文·孟憲波

油田檔案信息化工作創(chuàng)新實踐

文·孟憲波

近年來，勝利油田在檔案工作中牢固樹立創(chuàng)新意識，持續(xù)增強(qiáng)創(chuàng)新能力，建立完善創(chuàng)新機(jī)制，以檔案信息化為手段，積極推進(jìn)檔案工作理念、方式及檔案服務(wù)領(lǐng)域、手段等方面的創(chuàng)新，著力提升油田檔案整體管理水平。

一、做好頂層規(guī)劃設(shè)計，科學(xué)制訂檔案信息化管理規(guī)范，信息化工作有序開展

以國家檔案局、山東省檔案局和中國石化集團(tuán)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃為指針，立足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實際，充分調(diào)研，科學(xué)謀劃，制訂了油田檔案工作“十三五”規(guī)劃（以下簡稱“規(guī)劃”）?！兑?guī)劃》中強(qiáng)調(diào)信息化在企業(yè)檔案工作發(fā)展中的引領(lǐng)作用，以“創(chuàng)新提升、增強(qiáng)服務(wù)能力”為主題，力爭“十三五”末，油田檔案工作初步實現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，將建成主分館配套、實體和電子檔案并存、行業(yè)領(lǐng)先、國內(nèi)一流的企業(yè)檔案資源建設(shè)基地、檔案安全保管基地、數(shù)字檔案管理中心和檔案資源開發(fā)利用中心。

在具體工作部署上，以勝利油田新修訂的《管理類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》為依據(jù)，大力加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，做到電子文件實時在線整理、審核、歸檔，實現(xiàn)全系統(tǒng)檔案目錄數(shù)字化率達(dá)到100%，存量檔案原文數(shù)字化率達(dá)到80%，增量電子文件歸檔率達(dá)到80%以上。用信息化手段推動企業(yè)檔案資源的豐富優(yōu)化、保管安全、信息共享、查詢方便，提高檔案開發(fā)利用成效。

標(biāo)準(zhǔn)化工作是各項檔案工作順利開展的重要基礎(chǔ)，企業(yè)檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性，是實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化健康、有序和快速發(fā)展的保障。近幾年來，我們制訂了檔案系統(tǒng)管理規(guī)范、檔案系統(tǒng)安全規(guī)范、電子檔案管理規(guī)范和聲像檔案管理規(guī)范、檔案數(shù)字化加工規(guī)范等業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息化各項工作的開展嚴(yán)格依據(jù)規(guī)范進(jìn)行，確保線上線下文件數(shù)據(jù)規(guī)范，元數(shù)據(jù)信息齊全，電子文件符合存儲格式要求。

二、加強(qiáng)系統(tǒng)功能優(yōu)化，實現(xiàn)各類檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化管理，服務(wù)油田轉(zhuǎn)型升級

勝利油田共有40家機(jī)關(guān)部門、50家二級單位和1000多名系統(tǒng)用戶。自2011年上線運(yùn)行中石化檔案管理系統(tǒng)后，先后進(jìn)行系統(tǒng)功能升級3次，系統(tǒng)應(yīng)用水平不斷提高。我們在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，不斷加強(qiáng)電子文件安全管理，做好數(shù)據(jù)備份工作。為保證海量數(shù)據(jù)存儲需要，新增存儲擴(kuò)容10TB，充分滿足了未來數(shù)據(jù)存儲要求。勝利油田采用外包方式，用2年多時間，依據(jù)檔案數(shù)字化加工規(guī)范，完成了館藏重要?dú)v史檔案的數(shù)字化加工工作，其中管理類檔案共計13528卷、123500件、178萬頁，實物檔案526件，照片檔案8231張，工程項目檔案38萬頁，權(quán)證檔案34萬頁。目前，在中石化檔案系統(tǒng)電子文件存儲已達(dá)6.5TB，有效用戶7523個。海量數(shù)字檔案信息，滿足了油田生產(chǎn)經(jīng)營等各項工作對檔案信息的利用需求。

