信息化背景下高校檔案服務(wù)策略

王瑤

隨著信息化社會的到來，我國高校檔案服務(wù)的環(huán)境有了翻天覆地的變化，過去傳統(tǒng)的高校檔案服務(wù)策略顯然難以滿足各種公眾群體對檔案信息資料的需求。高校檔案服務(wù)也應(yīng)順應(yīng)時代的發(fā)展，逐漸的改善高校的檔案服務(wù)質(zhì)量，滿足廣大師生對于檔案管理服務(wù)的不同需求。

對于高校檔案服務(wù)來說，傳統(tǒng)的工作理念和工作方式是制約高校檔案服務(wù)發(fā)展的重要因素。隨著時代的發(fā)展，信息化技術(shù)已經(jīng)普及到了人們生活中的各個角落，人們的生活和工作以及學(xué)習(xí)都離不開信息化技術(shù)。因此，高校檔案服務(wù)工作想要提高工作效率和工作質(zhì)量，就必須要摒棄傳統(tǒng)工作方式，將信息技術(shù)融入到檔案服務(wù)工作當(dāng)中，從而提高高校檔案服務(wù)效率，促進(jìn)高校的快速發(fā)展。

信息化背景下我國高校檔案服務(wù)存在的問題

檔案服務(wù)途徑和形式單一。目前檔案管理工作在高校中起到了越來越重要的作用。但是高校檔案服務(wù)途徑和形式單一嚴(yán)重的制約了高校檔案管理作用的進(jìn)一步發(fā)展，我國高校檔案發(fā)展歷史悠久，但是卻由于多方面的因素影響我國高校檔案管理工作，顯然沒有跟上時代的步伐。在進(jìn)入新世紀(jì)，計算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，但是我國高校檔案管理工作仍采用傳統(tǒng)的服務(wù)模式。在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，面對面的檔案服務(wù)模式已經(jīng)不能滿足廣大師生的個性需求，而缺乏完善而有效的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式逐漸成為信息化背景下我國高校檔案服務(wù)的一個弊端。

服務(wù)范圍過于狹窄。我國高校檔案管理者認(rèn)為檔案服務(wù)只在校內(nèi)就可以，這就大大的限制了我國高校檔案管理的服務(wù)范圍。使其把工作都放在了這個小小的學(xué)校內(nèi)。從而影響了我國高校檔案管理工作的進(jìn)一步的發(fā)展和作用。

我國高校檔案管理服務(wù)形式的單一。目前我國高校檔案管理工作主要服務(wù)形式還停留在復(fù)印檔案、開具證明和查閱檔案工作服務(wù)形式為主；但隨著時代的發(fā)展各種公眾群體對檔案的咨詢服務(wù)、檔案目錄信息服務(wù)等方面的服務(wù)需求不斷增加，而所需求的這些方面的服務(wù)我國高校檔案管理卻無法提供。

缺乏有效的信息服務(wù)評價系統(tǒng)。隨著檔案工作在高校中發(fā)揮著越來越重要的作用，師生對于高校檔案管理工作服務(wù)的質(zhì)量要求也越來越高。高校檔案管理應(yīng)建立一套完整的信息服務(wù)評價體系；以便可以有效地促進(jìn)高校檔案管理服務(wù)的質(zhì)量。

高校檔案信息服務(wù)策略選擇

明確服務(wù)重點(diǎn)是關(guān)鍵。高校檔案信息的服務(wù)對象不可盲目化，在提高服務(wù)質(zhì)量的前提下應(yīng)該首先明確服務(wù)目標(biāo)，我們要知道高校的檔案服務(wù)具體是服務(wù)于誰的；而其檔案的主要工作內(nèi)容，就是圍繞著在校學(xué)生，在校工作的老師以及畢業(yè)生；而這些人群對于服務(wù)的要求越來越高，近年來個性化服務(wù)受到越來越多的關(guān)注。在現(xiàn)階段，我國高校檔案管理服務(wù)模式過于單一，我國高校在目前應(yīng)該圍繞人才的培養(yǎng)，以及科學(xué)研究來進(jìn)行檔案管理的服務(wù)，為我國的在校學(xué)生提供更多的學(xué)習(xí)機(jī)會，為在校畢業(yè)生提供更多的就業(yè)途徑，為教師提供更多的科研信息，為事業(yè)用人單位提供很多的畢業(yè)生的有效信息，為高校提供發(fā)展方向及決策提供依據(jù)，只有這樣才能有效的發(fā)展我國高校檔案的發(fā)展及應(yīng)用。

