高建萍

摘 要：為了保證檔案的完整和準(zhǔn)確，也為了迎合社會(huì)信息化發(fā)展的趨勢，對婦幼保健院檔案進(jìn)行信息化管理是很有必要的。本文首先說明了婦幼保健院檔案進(jìn)行信息化管理的必要性，然后分析了當(dāng)前婦幼保健院檔案信息化管理中存在的問題，最后詳細(xì)闡述了婦幼保健院檔案信息化及管理策略。

關(guān)鍵詞：婦幼保健院；檔案；信息化；安全性；信息資源

1 婦幼保健院檔案進(jìn)行信息化管理的必要性

在信息化的社會(huì)里，加強(qiáng)對婦幼保健院檔案的信息化管理是很有必要的。

首先對檔案進(jìn)行信息化的管理可以促進(jìn)婦幼保健院整體的信息化和規(guī)范化的管理，提高醫(yī)院信息化、規(guī)范化的水平。

其次，對檔案的信息化管理也是婦幼保健院工作的需要，婦幼保健院肩負(fù)著婦女和兒童健康的使命，對于婦女兒童的信息必須做到科學(xué)準(zhǔn)確的保管。

再次，檔案的信息化管理可以提高婦幼保健院的工作效率，傳統(tǒng)的檔案管理方式，不僅檔案歸檔比較麻煩，而且檔案歸檔之后對檔案的調(diào)取和使用程序也有很多，造成工作效率低下。對檔案進(jìn)行信息化的管理，只需要一臺(tái)計(jì)算機(jī)就可以完成，并且歸檔之后，如果需要調(diào)動(dòng)程序只需要打開電腦發(fā)出幾個(gè)指令即可，實(shí)現(xiàn)了對檔案的合理管理和科學(xué)配置，提高了工作的效率。

2 當(dāng)前婦幼保健院檔案信息化管理中存在的問題

（一）婦幼保健院檔案管理信息化發(fā)展不平衡

對于我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展比較發(fā)達(dá)的地區(qū)，婦幼保健院檔案信息化管理發(fā)展的比較成熟與完善，但是對于一些比較偏遠(yuǎn)，經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平過低的區(qū)域，檔案信息化管理才剛剛起步或者仍舊采取傳統(tǒng)的檔案管理方式，這就導(dǎo)致不同區(qū)域下婦幼保健院檔案信息化管理呈現(xiàn)出不平衡的發(fā)展趨勢。

（二）部分婦幼保健院缺乏信息化協(xié)調(diào)部門

婦幼保健院如果將檔案信息化管理作為主要的檔案管理方式，那么則需要一個(gè)比較統(tǒng)一的信息協(xié)調(diào)部門。眾所周知，婦幼保健院檔案比較分散，并且無法實(shí)現(xiàn)資源共享，導(dǎo)致管理呈現(xiàn)出不統(tǒng)一的發(fā)展局面。此外，無論是功能還是數(shù)據(jù)的完整性都無法滿足其發(fā)展需求。

（三）檔案信息化管理存在安全問題

目前社會(huì)已邁入了信息化發(fā)展階段，在信息化發(fā)展的階段之中，檔案的安全性面臨著重大影響。一般而言，對檔案安全性有所影響的因素主要包括檔案人員缺乏責(zé)任意識(shí)，對于檔案資料沒有及時(shí)進(jìn)行管理，檔案資料操作不規(guī)范等。

（四）檔案人員素質(zhì)有待進(jìn)一步提高

檔案信息化管理對管理檔案的工作人員有更高的要求，不僅要求對傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)精通，且需要掌握網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)和自動(dòng)化。由于現(xiàn)在的婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理人員中整體素質(zhì)普遍較低，因而對于快速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境不能適應(yīng)，對于既懂通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)又精通傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)的人才嚴(yán)重缺乏，不能夠適應(yīng)檔案信息化建設(shè)和管理的需要，因此新方法、新技術(shù)很難在檔案信息化管理中應(yīng)用和推廣。

3 婦幼保健院檔案信息化及管理策略

（一）針對婦幼衛(wèi)生信息制定標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)今婦幼保健中心已經(jīng)在多半婦幼保健機(jī)構(gòu)中實(shí)施《中國婦幼衛(wèi)生信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)體系研究》的標(biāo)準(zhǔn)，為實(shí)現(xiàn)信息資源共享，以促進(jìn)婦幼保健機(jī)構(gòu)信息化管理建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。檔案信息化建設(shè)不僅要求對工作有統(tǒng)籌規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，具體工作進(jìn)行要求有重點(diǎn)、有步驟、有計(jì)劃地進(jìn)行，對檔案信息化建設(shè)要有理性的思考，檔案信息資源是檔案信息化建設(shè)的核心，因此管理電子文件是檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)。與此同時(shí)，要對婦幼保薦機(jī)構(gòu)原本的檔案管理制度進(jìn)行有益地、合理的補(bǔ)充和完善，進(jìn)一步使檔案的管理工作科學(xué)化、效率化，進(jìn)而提升檔案在婦幼保健機(jī)構(gòu)發(fā)展中的地位與作用。

