財(cái)務(wù)共享模式下應(yīng)付賬款管理初探

彭文靜

摘 要：財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是一種新興的財(cái)務(wù)管理模式，應(yīng)付賬款管理是財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的基礎(chǔ)性工作。H公司建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心初期應(yīng)付賬款管理在流程、業(yè)務(wù)等方面存在一些問題。本文結(jié)合其管理現(xiàn)狀從流程管理、業(yè)務(wù)管理等方面提出建議，以期規(guī)范H公司的應(yīng)付賬款管理工作，充分發(fā)揮其財(cái)務(wù)共享模式的優(yōu)勢，同時(shí)供其他企業(yè)借鑒。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享 應(yīng)付賬款 業(yè)務(wù)管理

中圖分類號：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2096-0298（2017）09（c）-164-02

1 財(cái)務(wù)共享模式概述

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是一種新興的財(cái)務(wù)管理模式。它將企業(yè)集團(tuán)分散的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)集中化處理，實(shí)現(xiàn)對其集中核算、監(jiān)督。建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后，企業(yè)集團(tuán)將實(shí)現(xiàn)流程標(biāo)準(zhǔn)，業(yè)務(wù)處理統(tǒng)一，提高財(cái)務(wù)信息質(zhì)量與服務(wù)水平。同時(shí)能夠解決內(nèi)部財(cái)務(wù)部門職能重疊的問題，實(shí)現(xiàn)資源集約化利用，降本增效。

H公司成立于1999年，總部位于湖北省，是面向國內(nèi)外市場的汽車轉(zhuǎn)向系統(tǒng)產(chǎn)品專業(yè)制造商，在中國擁有8家中外合資公司和一家研究所。公司于2016年實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，并配備專業(yè)公司業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)部門，目前正常運(yùn)營。

2 H公司財(cái)務(wù)共享模式下應(yīng)付賬款管理現(xiàn)狀及問題

2.1 流程管理

往來賬流程是H公司主要的業(yè)務(wù)流程。由于汽車轉(zhuǎn)向系統(tǒng)產(chǎn)品零部件較多，而轉(zhuǎn)向系統(tǒng)產(chǎn)品主要是轉(zhuǎn)向器總成，因此相比應(yīng)收賬款流程，應(yīng)付賬款流程更為復(fù)雜，是H公司財(cái)務(wù)共享模式下的管理重點(diǎn)。H公司應(yīng)付賬款主要面向外部材料、設(shè)備、工程供應(yīng)商。H公司目前應(yīng)付賬款管理流程如下。

（1）采購管理部根據(jù)材料月消耗、采購周期編制原材料安全儲備定額表，會同物流管理部據(jù)此編制次月原材料采購計(jì)劃。

（2）采購工程師根據(jù)原材料采購計(jì)劃完成原材料采購訂單，跟蹤訂單執(zhí)行情況，建立跟蹤報(bào)表。

（3）供應(yīng)商依據(jù)訂購信息，按期發(fā)出商品或者提供勞務(wù)。

（4）物流管理部會同采購工程師驗(yàn)收貨物。

（5）物流管理部會同采購管理部提供簽批的《開票通知單》傳真給供應(yīng)商，供應(yīng)商據(jù)此開具原始發(fā)票郵寄給H公司。采購管理部對發(fā)票的數(shù)量、單價(jià)、金額與《開票通知單》《供應(yīng)商采購合同》進(jìn)行核對，核對無誤后提交給財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)付會計(jì)審核。

（6）應(yīng)付會計(jì)對發(fā)票、《開票通知單》《供應(yīng)商采購合同》復(fù)核，并檢查發(fā)票結(jié)算申請單的發(fā)票號碼、金額、簽批權(quán)限履行情況。審核無誤后，在ERP系統(tǒng)中完成發(fā)票上賬處理。

（7）應(yīng)付會計(jì)從ERP系統(tǒng)中導(dǎo)出應(yīng)付賬齡分析表，審核采購管理部提交的付款申請單，完成會計(jì)核算，并由資金管理部完成貨款的支付。

該流程運(yùn)營一年以來，能夠在一定程度上保證H公司應(yīng)付賬款管理的有效性，但仍存在一些風(fēng)險(xiǎn)低效問題。主要表現(xiàn)在以下幾方面。