為解決歸檔文件系統(tǒng)重復(fù)錄入問題，我們通過建立OA電子文件歸檔接口，每年通過系統(tǒng)接口實現(xiàn)電子公文歸檔5000多件；為適應(yīng)“三轉(zhuǎn)三創(chuàng)”要求，我們目前正在前期工作經(jīng)驗基礎(chǔ)上，實施“工作平臺電子文件自動歸檔系統(tǒng)”，系統(tǒng)上線后，將實現(xiàn)電子文件在線歸檔審核、在線自動整理組卷、自動加蓋填寫歸檔章、自動賦檔號等功能，極大地提高文件歸檔齊全率、完整率和及時性，大幅減少歸檔手工操作的工作量；針對數(shù)碼照片歸檔量大，數(shù)據(jù)上傳流程復(fù)雜問題，我們通過建立數(shù)碼照片歸檔數(shù)據(jù)接口，攝影記者通過照片管理系統(tǒng)一次錄入、在線提交數(shù)碼照片到檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)每年在線接收數(shù)碼照片1000多件，目前通過接口共接收數(shù)碼照片13.2萬張、700多GB，極大地提高了檔案歸檔效率，豐富了館藏資源。

通過深入應(yīng)用“中國石化檔案管理系統(tǒng)”，將油田各類檔案目錄數(shù)據(jù)和大部分原文數(shù)據(jù)實現(xiàn)在線錄入、在線管理、在線查閱利用，通過修正數(shù)據(jù)質(zhì)量、優(yōu)化查詢功能、逐步開放檔案在線查詢權(quán)限等措施，電子檔案信息在線查閱利用率逐年提升；依托“數(shù)字檔案館勘探開發(fā)檔案管理系統(tǒng)”，對當(dāng)年新增和借閱利用的各類地質(zhì)資料的進(jìn)行發(fā)布和查詢，做好勘探開發(fā)利用事例的征集。2016年上半年，共發(fā)布各類新增地質(zhì)資料34519件，其中原件9005件、復(fù)制件25514件，發(fā)布各類地質(zhì)資料借閱利用信息52494件次，上報各類地質(zhì)資料利用事例215篇。檔案信息化工作的開展，有力地服務(wù)了油田生產(chǎn)經(jīng)管管理工作和民生工作，《勝利日報》在頭版頭條發(fā)表了題為《油田檔案管理工作從存檔為史到用檔為企》，檔案信息化已經(jīng)成為油田轉(zhuǎn)型發(fā)展和提升效益的重要支撐。

三、充實網(wǎng)站信息內(nèi)容，開辟多種渠道，加強(qiáng)檔案宣傳工作

一是建立了“勝利檔案網(wǎng)”。網(wǎng)站設(shè)立了通知公告、工作動態(tài)、行業(yè)動態(tài)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、檔案學(xué)會、開發(fā)利用等10個欄目。檔案中心和二級檔案部門及時更新和上傳開展的重點(diǎn)工作，進(jìn)行工作交流，上級的各項要求通過網(wǎng)站及時下發(fā)，有效提高了檔案工作執(zhí)行力。檔案網(wǎng)站月均訪問量達(dá)到3000多人次，不僅成為油田1000多名檔案專兼職檔案員的交流園地，而且成為油田檔案工作對外宣傳的重要平臺。

二是圍繞國際檔案日，開展多種形式的宣傳活動。在“勝利信息網(wǎng)”開辟“國際檔案日”宣傳專欄，以弘揚(yáng)油田傳統(tǒng)精神風(fēng)貌為主題，以檔案服務(wù)油田中心工作為落腳點(diǎn)，設(shè)立“勝利往事”等10個欄目。通過館藏檔案回顧油田發(fā)展的光輝歷程和驕人成績，鼓舞全體員工自覺踐行“嚴(yán)、細(xì)、實”，主動作為戰(zhàn)寒冬，勇于擔(dān)當(dāng)謀發(fā)展，全力拼搏創(chuàng)效益，發(fā)揚(yáng)攻堅克難、拼搏奉獻(xiàn)的精神應(yīng)對低油價。通過宣傳油田自成立以來不斷涌現(xiàn)的先鋒人物、典型事件，弘揚(yáng)正氣、傳播正能量，為油田營造敢于負(fù)責(zé)、勇于擔(dān)當(dāng)、人人趕超、個個爭先的良好氛圍。

三是建立網(wǎng)上展廳，展示和宣傳企業(yè)文化。油田有20多個單位建立了自己的網(wǎng)上展廳，設(shè)立了領(lǐng)導(dǎo)關(guān)懷、公司大事記、榮譽(yù)展臺等欄目，展示各類檔案資料近萬件。各單位展示特色突出，對內(nèi)發(fā)揮了凝聚人心、鼓舞士氣的作用，對外達(dá)到了展示企業(yè)風(fēng)采，提升核心競爭力的作用。

（作者單位：中國石油化工股份有限公司勝利油田分公司檔案管理中心）