試析檔案管理工作的重要性

謝廣琴

摘 要：單位應(yīng)該要重視檔案管理工作。本文對于如何進(jìn)行檔案管理工作，怎樣將檔案的管理工作做得更好進(jìn)行解讀討論。大致是了解檔案管理的重要意義、領(lǐng)導(dǎo)方面要加強(qiáng)對檔案管理的重視、積極運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)的方法來管理檔案、培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任意識、提高管理人員的工作效率、還有如何在工作中對檔案管理的操作更加熟練等內(nèi)容做了詳細(xì)的解說。

關(guān)鍵詞：檔案管理；重要性

目前我國緊跟時(shí)代的步伐，發(fā)展得越來越好。同時(shí)對于單位來說，檔案管理的難度也在增加，因?yàn)闄n案的數(shù)量在不斷變多。這樣的話，因?yàn)閿?shù)量的增多，就對檔案的管理上帶來了一定的難度，我們需要尋找科學(xué)的方法和管理制度來進(jìn)行檔案管理工作，要用創(chuàng)新的方法進(jìn)行管理檔案，只有找到檔案管理的問題并且解決。才能讓檔案管理工作更好的進(jìn)行下去。

1 做好檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作一定程度上能代表這個(gè)單位的管理水平高低。檔案能夠記載這所單位歷史過程中優(yōu)秀事跡和優(yōu)秀思想。檔案也能夠表明在一定時(shí)期這個(gè)單位成績的高低，業(yè)績的好壞。是不可多得的真實(shí)資料。是能在單位能進(jìn)行改革創(chuàng)新時(shí)可以翻看的，能夠分析單位問題，指導(dǎo)改革方案的好參考?，F(xiàn)如今，我國經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的同時(shí)也需要檔案管理方面也能夠做得更好。讓新興的檔案管理思想，創(chuàng)新的管理理念進(jìn)入到單位，讓檔案能真實(shí)有效的反應(yīng)了單位的發(fā)展和經(jīng)營。單位如果做好檔案管理也就說明單位以后資源配置，發(fā)展藍(lán)圖等也做好了相應(yīng)的打算，也能使單位經(jīng)營戰(zhàn)略發(fā)展得更快速。檔案管理如果做好也就說明單位在以后的發(fā)展中會穩(wěn)步上升，提高單位的競爭力。

2 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，提高檔案管理人員服務(wù)意識與管理水平

檔案管理工作要想做好，少不了單位領(lǐng)導(dǎo)的支持。所以為了讓檔案管理工作進(jìn)行的更加順利，我們要讓領(lǐng)導(dǎo)明白檔案管理的重要性，讓領(lǐng)導(dǎo)意識到檔案管理對于單位來說是非常重要，具有承前啟后的作用。領(lǐng)導(dǎo)只要認(rèn)識到了檔案管理的重要，就會讓檔案管理工作開展的更加順利。所以我們需要檔案管理人員做出以下改變，以便于領(lǐng)導(dǎo)及早的認(rèn)識到檔案管理的重要。

2.1 宣傳檔案管理的重要性，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理意識

部分單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作缺乏重視，這部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作人員在單位屬于可有可無的部門。因此，我們要在單位宣傳檔案管理的重要性，提高領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于檔案管理方面的認(rèn)識，作為檔案的管理人員要經(jīng)常把相關(guān)文件以及材料經(jīng)常讓領(lǐng)導(dǎo)看，尤其是與本單位密切相關(guān)的檔案材料必須在領(lǐng)導(dǎo)的腦海里留下。

2.2 作為檔案管理人員要做到愛崗敬業(yè)，使檔案工作更加得到重視

檔案管理人員要熱愛自己的崗位，以積極熱情的態(tài)度對待工作。只有這樣單位領(lǐng)導(dǎo)就會看到檔案管理人員的水平，也能足夠重視檔案管理。所以作為檔案管理人員，要恪盡職守，熱愛自己的崗位。

3 加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代建設(shè)，保證現(xiàn)有資源的綜合利用

3.1 加強(qiáng)檔案管理人員的管理意識

對于檔案管理的工作人員來說，要有很高的技術(shù)要求和對專業(yè)上的要求。這就說明了檔案管理是一個(gè)對技術(shù)和專業(yè)等要求很高的崗位。所以工作人員要有很好的職業(yè)操守和職業(yè)素養(yǎng)。在工作中要盡職盡責(zé)，要有助人為樂的精神。要對自身的技術(shù)和專業(yè)進(jìn)行提高，學(xué)習(xí)最新的與檔案管理相關(guān)的知識。要有一顆甘于奉獻(xiàn)的心，不能安穩(wěn)于現(xiàn)狀，要進(jìn)行最新知識技術(shù)的補(bǔ)充，提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，提高自身的價(jià)值。秉承著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度在工作崗位做出成績。檔案管理工作人員要保持好心態(tài)，為檔案管理工作貢獻(xiàn)出自己的力量。