（二）建立一個(gè)統(tǒng)一的檔案信息化管理部門

工作中除了有強(qiáng)大的實(shí)施力和完善設(shè)備之外，還需要一個(gè)有能力的組織部門。組織部門的指揮在工作的開展中起著重要的作用，對此政府可以組建一個(gè)專門的小組來負(fù)責(zé)婦幼保健院檔案的信息化管理工作，在檔案信息化管理的工作中，有問題可以直接向這個(gè)專門的小組進(jìn)行反應(yīng)。

（三）解決檔案安全性和保密性問題

檔案管理部門要盡快地、更多地開發(fā)檔案信息資源共享，做好檔案管理的服務(wù)。安全和共享是難以協(xié)調(diào)的矛盾。因此各個(gè)婦幼保健機(jī)構(gòu)要結(jié)合本機(jī)構(gòu)的實(shí)際，制定適宜規(guī)章制度，保障網(wǎng)絡(luò)管理檔案信息的安全體系，確保制度、責(zé)任到位，檔案管理人員必須養(yǎng)成保密和安全意識(shí)，對檔案信息管理認(rèn)真地做出鑒定，開放范圍、保密程度，嚴(yán)格管理和審查檔案。

（四）加強(qiáng)對檔案信息資源的建設(shè)

檔案信息化的核心問題是檔案信息資源建設(shè)，沒有可提供利用的檔案信息資源為基礎(chǔ)，檔案信息化的速度與效率均無從談起。檔案的優(yōu)勢是信息，它的生命力是規(guī)模的信息。只有信息變成規(guī)模，才會(huì)有豐富的內(nèi)容以及有一個(gè)龐大的觀眾和設(shè)計(jì)滿足各種需求的服務(wù)。不然即使有一個(gè)好思路，新穎的創(chuàng)意，也不過是無本之木無源之水。所以，我們目前應(yīng)該把主要精力放在集中力量開發(fā)檔案信息資源上，盡快使檔案信息內(nèi)容形成規(guī)模。信息化建設(shè)必須以“資源的管理作為支撐”。所謂“信息資源管理的支持”，不過是只看重局部的應(yīng)用或與網(wǎng)絡(luò)為核心的理念，把到各部門信息資源在背景在進(jìn)行統(tǒng)一管理。具體說來，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手：

首先，全面構(gòu)建檔案目錄中心，將各婦幼保健院相對分散的信息集進(jìn)行整合優(yōu)化。

其次，加速檔案信息資源數(shù)字化進(jìn)程，通過新近發(fā)展起來的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)與多媒體技術(shù)將檔案信息資源數(shù)字化，充分提高檔案信息管理的效率。

第三，構(gòu)建一個(gè)互聯(lián)互通的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，婦幼保健院要加快構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，要在檔案資源網(wǎng)的基礎(chǔ)上，加入國家檔案資源網(wǎng)建設(shè)，并與其他社會(huì)信息資源系統(tǒng)互聯(lián)互通，整合資源，合作共建，在因特網(wǎng)上為廣大的社會(huì)公眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（五）加強(qiáng)對檔案管理人員培訓(xùn)

檔案工作既是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性的工作。這就要求檔案工作人員，既要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。檔案工作人員必須提高綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)新形勢下檔案工作發(fā)展的需要。

首先，要掌握檔案工作專業(yè)知識(shí)。檔案工作人員要加強(qiáng)對檔案專業(yè)主體知識(shí)的學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)能力，才能保證工作質(zhì)量，提高工作能力，促進(jìn)業(yè)務(wù)建設(shè)。二是掌握現(xiàn)代化管理知識(shí)。檔案信息化建設(shè)屬于自動(dòng)化辦公，需要具備一定的自動(dòng)化辦公水平和能力。 這就需要對檔案管理人員進(jìn)行專門培訓(xùn)，使其掌握利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理活動(dòng)的能力，進(jìn)而保證檔案管理活動(dòng)的順利開展，從而提升檔案信息化建設(shè)質(zhì)量與效果。

三是掌握與檔案工作相關(guān)的知識(shí)。要努力鉆研有關(guān)業(yè)務(wù)及邊緣學(xué)科知識(shí)，熟練掌握醫(yī)院檔案工作業(yè)務(wù)，了解與婦幼保健工作相關(guān)的醫(yī)學(xué)知識(shí)，切實(shí)將所學(xué)的知識(shí)轉(zhuǎn)化為工作實(shí)踐能力，使自身綜合能力不斷提高，成為一專多能的檔案工作人才。同時(shí)，在檔案信息化建設(shè)過程中，婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理者、各單位工作人員都要轉(zhuǎn)變思想，改變傳統(tǒng)的檔案管理和使用觀念，通過檔案工作實(shí)際提高電子信息檔案的利用率，進(jìn)而使醫(yī)院適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。

4 結(jié)語

綜上，婦幼保健院檔案的信息化管理不僅符合了社會(huì)信息化的趨勢，還有利于婦幼保健院其他工作的開展，并且還能最大限度地發(fā)揮檔案信息的作用。但是在實(shí)際開展中卻存在著很多問題，因此，需要我們對問題進(jìn)行認(rèn)真詳盡的總結(jié)分析并提出相應(yīng)的解決方案。

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