小議檔案管理的創(chuàng)新

劉秀英

摘 要：創(chuàng)新是進(jìn)步的基石，任何行業(yè)都是一樣，當(dāng)然對(duì)于檔案管理工作也不例外，要想將檔案管理工作做得更精、更好，那么就必須對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，使其工作效率變得更高，使其工作過(guò)程變得更加有序、更加規(guī)范，那么如何進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新呢，該文就對(duì)檔案管理的創(chuàng)新進(jìn)行了簡(jiǎn)單的探討，供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理 創(chuàng)新 服務(wù)

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）01（b）-0131-02

檔案對(duì)于每個(gè)人來(lái)說(shuō)都很重要，所以對(duì)于檔案的管理工作就顯得尤為重要，然而，目前，檔案管理水平還有待提高，檔案管理工作還有很大的發(fā)展空間，然而要想將檔案管理工作做好，就必須對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新管理，創(chuàng)新是推動(dòng)檔案管理事業(yè)前進(jìn)的助力劑，所以要對(duì)其引起足夠的重視，下面該文將對(duì)檔案管理的創(chuàng)新進(jìn)行簡(jiǎn)單的闡述。

1 檔案管理的觀念創(chuàng)新

檔案管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)就是必須轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，要實(shí)現(xiàn)觀念上的創(chuàng)新，以前人們只是簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單地對(duì)檔案進(jìn)行保存就可以了，其實(shí)檔案管理的工作很復(fù)雜，并不單單是保存文檔那么簡(jiǎn)單，所以要想做到檔案管理的創(chuàng)新，就必須先將管理人員的觀念進(jìn)行創(chuàng)新，要讓他們充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，將檔案管理工作高度重視起來(lái)，為檔案管理的創(chuàng)新進(jìn)行鋪路，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行創(chuàng)新工作，而且檔案管理人員一定要從自身做起，不斷地進(jìn)行學(xué)習(xí)和鉆研，培養(yǎng)自己的創(chuàng)新思維，并將其運(yùn)用到實(shí)際的檔案管理工作中去，努力尋求新方法、新技術(shù)來(lái)解決運(yùn)用傳統(tǒng)的方法所不能解決的檔案管理問(wèn)題，使檔案管理工作能做到更好，而且只有檔案管理人員從觀念上進(jìn)行創(chuàng)新，才能指導(dǎo)創(chuàng)新工作的順利開(kāi)展。

2 檔案管理的制度創(chuàng)新

要做好檔案管理的創(chuàng)新工作，需要對(duì)現(xiàn)行的檔案管理制度進(jìn)行創(chuàng)新。我們要將檔案管理工作變得更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化；要保證檔案管理工作科學(xué)性、有序性和合理性；我們要建立健全檔案管理制度；要做好對(duì)于不同檔案的分類管理工作；要明確各個(gè)人員的工作范圍、工作流程和工作任務(wù)，要規(guī)范管理人員的行為，對(duì)于檔案的借閱、歸還、查看等都應(yīng)該進(jìn)行明確的規(guī)定，我們要建立檔案借閱制度，對(duì)于各類檔案都應(yīng)該標(biāo)識(shí)清晰，借閱和歸還時(shí)要有相關(guān)的記錄。一旦有誰(shuí)要借閱檔案，那么對(duì)于借閱檔案的卷名、類型、借閱的時(shí)間、借閱的用途等都應(yīng)該進(jìn)行準(zhǔn)確登記；而且在歸還檔案時(shí)也一樣要做好相應(yīng)的登記工作；同時(shí)檔案管理人員還要負(fù)責(zé)查看對(duì)照所歸還檔案是否齊全，并做好記錄和檔案的封存工作。要求檔案管理人員要具有良好的職業(yè)道德，一定要做好檔案的保密工作，決不能輕易透露或私自查看別人的檔案，在必要時(shí)還應(yīng)設(shè)立檔案保密制度，并嚴(yán)格按照檔案保密制度進(jìn)行工作，切實(shí)充分做好對(duì)于重要檔案的保密工作，而且檔案管理人員一定要有扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)和管理經(jīng)驗(yàn)，這樣才能更好地為大家服務(wù)。

對(duì)于檔案的保存工作，要注意檔案存放的有序性，決不允許將檔案進(jìn)行雜亂堆放，而是應(yīng)該調(diào)動(dòng)自己的創(chuàng)新思維，以最方便查找的方式來(lái)進(jìn)行檔案的存放，這樣更有助于后續(xù)工作的開(kāi)展。而且對(duì)于重要的檔案文件，如果條件允許的話，還應(yīng)該做好備份工作，這樣一旦檔案有損壞，還能盡量將其還原，減少無(wú)檔情況的發(fā)生，總之，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，一定要充分保證檔案的安全性。我們要?jiǎng)?chuàng)新工作理念，完善管理制度，發(fā)揮自己最大的能力來(lái)做好檔案管理工作?？梢猿浞掷糜?jì)算機(jī)與傳統(tǒng)的檔案管理方法相結(jié)合，使檔案管理工作做得更好，利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)來(lái)彌補(bǔ)傳統(tǒng)方法的不足，可以在計(jì)算機(jī)上建立檔案庫(kù)，將實(shí)際檔案庫(kù)中的檔案信息全部總結(jié)到網(wǎng)絡(luò)上，這樣就給檔案管理提供了便利條件，更能充分地保證檔案管理的規(guī)范化，為了提高檔案管理人員的工作熱情，還可以適當(dāng)引入競(jìng)爭(zhēng)制度，對(duì)檔案管理人員實(shí)行考核上崗，只有充分掌握檔案管理相關(guān)知識(shí)和技巧且具有創(chuàng)新意識(shí)的人員才能進(jìn)行檔案管理的工作，這樣就可以大大調(diào)動(dòng)起工作人員的學(xué)習(xí)熱情，在其進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，還可以定期對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，然后進(jìn)行考核，還要建立一些激勵(lì)制度，對(duì)考核合格的工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)募?lì)，包括獎(jiǎng)金等可以進(jìn)行微調(diào)，進(jìn)而能大大提高工作人員的工作熱情，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新工作的順利開(kāi)展。

