工程檔案的收集整理和驗(yàn)收

易志艷

摘要：工程檔案作為基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中的重要技術(shù)資料，作為國家科技檔案一項(xiàng)重要組成部分，能夠?qū)⒐こ讨嘘P(guān)于質(zhì)量真實(shí)記錄做一系列的反映，還可以作為工程質(zhì)量評(píng)定中的基礎(chǔ)圖文材料，對(duì)隱蔽的工程或者建成之后難以檢測(cè)項(xiàng)目存在一定的唯一性，具有不可代替的價(jià)值。文章根據(jù)工程施工當(dāng)中的檔案收集與整理存在的一些問題和做好工程檔案收集和整理講述了一些比較不成熟的看法，為工程檔案的收集和整理提供參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：工程檔案；收集與整理；驗(yàn)收

工程建設(shè)項(xiàng)目存在周期長、投資大、內(nèi)外部協(xié)作的關(guān)系比較復(fù)雜、環(huán)節(jié)比較多等特點(diǎn)，這樣就導(dǎo)致檔案的種類比較多、數(shù)量比較大、價(jià)值也比較高。工程檔案能夠?qū)こ藤|(zhì)量進(jìn)行全面的鑒定，對(duì)事故原因進(jìn)行詳細(xì)查明，是項(xiàng)目建成之后管理、運(yùn)行、改造和養(yǎng)護(hù)的依據(jù)，也是追究事故責(zé)任的依據(jù)，存在十分重要的法律價(jià)值以及憑證。有些本應(yīng)在建設(shè)的過程當(dāng)中就整理的資料，但卻等到工程結(jié)束之后才對(duì)其進(jìn)行整理

一、工程檔案管理中存在的問題

（一）工程檔案管理和施工管理脫節(jié)

在施工的過程當(dāng)中，一些施工單位對(duì)檔案材料的收集與整理沒有足夠的重視，使竣工之后出現(xiàn)記錄不全、資料參差不齊、不可以將工程的真實(shí)情況進(jìn)行反應(yīng)的現(xiàn)象，對(duì)工程技術(shù)的文件系統(tǒng)的完整與準(zhǔn)確有一定的影響。施工日志、工程錄像以及工程照片都屬于檔案管理資料的一部分，但是施工單位沒有足夠的重視，一些隱蔽工程中的施工照片在竣工驗(yàn)收再進(jìn)行收集就晚了。施工日志可以更好的為填寫資料提供先關(guān)的數(shù)據(jù)，但是實(shí)際的工作當(dāng)中幾乎沒人能夠堅(jiān)持，在竣工驗(yàn)收在進(jìn)行收集就增加了一定的難度。

（二）表格沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

施工當(dāng)中用表格沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在數(shù)據(jù)填寫方面容易出現(xiàn)重疊，遺漏了一些應(yīng)按設(shè)計(jì)要求與實(shí)際操作的特定內(nèi)容，對(duì)竣工資料的編制方法沒有統(tǒng)一的章法。

（三）檔案的管理水平不專業(yè)

由于檔案的管理水平不專業(yè)，以致一些歸檔資料不滿足歸檔要求，像在工程資料當(dāng)中有大量的復(fù)印件，有的是復(fù)印材料在進(jìn)行多次復(fù)印，其內(nèi)容就會(huì)模糊不清，有些復(fù)印件是經(jīng)過涂改之后再進(jìn)行復(fù)印的，其字跡不容易辨析，不能夠進(jìn)行長期的保存。這些資料在歸檔后不能可靠使用，有可能給竣工檔案的整理帶來損失和不必要的麻煩。

