)劃生育檔案記錄計(jì)劃生育檔案政策的執(zhí)行和落實(shí)情況,采取措施促進(jìn)檔案管理規(guī)范化,有利于管理部門(mén)在作出相關(guān)決策時(shí),具有可靠的參考資料和依據(jù)。在制定計(jì)劃生育決策時(shí),通過(guò)查閱各項(xiàng)歷史資料和記錄,進(jìn)行對(duì)比和分析,然后結(jié)合當(dāng)前計(jì)劃生育工作實(shí)際,有針對(duì)性地制定解決方案。不僅提高決策水平,還能推動(dòng)計(jì)劃生育各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。

      (三)為流動(dòng)人口提供服務(wù)。促進(jìn)計(jì)劃生育檔案管理規(guī)范化,建立并完善檔案管理制度,能對(duì)流動(dòng)人口的數(shù)量和方向進(jìn)行準(zhǔn)確把握,及時(shí)掌握流動(dòng)人口的婚育情況,了解不同地區(qū)計(jì)劃生育執(zhí)行效果和人口流動(dòng)情況。并且還可以實(shí)現(xiàn)信息交流與互動(dòng),構(gòu)建計(jì)劃生育信息交流平臺(tái),防止工作疏漏,促進(jìn)計(jì)劃生育檔案管理水平的提高。

      二、新形勢(shì)下計(jì)劃生育檔案管理工作的不足

      由于相關(guān)制度沒(méi)有嚴(yán)格落實(shí),一些管理人員素質(zhì)偏低,制約檔案管理水平提升,存在的不足表現(xiàn)在以下方面:

      (一)制度缺失。一些單位的計(jì)劃生育檔案管理制度不完善,相關(guān)人員職責(zé)不明確,制約各項(xiàng)工作有效開(kāi)展下去。獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制不健全,難以有效調(diào)動(dòng)管理人員的積極性。管理人員的培訓(xùn)機(jī)制不完善,難以有效提升管理人員素質(zhì),對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的掌握程度不夠,制約檔案管理工作水平的提升。

      (二)投入不足。相關(guān)單位將工作重心放在其他方面,對(duì)檔案管理不夠重視,資金投入不足,難以有效提升檔案管理工作水平。由于資金缺失,計(jì)算機(jī)、掃描設(shè)備等投入不夠,忽視設(shè)備更新和完善。管理人員培訓(xùn)的資金投入不足,難以提高他們的素質(zhì)。獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制不健全,制約管理人員素質(zhì)的提高。

      (三)管理不當(dāng)。一些檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)淡薄,管理臺(tái)賬不完善,沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行管理規(guī)范措施。對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用存在不足,管理流程不規(guī)范,難以提高計(jì)劃生育檔案管理水平。

      三、新形勢(shì)下計(jì)劃生育檔案管理工作規(guī)范化的路徑

      為彌補(bǔ)存在的不足,推動(dòng)檔案管理規(guī)范化,可以采取以下改進(jìn)措施:

      (一)健全制度,明確責(zé)任。建立健全完善的檔案管理制度,明確管理人員職責(zé),推動(dòng)管理工作制度化和規(guī)范化。建立并嚴(yán)格落實(shí)責(zé)任制,讓檔案管理人員認(rèn)真履行職責(zé),嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)制度措施,提高管理工作的規(guī)范化水平。建立完善的管理人員培訓(xùn)制度,落實(shí)獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制,讓管理人員努力開(kāi)展工作,提高計(jì)劃生育檔案管理水平。

      (二)增加投入,強(qiáng)化管理。增加相應(yīng)的資金投入,合理安排檔案管理預(yù)算,滿足各項(xiàng)工作需要。資金投入用于管理人員工資、管理人員培訓(xùn)、計(jì)算機(jī)和掃描設(shè)備的購(gòu)買和更新等。要加大資金投入,滿足檔案管理的資金需要,為各項(xiàng)活動(dòng)順利開(kāi)展提供資金支持。重視資金使用的監(jiān)督和管理,確保各項(xiàng)資金落實(shí)到位,使其為計(jì)劃生育檔案管理工作的有效開(kāi)展提供保障。

      (三)健全臺(tái)賬,規(guī)范管理。根據(jù)計(jì)劃生育檔案管理的相關(guān)規(guī)定,制定健全完善的制度措施,有效規(guī)范檔案管理。在建立健全本單位檔案資料管理制度的同時(shí),還要嚴(yán)格管理規(guī)章制度,明確相關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)限,推動(dòng)檔案管理規(guī)范化。另外還要建立并完善本單位的檔案卷宗目錄、全引目錄、歸檔文件目錄、查詢借閱登記簿、利用登記簿等。建立計(jì)劃生育檔案安全檢查、檔案庫(kù)存溫度和濕度記錄簿,有效規(guī)范和引導(dǎo)各項(xiàng)工作,努力提高檔案管理水平。

      (四)改進(jìn)服務(wù),注重利用。提高檔案管理人員素質(zhì),改進(jìn)服務(wù),為檔案資料使用人員提供熱情、周到的服務(wù),提高人們的滿意度。構(gòu)建完善的管理服務(wù)系統(tǒng)和信息平臺(tái),方便檔案資料查閱。注重對(duì)計(jì)劃生育檔案資料的查閱和利用,對(duì)檔案資料進(jìn)行整理和匯編。從而為決策者提供便捷服務(wù),讓利用人員能夠高效、便捷、迅速使用所需要的檔案資源,最大限度挖掘檔案的利用價(jià)值,為計(jì)劃生育各項(xiàng)工作順利開(kāi)展提供參考和依據(jù)。

      四、結(jié)語(yǔ)

      總之,推動(dòng)計(jì)劃生育檔案管理規(guī)范化具有重要意義。作為管理人員,應(yīng)該明確不足,健全并落實(shí)各項(xiàng)制度措施,增加資金投入,注重檔案資源利用和開(kāi)發(fā)。從而有效規(guī)范檔案管理工作,提高服務(wù)水平,為計(jì)劃生育各項(xiàng)工作開(kāi)展提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

      【參考文獻(xiàn)】

      [1]張永和.人口和計(jì)劃生育檔案工作的科學(xué)管理[J].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊,2009(26):163-164.

      [2]武麗榮.人口與計(jì)劃生育檔案規(guī)范化管理途徑[J].蘭臺(tái)世界,2014(6):67.

      [3]王靖.探究人口與計(jì)劃生育檔案規(guī)范化管理途徑[J].浙江檔案,2016(2):128.

      [4]魏曉英.提高人口和計(jì)劃生育檔案管理水平分析[J].2013(s1):21.

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