岳翠平

摘 要：水上交通在我國(guó)有著悠久的歷史，并適用于當(dāng)下，水上交通有其自身的便利性，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有著重要作用。在利用其便利性的時(shí)候也要為其建立檔案，保證各項(xiàng)資料與數(shù)據(jù)都有據(jù)可查。本文就水運(yùn)工程檔案管理方法作簡(jiǎn)要闡述。

關(guān)鍵詞：水運(yùn)工程；檔案管理；方法

水運(yùn)在整體交通體系中占有重要地位，在新的歷史時(shí)期下水運(yùn)工程建設(shè)面臨著新的任務(wù)與挑戰(zhàn)。需要及時(shí)了解工程情況及對(duì)其進(jìn)行分析與判斷。而水運(yùn)檔案則是在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中形成的，除過(guò)其涉及的面廣點(diǎn)多特點(diǎn)外，還具有持續(xù)積累的特點(diǎn)。鑒于這一特點(diǎn)， 需要在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中隨時(shí)注意收集形成的材料與文件。

1 水運(yùn)工程檔案

水運(yùn)工程檔案指的是在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中從項(xiàng)目立項(xiàng)到項(xiàng)目建成投入運(yùn)營(yíng)，在這個(gè)過(guò)程中所產(chǎn)生的能夠反映工作建設(shè)情況，并且對(duì)工作后期管理與維護(hù)有利的各種資料。水運(yùn)工程檔案與水運(yùn)工作建設(shè)的關(guān)系十分密切，水運(yùn)工程檔案是水運(yùn)工程項(xiàng)目建設(shè)工作安全，質(zhì)量，資金，科研等項(xiàng)目的基礎(chǔ)，是對(duì)工程建設(shè)情況的反映。水運(yùn)工程檔案管理工作是參與建設(shè)工作各單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。檔案管理工作的有效開(kāi)展對(duì)于其它各方面工作開(kāi)展都是有利的，水運(yùn)工程管理工作水平也會(huì)由此而得到提升。因此在工作中，需要對(duì)該項(xiàng)工作重視并采用科學(xué)有效的方法促使相關(guān)目標(biāo)達(dá)成。

2 當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題

首先是管理工作人員意識(shí)不強(qiáng)。檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性較強(qiáng)的工作，需要參與建設(shè)工作的各單位人員予以重視并給予必要的配合。主要負(fù)責(zé)人思想認(rèn)識(shí)不到位，相關(guān)人員在工作開(kāi)展過(guò)程中就不會(huì)重視，工作結(jié)果得不到保證。工作開(kāi)展過(guò)程中需要通過(guò)某些新的方法應(yīng)用獲得更好的效果，由于工作人員思想上松懈，不會(huì)主動(dòng)去學(xué)習(xí)，充實(shí)自己。檔案管理團(tuán)隊(duì)的教育學(xué)習(xí)工作沒(méi)有開(kāi)展或者是不會(huì)開(kāi)展。在整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程中，所有人工作的重點(diǎn)在于項(xiàng)目本身，而輕視了檔案管理工作，將其視為一種事后性的工作。

其次是管理機(jī)構(gòu)自身存在問(wèn)題。由于參與建設(shè)各單位間缺乏有效溝通與交流，責(zé)任沒(méi)有具體落實(shí)到位，管理工作存在空白地帶。部分企業(yè)考慮到企業(yè)成本問(wèn)題，往往沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的部門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理工作。而在人員構(gòu)成方面，非專業(yè)性現(xiàn)象非常突出，檔案管理人員通常不是水運(yùn)工程專業(yè)，并且人員具有流動(dòng)性。專業(yè)技術(shù)人員對(duì)于工作不重視，與管理人員缺乏有效溝通。在資料收集環(huán)節(jié)存在缺失。所有的這些因素都不利于檔案管理工作高效規(guī)范開(kāi)展。

檔案管理制度有待健全。由于水運(yùn)工作涉及到大量技術(shù)性的資料，但是管理人員的知識(shí)與技能又無(wú)法有效滿足工作需要。在檔案管理工作方面，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，資料收集歸整無(wú)序，缺乏系統(tǒng)性，資料收集與整理往往不能夠與項(xiàng)目建設(shè)同步開(kāi)展。同時(shí)對(duì)于檔案存放沒(méi)有明確的制度規(guī)范，存放場(chǎng)所及管理設(shè)施無(wú)法滿足工作需要。檔案管理信息化程度低，不僅不利于當(dāng)下工作開(kāi)展，也不利于后期工作開(kāi)展。

檔案質(zhì)量問(wèn)題。由于工作在各方面存在不到位情況，導(dǎo)致了檔案質(zhì)量達(dá)不到預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

