李英杰

摘 要：人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的，具有記錄和整理單位個(gè)人的經(jīng)歷和表現(xiàn)的作用，是記載干部和職工參加社會(huì)和學(xué)習(xí)工作的重要的信息資源，不僅有利于加強(qiáng)單位對(duì)人才的使用和調(diào)整，而且對(duì)于單位工作人員的選拔和培養(yǎng)具有重要的意義，因此了解基層事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀并進(jìn)行管理體系的調(diào)整與創(chuàng)新是必要且重要的?；鶎邮聵I(yè)單位的人事檔案管理工作在基層事業(yè)單位人事制度的不斷改革和深化的過程中，受到各種制約因素的影響，出現(xiàn)了一定的問題，逐漸地不能夠適應(yīng)新形勢下的變化和深刻的工作要求。本研究針對(duì)基層事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的具體問題進(jìn)行分析，并提出較為合理的相應(yīng)的解決措施，期望提高基層事業(yè)單位人事檔案管理的水平，提升事業(yè)單位的工作效率和質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位；人事檔案管理；存在問題及對(duì)策

前言

作為基層事業(yè)單位做好人力資源管理工作的前提和基礎(chǔ)，人事檔案管理記錄了干部和職工的思想、能力、經(jīng)歷和業(yè)績等重要的原始信息，是個(gè)人成長的重要記載，在一定程度上證明了干部和職工本人的品德素養(yǎng)和能力表現(xiàn)，有利于事業(yè)單位通過簡單便捷的方法發(fā)現(xiàn)和使用專業(yè)的人才，直接對(duì)基層事業(yè)單位人事管理的效率和質(zhì)量起作用。伴隨著我國增加了對(duì)人事制度的改革力度，尤其在基層事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，出現(xiàn)了許多的問題，面對(duì)這一挑戰(zhàn)，加強(qiáng)涉及每個(gè)員工的具體利益的人事檔案管理的管理工作顯得尤為重要，在基層事業(yè)單位中，只有將人事檔案的管理工作做好，才能對(duì)人力資源進(jìn)行合理利用，為基層事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)決策和民主管理提供重要的參考依據(jù)。

1 基層事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的主要問題

1.1 管理制度不夠規(guī)范，領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識(shí)不足

一方面，大部分的基層事業(yè)單位的人事檔案工作缺乏相應(yīng)的管理制度和規(guī)范，國家下發(fā)的人事檔案管理制度沒有結(jié)合基層事業(yè)單位的具體情況，一般的制度細(xì)則與事業(yè)單位的干部和職工人員的實(shí)際情況不符，不夠規(guī)范的管理制度使得基層事業(yè)單位的人事檔案管理工作難以取得實(shí)際的較大進(jìn)展。同時(shí)，相關(guān)的人事檔案管理制度的落實(shí)不能夠到位，即使多數(shù)的基層事業(yè)單位已經(jīng)在建設(shè)初期就制定了人事檔案管理的安全、收集和保管等各項(xiàng)管理制度，但是在實(shí)際的人事檔案管理的執(zhí)行過程中，存在很多審核不嚴(yán)謹(jǐn)、歸檔不標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象，造成許多的不利于保障干部和職工的切身利益的問題。另一方面，由于人事檔案管理的工作的業(yè)績發(fā)展緩慢，所以不容易引起基層事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重視的程度較弱，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作人員的積極主動(dòng)性，弱化了人力資源的有效開發(fā)。

1.2 基層事業(yè)單位人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)較低

一般的，基層單位會(huì)有專門的人事檔案管理人員從事相應(yīng)的工作，但是對(duì)于人事檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入不足導(dǎo)致了管理人事檔案的人員配備不到位，沒有根據(jù)工作的任務(wù)量去安排合適比例的管理人員，無法滿足人事檔案管理工作的正常開展的要求。另外，相當(dāng)一部分的人事檔案管理人員沒有較多的工作經(jīng)驗(yàn)，并且管理人員的文化水平、專業(yè)素質(zhì)和思想價(jià)值的差異性巨大，會(huì)存在缺乏專業(yè)知識(shí)和基本技能的人員進(jìn)行人事檔案管理的工作的現(xiàn)象出現(xiàn)。多數(shù)的基層事業(yè)單位的人事檔案管理工作是由非專職的人監(jiān)管，其業(yè)務(wù)能力不能夠被保證，使得人事檔案管理的工作流于形式，管理缺乏連貫性和標(biāo)準(zhǔn)化。