3.2 利用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，對檔案進(jìn)行整理

檔案的整理工作可以說是非常的繁瑣，并且在勞動(dòng)的強(qiáng)度上也是異常的大，其中重復(fù)性的動(dòng)作還很多。隨著技術(shù)的發(fā)展，我們可以利用計(jì)算機(jī)在上面的優(yōu)勢對檔案進(jìn)行歸納與管理，對工作的效率進(jìn)行質(zhì)量上的提高，降低工作人員的工作強(qiáng)度。人工做立卷工作時(shí)，立卷人的需要根據(jù)的自己的對檔案上的理解對文件進(jìn)行分類，這樣的工作模式具有一定的弊端，因?yàn)槊總€(gè)管理人員的理解與工作上的能力不盡相同，盡管檔案的管理工作有相關(guān)的規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，但是在實(shí)際的工作中，依然會存在同一個(gè)文件出現(xiàn)在不同的領(lǐng)域中。這樣的結(jié)果就會對檔案的質(zhì)量產(chǎn)生相應(yīng)的影響，檔案的分類上也會出現(xiàn)不準(zhǔn)的情況。面對這樣的情況我們可以利用現(xiàn)代化的手段進(jìn)行處理，也就是使用計(jì)算機(jī)軟件對人工的立卷操作進(jìn)行模擬，再使用計(jì)算機(jī)的將條目的內(nèi)容給打印出來，也可以采取排列打印的的方式對排列好的文件進(jìn)行先后順序上的整理。這時(shí)不僅可以有效降低人為因素對檔案的影響，還在一定的程度上將工作的效率給提高了。

3.3 加強(qiáng)計(jì)算機(jī)輔助技術(shù)的學(xué)習(xí)

技術(shù)的進(jìn)步也在一定的范圍內(nèi)推動(dòng)著計(jì)算機(jī)在檔案管理中的運(yùn)用，這就要求檔案的管理人員需要對計(jì)算機(jī)技術(shù)能做到熟練的運(yùn)用，并對現(xiàn)代化科技手段與先進(jìn)的管理技術(shù)進(jìn)行熟練的掌握。檔案的管理人員可以通過公司組織的培訓(xùn)進(jìn)行相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，也可以運(yùn)用自己在工作中的空余時(shí)間邊學(xué)習(xí)邊操作，對自身業(yè)務(wù)上的綜合素質(zhì)進(jìn)行相應(yīng)的提高，并將自己的信息網(wǎng)絡(luò)知識與文化水平做到一個(gè)大幅度的提升，成為一名具備綜合素質(zhì)的檔案型管理人才。

3.4 提高大難管理人員的綜合素質(zhì)，定期培訓(xùn)

要讓檔案管理工作人員認(rèn)清工作態(tài)度，在思想上，要讓工作人員意識到檔案管理工作對于單位的重要性，也要全面的認(rèn)識到自身在這個(gè)崗位能夠帶給單位的奉獻(xiàn)，要不定期的對工作人員的思想進(jìn)行培訓(xùn)，強(qiáng)調(diào)工作的重要性，提升工作人員的素質(zhì)，使服務(wù)質(zhì)量也同時(shí)得到提升。在進(jìn)行人才培養(yǎng)方面，要進(jìn)行獎(jiǎng)罰制，在培訓(xùn)后，要定期進(jìn)行工作測評，在測評中的成績不好就能顯現(xiàn)出一些對工作不上心，沒有擺正態(tài)度的人，要進(jìn)行懲罰或者再進(jìn)行培訓(xùn)。對于在測評中表現(xiàn)良好的人，要進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。大力的表揚(yáng)這種認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度。用這種制度來篩選人才，可以大力提高整只檔案管理人員隊(duì)伍的水平。

3.5 加強(qiáng)檔案管理人員綜合培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)水平。從實(shí)際工作出發(fā)，多形式的開展檔案管理人員繼續(xù)教育培訓(xùn)。第一，要給檔案管理人員提供全面系統(tǒng)繼續(xù)教育培訓(xùn)機(jī)會，豐富檔案管理的專業(yè)知識，提高檔案管理人員的專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員提供補(bǔ)充檔案學(xué)新理論、新方法、新觀念的機(jī)會，彌補(bǔ)工作中存在的問題。第二，普及與檔案相關(guān)的學(xué)科知識。檔案管理工作涉及了哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)等學(xué)科的相關(guān)知識，檔案管理工作人員在繼續(xù)教育過程中需要注重相關(guān)學(xué)科知識方面的補(bǔ)充。

結(jié)束語

檔案的管理質(zhì)量也就決定檔案的資料完善與否。為檔案管理工作服務(wù)的人員，要在工作時(shí)對檔案全全負(fù)責(zé)，認(rèn)真工作。始終保持一個(gè)不斷學(xué)習(xí)新知識的態(tài)度，緊跟社會的步伐，在不斷變化的工作管理中，擺正自己的心態(tài)，積極的投入到檔案管理工作中，讓工作的質(zhì)量大大提高，讓檔案的管理事業(yè)邁向一個(gè)新的臺階。

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