萬佳梅

（中國(guó)石化催化劑有限公司，北京 100029）

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的過程控制

萬佳梅

（中國(guó)石化催化劑有限公司，北京 100029）

工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理涉及多個(gè)環(huán)節(jié)和專業(yè)的管理。本文結(jié)合相關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，就如何進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理制度的執(zhí)行和歸檔的過程控制，從五個(gè)方面進(jìn)行了論述。

工程建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；管理制度；過程控制

工程項(xiàng)目檔案是從項(xiàng)目提出立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、決策、招投標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、設(shè)備采購(gòu)安裝、試運(yùn)行、竣工驗(yàn)收等全過程管理中直接形成的，具有保存價(jià)值的應(yīng)歸檔的各類文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的歷史記錄。工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理涉及工程、投資、土地、規(guī)劃、安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生、節(jié)能、試生產(chǎn)、消防、防雷、水土保持等多個(gè)專業(yè)的管理制度和規(guī)定，涉及環(huán)節(jié)多，面對(duì)的情況極其復(fù)雜，要保證項(xiàng)目決策立項(xiàng)時(shí)期、規(guī)劃設(shè)計(jì)時(shí)期、建設(shè)實(shí)施時(shí)期、竣工投產(chǎn)時(shí)期、后評(píng)估時(shí)期、使用維護(hù)時(shí)期全過程文件和記錄的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，需要將項(xiàng)目檔案管理內(nèi)容融入企業(yè)專業(yè)管理過程、融入合同管理內(nèi)容、融入工程工序管理環(huán)節(jié)，相關(guān)管理內(nèi)容在納入企業(yè)檔案管理制度的同時(shí)，同步納入各專業(yè)管理制度范疇，實(shí)施全方位、全過程管理，將項(xiàng)目文件的歸檔作為工序完成、某項(xiàng)專業(yè)管理結(jié)束的一個(gè)重要標(biāo)志，進(jìn)一步強(qiáng)化制度的執(zhí)行和歸檔過程控制。

1 項(xiàng)目檔案管理制度與項(xiàng)目管理制度、項(xiàng)目文件管理制度同步

企業(yè)項(xiàng)目檔案管理制度，與上級(jí)管理制度、企業(yè)其它專業(yè)管理制度密切關(guān)聯(lián)。項(xiàng)目檔案管理工作既是項(xiàng)目管理的一項(xiàng)內(nèi)容，也是檔案管理工作的一個(gè)分支，要提高項(xiàng)目檔案管理水平，有必要建立健全與這些管理制度縱向和橫向一體的制度體系?？傮w上要按“制度管人，流程管事”的管理要求，研究制訂項(xiàng)目檔案管理制度和具體工作流程，將檔案管理制度納入企業(yè)管理制度之中，使項(xiàng)目檔案制度與項(xiàng)目管理制度既相輔相承，又互相約束。既要符合項(xiàng)目管理的相關(guān)要求，也須按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求開展項(xiàng)目文件的收集、整理和歸檔工作。

項(xiàng)目文件的編制標(biāo)準(zhǔn)是提高項(xiàng)目文件質(zhì)量的一項(xiàng)重要舉措，在日常的項(xiàng)目檔案管理工作中，項(xiàng)目管理人員應(yīng)組織開展項(xiàng)目文件編制標(biāo)準(zhǔn)的制訂工作，確保項(xiàng)目文件的齊全、完整、準(zhǔn)確。細(xì)化制度、完善流程是實(shí)現(xiàn)“流程管理”的重要舉措。在日常的項(xiàng)目管理工作中，要根據(jù)實(shí)際工作需要，將項(xiàng)目檔案管理制度不斷細(xì)化，使制度更具可操作性，包括制定單個(gè)項(xiàng)目的整理方案、文控方案、工作指南等。如《xxxx項(xiàng)目交工技術(shù)文件整編方案》、《工程項(xiàng)目電子文件的基本要求和光盤模板》、《xxxx項(xiàng)目文件歸檔指導(dǎo)意見》等。

2 項(xiàng)目文件、檔案的管理職責(zé)應(yīng)與項(xiàng)目管理職責(zé)同步

檔案管理涉及部門多、崗位多、人員多，每一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)空當(dāng)都會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)紕漏。為此，應(yīng)按“誰形成、誰歸檔”“誰管理、誰負(fù)責(zé)”的工作原則，將項(xiàng)目文件的收集歸檔責(zé)任逐一落實(shí)到各責(zé)任部門，建立起項(xiàng)目文件歸檔的全流程責(zé)任體系，上一個(gè)環(huán)節(jié)要對(duì)下一個(gè)環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)，下一個(gè)環(huán)節(jié)有責(zé)任對(duì)上一個(gè)環(huán)節(jié)提出要求。

