關(guān)于財務(wù)部門會計檔案管理的探討

焉曉鋒　李劍波

摘 要 針對目前財務(wù)部門會計檔案管理存在的突出問題，充分認識財務(wù)部門會計檔案管理的重要意義，加強會計檔案管理，盡快提升會計檔案管理的制度化、規(guī)范化水平，對于充分發(fā)揮會計檔案的作用具有重要意義。

關(guān)鍵詞 財務(wù)部門 會計檔案 對策研究

一、前言

會計檔案指的是在機關(guān)、企事業(yè)單位或者其他經(jīng)濟組織財務(wù)部門在經(jīng)濟活動中，產(chǎn)生的憑證、核算材料和記賬簿等相關(guān)材料，既包括紙質(zhì)檔案，也包括一切與之相關(guān)的電子檔案。會計檔案是經(jīng)濟活動中重要的憑證，具有重要的價值。

二、財務(wù)部門會計檔案管理分析

（一）會計檔案特點

會計檔案管理是國家檔案管理的重要組成部分，具有原始記錄性、信息性、知識性和價值性，但由于它反映的對象內(nèi)容及業(yè)務(wù)性質(zhì)不同，又決定了它具有自己獨有的特點，會計檔案的特點主要表現(xiàn)如下：

第一，來源的廣泛性。會計檔案來源于具有獨立會計核算的單位。因此，凡是實行獨立經(jīng)濟核算、財務(wù)收支的單位都會形成會計檔案。

第二，內(nèi)容的專業(yè)性。會計檔案是通過會計核算的方法形成的，而這種方法是會計特有的專門手段。通過這種專門手段形成的會計檔案是與經(jīng)濟活動和財務(wù)收支緊密相關(guān)的，其內(nèi)容是直接反映機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位所有各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)收支情況，表現(xiàn)出會計檔案的專業(yè)性。

第三，形成過程的嚴密性。會計核算是利用設(shè)置賬戶、復(fù)式記賬、填制和審核憑證、登記賬簿、成本核算、財產(chǎn)清查和會計報表等一系列專門方法，對會計對象進行連續(xù)、系統(tǒng)、完整地記錄、反映和監(jiān)督。因此，會計核算的嚴密性也就決定了會計檔案形成過程的嚴密性。

（二）會計檔案管理的重要意義

會計檔案，作為財務(wù)會計活動的產(chǎn)物，會計檔案管理工作的重要性主要體現(xiàn)在以下三個方面：一是做好會計檔案管理工作是為了保守財務(wù)檔案機密。會計檔案，真實地記錄了經(jīng)濟主體的成長，是經(jīng)濟主體經(jīng)歷的客觀體現(xiàn)。各類經(jīng)濟主體進行經(jīng)營決策，編制財務(wù)，成本計劃都需要會計檔案來提供過去經(jīng)濟活動的歷史財務(wù)資料，與會計檔案有著密切的聯(lián)系。二是經(jīng)過近些年的發(fā)展，財務(wù)會計檔案管理已經(jīng)在解決經(jīng)濟糾紛，處理遺留的經(jīng)濟事務(wù)提供依據(jù)方面提供了重要的依據(jù)，發(fā)揮出巨大的潛力。做好會計檔案管理能夠有力的保證經(jīng)濟主體檔案的完整性，避免經(jīng)濟資料的遺失或損壞。三是做好會計檔案管理工作，在總結(jié)業(yè)務(wù)經(jīng)驗、打擊經(jīng)濟領(lǐng)域犯罪、分析和判斷經(jīng)濟事故原因三方面具有積極意義?？茖W(xué)有序的會計檔案保管就是為了方便合理的使用，是檔案得以高效的發(fā)揮作用的前提條件。

