淺析差旅費(fèi)審核中關(guān)鍵點(diǎn)的識(shí)別

■繆革兵

(福建省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)院，福州 350004)

淺析差旅費(fèi)審核中關(guān)鍵點(diǎn)的識(shí)別

■繆革兵

(福建省交通規(guī)劃設(shè)計(jì)院，福州 350004)

差旅費(fèi)管理辦法的多次修訂，適應(yīng)了經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，從根本上減少差旅費(fèi)的浪費(fèi)，同時(shí)遏制差旅費(fèi)上的腐敗。財(cái)務(wù)人員從關(guān)鍵點(diǎn)的準(zhǔn)確識(shí)別，可以達(dá)到差旅費(fèi)的審核效率大幅度提高，同時(shí)對(duì)加強(qiáng)政策引導(dǎo)，加大監(jiān)督力度有著重要的指導(dǎo)意義。

差旅費(fèi) 管理辦法 關(guān)鍵點(diǎn)

差旅費(fèi)是指職工因公出差期間而發(fā)生的住宿費(fèi)、交通費(fèi)、伙食費(fèi)和公雜費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用，是一項(xiàng)頻繁發(fā)生的常規(guī)支出。從90年代至今，財(cái)政部根據(jù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、市場(chǎng)價(jià)格和消費(fèi)水平變動(dòng)情況，分別于1992年5月、1996年1月、2006年11月、2013年12月、2016年1月，5次適時(shí)調(diào)整并發(fā)布了差旅費(fèi)管理辦法，從實(shí)際出發(fā)，從根本入手，不但利于規(guī)范財(cái)務(wù)管理，更有效遏止了因標(biāo)準(zhǔn)過(guò)低而出現(xiàn)的各種管理亂象的行為。

各單位為加強(qiáng)和規(guī)范差旅費(fèi)的管理，貫徹厲行節(jié)約反對(duì)浪費(fèi)條例，依規(guī)建立了適合實(shí)際工作需要的本地區(qū)、本單位差旅費(fèi)管理辦法，規(guī)范了差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)和報(bào)銷流程。但在實(shí)際工作中，尤其是日常差旅費(fèi)支付過(guò)程中，會(huì)計(jì)人員仍然要用大量的時(shí)間審核該業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合規(guī)性、合法性，使會(huì)計(jì)人員在工作中經(jīng)常處于較為尷尬的局面。黨的十八大以來(lái)，違反中央八項(xiàng)規(guī)定精神的案例仍時(shí)有發(fā)生，有少數(shù)出差人員存在借道旅游、公款報(bào)銷的情況；而有些單位慣性地將單位負(fù)責(zé)人的權(quán)力凌駕于制度之上，對(duì)于超標(biāo)準(zhǔn)的差旅費(fèi)往往經(jīng)單位負(fù)責(zé)人“特批”后便按票據(jù)金額全額報(bào)銷，單位制訂的制度形同虛設(shè)——此類違規(guī)行為不但給單位造成損失，個(gè)人也將受到處分。

種種現(xiàn)象的出現(xiàn)，讓我們認(rèn)識(shí)到嚴(yán)格差旅費(fèi)審核正是差旅費(fèi)管理中的重中之重，而如何快速識(shí)別審核要點(diǎn)，切實(shí)把握好差旅費(fèi)報(bào)銷的支出關(guān)？筆者認(rèn)為可以從以下幾方面考慮，希望為單位差旅費(fèi)報(bào)銷制度的完善及財(cái)務(wù)人員的工作提供一些有益的幫助。

1 出差審批單是否“先審批，后執(zhí)行”

實(shí)行事前控制，“出差審批單”不可少。它既是對(duì)出差人的約束，也是會(huì)計(jì)人員審核的好幫手。管理辦法明確規(guī)定：出差審批單必須經(jīng)有審批權(quán)限人員批準(zhǔn)；出差主要任務(wù)明確；往返乘坐交通工具、出差地點(diǎn)、時(shí)間明晰；如遇會(huì)議、培訓(xùn)需附有關(guān)文件通知。

在實(shí)際的違規(guī)案例中，曾發(fā)現(xiàn)有少數(shù)職工利用出差的機(jī)會(huì)順便在當(dāng)?shù)赜斡[，而為了達(dá)到私費(fèi)公報(bào)的目的，出差人通過(guò)虛增出差天數(shù)等方式變向報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用。

為了避免此類事件的發(fā)生，對(duì)于會(huì)計(jì)人員來(lái)說(shuō)，審核的關(guān)鍵點(diǎn)：核對(duì)出差取得票據(jù)發(fā)生的時(shí)間、內(nèi)容與出差審批單的審批事項(xiàng)是否一致。特別是出發(fā)地、中轉(zhuǎn)地、到達(dá)地、搭乘交通工具、住宿飯店名稱、出差的天數(shù)等關(guān)鍵點(diǎn)，由此可以發(fā)現(xiàn)是否不按規(guī)定行程線路而繞路游玩，可以較準(zhǔn)確的判斷出差事項(xiàng)的真實(shí)性。在實(shí)際工作中，若出現(xiàn)出差票據(jù)無(wú)法連接，行程無(wú)法閉合，任務(wù)變化、改變行程、增加時(shí)間等現(xiàn)象，會(huì)計(jì)人員審核時(shí)可要求審批單進(jìn)行補(bǔ)充審批，同時(shí)補(bǔ)充實(shí)際情況的說(shuō)明，進(jìn)一步明確加以判斷。