要通過明確落實(shí)責(zé)任分工，逐步形成項(xiàng)目文件收集歸檔的閉環(huán)管理。項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件由投資管理部門牽頭負(fù)責(zé)，項(xiàng)目設(shè)計(jì)及設(shè)計(jì)依據(jù)性文件由設(shè)計(jì)管理部門牽頭負(fù)責(zé)，項(xiàng)目施工過程文件、施工過程管理文件由施工管理部門牽頭負(fù)責(zé)，試生產(chǎn)文件由生產(chǎn)管理部門牽頭負(fù)責(zé)，專項(xiàng)工程及其驗(yàn)收文件由各專項(xiàng)的負(fù)責(zé)部門牽頭負(fù)責(zé)，設(shè)備隨機(jī)資料由采購(gòu)部門牽頭負(fù)責(zé)。收集整理完畢，牽頭部門出示合格證明后，統(tǒng)一向檔案管理部門移交歸檔，形成項(xiàng)目文件收集歸檔的閉環(huán)管理。

檔案部門應(yīng)超前介入，與工程部門一起，全程做好工程檔案收集歸檔的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，為項(xiàng)目檔案及時(shí)開展和規(guī)范運(yùn)行提供基礎(chǔ)支持。將工程檔案資料管理技能培訓(xùn)作為業(yè)主單位項(xiàng)目組人員、各參建單位檔案人員上崗前的必修課，開展崗前培訓(xùn)。在工程項(xiàng)目管理過程中，檔案部門應(yīng)派專人參加每周工程管理部門組織召開的工程項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)，了解工程項(xiàng)目的進(jìn)度和交工技術(shù)文件的收集整理情況，根據(jù)需要深入施工單位開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。施工單位每完成一個(gè)項(xiàng)目，檔案部門就要對(duì)該項(xiàng)目的檔案進(jìn)行預(yù)檢，有問題及時(shí)反饋給施工單位進(jìn)行整改，直到合格為止，最后進(jìn)行竣工檔案的正式驗(yàn)收，形成良性循環(huán)，保證工程項(xiàng)目檔案的齊全完整和規(guī)范。

進(jìn)一步強(qiáng)化監(jiān)理和質(zhì)檢的職責(zé)落實(shí)。由于監(jiān)理單位和工程質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)在項(xiàng)目建中的特殊地位，必須進(jìn)一步強(qiáng)化落實(shí)好這兩個(gè)單位對(duì)交工文件的審核職責(zé)，這是保證交工文件齊全、完整、準(zhǔn)確的重要舉措。建設(shè)單位應(yīng)按照DA／T28-2002第7.9條的規(guī)定：“施工單位在工程項(xiàng)目竣工文件收集、編制和整理后，應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對(duì)文件的完整準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會(huì)審；經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)并辦理交接手續(xù)后連同審核記錄全部交建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)”，對(duì)監(jiān)理單位和工程質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)提出明確具體的審核職責(zé)，并建立相關(guān)的檢查考核機(jī)制, 充分發(fā)揮監(jiān)理單位和工程質(zhì)監(jiān)機(jī)構(gòu)在交工文件審核中的作用。

3 項(xiàng)目文件的收集歸檔與項(xiàng)目管理進(jìn)度同步

在項(xiàng)目立項(xiàng)的同時(shí)，就應(yīng)建立項(xiàng)目檔案跟蹤臺(tái)賬，編制項(xiàng)目檔案收集歸檔網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)業(yè)主各部門、各參建單位責(zé)任人員的實(shí)際變化情況不斷更新補(bǔ)充，做到項(xiàng)目檔案同步立項(xiàng)、同步跟蹤、同步監(jiān)督考核以及同步銷項(xiàng)。

建立項(xiàng)目文件收集歸檔與工程建設(shè)同步的檢查、考核工作機(jī)制，確保項(xiàng)目文件的真實(shí)準(zhǔn)確。建設(shè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位交工文件收集、整理工作的監(jiān)督指導(dǎo)，努力做到項(xiàng)目文件材料質(zhì)量過程檢查與項(xiàng)目安全、質(zhì)量過程檢查同步，項(xiàng)目文件材料移交與項(xiàng)目中交同步，項(xiàng)目文件材料審核審查與工程質(zhì)量生產(chǎn)考核同步，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收與項(xiàng)目專項(xiàng)驗(yàn)收同步。

