論檔案信息化實(shí)踐與檔案工作創(chuàng)新

丁虹

摘 要： 隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，我國已經(jīng)進(jìn)入信息化的時(shí)代，檔案工作也緊跟時(shí)代發(fā)展潮流向著信息化的方向推進(jìn)。與其他工作相比檔案工作對信息化的需求更加迫切，這種需求并不是源于檔案館的內(nèi)部，而是外部。此外不僅是國家相關(guān)機(jī)構(gòu)，各個(gè)企業(yè)、事業(yè)單位以及普通大眾都對檔案信息化有著迫切需求。因此本文將對檔案信息化實(shí)踐以及檔案創(chuàng)新工作進(jìn)行分析，為檔案工作信息化建設(shè)提供幫助。

關(guān)鍵詞：檔案信息化 檔案工作創(chuàng)新 信息化實(shí)踐

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）12-0014-01

引言：在檔案管理朝著信息化發(fā)展的過程中，國家檔案局和中央檔案局是最具眼光的兩個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)，早在2000年的時(shí)候國家檔案局和中央檔案局就已經(jīng)下發(fā)了加快檔案信息化建設(shè)的通告。但是由于各種原因，多年之后我國仍存在許多檔案館沒有徹底完成檔案信息化的建設(shè)，更沒有檔案工作的創(chuàng)新。因此為了滿足我國不斷向前發(fā)展的需求，檔案信息化的建設(shè)與檔案管理上的創(chuàng)新勢在必行。

一、檔案信息化實(shí)踐的重要作用

1.檔案信息化能夠改善檔案工作

檔案信息化的管理能夠使檔案工作獲得充足的發(fā)展空間，完成從紙質(zhì)化到數(shù)字化的巨大轉(zhuǎn)變。這種轉(zhuǎn)變能夠?qū)n案管理部門的封閉式管理逐漸變?yōu)殚_放式管理，為檔案管理工作提供有效的幫助。檔案的信息化管理不僅僅是將以往的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，而且還可以在互聯(lián)網(wǎng)的幫助下將全部的傳統(tǒng)檔案管理工作流程應(yīng)用到網(wǎng)絡(luò)上面，使傳統(tǒng)檔案收集在可以在計(jì)算機(jī)的輔助之下實(shí)現(xiàn)檔案收集的自動(dòng)化。這樣不僅能夠節(jié)省檔案館的人力物力，還極大地提高了檔案管理工作的工作效率。

2.形勢發(fā)展的需求

在信息化時(shí)代，檔案管理的信息化建設(shè)必需要擺在檔案管理改革的主要位置，在所有行業(yè)都向著信息化發(fā)展的今天，檔案管理必須緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢，盡快的完成檔案管理的信息化。檔案的四化是任何一家企業(yè)或者單位都必須盡快完成的一項(xiàng)企業(yè)現(xiàn)代化內(nèi)容，只有實(shí)現(xiàn)了檔案的四化過程才能使得企業(yè)的檔案信息化建設(shè)更快的完成，為企業(yè)的發(fā)展帶來積極影響。企業(yè)最為寶貴的資源都存在于企業(yè)的檔案室中，但是我國企業(yè)的檔案室大部分都是大門緊鎖，無人管理，檔案室中無數(shù)的寶貴信息就會被白白浪費(fèi)掉，這對不僅僅是對企業(yè)，對國家也是一種巨大的損失。因此必須要盡快完成檔案信息化的建設(shè)，使員工能夠通過計(jì)算快速方便的查找檔案中的有效資料，對于企業(yè)提高工作效率與經(jīng)濟(jì)效益都具有很重要的作用[1]。

3.企業(yè)現(xiàn)代化管理的需求

檔案信息化的建設(shè)是企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)建設(shè)，隨著企業(yè)管理逐漸向現(xiàn)代化邁進(jìn)，企業(yè)之間的競爭日益激烈，有些企業(yè)決策往往需要決策者在一瞬間做出快速反應(yīng)，否則就有可能失去發(fā)展機(jī)會，這就需要對檔案的快速查找與閱覽，只有提高尋找資料的速度，才能夠幫助決策者快速準(zhǔn)確的做出判斷。因此就需要對企業(yè)檔案進(jìn)行信息化建設(shè)，使決策者能夠快速找到有效資料，從而做出正確判斷，為企業(yè)發(fā)展搶占先機(jī)。

