如何優(yōu)化中學(xué)人事檔案管理工作之我見(jiàn)

李葆華

【摘要】人事檔案在人力資源管理過(guò)程中起著非常重要的作用，它是知人善任、選賢舉能，深挖每個(gè)員工潛能，發(fā)揮他們所擅長(zhǎng)崗位上最大效能的重要依據(jù)。在新時(shí)期人事檔案管理必須適應(yīng)時(shí)代需求，拓展服務(wù)職能。從而為學(xué)校上級(jí)人事部門(mén)及教職工本人服務(wù)。本文從學(xué)校人事檔案管理重要性及學(xué)校在人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題提出了針對(duì)性的一些建議。

【關(guān)鍵詞】?jī)?yōu)化 人事檔案管理 之我見(jiàn)

人事檔案全面記錄教職工的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過(guò)程，通過(guò)檔案可以了解學(xué)校教師與教輔人員信息，做到因人而宜有針對(duì)性的培養(yǎng)教師，發(fā)現(xiàn)教輔人員中的各類(lèi)人才。發(fā)揮人才的最大效力。學(xué)校是匯集各學(xué)科教育人才的高地，也是培育各類(lèi)人才的基地，要培育出全面發(fā)展的人才，就需要性格學(xué)識(shí)各異的教職工隊(duì)伍。而學(xué)校人事檔案管理工作也是學(xué)校的基礎(chǔ)性工作。只有管好，用好人事檔案工作，對(duì)全面掌握學(xué)校教職工信息乃至充分發(fā)揮人事檔案的價(jià)值才能起到重要的作用。

一、人事檔案管理的作用

（一）人事檔案管理對(duì)學(xué)校的重要作用

學(xué)校可以從人事檔案的匯總分析中大體了解學(xué)校的發(fā)展水平，同時(shí)將人事檔案的動(dòng)態(tài)變化與學(xué)校的發(fā)展方向目標(biāo)相結(jié)合進(jìn)行分析，可以判斷出哪方面教職工需引進(jìn)與培養(yǎng)及培養(yǎng)的方向。它是提升學(xué)校內(nèi)部管理水平的依據(jù)，同時(shí)通過(guò)人事檔案考察教職工個(gè)人經(jīng)歷和不同時(shí)期的德、能、勤、績(jī)、廉的表現(xiàn)，全面地了解每一個(gè)人，做到人盡其才，才盡其用。

（二）對(duì)個(gè)人的重要作用

人事檔案它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，它與教職工個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。對(duì)于教職工不論工作調(diào)動(dòng)還是評(píng)定職稱(chēng)，晉升晉級(jí)，工資調(diào)整，還是入黨或離職，都成為了審核其個(gè)人情況的重要依據(jù)。它為個(gè)人求職、學(xué)校求才提供大量豐富、動(dòng)態(tài)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)。

因此人事檔案即存儲(chǔ)了組織人力資源的信息，也是管理人力資源的重要載體。它為人才的選用、培養(yǎng)、考核中發(fā)揮著重要作用。但現(xiàn)在學(xué)校人事檔案只是做為一種資料保管，沒(méi)有充分發(fā)揮其利用價(jià)值。存在檔案不完善，有的甚至出現(xiàn)“有檔無(wú)人”或“有人無(wú)檔”現(xiàn)象。

二、學(xué)校人事檔案管理存在的問(wèn)題

（一）硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)

很多中學(xué)不重視人事檔案管理，把檔案室放在不具備最基本保管檔案要求的房間。這些硬件包括檔案室和設(shè)備，有些學(xué)校雖建立了檔案室，但認(rèn)為有一間房間及文件柜足矣。對(duì)檔案室房間的位置采光，濕度溫度通風(fēng)防護(hù)等方面沒(méi)有足夠重視。使檔案室成為學(xué)校長(zhǎng)期閑置的庫(kù)房。更提不上依規(guī)治檔。再有檔案沒(méi)有分類(lèi)，個(gè)人人事檔案材料不完善、一是資料內(nèi)容少。人事檔案只是職工的履歷、學(xué)習(xí)學(xué)歷職稱(chēng)、家族情況等方面的有關(guān)材料，而反映個(gè)人人才類(lèi)型，管理能力、技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)，心理素質(zhì)方面的內(nèi)容較少，人事檔案鑒定評(píng)述也存在套話(huà)、雷同、千篇一律。因此人事檔案在利用時(shí)滿(mǎn)足不了人才的選撥，培養(yǎng)的實(shí)際需求。二是歸檔不及時(shí)。教職工學(xué)習(xí)、工作、工資等方面的已變更的教職工信息不能及時(shí)的修改與補(bǔ)充，歸檔的材料也不規(guī)范，有的材料未經(jīng)相關(guān)組織審查核實(shí)和蓋章。無(wú)法保證材料的真實(shí)、有效。

（二）缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理員

在有的學(xué)校檔案管理人員是對(duì)特殊群體照顧的崗位。有的是年齡大了，不能在一線(xiàn)，就到檔案室；有的學(xué)校檔案室是有些人的曲線(xiàn)救國(guó)，暗渡陳倉(cāng)的跳板，可以這么說(shuō)檔案室大多人認(rèn)為是一個(gè)學(xué)校的閑職部分。還有大多學(xué)校檔案管理員是身兼數(shù)職，造成檔案工作兼而不顧。由此產(chǎn)生的結(jié)果是檔案管理人員沒(méi)有足夠的專(zhuān)業(yè)技能。缺乏檔案管理的理論知識(shí)和工作實(shí)踐及計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，只能起到簡(jiǎn)單的保管作用。而非做到檔案管理的科學(xué)化規(guī)范化系統(tǒng)化管理。

