(湖南省送變電工程有限公司 湖南 長(zhǎng)沙 410015)

企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化特點(diǎn)研究

陳俐芝

(湖南省送變電工程有限公司湖南長(zhǎng)沙410015)

針對(duì)企業(yè)實(shí)行現(xiàn)代化檔案管理的重要性，本文深入分析了現(xiàn)代化檔案管理特征與實(shí)行前提條件及方法，得出現(xiàn)代化檔案管理具有以計(jì)算機(jī)為核心，全面提高檔案管理工作效率，保證檔案文件準(zhǔn)確性、真實(shí)性，對(duì)檔案管理人員提出更高要求等特點(diǎn)的結(jié)論。

企業(yè)檔案管理；現(xiàn)代化檔案管理；電子文件

如今，信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)在各企業(yè)當(dāng)中廣泛滲透，使企業(yè)傳統(tǒng)工作模式發(fā)生巨大變化，尤其是檔案管理工作，從以往復(fù)雜、單一的模式發(fā)展為現(xiàn)代化的檔案管理。

一、保證工作程序及方法的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化

根據(jù)科學(xué)理論和專(zhuān)業(yè)經(jīng)驗(yàn)，保證工作程序及方法的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化是切實(shí)提高工作水平的重要手段，尤其是企業(yè)的檔案管理工作，要求從檔案收集到鑒定保管的所有環(huán)節(jié)，均嚴(yán)格按照規(guī)范程序，采用合理方式進(jìn)行。

(一)檔案整理與保存。檔案整理不僅是檔案管理基本內(nèi)容，還是實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化目標(biāo)的基礎(chǔ)。這是因?yàn)?，企業(yè)若未對(duì)檔案進(jìn)行階段性清查，或者是在檔案移交過(guò)程中保管期限的劃分不夠準(zhǔn)確，則會(huì)由很多重份出現(xiàn)，因此要先對(duì)這些文件進(jìn)行剔除，然后按照要求定期整理和保存檔案，只有這樣才可以避免檔案重復(fù)，提高工作效率[1]。

(二)案卷規(guī)范化。案卷規(guī)范化的前提是進(jìn)行案卷充足，其目的在于組合那些存在一定聯(lián)系的檔案，對(duì)象是那些內(nèi)容繁雜和數(shù)量較大的案卷。重組中還需對(duì)標(biāo)題模糊、目錄不全和頁(yè)碼錯(cuò)誤的案卷實(shí)施二次加工與修整，從而確保案卷完整性。通過(guò)重組，除了能對(duì)檔案管理進(jìn)行有效優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)科學(xué)保管，還能為后續(xù)計(jì)算機(jī)管理提供良好的條件，建立完善的檔案檢索平臺(tái)。

(三)著錄規(guī)范化。著錄不僅是檔案管理基本工作，還是計(jì)算機(jī)管理必然要求，著錄工作完成質(zhì)量對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)信息真實(shí)性有直接影響。然而，因工作條件有一定差異，加之計(jì)算機(jī)管理對(duì)技術(shù)有很高要求，所以在實(shí)際工作中，除了要充分考慮現(xiàn)行規(guī)則，還要結(jié)合企業(yè)經(jīng)營(yíng)及發(fā)展?fàn)顩r，從而編制適應(yīng)企業(yè)需求的細(xì)則，提出并實(shí)施可行的方法。

二、做好數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作，加快現(xiàn)代化管理進(jìn)程

檔案管理工作中，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備具有重要作用。對(duì)著錄工作而言，不僅數(shù)量巨大，而且內(nèi)容復(fù)雜，若未能得到標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化方法的支持，則很容易使計(jì)算機(jī)由于數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不充分而無(wú)法發(fā)揮預(yù)期效用，甚至不能使用，拖慢了現(xiàn)代化管理進(jìn)程。因此，應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備給予足夠重視，從以下幾個(gè)方面入手，提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的水平。