二、檔案信息化建設(shè)實(shí)踐內(nèi)容

1.建立檔案數(shù)據(jù)庫

由于將檔案信息化之后，數(shù)據(jù)庫中包含的信息量巨大，因此就需要選用可靠耐用并且功能強(qiáng)大的大型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，只有這樣檔案信息化的建設(shè)才能夠順利開展。從2001年開始，我們已經(jīng)把室藏檔案的案卷級目錄、文件級目錄輸入到數(shù)據(jù)庫中，截止到2009年，文件級目錄的輸入量已經(jīng)達(dá)到12萬多條，案卷級目錄的輸入量也達(dá)到了1萬3千多條。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可以一邊輸入一邊打印、一邊補(bǔ)齊卷內(nèi)文件目錄一邊檢驗(yàn)輸入的正確性，以此來保證檔案數(shù)據(jù)庫中信息的完整率與正確率。此外，檔案信息的錄入還可以采用圖紙掃面議、數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備對圖紙文件進(jìn)行掃面與拍攝，從而實(shí)現(xiàn)原文件的信息化處理，加快檔案信息化的進(jìn)程[2]。

2.加強(qiáng)電子文件的收集和積累工作

電子文件是將來館藏文件的主要來源，以往移交檔案室的信息資料都是紙質(zhì)檔案或者紙質(zhì)文件目錄，導(dǎo)致檔案管理員整理起來很麻煩。在檔案信息化建設(shè)之后，我們要求檔案文件的移交要做到電子檔案與紙質(zhì)檔案同步進(jìn)行，這樣不僅能夠做到及時(shí)移交檔案，還可以方便檔案管理員的管理，從而提高工作效率。

3.加強(qiáng)電子文件的整理與保護(hù)

電子檔案數(shù)據(jù)的歸檔類型一般為：磁盤、光盤以及磁帶，為了將這些數(shù)據(jù)保護(hù)好，就需要按照文件的種類對其進(jìn)行分類整理，此外，企業(yè)內(nèi)部文件的電子檔案管理應(yīng)該根據(jù)以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限為依據(jù)進(jìn)行組盤，從而使檔案管理工作有條不紊的進(jìn)行。

三、檔案信息化建設(shè)創(chuàng)新

1.推進(jìn)檔案信息化

就目前狀況而言，檔案信息化建設(shè)處于檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后的現(xiàn)狀，并且檔案信息無法做到與單位之間進(jìn)行資源共享，在加上檔案管理人員的業(yè)務(wù)水品參差不齊，這些都嚴(yán)重影響了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。因此就需要不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，從而提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平，推進(jìn)檔案信息化進(jìn)程[3]。

2.信息化建設(shè)要著眼與提高系統(tǒng)整體水平

檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)該是整個(gè)數(shù)據(jù)系統(tǒng)的不斷完善，使系統(tǒng)的縱向與橫向的每個(gè)結(jié)點(diǎn)都達(dá)到相應(yīng)的水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，從而發(fā)揮數(shù)據(jù)系統(tǒng)的整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力，為檔案信息化建設(shè)提供有力支撐。

3.有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前國家檔案的信息化系統(tǒng)仍處在一個(gè)由文件處理向數(shù)字化系統(tǒng)處理的過渡階段，想要實(shí)現(xiàn)完全的信息數(shù)字化處理，就需要不斷完善數(shù)據(jù)庫。因此建設(shè)和完善數(shù)據(jù)庫是國家檔案信息化進(jìn)程中的核心部分，是信息工程的主體。

結(jié)論

綜上所述，要完全實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜且艱巨的任務(wù)，這就需要我們不斷探索與創(chuàng)新，從而加快檔案信息化進(jìn)程。因此我們一定要認(rèn)識到檔案信息化建設(shè)的重要性，并且要培養(yǎng)檔案管理人員，不斷提高其業(yè)務(wù)水平，使檔案信息化建設(shè)能夠順利開展，從而有效地促進(jìn)我國檔案管理的建設(shè)與發(fā)展，為國家發(fā)展帶來積極影響。

參考文獻(xiàn)

[1]王磊，喬永會. 高職院校檔案工作信息化建設(shè)的實(shí)踐及改進(jìn)對策[J]. 黑龍江科技信息，2012，27：138-139.

[2]朱麗梅. 檔案信息化建設(shè)的績效評價(jià)研究[D].華南理工大學(xué)，2014.

[3]韓芳. 探討檔案工作創(chuàng)新及檔案信息化實(shí)踐[J]. 科技風(fēng)，2016，01：210.