2 交通工具是否“控制等級(jí)乘坐”

管理辦法規(guī)定：出差人員應(yīng)當(dāng)按規(guī)定內(nèi)容等級(jí)乘坐交通工具，分三個(gè)級(jí)別，四類交通工具；未按規(guī)定等級(jí)乘坐交通工具的，超支部分由個(gè)人自理；省級(jí)及相當(dāng)職務(wù)人員出差，因工作需要，隨行一人可乘坐同等級(jí)交通工具。

審核的關(guān)鍵點(diǎn)：出差人員是否按照規(guī)定的等級(jí)乘坐相應(yīng)交通工具，同時(shí)遵循“就低不就高”原則。在實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)人員在審核時(shí)要對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)，若遇出差人員乘坐標(biāo)準(zhǔn)為飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙、高鐵二等座、輪船二等艙，因各種原因購(gòu)票為頭等艙、高鐵一等座、輪船一等艙，則報(bào)銷時(shí)超支部分費(fèi)用由個(gè)人自理；乘坐飛機(jī)的，民航發(fā)展基金、燃油附加費(fèi)及一份交通意外保險(xiǎn)(單位已統(tǒng)一購(gòu)買，不再重復(fù)購(gòu)買)是可以報(bào)銷的，經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)生的簽轉(zhuǎn)或退票費(fèi)、交通意外保險(xiǎn)費(fèi)可以報(bào)銷。

3 住宿是否“安全、經(jīng)濟(jì)、便捷”

管理辦法規(guī)定：各省財(cái)政廳分地區(qū)制定了省內(nèi)出差住宿費(fèi)限額標(biāo)準(zhǔn)；財(cái)政部發(fā)布省外出差住宿費(fèi)限額標(biāo)準(zhǔn)；部分季節(jié)變化明顯的城市，在旺季住宿費(fèi)限額標(biāo)準(zhǔn)可以適當(dāng)上浮一定比例，如有些省份暫定六城市，大連、哈爾濱、青島、?？?、拉薩、西寧。

審核的關(guān)鍵點(diǎn)：主要在關(guān)注報(bào)銷人員的實(shí)際報(bào)銷金額是否超標(biāo)，是否存在“鋪張浪費(fèi)”現(xiàn)象。例如針對(duì)開(kāi)具1.5天住宿票據(jù)，判斷是否采取放大天數(shù)的方法；住高星級(jí)酒店而實(shí)際房費(fèi)金額明顯偏低，則判斷是否存在只開(kāi)具可報(bào)銷住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的部分，剩余部分轉(zhuǎn)嫁有關(guān)單位等等。同時(shí)可在相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上，考慮細(xì)化單位規(guī)范的住宿標(biāo)準(zhǔn)，以滿足正常出差需要及報(bào)銷審核的便利。

4 伙食補(bǔ)助費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)是否“合規(guī)交納”

管理辦法規(guī)定：伙食補(bǔ)助費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)是指因公出差期間給予工作人員的伙食補(bǔ)貼及交通包干費(fèi)用，二費(fèi)用均按出差自然(日歷)天數(shù)計(jì)算；接待單位統(tǒng)一安排用餐的，應(yīng)向接待單位交納伙食費(fèi)；接待單位或者其他單位提供交通工具的，應(yīng)向接待單位或者其他單位交納相關(guān)費(fèi)用。由所在單位提供交通工具的，不再報(bào)銷市內(nèi)交通費(fèi)。

審核的關(guān)鍵點(diǎn)：在于關(guān)注出差人員是否由本單位提供了交通工具后，重復(fù)報(bào)銷市內(nèi)交通費(fèi)，以及未向接待單位交納用餐伙食費(fèi)等現(xiàn)象。在日常差旅費(fèi)報(bào)銷工作中，出差人員由接待單位安排用餐及用車的，普遍存在未交納費(fèi)用情況。而探究其原因，是操作層面上有一定的難度，如交多少、如何交，交給誰(shuí)，取得何種票據(jù)等，明確性及方便性不夠，為具體實(shí)施帶來(lái)了困難。目前有些單位已對(duì)此種狀況做出了相應(yīng)的規(guī)定，例如交納伙食費(fèi)按早餐20元、中餐40元、晚餐40元的標(biāo)準(zhǔn)交納；對(duì)接待單位安排用車的，按接送各半的標(biāo)準(zhǔn)交納，但不超過(guò)補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)；或者可采取若接待單位統(tǒng)一安排用餐的，回所在單位后如實(shí)申報(bào)，不再重復(fù)發(fā)放伙食補(bǔ)貼等等，都很值得借鑒。

5 報(bào)銷附件是否“合法完整”