堅持以人為本的服務(wù)理念。在高等學(xué)校的整體規(guī)范管理中，需要面對的不僅僅是學(xué)生，更重要的是要意識到他們都是即將要步入社會的一批新生力量，所以在檔案管理的過程中應(yīng)該切實了解大學(xué)生的各方面需求。同時也要緊跟時代步伐，真正的了解社會的發(fā)展中大學(xué)生所需要具備什么樣的能力，為學(xué)校培養(yǎng)出高水平高素質(zhì)的真正的人才提供有力的幫助。

服務(wù)手段現(xiàn)代化。現(xiàn)今的社會發(fā)展中，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為了不可缺少的一部分，而在檔案服務(wù)這一環(huán)節(jié)中也要切實的應(yīng)用起網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)這一有力的工具，使檔案服務(wù)變得高效化，人性化。如果一味地還堅持傳統(tǒng)的檔案服務(wù)手段，那么檔案服務(wù)這一環(huán)節(jié)就將在高校辦學(xué)和人才培養(yǎng)的大方向中掉隊。要知道，一個學(xué)校的檔案管理關(guān)系到這所學(xué)校的整體運(yùn)作，不能夠輕視，更不能不注重工作人員的辦公能力。

信息化背景下高效的服務(wù)策略

提高服務(wù)意識，改善硬軟件設(shè)施配備。要真正的做好高校檔案服務(wù)這一環(huán)節(jié)，就要從根本上提高服務(wù)人員的服務(wù)意識。讓工作人員意識到服務(wù)對象的需求，并盡心盡力得去滿足。以為學(xué)校培養(yǎng)高質(zhì)量人才為最根本的目的，切實提高高校檔案服務(wù)的服務(wù)效率和工作質(zhì)量。同時高校的領(lǐng)導(dǎo)層面也應(yīng)意識到檔案服務(wù)這一部門的重要性，不僅僅是單純的提高工作人員的工作積極性，同時也要注意對于先進(jìn)技術(shù)以及先進(jìn)儀器的引進(jìn)。因為要想真正的提高工作效率，不能單純的只依賴于工作人員的努力。在硬軟件的配備方面也應(yīng)該準(zhǔn)備到位。

找到具有學(xué)校自身特色的服務(wù)方式。每一所高校都有著以及獨(dú)特的地方，都有著自己學(xué)校的特色，如果能夠?qū)⑦@些獨(dú)特的方面融入到高校的檔案服務(wù)環(huán)節(jié)中，做到有著屬于自己學(xué)校的檔案服務(wù)特色，做到提高學(xué)校自身檔案的利用率，不僅能夠充分利用資源，也切實得為教師和學(xué)生提供了幫助。

提供多元化的服務(wù)手段。高校的檔案服務(wù)應(yīng)該在適當(dāng)保留傳統(tǒng)的查詢方式的基礎(chǔ)上盡量豐富高校的檔案管理服務(wù)方式，應(yīng)該順應(yīng)時代潮流，順應(yīng)社會發(fā)展方向，在信息化時代做好高校檔案服務(wù)方式的改革。比如在傳統(tǒng)的服務(wù)方式之外增加更多的服務(wù)手段，例如，電話服務(wù)平臺、短信服務(wù)平臺、郵件服務(wù)、微信平臺服務(wù)等多元化的服務(wù)手段。使學(xué)生和教師能夠更加方便的利用高校檔案服務(wù)這一平臺，使檔案服務(wù)這一部門切實的服務(wù)于高校，服務(wù)于社會。

建立完善的服務(wù)評價體系。服務(wù)不是單向的，而是一種學(xué)生和學(xué)校雙向的交流，應(yīng)該建立完善的服務(wù)評價體系，不但要使相關(guān)部門及時的為學(xué)生和教師提供服務(wù)，更要使服務(wù)信息和評價得到及時的反饋，更有利于相關(guān)部門對于服務(wù)方式的完善，也在某種程度上提高了服務(wù)質(zhì)量。

高等學(xué)校對于學(xué)生的培養(yǎng)不僅關(guān)系到了自身的能力和未來的發(fā)展，同時，高校作為為企業(yè)和國家輸送人才的機(jī)構(gòu)，高等學(xué)校自身的辦學(xué)理念、核心素養(yǎng)等都切實的關(guān)系到了我國人才的質(zhì)量，自然也就與我們國家未來的發(fā)展息息相關(guān)。所以高校檔案服務(wù)這一方面應(yīng)該做好做強(qiáng)，提高服務(wù)效率，也提高在信息化時代的背景下工作人員的工作質(zhì)量。