國庫會計檔案電子化管理問題芻議

楊明+王培珍

【摘要】本文從推動國庫會計檔案從紙質(zhì)管理為主向電子化管理為主入手，對解決當前國庫會計紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)實問題提出了相關(guān)意見及建議。

【關(guān)鍵詞】國庫會計檔案 電子化

一、當前國庫會計檔案管理現(xiàn)狀

（一）紙質(zhì)檔案名目規(guī)格各異，整理、分類、歸檔難度較大

國庫會計檔案因不同時期經(jīng)辦的業(yè)務種類不一，如鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）金庫設(shè)立時的各類檔案，國債實物兌付期的各類憑證、報表，各個時期收集、整理、歸檔的檔案名目各異，規(guī)格各異，數(shù)量龐大，加之國庫經(jīng)辦人員的新老更替，現(xiàn)有檔案管理人員對歷史業(yè)務的陌生等因素影響，給國庫紙質(zhì)檔案的整理、分類、歸檔帶來的難度較大。

（二）檔案管理辦法幾經(jīng)更替，持續(xù)性、完整性不高

根據(jù)中國人民銀行新的檔案管理辦法要求，各極分支機構(gòu)應按照新辦法，新的保管期限，完善會計檔案管理流程，組織開展會計檔案清理工作，銀發(fā)（2005）309號文件印發(fā)的《中國人民銀行會計檔案管理規(guī)定》同時廢止。至此，人民銀行的檔案管理辦法已幾經(jīng)更替，會計憑證、賬簿、報告、登記簿及其他會計資料的保管期限數(shù)次變更，部分檔案已依據(jù)原有的管理辦法進行銷毀，致使現(xiàn)有國庫會計檔案的持續(xù)性、完整性不高。

（三）部分紙質(zhì)檔案時間久遠，字跡模糊，修復難度大，不易長期保管

國庫會計檔案從人民銀行履行經(jīng)理國庫職能時就已產(chǎn)生，至今已有二三十年，時間久遠，受當時手工編制、紙張質(zhì)量、打印和復印的清晰度等因素影響，部分檔案字跡模糊，辨認難度大，不易長期保管。另外隨著人民銀行辦公樓的新建、維修、改造項目的實施，國庫會計檔案多次搬移，紙質(zhì)檔案破損比較大，新的檔案管理辦法要求，各級分支機構(gòu)及時修復保管期內(nèi)有破損的會計檔案，但部分檔案破損嚴重，修復、保管難度大。

（四）紙質(zhì)檔案成本高，不符合低碳、環(huán)保、綠色的科學發(fā)展理念

國庫會計紙質(zhì)檔案收集了每個工作日及決算時打印的預算收支日報、月報，原始憑證、機打憑證、余額表、集中支付報表、庫存日報、年終決算報表、分析、報告等會計資料，耗費了大量紙張、打印機及耗材，國庫工作人員在打印時已投入了諸多工作時間，收集、整理、裝訂、歸檔又需花費大量精力，國庫會計人員每年1-2月份均忙于本年度檔案整理，上年度檔案移交工作，紙質(zhì)檔案占用了大量人力、物力成本，不符合國民經(jīng)濟和社會發(fā)展倡導的構(gòu)建資源節(jié)約的生產(chǎn)方式、消費模式的低碳、環(huán)保、綠色的科學發(fā)展理念。

二、國庫會計電子檔案管理的可行性和適用性

（一）新檔案管理辦法對加強電子會計檔案提出了明確要求

新檔案管理辦法明確要求核算部門重新設(shè)定會計應用系統(tǒng)中電子會計檔案的保管期限，根據(jù)會計應用系統(tǒng)的實際情況制定補充規(guī)定，對符合僅采取電子形式保管要求的會計檔案，可不打印相應的會計資料。這為國庫會計實現(xiàn)電子檔案管理提供了制度依據(jù)。

（二）國庫信息化系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展為會計檔案實現(xiàn)電子化奠定了基礎(chǔ)

2000年《國家金庫會計核算系統(tǒng)》（TBS）在全國推廣上線，開啟了國庫信息化系統(tǒng)建設(shè)進程，2006年國庫信息處理系統(tǒng)（TIPS）試點成功，揭開了人民銀行國庫信息化系統(tǒng)數(shù)據(jù)集中的序幕，隨后國庫會計數(shù)據(jù)集中系統(tǒng)（TCBS）、國庫信息管理系統(tǒng)（TIMS）相繼在全國上線運行，各級國庫的所有業(yè)務數(shù)據(jù)由全國數(shù)據(jù)處理中心集中存儲，國庫會計業(yè)務紙質(zhì)憑證大幅減少，國庫核算逐漸向無紙化邁進，為會計檔案實現(xiàn)電子化奠定了基礎(chǔ)。

（三）國庫會計檔案電子化管理勢在必行

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案以大容量的數(shù)據(jù)存儲、精確的數(shù)據(jù)保證、便捷的檢索功能促使國庫會計檔案向電子化管理模式過渡，電子數(shù)據(jù)的存儲、傳遞、利用等優(yōu)勢使電子檔案替代紙質(zhì)檔案成為必然。

三、推動紙質(zhì)檔案向電子檔案過渡的意見及建議

（一）建立科學的電子檔案管理系統(tǒng)

國庫核算數(shù)據(jù)的高度集中，為各類國庫核算數(shù)據(jù)的電子存儲提供了有利條件，國庫部門應根據(jù)新辦法要求，積極開發(fā)和建立科學的電子檔案管理系統(tǒng)，建立電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系，使各級國庫能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計資料，高效利用電子會計檔案。

（二）設(shè)立電子簽名審簽程序?qū)崿F(xiàn)電子檔案安全管理

電子檔案在管理中存在容易銷毀、丟失、篡改、破壞等問題，環(huán)境影響、意外事故、自然災害、人為破壞都有可能給電子檔案管理帶來難度，因此需采取有效措施來避免這些因素給電子檔案帶來的損害。為此，國庫電子會計檔案一方面需設(shè)定經(jīng)辦、復核、審批等必要的電子程序；另一方面建立電子檔案備份制度，分別保存制度，有效防范存儲介質(zhì)失效、自然災害、意外事故和人為破壞的影響。

（三）建立檔案電子化管理制度

電子檔案的管理一方面需建立移交、保管、調(diào)閱、傳遞等環(huán)節(jié)的管理流程，由計算機等電子設(shè)備形成、傳輸?shù)臄?shù)據(jù)和信息整理完成后應按照制度規(guī)定刻錄光盤、備份，分類進行存放，管理人員應根據(jù)介質(zhì)特性定期檢查復制、維護，確保檔案的完整性和安全性；另一方面制定嚴格的管理制度，如法律、法規(guī)授權(quán)的外部單位查閱國庫會計檔案時，應持有效證件和文件，經(jīng)國庫核算部門、檔案保管部門負責人審核并報單位負責人或其授權(quán)人批準后，在專人陪同下查閱，管理人員要嚴格執(zhí)行電子簽名審簽制度，規(guī)范管理電子檔案。

（四）實現(xiàn)紙質(zhì)歷史檔案與電子信息并存

國庫頂層管理部門應盡快依據(jù)新辦法，出臺國庫會計檔案管理補充規(guī)定，完善新辦法中沒有涉及的檔案內(nèi)容和管理期限，以便于基層國庫及時清理銷毀到期紙質(zhì)檔案，減少國庫紙質(zhì)檔案儲存量，及時對破損、變質(zhì)的長期檔案，以圖片、掃描件等形式復制和修復處理，實現(xiàn)紙質(zhì)歷史長期檔案與電子圖片并存保管。