（三）管理機(jī)制滯后

從目前看，學(xué)校人事檔案管理一是沒(méi)有統(tǒng)一管理。從工作性質(zhì)上說(shuō)，一個(gè)人的檔案有的在財(cái)會(huì)部門(mén)有的在教學(xué)部門(mén)，有的在人事部門(mén)，造成一人檔案多部門(mén)保管，分散管理的模式，還沒(méi)有形成集中歸檔的檔案管理體制，因此不能滿(mǎn)足學(xué)校了解一個(gè)人全部信息的要求。二是有的未改變以往的人工記錄管理方法，跟不上現(xiàn)代化社會(huì)信息化管理方式。有的雖有電子記錄但也只是錄入些基本的數(shù)據(jù)應(yīng)付臨時(shí)工作需要與檢查。三是由于對(duì)人事檔案管理沒(méi)有進(jìn)行信息化管理，沒(méi)有檢索鏈條，不能對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行分類(lèi)篩選，沒(méi)有形成紙質(zhì)與電子共同管理的人事檔案管理機(jī)制。跟不上時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案工作管理的要求，造成人力資源的極大浪費(fèi)。

三、優(yōu)化人事檔案管理幾點(diǎn)建議

（一）提高檔案管理人員的素質(zhì)

人事檔案是政策性、專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作，它集保密性與服務(wù)性于一體。因此學(xué)校要求檔案管理人員不僅要提高自己的政治品德素質(zhì)，具有較高的責(zé)任心、事業(yè)心、進(jìn)取心；還有要業(yè)務(wù)能力素質(zhì)，具有檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)與服務(wù)意識(shí)、不斷學(xué)習(xí)信息化應(yīng)用管理的能力等。使檔案管理人員成為既懂檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又具有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才。同時(shí)要加強(qiáng)人事檔案管理人員教育培訓(xùn)力度，以適應(yīng)新時(shí)期電子檔案管理的需要。以前的檔案管理是手工完成，泄密的可能性較小，但現(xiàn)在信息網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理給人力資源的應(yīng)用帶來(lái)的便捷也給檔案保管和安全帶來(lái)了一定難度。難度一是主觀原因檔案管理中學(xué)校與人員的安全性與保密性不強(qiáng)，二是客觀原因也就是技術(shù)原因，電腦病毒，黑客的攻擊，給人事檔案管理信息安全和保密帶來(lái)了威脅。這就要求檔案管理人員不僅有電子文件的特性與應(yīng)用，還要有計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系列的安全防護(hù)知識(shí)。

（二）完善人事檔案管理制度與設(shè)備

制度建設(shè)是做好工作的前提與保證。因此一是要加強(qiáng)制度管理。從而使檔案管理有章可循，有步驟落實(shí)。規(guī)定具體歸檔范圍、時(shí)間、要求，不斷充實(shí)學(xué)校人事檔案內(nèi)容，還要打破分散歸檔局面，使人事檔案管理全面具體詳實(shí)。人事檔案不僅體現(xiàn)教職工的工作經(jīng)歷也能體現(xiàn)業(yè)務(wù)能力和個(gè)人特長(zhǎng)。只有這樣人事檔案才能發(fā)揮其真正的使用價(jià)值。二是不斷加強(qiáng)人事檔案硬件設(shè)施，做到人事檔案設(shè)備，庫(kù)房、閱檔室和辦公室三室分開(kāi)。配備相應(yīng)的檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備，使檔案房間具有最基本的通風(fēng)、防潮，防霉，防盜、防火條件，添置必備的現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，改變過(guò)去以紙筆為主要工具，且檢索性較差的特性。

（三）提倡人事檔案的電子化管理

將人事檔案的管理重心從實(shí)體管理轉(zhuǎn)移到信息化管理上來(lái)。當(dāng)前人事檔案管理工作中還存在著手工管理的方式，不利于人事檔案管理效率的提高，從檔案收集、分檔、整理到審批等，檔案管理人員不僅工作量較大，而且工作效率難以提高。而信息化電子人事檔案管理的應(yīng)用，只需要將個(gè)人信息數(shù)據(jù)錄入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中就可以反復(fù)對(duì)其進(jìn)行查閱和使用，并利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)可以自動(dòng)對(duì)檔案信息進(jìn)行分類(lèi)、提取和加工，不僅工作效率得以提高，而且數(shù)字檔案更易于保存和查詢(xún)，有效提升了檔案的利用率，檔案管理成本也得以降低。同時(shí)學(xué)校員工的信息采集，員工可以自行參與各自信息填報(bào)，信息維護(hù)，實(shí)現(xiàn)自助服務(wù)，同時(shí)個(gè)人調(diào)動(dòng)，信息變更等也可改變?cè)瓉?lái)靠手工傳遞的申報(bào)審批手續(xù)。提高了辦事效率，實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化閱檔。從而實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的動(dòng)態(tài)化管理。確保人事檔案接收、傳遞、存儲(chǔ)和利用實(shí)現(xiàn)信息一體化。

因此，在當(dāng)前社會(huì)和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，人事檔案管理工作只有適應(yīng)時(shí)代需求不斷優(yōu)化完善，積極拓展服務(wù)職能，才能充分展現(xiàn)每個(gè)員工的人生價(jià)值，為學(xué)校人力資源開(kāi)發(fā)提供強(qiáng)有力的保障。

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