(一)分別對(duì)待，正確排序。企業(yè)實(shí)行檔案管理的目標(biāo)在于使各類(lèi)檔案更好的為企業(yè)經(jīng)營(yíng)及發(fā)展所用，為企業(yè)提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。而開(kāi)展計(jì)算機(jī)管理則是有效提高工作效率的重要手段。在這一過(guò)程中，應(yīng)將檔案重要性、利用價(jià)值等作為依據(jù)，正確排序，優(yōu)先處理那些利用率相對(duì)較高的文件檔案，以此為計(jì)算機(jī)管理奠定良好的基礎(chǔ)[2]。

(二)優(yōu)化著錄，保證錄入效率。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)際的著錄工作中，可先將檔案分成三個(gè)不同層次：第一，對(duì)于反映問(wèn)題有局限性或者是利用價(jià)值一般的檔案，實(shí)施案卷級(jí)著錄；第二，對(duì)于一份案卷中多個(gè)文件涉及相同內(nèi)容，同時(shí)又排列在一起的檔案，實(shí)施文件組合級(jí)著錄；第三，對(duì)于核心檔案及反映問(wèn)題充分的檔案，實(shí)施文件級(jí)著錄。通過(guò)這樣的處理，除了能揭露檔案文件核心內(nèi)容及特征，還能減少一定錄入條目，從而在節(jié)省人力物力的同時(shí)，切實(shí)保證錄入效率。

(三)利用好檔案基礎(chǔ)，實(shí)行分類(lèi)保存。如果案卷有良好基礎(chǔ)，且目錄充分，可在著錄工作中以案卷目錄為基礎(chǔ)進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)引，同時(shí)對(duì)某些形式較為特殊的案卷，可利用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行錄入，最后給出案卷分類(lèi)編號(hào)。通過(guò)這樣的處理，能在最大限度上利用案卷的目錄，從而精簡(jiǎn)檔案著錄環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)分類(lèi)保存，加快著錄的速度。

(四)總結(jié)關(guān)鍵用語(yǔ)，縮短檢索查找時(shí)間?？偨Y(jié)關(guān)鍵用語(yǔ)對(duì)檔案的檢索利用十分有利。對(duì)主題詞而言，盡管它有一定功效，但實(shí)際操作過(guò)于繁瑣，工作效率低。而利用關(guān)鍵用語(yǔ)來(lái)取代傳統(tǒng)的主題詞，不僅能解決這一難題，還能達(dá)到趨利避害的效果。關(guān)鍵用語(yǔ)是指從文件內(nèi)容主題當(dāng)中總結(jié)出能歸納主題的所有詞匯，即完成關(guān)鍵用語(yǔ)的標(biāo)識(shí)，然后輸入到計(jì)算機(jī)中，借助其批量處理軟件開(kāi)始有目的性的處理。以“鐵路線路基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)”為例，對(duì)于它的關(guān)鍵用語(yǔ)，不同人可能有截然不同的看法，如“鐵路基建”、“線路建設(shè)”等，在利用計(jì)算機(jī)處理后可統(tǒng)一確定為“基建”。除此之外，還能借助計(jì)算機(jī)其它功能，實(shí)現(xiàn)詞語(yǔ)合并。合理采用這種做法除了能加快標(biāo)引的速度，克服自動(dòng)標(biāo)引準(zhǔn)確性不高的弊端，還能有效解決詞義含量與分屬關(guān)系等問(wèn)題[3]。

三、現(xiàn)代化檔案管理必須適應(yīng)電子化與信息化發(fā)展需要

就目前來(lái)看，仍有一部分企業(yè)還未能脫離傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公模式，電子公文的產(chǎn)生是企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的主要挑戰(zhàn)之一，在實(shí)際工作當(dāng)中，只有切實(shí)做好傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代電子公文之間的銜接，才可以真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理目標(biāo)?；诖?，需要從以下幾個(gè)方面著手：