1.3 基層事業(yè)單位的人事檔案管理方法陳舊

現(xiàn)階段，基層單位的人事檔案管理部門的工作方法仍然是以人為手工的執(zhí)行操作為主，多數(shù)的工作屬于重復(fù)性勞動(dòng)，較大的工作量使得人員不能夠及時(shí)地整理和歸檔人事檔案的具體資料，人事檔案資料不完整的現(xiàn)象時(shí)常出現(xiàn)。計(jì)算機(jī)軟件的使用仍然缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，操作復(fù)雜的特點(diǎn)使基層事業(yè)單位的各部門不能實(shí)現(xiàn)人事檔案的全面的共享，大大降低了人事檔案的管理工作的效率。另外，人事檔案的管理人員在進(jìn)行信息采集的過程中，被動(dòng)接受信息，對(duì)于缺乏的人事資料沒有及時(shí)尋回，材料的缺失會(huì)致使人事檔案材料的收集工作不到位。

2 提高基層事業(yè)單位人事檔案管理工作水平的舉措

2.1 完善制度建設(shè)，強(qiáng)化思想認(rèn)識(shí)

制度的建設(shè)不僅起到對(duì)工作的指導(dǎo)作用，而且能夠保證人事檔案管理工作的規(guī)范性，因此，建立和健全人事檔案的制度規(guī)范十分有必要，進(jìn)一步完善人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度有利于使基層事業(yè)單位的人事檔案管理工作程序化、標(biāo)準(zhǔn)化，相應(yīng)的制度規(guī)范也會(huì)使工作人員的具體執(zhí)行行為受到一定的約束，使其標(biāo)準(zhǔn)化，更大化地提高了管理人員的工作效率。完善制度建設(shè)一定程度上使管理人員能夠按照規(guī)范制度嚴(yán)格要求自身的行為，有效地避免管理的隨意性和盲目性。同時(shí)，基層事業(yè)單位要充分地認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，要對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行定期考核和不定期的監(jiān)督檢查，提高思想上的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化檔案意識(shí)是基層事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的重要職責(zé)。

2.2 加大培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)

人事檔案管理工作實(shí)際上對(duì)于工作人員的專業(yè)素質(zhì)要求較高，在新形勢下做好檔案管理工作是要求人事檔案管理人員提高自身的素質(zhì)和能力，加強(qiáng)思想、政治和文化的建設(shè)，由于人事檔案管理工作是服務(wù)性和保密性較強(qiáng)的工作，因此在選擇管理人員方面，重視觀念價(jià)值、業(yè)務(wù)能力和道德品質(zhì)上的考察，使其能夠熱愛檔案工作，具有高度的社會(huì)責(zé)任感，掌握基本的檔案技能，注重開展多樣化的培訓(xùn)形式，熟悉各項(xiàng)人事檔案管理的業(yè)務(wù)，在適當(dāng)?shù)那闆r下，組織專業(yè)的人士對(duì)工作人員進(jìn)行授課，明確原則和理念，不斷加大對(duì)基層事業(yè)單位的人事檔案管理工作人員的監(jiān)督和指導(dǎo)，為基層事業(yè)單位的人力資源開發(fā)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.3 加強(qiáng)創(chuàng)新創(chuàng)造，有效提示效率

從整體的角度出發(fā)，基層事業(yè)單位的人事檔案管理工作應(yīng)該緊跟時(shí)代的步伐，與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新。針對(duì)我國的基層事業(yè)單位人事檔案管理工作的具體方法較為落后的問題，應(yīng)該將計(jì)算進(jìn)技術(shù)充分地與檔案管理的工作相結(jié)合，不斷開發(fā)具有簡單便捷的檔案管理軟件，通過現(xiàn)代化的數(shù)字化手段采集、記錄和整理相關(guān)人員的基本人事材料，推行立卷制度上的更新處理，合理改進(jìn)檔案管理的工作手段。創(chuàng)新與創(chuàng)造的方法是離不開工作人員的共同努力的，勤于思考和注重創(chuàng)新的品質(zhì)應(yīng)該是工作人員具備的品質(zhì)之一。加大對(duì)人事檔案管理的基本投入，努力提升設(shè)備的條件，安裝適當(dāng)?shù)陌踩辣I措施，滿足人事檔案管理的工作需求。

結(jié)束語

基層單位的人事檔案管理事實(shí)上是一件需要時(shí)間和精力的工作，用人制度隨著中國特色社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建設(shè)逐漸在改革和深化，在強(qiáng)化基層事業(yè)單位的人事檔案管理的過程中，必須堅(jiān)持創(chuàng)新創(chuàng)造的原則，堅(jiān)持科學(xué)規(guī)范的理念，使其不斷適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，抓住機(jī)遇，迎接挑戰(zhàn)，在觀念和制度上探索人事管理的新模式和新思路，不斷的改進(jìn)和完善才能使人事檔案管理工作更好地為基層事業(yè)單位的人事工作服務(wù)，加強(qiáng)基層事業(yè)單位的人才建設(shè)和人力資源的優(yōu)化配置。

參考文獻(xiàn)

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[2]陸憲光.淺談基層事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題及解決對(duì)策[J].城市建設(shè)理論研究：電子版，2015（20）.