第一，發(fā)票信息采集存在隨意性。物流管理部在驗(yàn)收貨物時(shí)存在“張冠李戴”現(xiàn)象，將同一集團(tuán)內(nèi)不同子公司貨物交互入庫，導(dǎo)致獨(dú)立核算的各子公司物資、財(cái)務(wù)賬核對不清；將同一公司不同品類貨物交互入庫，雖然材料總量不變，但對后手環(huán)節(jié)造成不良影響，如采購細(xì)目核對不清，財(cái)務(wù)結(jié)算難以掛賬等。此外，部分工程師檢查時(shí)流于形式，出現(xiàn)了未按開票通知開票、未簽訂合同物資先行開票等違規(guī)行為，給財(cái)務(wù)服務(wù)共享中心復(fù)核工作帶來了很大不便。

第二，發(fā)票遺失或積壓。發(fā)票在郵寄至財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心時(shí)存在途中丟失的風(fēng)險(xiǎn)，并存在傳遞成本較高、傳遞時(shí)間較長等問題。部分采購工程師因責(zé)任心不強(qiáng)積壓發(fā)票，并推卸責(zé)任，后因?qū)~才發(fā)現(xiàn)問題，損害了公司的社會形象。

第三，H公司付款流程時(shí)點(diǎn)單一，導(dǎo)致部分供應(yīng)商對分款有異議。雖然財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心根據(jù)資金分配表時(shí)點(diǎn)分款，但由于每月供應(yīng)商發(fā)票上賬時(shí)間不同以及信用期限不同，應(yīng)付會計(jì)無法做到嚴(yán)格按照信用期限分款，而是集中到每月中上旬完成。一些異議供應(yīng)商需要主動(dòng)查詢付款情況，增加溝通成本，資金短缺時(shí)一般還會申請計(jì)劃外付款，這樣不僅降低財(cái)務(wù)工作效率還影響供應(yīng)商滿意度。

2.2 業(yè)務(wù)管理

（1）H公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心尚處于初創(chuàng)階段，原各專業(yè)公司系統(tǒng)尚未實(shí)現(xiàn)完全兼容，大部分專業(yè)公司業(yè)務(wù)可以集中于一套通用的ERP系統(tǒng)中處理完成，但仍有一家公司沿用原有的ERP系統(tǒng)，必須配備原有的專業(yè)人員操作，且需要在字符界面和圖形界面之間切換，操作效率不高。

（2）原各專業(yè)公司財(cái)務(wù)人員在建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心后存在流失現(xiàn)象，公司聘用了一部分新員工，加上財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對原有專業(yè)公司財(cái)務(wù)人員按業(yè)務(wù)模塊分工，目前在崗的應(yīng)付會計(jì)實(shí)際上并不熟悉業(yè)務(wù)前端的流程，該流程與其他流程的銜接以及應(yīng)付模塊與其他財(cái)務(wù)模塊的銜接問題，因此出現(xiàn)了對數(shù)據(jù)的來龍去脈不了解，對數(shù)據(jù)不敏感，與相關(guān)部門、人員的溝通成本增加等現(xiàn)象。此外，大量應(yīng)付會計(jì)集中在財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，權(quán)責(zé)沒有嚴(yán)格的界定，工作量安排有失公平，造成部分應(yīng)付會計(jì)服務(wù)意識淡漠，推諉責(zé)任。

（3）H公司發(fā)票上賬效率低下。雖然開發(fā)了發(fā)票批量導(dǎo)入系統(tǒng)，但是應(yīng)付會計(jì)發(fā)票復(fù)核工作量較大，目前主要采用EXCEL函數(shù)匹配合同單價(jià)生成導(dǎo)入模板導(dǎo)入ERP系統(tǒng)，制作模板的工作量較大，此外，發(fā)票導(dǎo)入程序有三個(gè)，程序繁瑣。付款方面，資金集中支付曾經(jīng)出現(xiàn)將名稱相近的供應(yīng)商混淆、不按發(fā)票對應(yīng)供應(yīng)商入賬等情況，導(dǎo)致分款環(huán)節(jié)下錯(cuò)賬，直至對賬才發(fā)現(xiàn)問題。