(1)企業(yè)檔案管理人員的知識(shí)技能培訓(xùn)已經(jīng)是迫在眉睫。如今，隨著辦公自動(dòng)化等的出現(xiàn)和應(yīng)用，企業(yè)檔案生成方式較以前有了很大的變化，比如文件編寫(xiě)、簽發(fā)和歸檔都可以利用計(jì)算機(jī)完成，不設(shè)計(jì)紙質(zhì)文件的傳遞過(guò)程，這就要求檔案的前身應(yīng)以電子格式形態(tài)存在，這與傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案文件相比，在利用方式上存在很大的不同。在這種變化的影響下，檔案管理人員必然要面對(duì)越來(lái)越多的以磁盤(pán)為載體的新式檔案。不同檔案所包含的信息及內(nèi)容均不相同，對(duì)這些繁雜的信息進(jìn)行整合和提供是檔案管理人員基本任務(wù)。不失時(shí)機(jī)的提供有利用價(jià)值的信息，要經(jīng)歷去粗留精和去偽留真的過(guò)程，以此確保檔案的真實(shí)性與可利用性。而實(shí)現(xiàn)以上目標(biāo)的關(guān)鍵就在于加強(qiáng)全體檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能。在實(shí)際工作中，企業(yè)可通過(guò)定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)來(lái)增強(qiáng)人員知識(shí)水平，并在實(shí)踐中予以引導(dǎo)，使他們盡快適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理需要[4]。

(2)減小或避免電子文件對(duì)企業(yè)檔案管理造成的影響。在過(guò)去，檔案管理主要將紙質(zhì)文件作為核心工作對(duì)象，當(dāng)計(jì)算機(jī)出現(xiàn)和應(yīng)用后，電子文件很快取代了紙質(zhì)文件，操作者可以直接利用辦公軟件擬稿、修改，并保存到本地，提供給企業(yè)的各部門(mén)人員，這樣一來(lái)，很多普通文件都沒(méi)有了以往的界限。對(duì)于紙質(zhì)檔案管理，已經(jīng)經(jīng)過(guò)了長(zhǎng)時(shí)間的實(shí)踐總結(jié)，有一套良好的工作流程與方法。以立卷歸檔制為例，它是檔案管理的起點(diǎn)，同時(shí)也是檔案與文書(shū)兩項(xiàng)工作的主要結(jié)合點(diǎn)，在文件形成之后，文書(shū)部門(mén)對(duì)立卷進(jìn)行收集，再交至檔案部門(mén)負(fù)責(zé)管理，通常一年進(jìn)行一次歸檔。而在應(yīng)用電子文件后，可隨時(shí)對(duì)其進(jìn)行修改，保存在計(jì)算機(jī)當(dāng)中。由此可見(jiàn)，電子文件完全依賴(lài)于計(jì)算機(jī)。在需要進(jìn)行歸檔時(shí)，應(yīng)以光盤(pán)等形式進(jìn)行移交，而且歸檔的范圍也不再是具有利用及保存價(jià)值的文件，還應(yīng)有相應(yīng)的讀取軟件或者是操作系統(tǒng)。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)代化檔案管理是企業(yè)發(fā)展必然趨勢(shì)，它具有以計(jì)算機(jī)為核心，全面提高檔案管理工作效率，保證檔案文件準(zhǔn)確性、真實(shí)性，對(duì)檔案管理人員提出更高要求等特點(diǎn)。在實(shí)際工作中，企業(yè)可參考借鑒以上方法，以加快向現(xiàn)代化檔案管理方向的轉(zhuǎn)型。

[1]周桂芳.抓好企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)工作實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014(15):199.

[2]趙秀麗，田欣.加快檔案信息化建設(shè)步伐促進(jìn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程[J].科技資訊，2014(22):244-245.

[3]劉建華.淺談企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2014(17):185.

[4]單光明.對(duì)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的探討與思考[J].山東化工，2014(10):40-42.

陳俐芝(1974.10-)，女，助理館員，本科，主要從事檔案管理、資質(zhì)管理等工作。