3 加強(qiáng)檔案管理的相關(guān)措施

3.1 項(xiàng)目檔案管理的制度要完善

在工程建設(shè)過(guò)程中由于參與建設(shè)的單位較多，因此有必要制定統(tǒng)一的制度。就檔案格式內(nèi)容等方面進(jìn)行規(guī)范，創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化的管理工作流程，規(guī)范操作，從而來(lái)保證檔案能夠真實(shí)的反映項(xiàng)目建設(shè)情況，并且發(fā)揮其本身應(yīng)有的作用。

要明確責(zé)任人，對(duì)檔案管理工作全面負(fù)責(zé)。同時(shí)要明確該責(zé)任人及檔案管理工作人員相關(guān)權(quán)限與職責(zé)，便于后期工作開(kāi)展。同時(shí)要明確參與建設(shè)人員責(zé)任，配合檔案管理工作人員開(kāi)展工作。檔案管理工開(kāi)展的流程要明確。并將上述內(nèi)容以制度形式確立，傳送至各參建單位，各單位要對(duì)所屬部門(mén)人員開(kāi)展學(xué)習(xí)工作，便于后期檔案管理工作開(kāi)展。

3.2 流程規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理工作人員要制定一套規(guī)范的流程，工作流程要合理可行。涉及到工作具體內(nèi)容要制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)。流程與標(biāo)準(zhǔn)要以書(shū)面文字形式傳送至各參建單位。各單位在相關(guān)資料形成過(guò)程中依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。包括了在施工過(guò)程中用到的表、單，便于后期資料收集與整理。流程規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)化不只是將檔案管理部門(mén)考慮在內(nèi)，而是要將項(xiàng)目建設(shè)的所有單位與建設(shè)環(huán)節(jié)都考慮到其中，形成完整的體系。

3.3 管理人員

由于項(xiàng)目建設(shè)涉及到的專業(yè)性內(nèi)容非常多，在管理人員配備方面，要考慮到專業(yè)性與非專業(yè)性的合理搭配。同時(shí)要考慮到管理人員與工程技術(shù)人員合理搭配。在檔案管理隊(duì)伍中要保證至少有一名經(jīng)驗(yàn)豐富的技術(shù)人員。檔案管理人員要不定期開(kāi)展學(xué)習(xí)工作，了解檔案管理相關(guān)知識(shí)和國(guó)家在此方面的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。加深管理人員對(duì)于工作的認(rèn)識(shí)。學(xué)習(xí)不必局限于某一種形式，可以靈活進(jìn)行，只要保證達(dá)到最終想要的效果。

除此之外，在日常工作中要重視人才培養(yǎng)工作，培養(yǎng)適應(yīng)水運(yùn)項(xiàng)目檔案管理人才，以此來(lái)滿足水運(yùn)項(xiàng)目建設(shè)工程不斷發(fā)生的變化對(duì)于管理工作及檔案管理人才的要求。

3.4 重視信息技術(shù)的應(yīng)用

對(duì)于收集到的資料應(yīng)該包括兩種形式，紙制的與電子的。作為對(duì)紙制資料的補(bǔ)充，電子資料在管理與利用方面更加方便快捷。同時(shí)可以借助于計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的計(jì)算與分析功能，對(duì)已經(jīng)收集的資料進(jìn)一步深挖，從中獲取有用的信息。從另一個(gè)方面來(lái)看，電子信息不會(huì)占用太大的物理儲(chǔ)存空間，資料保存較為安全。而計(jì)算機(jī)辦公已經(jīng)普及，只需要利用已有設(shè)施或者是稍作升級(jí)就可以滿足工作需要。對(duì)于已經(jīng)收集歸整的信息資料要定期進(jìn)行檢查。

3.5 檔案管理其它方面的輔助性措施

任何一項(xiàng)管理工作都不可能只依據(jù)單一方式實(shí)現(xiàn)理想的管理目標(biāo)。在檔案管理工作方面可以適當(dāng)?shù)膶⒖己伺c激勵(lì)結(jié)合。在整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)期間，對(duì)于檔案管理工作出色的部門(mén)與人員予以適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)于管理工作存在問(wèn)題沒(méi)有成效的，則要予以相應(yīng)考核。激勵(lì)與考核可以是物質(zhì)性的也可以是非物質(zhì)性的。另外也可以從工作的不同環(huán)節(jié)來(lái)約束。如工程驗(yàn)收環(huán)節(jié)，財(cái)務(wù)結(jié)算環(huán)節(jié)。從而督促各單位在建設(shè)工作中做好檔案管理工作。

4 結(jié)束語(yǔ)

項(xiàng)目檔案是工程建設(shè)過(guò)程的見(jiàn)證，具有重要的研究與利用價(jià)值。目前在水運(yùn)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，檔案管理工作還存在某些方面的問(wèn)題，影響到了檔案管理工作正常開(kāi)展。作為管理工作人員，要結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，對(duì)現(xiàn)有工作存在的問(wèn)題找出解決方法。在已有的基礎(chǔ)上創(chuàng)新，發(fā)揮檔案的最大價(jià)值與作用。

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