（4）實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)后，應(yīng)付賬款會計(jì)檔案管理難度增加。原各專業(yè)公司應(yīng)付賬款會計(jì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一，比如對AP憑證的裝訂厚度，封面的書寫、簽章要求并未統(tǒng)一；電算化會計(jì)檔案的種類、存儲方式、風(fēng)險(xiǎn)控制措施也不盡相同。目前，H公司應(yīng)付賬款會計(jì)檔案主要側(cè)重于電子檔案管理，統(tǒng)一保管如發(fā)票上賬電子版合同、應(yīng)付暫估核對表、資金分配表、應(yīng)付賬款對賬余額調(diào)節(jié)表等資料，主要存儲于電腦硬盤，風(fēng)險(xiǎn)控制方面主要由信息管理部門防控。對于紙質(zhì)會計(jì)檔案仍然按照原專業(yè)公司分門別類排列，精簡檔案分類后，會計(jì)檔案管理的工作量變大，管理成本也有所增加。

（5）財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立后，按照業(yè)務(wù)模塊對財(cái)務(wù)人員高度細(xì)化分工，應(yīng)付會計(jì)只負(fù)責(zé)應(yīng)付賬款管理模塊，較少參與其他模塊的核算（除非調(diào)賬才會用到總賬模塊），視野不夠開闊，不能接觸到全盤業(yè)務(wù)處理，再加上H公司采購供應(yīng)商較多、采購材料涉及外協(xié)、動(dòng)轉(zhuǎn)、機(jī)轉(zhuǎn)、電轉(zhuǎn)、拉桿等，數(shù)量大、品種多，應(yīng)付會計(jì)每月發(fā)票上賬工作強(qiáng)度大，應(yīng)付工作機(jī)械重復(fù)性特征較其他模塊明顯，被認(rèn)為是所有模塊中最辛苦但專業(yè)技能提升空間最小的崗位，大家工作積極性普遍不高。

3 H公司財(cái)務(wù)共享模式下應(yīng)付賬款管理體系的優(yōu)化建議

3.1 流程優(yōu)化

（1）發(fā)票信息采集環(huán)節(jié)，增加業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)人員初步檢查程序?？稍谖锪鞴芾聿颗鋫錁I(yè)務(wù)財(cái)務(wù)人員監(jiān)督物資驗(yàn)收、單據(jù)生成、傳遞、保管，嚴(yán)防“張冠李戴”現(xiàn)象。對于采購工程師提交的不合規(guī)發(fā)票，應(yīng)付會計(jì)應(yīng)加強(qiáng)復(fù)核，必要時(shí)建立采購工程師黑名單制度，嚴(yán)格驗(yàn)收納入黑名單人員提交的發(fā)票。

（2）發(fā)票遺失及積壓的票據(jù)流問題可以采用影像系統(tǒng)解決，對于普通發(fā)票還可以依托電子發(fā)票平臺解決。由采購工程師會同供應(yīng)商負(fù)責(zé)影像采集、影像傳輸，將先行檢查過的發(fā)票掃描成影像上傳給財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心供應(yīng)付會計(jì)下載、復(fù)核。

（3）對于點(diǎn)對點(diǎn)付款問題，可以把資金分配表的時(shí)點(diǎn)及審批期限提前一周左右，以增加付款頻率，縮短付款周期，讓實(shí)際分款時(shí)間接近付款到期時(shí)間。如果提前付款有困難，應(yīng)付會計(jì)可將分款、到期時(shí)間間隔較大的供應(yīng)商單獨(dú)列出，以備對方咨詢，及時(shí)答疑解惑，降低溝通成本。

3.2 業(yè)務(wù)優(yōu)化

（1）實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)的完全兼容，將應(yīng)付賬款管理集中于一套通用的ERP系統(tǒng)中處理完成，解決字符界面與圖像界面切換問題，盡量簡化系統(tǒng)界面，提高操作效率。信息管理部相關(guān)人員還應(yīng)派遣專門的技術(shù)人員對ERP操作系統(tǒng)進(jìn)行定期優(yōu)化，維護(hù)ERP系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

