文·王克群

基于知識管理下的檔案信息化建設(shè)

文·王克群

檔案管理度對于企業(yè)具有重要作用。然而，目前檔案管理工作出現(xiàn)了越來越多問題，存在嚴(yán)重局限性，檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展以及時代變化。因此，在知識管理的背景下，應(yīng)當(dāng)加強對檔案的信息化建設(shè)，對檔案管理中存在的缺陷以及局限提出合適的改進(jìn)措施，促使檔案管理水平得到提高。筆者僅基于知識管理下的檔案信息化建設(shè)進(jìn)行一點研究和探討。

一、傳統(tǒng)檔案管理局限性分析

（一）耗費時間以及人力

傳統(tǒng)檔案管理需要大量的人力支持以及時間支持。由于企業(yè)人員較多，檔案來源廣泛，使得傳統(tǒng)檔案管理變得異常困難，必須抽取大量人員從事檔案工作；傳統(tǒng)的檔案管理需要專業(yè)人士進(jìn)行逐步操作，除了耗費大量的人力資源，還要耗費大量時間，導(dǎo)致檔案管理成本昂貴、效率不高，不利于企業(yè)市場競爭力的提高。

（二）占據(jù)大量空間

一般來講傳統(tǒng)檔案資料比較多，需要大量的空間加以存儲。最近幾年，我國政府以及企業(yè)對人員檔案高度重視，導(dǎo)致檔案資料呈幾何倍數(shù)增加，占地面積大，管理十分困難，因此，傳統(tǒng)檔案管理方式已不適應(yīng)當(dāng)前企業(yè)發(fā)展模式，急需進(jìn)行信息化管理。

（三）查閱檢索困難

傳統(tǒng)的檔案管理工作不但檢索困難，而且查閱起來特別麻煩。在查閱以及檢索的過程中，既需要花費大量人力、時間，又無法保證查閱的準(zhǔn)確性，直接影響了我國企業(yè)管理水平以及效率，不利于企業(yè)可持續(xù)發(fā)展以及增加市場競爭力。

（四）安全性得不到保障

傳統(tǒng)檔案大多是紙質(zhì)記錄。一方面，紙張比較脆弱，容易受到蟲噬以及其他因素影響，另一方面，年代過久，字跡也會出現(xiàn)退化現(xiàn)象，從而導(dǎo)致檔案資料受到損害，不利于檔案資料的安全保存，安全性難以得到有效保障。

二、信息化檔案管理現(xiàn)狀

隨著社會發(fā)展以及科技進(jìn)步，檔案管理工作也廣泛應(yīng)用信息化管理模式。檔案資料經(jīng)過電子化處理后加以保存，不但提高了檔案管理工作效率，而且增加了檔案管理安全性以及可靠性。只是當(dāng)前的信息化檔案管理依舊存在許多缺陷。

（一）需要專業(yè)錄入

信息化時代的檔案管理工作，需要依賴熟悉錄入、保存工作流程的專業(yè)人士進(jìn)行信息錄入，需要固定人員進(jìn)行操作以及管理，普通人員難以完成檔案錄入工作。這就導(dǎo)致檔案部門無法及時對檔案信息進(jìn)行有效處理，影響檔案管理質(zhì)量。

（二）分類原則亟待改善

當(dāng)前，信息化檔案管理的分類原則相對傳統(tǒng)檔案管理沒有得到全面改善，在檔案分類的過程中，依舊采取傳統(tǒng)分類原則，造成分類模糊、混雜以及查找困難等問題，不利于檔案管理的便捷性。其中，部分分類采用傳統(tǒng)分類法，不但沒有簡化管理查閱，還導(dǎo)致了分類和實際工作脫節(jié)，難以適應(yīng)時代變化要求。

（三）分類型號缺乏明確性

一般來講，檔案信息管理所包含的材料具有一定的差異性，應(yīng)當(dāng)按照差異性分門別類以方便查閱。然而，知識管理的形勢下，信息檔案化管理，通常采取相同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案文件定位，從而造成檔案信息缺乏明確性以及檔案管理工作效率低下等問題。

三、基于知識管理背景下的檔案信息化管理有效途徑的分析

（一）加強知識編碼工作

知識管理工作中，顯性知識可以通過傳統(tǒng)以及現(xiàn)代手段加以獲取，而隱形知識則有助于顯性知識的更好體現(xiàn)。檔案信息化不但要求顯性知識得到更大范圍傳播，而且要求對知識進(jìn)行標(biāo)記，使隱形知識服務(wù)于顯性知識。其中，傳統(tǒng)檔案收藏中心應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變?yōu)橹R中心，促使知識編碼化形成。所謂知識編碼工作，就是將知識標(biāo)準(zhǔn)化。它可以提高知識傳播效率以及促使知識在更多領(lǐng)域得到利用。通過檔案信息化建設(shè)，促使檔案知識變化成為有條理性的顯性知識，建立相關(guān)數(shù)據(jù)庫，并將編碼知識放進(jìn)數(shù)據(jù)庫，從而促使知識從無序到有序。

（二）實現(xiàn)隱性知識傳播

檔案相比其他文件具有特殊性，這種特殊性決定著檔案工作者也必須具有特殊性。檔案信息化建設(shè)過程中，最為主要的任務(wù)之一是將檔案工作相關(guān)經(jīng)驗和信息管理技術(shù)互相結(jié)合，從而形成對隱性知識的合理管理。這就要求相關(guān)檔案管理部門采取多種形式學(xué)習(xí)檔案管理制度，比如技術(shù)討論、電子論壇等，促使檔案管理工作相關(guān)經(jīng)驗等隱性知識相互傳播。

（三）提高管理人員素質(zhì)

檔案信息管理中，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強對人員的培養(yǎng)以及指導(dǎo)，通過帶薪學(xué)習(xí)以及科研互換等方式，促使企業(yè)員工參與檔案信息化培訓(xùn)工作。在企業(yè)內(nèi)部，應(yīng)當(dāng)加強平臺交流以及溝通，通過電腦網(wǎng)絡(luò)、通報會以及網(wǎng)絡(luò)電子管等形式，開展知識交流活動，促使企業(yè)員工專業(yè)水平以及綜合素質(zhì)得到提高，保障檔案信息化建設(shè)順利完成。

（四）構(gòu)建共享理念

知識經(jīng)濟發(fā)展形勢下，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加快知識理念轉(zhuǎn)變，創(chuàng)新知識管理體系，建立與完善資源共享機制。而知識信息化時代，想要建立起檔案管理體系，就應(yīng)當(dāng)提高管理人員知識理念，培養(yǎng)資源共享意識，將學(xué)習(xí)知識作為檔案管理積極因素，促進(jìn)人員自身素質(zhì)的提高以及個人能力的增強。

（五）加強業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型

檔案信息化建設(shè)當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)加強業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型，優(yōu)化知識服務(wù)。檔案管理、信息情報以及文檔屬于同類項目，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)將三者相互結(jié)合優(yōu)化，發(fā)揮三者各自的長處。在知識管理的背景之下，應(yīng)當(dāng)加強企業(yè)部門檔案管理人員業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型，助推資源共享以及資源開發(fā)利用，促使檔案管理工作效率得到提高。

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[1]王華玉．基于知識管理的企業(yè)檔案信息化建設(shè)研究[D]．北京交通大學(xué)，2009．

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[6]彭遠(yuǎn)明．檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)與利用的方法論研究[D]．復(fù)旦大學(xué)，2008．

（作者單位：青島市李滄區(qū)政務(wù)服務(wù)和公共資源交易管理辦公室）