3 檔案管理方式的創(chuàng)新

隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代人們的需要，所以要及時(shí)創(chuàng)新檔案管理的方式，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備并學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理的方法與技術(shù)，進(jìn)而更好地做好檔案管理工作。我們要保證檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性以及及時(shí)性，根據(jù)最新信息做到檔案的更新工作，而且對(duì)于檔案的保管，也要做好紙質(zhì)檔案和電子檔案的同步工作，及時(shí)將紙質(zhì)版檔案進(jìn)行備案，原件一定要保存好，做好檔案的封存工作，除非有特殊情況，否則將不允許對(duì)檔案進(jìn)行拆封處理。

4 檔案管理的服務(wù)手段創(chuàng)新

及時(shí)創(chuàng)新檔案管理的服務(wù)手段，也是檔案管理創(chuàng)新的需要。首先我們可以建立自己的網(wǎng)頁(yè)，把檔案室的所有檔案檢索都放在網(wǎng)頁(yè)上，建立內(nèi)部局域網(wǎng)，對(duì)檔案館所有檔案管理人員開(kāi)通權(quán)限，這樣就能促進(jìn)各部門(mén)工作的有效銜接，在網(wǎng)上就可以檢索到檔案室所存放檔案的信息，方便后續(xù)工作的開(kāi)展，而且目前科學(xué)技術(shù)在飛快地進(jìn)步，所以各種電子檔案管理系統(tǒng)也不斷地應(yīng)用到實(shí)際工作中，所以要盡快實(shí)現(xiàn)檔案的電子化和信息化管理，這將使檔案管理的效率和準(zhǔn)確性大大提高，為檔案管理事業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，我們可以充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案的搜集、整理和檢索、借閱，這樣也便于對(duì)于檔案的查找與調(diào)出調(diào)入管理，進(jìn)而提高檔案管理人員的工作效率。在檔案管理工作中，我們要努力保證檔案的使用價(jià)值能得到充分的體現(xiàn)，要把最新的科學(xué)技術(shù)和管理手段應(yīng)用進(jìn)來(lái)，首先，對(duì)于個(gè)人或單位存入的各類檔案都要及時(shí)地進(jìn)行準(zhǔn)確登記，包括紙質(zhì)版登記和電子文件的登記，然后對(duì)其進(jìn)行妥善的保存，各類檔案要分類保存，也是要有紙質(zhì)登記表和電子登記表雙份，這樣以后查找起來(lái)也方便，而且對(duì)于檔案信息的調(diào)整，也要保證及時(shí)且準(zhǔn)確，對(duì)于單位進(jìn)行職稱評(píng)定等工作后的人員人事檔案的調(diào)整與變動(dòng)工作，要及時(shí)進(jìn)行更新，一定要確保檔案的最新性及準(zhǔn)確性。檔案管理人員在為大家服務(wù)時(shí)，一定要注意自身素質(zhì)，以和藹的態(tài)度完成自己的本職工作，一定要堅(jiān)持顧客至上的原則進(jìn)行工作，而且要充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，擴(kuò)大檔案輻射層面，加快檔案數(shù)字化建設(shè)，推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理的實(shí)施。檔案信息數(shù)字化是推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)，檔案管理技術(shù)要與社會(huì)先進(jìn)水平同步，我們要切實(shí)進(jìn)行檔案信息的現(xiàn)代化管理，不斷提升檔案管理的服務(wù)能力，充分利用網(wǎng)絡(luò)的可共享資源，供人們?cè)谂c局域網(wǎng)聯(lián)通的計(jì)算機(jī)檢索查閱，對(duì)一些非保密性的檔案，可以及時(shí)將其錄入到計(jì)算機(jī)中，這樣也方便人們進(jìn)行查找，總之，要充分利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，這樣就能提高檔案管理人員的服務(wù)水平，更好地推動(dòng)檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展。

綜上所述，檔案管理工作也是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，要想切實(shí)將其做好，就必須及時(shí)進(jìn)行創(chuàng)新，只有勇于創(chuàng)新，才能取得進(jìn)步。該文只是對(duì)檔案管理創(chuàng)新的一些措施進(jìn)行了簡(jiǎn)單的探討，我們要想真正做好檔案管理的創(chuàng)新工作，還需要在以后的工作中不斷的進(jìn)行學(xué)習(xí)，不斷地進(jìn)行探討與總結(jié)，努力提升自己的創(chuàng)新思維，為檔案管理工作出謀劃策。

參考文獻(xiàn)

[1] 張曉霞，王宇暉，王萍.數(shù)字檔案館：21世紀(jì)檔案館的新發(fā)展[J].蘭臺(tái)世界，2000（1）：19-20.

[2] 王英.探討檔案管理工作的創(chuàng)新工作[J].科技致富向?qū)В?011（12）：329.