在實(shí)際工作中，還應(yīng)建立由參建單位、工程監(jiān)理、采購(gòu)單位、工程質(zhì)量監(jiān)督、設(shè)計(jì)管理、生產(chǎn)管理、施工管理、檔案管理、牽頭責(zé)任單位、使用單位組成的“十位一體”的交工技術(shù)文件審核體系。根據(jù)工程項(xiàng)目的實(shí)際，建立項(xiàng)目檔案審核工作流程和方式，通過例行檢查、節(jié)點(diǎn)檢查、定點(diǎn)檢查、集中審查等多種方式對(duì)交工文件進(jìn)行審查，保證交工文件最終符合標(biāo)準(zhǔn)的要求。

4 項(xiàng)目文件與檔案的管理要求同步納入合同相關(guān)條款

為進(jìn)一步規(guī)范和約束歸檔行為，還應(yīng)利用經(jīng)濟(jì)手段,發(fā)揮經(jīng)濟(jì)杠桿作用，不斷完善適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的工程項(xiàng)目檔案管理模式。

工程建設(shè)項(xiàng)目在簽訂協(xié)議合同時(shí)，應(yīng)明確工程技術(shù)文件的質(zhì)量、歸檔范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、歸檔時(shí)間、歸檔套數(shù)、存貯介質(zhì)、格式及違約責(zé)任等內(nèi)容。在每項(xiàng)工程結(jié)束后，檔案作為一項(xiàng)單獨(dú)驗(yàn)收程序，竣工檔案經(jīng)公司檔案管理部門驗(yàn)收合格，出具驗(yàn)收合格證書后，財(cái)務(wù)部門方可給予相關(guān)工程項(xiàng)目結(jié)算。通過經(jīng)濟(jì)手段和法律手段來約束檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)，確保工程建設(shè)項(xiàng)目歸檔文件符合標(biāo)準(zhǔn)。

5 項(xiàng)目檔案管理費(fèi)用應(yīng)同步納入項(xiàng)目管理費(fèi)用

對(duì)企業(yè)而言，落實(shí)《檔案法》具體體現(xiàn)在“收管用”和“人財(cái)物”6個(gè)字，檔案部門要按照《檔案法》的要求做好檔案的收集、保管和利用工作，但人財(cái)物是檔案的基礎(chǔ)條件，如何將項(xiàng)目檔案管理費(fèi)用落實(shí)到具體的項(xiàng)目中，是做好項(xiàng)目檔案管理的前提。實(shí)踐表明，那些實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理費(fèi)用同步納入項(xiàng)目管理費(fèi)用的單位，其檔案管理水平也走在了其他單位的前列。

總之，工程檔案資料管理的質(zhì)量控制是一個(gè)系統(tǒng)工程，牽涉單位及部門多、人員雜、時(shí)間長(zhǎng)，千頭萬緒，困難諸多。但工程檔案資料高質(zhì)量歸檔是工程項(xiàng)目建設(shè)的最終目標(biāo)之一，只有真正重視工程建設(shè)項(xiàng)目檔案資料的集中管理、有序管理、質(zhì)量管理和安全管理，做好全過程跟蹤控制，才能有效地控制工程檔案資料的歸檔質(zhì)量。實(shí)際工作中，我們還需要學(xué)習(xí)借鑒同行在檔案管理的典型經(jīng)驗(yàn)做法，結(jié)合單位實(shí)際加以消化吸收，不斷提高整體檔案管理水平。

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Process Control of Archives Management in Engineering Construction Project

Wan Jiamei
(SINOPEC Catalyst Co., Ltd., Beijing 100029, China)

Archives management of engineering construction projects involves many aspects and professional management. Combined with relevant practical experience, this paper attempts to discuss how to further strengthen the implementation of archives management system and archiving process control from five aspects.

engineering construction project, archives management, management system, process control

2017-6-3。

萬佳梅（1971—），女，湖南省人。畢業(yè)于長(zhǎng)沙理工大學(xué)法律專業(yè)。小學(xué)高級(jí)教師，現(xiàn)任中國(guó)石化催化劑有限公司檔案室主任。電子郵箱：wanjm.chji@sinopec.com。