（2）結(jié)合集團(tuán)下發(fā)的SOP流程文件與ERP操作說明書，聘請資深相關(guān)部門人員針對ERP系統(tǒng)的構(gòu)成、應(yīng)付崗位業(yè)務(wù)流、財(cái)務(wù)流、信息流產(chǎn)生過程為新老員工做培訓(xùn)。針對部分應(yīng)付會計(jì)服務(wù)意識淡漠，推諉責(zé)任的問題，應(yīng)付崗位經(jīng)理應(yīng)明確各應(yīng)付會計(jì)的工作權(quán)限、責(zé)任范圍，提供詳細(xì)具體的崗位說明書。針對部分應(yīng)付會計(jì)工作效率低下，不能及時(shí)配合其他崗位的情況，應(yīng)付崗位經(jīng)理應(yīng)查明原因，加強(qiáng)KPI考核，考核結(jié)果與薪酬掛鉤。

（3）發(fā)票批量導(dǎo)入模板生成方式可以改進(jìn)。應(yīng)付會計(jì)可以與物流管理部、采購管理部事先溝通，確定本月各供應(yīng)商發(fā)票數(shù)量、金額等信息，為供應(yīng)商建立價(jià)格庫，在發(fā)票傳遞至共享中心前做好基礎(chǔ)準(zhǔn)備工作，減少發(fā)票傳遞時(shí)滯的影響，待發(fā)票到達(dá)后，可簡化復(fù)核程序，及時(shí)入賬。對于資金集中支付問題，應(yīng)付會計(jì)應(yīng)督促出納人員檢查賬務(wù)記錄與銀行記錄是否一致，避免錯(cuò)誤支付、重復(fù)支付；資金管理部應(yīng)形成定期事后檢查的機(jī)制，規(guī)定出納人員必須每月抽查上月已經(jīng)支付的款項(xiàng)，并對貨幣資金支付的正確性進(jìn)行審核。

（4）在財(cái)務(wù)共享模式下，會計(jì)檔案應(yīng)實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，統(tǒng)一規(guī)范應(yīng)付賬款檔案的管理制度。首先，應(yīng)付賬款相關(guān)單據(jù)格式應(yīng)該統(tǒng)一。其次，應(yīng)付賬款資料整理方式應(yīng)該統(tǒng)一，厚度、封面、裝訂等細(xì)節(jié)要一致。最后，應(yīng)對應(yīng)付賬款檔案實(shí)施全面風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，檔案室鑰匙借用、歸還應(yīng)登記，外來人員進(jìn)入檔案室應(yīng)有專人監(jiān)管；借用、歸還會計(jì)檔案要備案，對于長期借用未及時(shí)歸還的檔案應(yīng)及時(shí)督促歸還。電子會計(jì)檔案的管理應(yīng)取得信息管理部門的支持，通過安裝防黑客、殺毒軟件等提高信息的安全性。隨著云服務(wù)的出現(xiàn)，H公司還可以將應(yīng)付賬款信息存儲于安全的第三方平臺，供銀行、稅務(wù)、工商、財(cái)政等部門遠(yuǎn)程調(diào)閱，創(chuàng)新應(yīng)付賬款檔案基礎(chǔ)服務(wù)，以提高應(yīng)付賬款檔案信息的利用效率。

（5）H公司應(yīng)重視員工的學(xué)習(xí)與成長，不斷拓寬員工的視野，可以對應(yīng)付會計(jì)實(shí)行崗位輪換制，當(dāng)員工在該崗位達(dá)到了輪崗的基本年限條件，考核合格，同時(shí)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心其他條件相符的財(cái)務(wù)人員也有輪崗意愿時(shí)可以組織輪崗，讓員工接觸全盤業(yè)務(wù)處理，既利于H公司形成專業(yè)人才儲備，又利于員工專業(yè)技能提升，從而創(chuàng)造雙贏的局面。在輪崗時(shí)還要注意崗位交接問題，制度方面應(yīng)建立崗位說明書制度，采用師帶徒方式時(shí)應(yīng)避免交崗員工的業(yè)務(wù)水平、個(gè)性、責(zé)任心等因素的影響，財(cái)務(wù)經(jīng)理應(yīng)加強(qiáng)崗位監(jiān)交力度，避免輪崗成為接崗員工一個(gè)人的事情，挫傷員工工作積極性和團(tuán)隊(duì)認(rèn)同感。

目前，H公司財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心應(yīng)付賬款管理尚存在一些問題，公司應(yīng)在戰(zhàn)略層、經(jīng)營層、職能層全面促進(jìn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心發(fā)展，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)的“血液”作用，把好應(yīng)付賬款管理關(guān)。

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