三、財務(wù)部門會計檔案管理存在的問題分析

目前，結(jié)合會計檔案管理的實際經(jīng)驗可以對我國的會計檔案管理工作的開展制約因素總結(jié)如下：

（一）會計檔案管理的主觀意識欠缺

財務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員沒有充分認識到會計檔案管理工作的重要性，管理意識不足。通過分析現(xiàn)階段的會計檔案管理工作，發(fā)現(xiàn)部分工作人員的思想不夠重視，沒有充分認識到會計檔案管理工作的重要性，還有部分工作人員缺少工作責任心，崗位專業(yè)技術(shù)欠缺，這些都是制約會計檔案管理工作發(fā)展的最主要原因。

（二）人員及體制機制管理不足

會計檔案管理工作量大，工作內(nèi)容繁瑣，需要相關(guān)工作人員具有較強的專業(yè)技術(shù)，相應(yīng)的崗位人員需求量大。目前，多數(shù)單位或經(jīng)濟主體的會計檔案管理人員配備數(shù)量不足。檔案管理人員供求機制體制的不完善、不健全，是制約會計檔案管理工作的客觀原因。良好的檔案制度是會計檔案管理工作高效運行的基礎(chǔ)，但是，目前條件下相應(yīng)的保障體系和管理制度并不完善，會計檔案管理工作設(shè)施環(huán)境得不到保障，缺少現(xiàn)代化的管理手段，部分單位的管理模式相對落后，管理信息不通暢，這些因素都導(dǎo)致了會計檔案管理工作無法高效運行，不能為單位和經(jīng)濟主體的發(fā)展提供積極動力。

（三）會計檔案管理不夠全面

檔案資料流于形式，內(nèi)容缺乏，檔案資料缺乏真實性。檔案資料來源于實際的經(jīng)濟活動，記錄過程中不可避免地存在主觀因素的影響。此外，會計檔案管理工作量較大，要求相關(guān)工作人員細致、認真，重復(fù)性的工作容易使人產(chǎn)生疲憊、懈怠的心理，直接導(dǎo)致會計檔案管理工作形式化嚴重。

四、提升財務(wù)部門會計檔案管理水平

（一）提升會計檔案管理人員素質(zhì)

單位會計檔案管理人員需要定期進行技能培訓(xùn)，在培訓(xùn)過程中學(xué)習(xí)和領(lǐng)會國家對于會計檔案管理的新要求和新指示，同時針對經(jīng)濟活動領(lǐng)域出現(xiàn)的新事物和新問題進行研究和探討，做到與時俱進。在業(yè)務(wù)的討論和學(xué)習(xí)中制定符合國家政策法規(guī)的會計檔案管理新流程和新方法。只有通過不斷的學(xué)習(xí)，才能切實提升檔案管理人員的素質(zhì)和技能水平，提升財務(wù)部門會計檔案管理水平。

（二）明確工作規(guī)范，嚴格執(zhí)行規(guī)范要求

對于會計基礎(chǔ)工作規(guī)章的學(xué)習(xí)必須貫穿會計檔案管理工作的全過程，并將規(guī)范的要求落實到具體的工作中，制定出符合本單位實際情況的憑證裝訂、整理和保存標準。加大宣傳力度，是每一個會計檔案管理人員都真正領(lǐng)悟政策和規(guī)范的要求。

（三）細化崗位管理職責

在有關(guān)法規(guī)的指導(dǎo)下，制定檔案管理崗位職責，并推行專人負責制，對于會計檔案實行項目管理制，每一個項目的所有檔案專人負責進行整理并歸檔，杜絕人人負責、人人無責的散漫工作制度。

五、結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟水平的快速上升，經(jīng)濟生活中會計檔案的數(shù)量大幅增加，如何科學(xué)有效地對如此大量的會計檔案進行管理，真正發(fā)揮會計檔案的積極意義，是今后工作的重點。

（焉曉鋒單位為乳山市國鑫資產(chǎn)經(jīng)營管理有限公司；李劍波單位為乳山市檔案局）

[作者簡介：焉曉鋒（1981—），男，山東乳山人，本科，畢業(yè)于萊陽農(nóng)學(xué)院，研究方向：金融債券。]

參考文獻

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