現(xiàn)行的差旅費(fèi)報(bào)銷是憑票據(jù)報(bào)銷制度，管理辦法規(guī)定：城市間交通費(fèi)、住宿費(fèi)，憑合法的發(fā)票在限額內(nèi)報(bào)銷；伙食補(bǔ)助費(fèi)按當(dāng)天最后到達(dá)目的地的標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷；市內(nèi)交通費(fèi)按規(guī)定內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷；實(shí)際發(fā)生住宿而無(wú)住宿費(fèi)發(fā)票的，不得報(bào)銷住宿費(fèi)以及城市間交通費(fèi)、伙食費(fèi)和市內(nèi)交通費(fèi)，解釋對(duì)可以說(shuō)明未發(fā)生住宿費(fèi)原因的，如住家或父母家的，可以報(bào)銷城市間交通費(fèi)，做了補(bǔ)充說(shuō)明。

審核的關(guān)鍵點(diǎn)：主要集中在工作人員出差結(jié)束后，是否提供出差審批單、交通票據(jù)、住宿費(fèi)發(fā)票等合法真實(shí)票據(jù)。在實(shí)際報(bào)銷工作中，往往會(huì)要求住宿發(fā)票后附上明細(xì)清單。明細(xì)清單上可以更清楚地列明，個(gè)人所需承擔(dān)的費(fèi)用。例如目前有部分單位規(guī)定，取用酒店小冰箱里的飲料及其他食品，費(fèi)用由個(gè)人承擔(dān)，其實(shí)施過(guò)程就需要通過(guò)明細(xì)清單。因此，對(duì)關(guān)鍵類別進(jìn)行細(xì)化及說(shuō)明是差旅費(fèi)審核中一個(gè)很有必要的程序。財(cái)務(wù)部門和出差人員必須對(duì)支出內(nèi)容的真實(shí)性負(fù)責(zé)，不能夾報(bào)與出差目的地不同的票據(jù)，避免用內(nèi)容不真實(shí)的發(fā)票套取現(xiàn)金。

6 審批流程是否“按序進(jìn)行”

管理辦法規(guī)定：每個(gè)企業(yè)都有自己的差旅費(fèi)報(bào)銷審批流程，一般的流程是差旅費(fèi)報(bào)銷單由報(bào)支人申請(qǐng)、部門負(fù)責(zé)人審批，財(cái)會(huì)部門審核，如果符合報(bào)銷要求且在部門負(fù)責(zé)人審批范圍之內(nèi)，則進(jìn)入付款流程。如果還需更高權(quán)限審批人審批，再由該審批人簽批。

而實(shí)際報(bào)銷工作中，時(shí)有發(fā)現(xiàn)部分報(bào)銷人員直接把費(fèi)用報(bào)銷單遞交到最高權(quán)限審批人處，簽字后再來(lái)找部門負(fù)責(zé)人及財(cái)會(huì)部門審核。若財(cái)會(huì)部門審核認(rèn)為其中有的單據(jù)不符合報(bào)銷規(guī)定內(nèi)容需要剔除，那勢(shì)必會(huì)造成返工且容易產(chǎn)生不必要的矛盾。因此按設(shè)定的審批流程即“按序進(jìn)行”變得尤為重要，這不但是規(guī)范性的要求，還是堵塞財(cái)務(wù)漏洞，形成長(zhǎng)效機(jī)制的前提。

除了以上六個(gè)審核的關(guān)鍵點(diǎn)，單位的差旅審批制度是否健全；是否向下級(jí)單位、企業(yè)或其他單位轉(zhuǎn)嫁差旅費(fèi)；對(duì)違反差旅費(fèi)管理辦法，是否依法依規(guī)追究相關(guān)人員責(zé)任，如虛報(bào)冒領(lǐng)差旅費(fèi)、擅自擴(kuò)大差旅費(fèi)開(kāi)支范圍和提高開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)等，都是進(jìn)一步加強(qiáng)差旅費(fèi)管理需要重視的方面。

綜上所述，對(duì)于差旅費(fèi)審核中關(guān)鍵點(diǎn)的把握不僅僅在于控制，更應(yīng)關(guān)注“人性化”管理，從完善制度入手，堵疏排漏，形成長(zhǎng)效機(jī)制，真正從根本上減少差旅費(fèi)的浪費(fèi)，同時(shí)堅(jiān)決遏制差旅費(fèi)上的腐敗。在面臨新情況、新問(wèn)題時(shí)，要建立更加符合工作生活實(shí)際的差旅費(fèi)管理辦法，不僅要分地區(qū)、分項(xiàng)目、分級(jí)別制定切合市場(chǎng)的標(biāo)準(zhǔn)，還要加強(qiáng)政策引導(dǎo)、經(jīng)驗(yàn)交流，強(qiáng)化信息透明、加大監(jiān)督力度，如此不但有利于管理制度落到實(shí)處，杜絕差旅費(fèi)管理中的亂象，更滿足了出差人員工作生活的基本需要，有利于提高辦事效率，安心工作，為單位的各項(xiàng)工作做出更大的貢獻(xiàn)。