高校民生檔案服務(wù)和諧校園

楊偉娜

摘 要： 高校檔案工作一直是我國(guó)檔案事業(yè)的重要組成部分，而發(fā)展民生檔案有是新時(shí)期高校檔案工作的新理念和新目標(biāo)。建立高校民生檔案體系，跳出檔案看檔案，使高校的檔案部門充分做到以師生為本，關(guān)注師生，服務(wù)師生。

關(guān)鍵詞：高校 民生檔案

中圖分類號(hào)：G64 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2016）12-0169-01

高校民生檔案工作是我國(guó)檔案事業(yè)新常態(tài)的重要組成部分，是推動(dòng)新時(shí)期高校檔案工作發(fā)展的新理念和新目標(biāo)。服務(wù)教職工、服務(wù)學(xué)生現(xiàn)已成為高校檔案工作的重要職能，建立高校民生檔案，跳出檔案看檔案，從被動(dòng)等候向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，使高校的檔案部門充分做到以師生為本，關(guān)注師生，服務(wù)師生。

一、加強(qiáng)高校民生檔案資源體系的建設(shè)

1.與教職員工相關(guān)的檔案資源建設(shè)

高校民生檔案管理工作是高校檔案館（室）直接記述和反映高校工作，保存?zhèn)洳楹透鞣N文字、數(shù)據(jù)、圖表等材料的總稱。它是體現(xiàn)高校檔案工作發(fā)展的歷史軌跡，對(duì)師生惠顧政策的運(yùn)用、實(shí)施和服務(wù)的有力證據(jù)和價(jià)值觀追求，對(duì)進(jìn)一步促進(jìn)高校檔案工作的發(fā)展具有十分重要的借鑒、參考價(jià)值。檔案資源體系建設(shè)的首要環(huán)節(jié)是歸檔資料的收集，檔案工作人員需緊扣檔案分類方案和歸檔范圍。學(xué)校內(nèi)部文件、外來(lái)文件、基建類文件、各類合同、學(xué)生入學(xué)審批表、關(guān)系介紹信等，特別是、引進(jìn)人才文件這些都是關(guān)系到教職員工晉級(jí)、工齡核算等個(gè)人切身利益的重要文件，是收集的重中之重。這些資料往往在數(shù)十年后仍有查詢利用的價(jià)值，切實(shí)為查檔者提供有力依據(jù)，造福百姓。二是職稱評(píng)定。職務(wù)資格的評(píng)定和逐級(jí)晉升不僅見證了一名教師的成長(zhǎng)，關(guān)系到其切身利益，從學(xué)校的角度，也是學(xué)校師資隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的體現(xiàn)，從一個(gè)方面反映出學(xué)校的教育教學(xué)水平。因此，職稱評(píng)定方面文件的收集與整理是民生檔案中的重要內(nèi)容。所以，檔案工作者應(yīng)在平時(shí)注意積累有關(guān)資料，加以整理和歸類，使其呈現(xiàn)清晰的脈絡(luò)，方便查詢和利用。

2.與學(xué)生相關(guān)的檔案資源建設(shè)

高校的辦學(xué)任務(wù)是培養(yǎng)社會(huì)需要的技能型人才，學(xué)生在校學(xué)習(xí)與生活情況的記載是他們走上工作崗位前的重要?dú)v史依據(jù)。每年的錄取新生名冊(cè)和畢業(yè)生驗(yàn)印花名冊(cè)是學(xué)生檔案的重要內(nèi)容，經(jīng)常用于為往屆生開具在校證明、學(xué)歷證明等，而且其參考利用價(jià)值期限較長(zhǎng)。高校的學(xué)籍檔案是學(xué)生在學(xué)校學(xué)習(xí)、實(shí)踐活動(dòng)中形成的，對(duì)學(xué)生的思想品德、學(xué)習(xí)成績(jī)、特長(zhǎng)愛好、身心健康等方面的原始記錄，客觀反映了學(xué)生在校期間的真實(shí)面貌，對(duì)學(xué)生就業(yè)、開具出國(guó)等有關(guān)證明都發(fā)揮著憑證和依據(jù)作用。收集畢業(yè)生學(xué)籍表時(shí)，首先需確保學(xué)籍表的完整性和真實(shí)性：各項(xiàng)簽名是否完備、學(xué)生照片是否已粘貼、個(gè)人信息欄是否已填寫等。若干年后，當(dāng)年的學(xué)生前來(lái)母校查考其在校期間的歷史記載，哪怕時(shí)過(guò)境遷、物是人非，完整齊全的檔案資料仍然能夠準(zhǔn)確而真實(shí)地說(shuō)明當(dāng)時(shí)的情況。技能考核：學(xué)生可通過(guò)考核獲得相應(yīng)的工種等級(jí)證書。這些資料真實(shí)反映了歷屆學(xué)生在各自專業(yè)上的實(shí)際操作水平和動(dòng)手能力，也是學(xué)生在校期間的重要學(xué)習(xí)記錄。