二、產(chǎn)生問題的原因

（一）工程檔案的編制方法沒有統(tǒng)一

竣工檔案盒一般與文書檔案有些不同，其形成既要滿足行業(yè)管理要求，還需滿足檔案編制要求，驗(yàn)收交工的時(shí)候還要經(jīng)過行業(yè)審查，檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。很多建設(shè)單位將竣工資料交給檔案管理單位進(jìn)行保管。檔案管理者憑借自己對(duì)文件的理解制定文件編制的方法，導(dǎo)致施工單位不同的地區(qū)，其竣工文件編制的方法不一樣的現(xiàn)象，使竣工資料再返工。施工管理中的表格不統(tǒng)一，工程用表作為工程項(xiàng)目管理當(dāng)中的表現(xiàn)形式之一，根據(jù)國家的相關(guān)規(guī)定針對(duì)工程質(zhì)量的控制形成的施工中的原始記錄。各地對(duì)規(guī)范有不同的理解，施工用表設(shè)計(jì)缺乏合理的科學(xué)設(shè)置，格式都存在各種不一樣。工程規(guī)范的修改不能跟上施工技術(shù)發(fā)展的步伐，導(dǎo)致施工用表不能適應(yīng)工程技術(shù)發(fā)展要求。

（二）工程檔案的管理人員的專業(yè)化程度差異

工程檔案管理與工程有著十分密切的聯(lián)系，因此對(duì)檔案的管理人員在專業(yè)技術(shù)方面有一些要求。很多工程的檔案管理人員是剛畢業(yè)的學(xué)生或者非專業(yè)的技術(shù)人員，他們都缺乏經(jīng)驗(yàn)和工程技術(shù)知識(shí)，可能給資料的整理增加一定的困難。

（三）工程檔案的管理意識(shí)比較淡薄

工程檔案文件貫穿著整個(gè)建設(shè)工程，有的施工單位覺得工程檔案管理僅僅是事后文件整理的工作，和工作質(zhì)量、進(jìn)度等都沒關(guān)聯(lián)，認(rèn)為工程資料中的目的就是計(jì)量，把計(jì)量做好，其他就暫時(shí)不用管了。

三、對(duì)策和措施

（一）制定統(tǒng)一的竣工資料編制的規(guī)范

施工單位和項(xiàng)目管理部門、檔案管理部門要協(xié)調(diào)配合，制定合適的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)竣工資料編制的規(guī)范進(jìn)行統(tǒng)一。建設(shè)部門要能夠組織一批專家進(jìn)行監(jiān)理、設(shè)計(jì)、造價(jià)與質(zhì)量監(jiān)督等。并建立課題組，根據(jù)國家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與企業(yè)等相關(guān)的文件規(guī)定來編制適合的編制方法，當(dāng)做國家行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行使用。

（二）提高檔案管理的意識(shí)

對(duì)工程的各級(jí)管理部門在檔案管理方面的意識(shí)進(jìn)行一定的提高，重視在建設(shè)過程當(dāng)中的資料收集工作。在施工的過程當(dāng)中，真實(shí)反映工程作為竣工資料的整理的基礎(chǔ)。需要實(shí)施一套在建設(shè)過程當(dāng)中進(jìn)行收集資料的措施，建設(shè)單位要不定期的組織人員進(jìn)行檢查與指導(dǎo)，對(duì)于問題進(jìn)行及時(shí)的解決，避免同樣的問題再次發(fā)生，竣工資料整理與收集要指定專人負(fù)責(zé)，并列到工作計(jì)劃當(dāng)中。

（三）提高管理人員專業(yè)化程度

在工程建設(shè)涉及到的所有單位人員中，檔案管理知識(shí)與其他不在同一個(gè)水平線上。要調(diào)查了解各個(gè)單位具體的情況，宣傳先進(jìn)，并向先進(jìn)學(xué)習(xí)。有利于工程檔案整體水平的提高。加強(qiáng)單位和單位之間的交流，學(xué)他人的長處，來補(bǔ)自己的短處，學(xué)習(xí)檔案管理當(dāng)中較好的方法。

四、結(jié)束語

工程檔案存在十分重要的意義，但是就當(dāng)前工程檔案管理的現(xiàn)狀來說，存在一個(gè)重質(zhì)量、重工期、忽略檔案資料的整理和收集等現(xiàn)象。工程檔案是一種信息資源，能夠更好的保證工程安全使用以及正常的運(yùn)營，在一定程度上促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)。上述措施能加速工程建設(shè)的步伐，將建設(shè)水平提升一個(gè)臺(tái)階。

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