二、加強(qiáng)高校民生檔案的創(chuàng)新管理

1.建立健全高校民生檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)民生檔案工作的督導(dǎo)和監(jiān)管。民生檔案來(lái)源于高校不同部門和系部，種類多，內(nèi)容繁雜。進(jìn)一步做好檔案資源的整合與開發(fā)。具體而言，就是按照“以人為本”的原則，把關(guān)系廣大師生利益并利用率高的檔案優(yōu)先進(jìn)行整理、編目。如在教師技能大賽或科研成果獲獎(jiǎng)方面，以參賽專業(yè)、級(jí)別和申報(bào)專業(yè)、級(jí)別為分類標(biāo)準(zhǔn)，篩選出歷年獲獎(jiǎng)教師的姓名和獲獎(jiǎng)名次，按年度將相關(guān)文件資料加以整合，形成獲獎(jiǎng)情況信息庫(kù)。檔案工作者的辛勤工作將原本分散的檔案資源整合成脈絡(luò)清晰的信息庫(kù)，不但使學(xué)校的辦學(xué)業(yè)績(jī)一目了然，也方便了查詢利用。

2.不斷提高檔案查詢的現(xiàn)代化水平。目前，利用計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案查詢已得到普遍運(yùn)用，這項(xiàng)工作要求檔案工作人員在平時(shí)做好檔案資源的數(shù)據(jù)庫(kù)錄入工作。傳統(tǒng)意義上的數(shù)據(jù)庫(kù)錄入內(nèi)容包括了案卷目錄、卷內(nèi)目錄和歸檔文件目錄，對(duì)檔案電子化的要求不高。近年來(lái)，隨著檔案電子化工作的深入開展，檔案實(shí)體電子化已成為一種趨勢(shì)。比如，在查詢某次大賽的獲獎(jiǎng)資料時(shí)，檔案工作者除了錄入獲獎(jiǎng)文件的歸檔文件目錄，還對(duì)獲獎(jiǎng)文件和證書進(jìn)行了掃描，通過(guò)電腦操作即可以調(diào)閱，大大提高了查詢利用工作的效率。

3.搞好專題培訓(xùn)并有針對(duì)性地開展檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和敬業(yè)水平是做好民生檔案“兩個(gè)體系”建設(shè)工作的重要因素。通過(guò)各種培訓(xùn)，使檔案工作人員不斷提高和掌握民生檔案收集管理歸檔的具體標(biāo)準(zhǔn)和操作技能，按時(shí)完成一年一度的民生檔案收集、立卷、歸檔工作。轉(zhuǎn)變作風(fēng)，提高效能，突出重點(diǎn)，保證質(zhì)量，應(yīng)本著“以人為本”的宗旨，注重材料的完整性和真實(shí)性，在檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中一絲不茍，在開發(fā)資源的途徑和利用資源的方式方法上勤于思考、勇于探索，更大地發(fā)揮民生檔案的效用。

牢固樹立檔案工作“尊重民意、維護(hù)民權(quán)、服務(wù)民生”的指導(dǎo)思想，把服務(wù)群眾、維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定作為服務(wù)全校工作大局的新著力點(diǎn)和切入點(diǎn)來(lái)抓。改善服務(wù)條件，提高服務(wù)質(zhì)量，加快現(xiàn)有館藏檔案數(shù)字化工作，努力形成民生檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。