孫明

摘要：近年來，隨著城市建設(shè)步伐的日益加快，規(guī)劃?rùn)n案作為城市發(fā)展變遷的歷史記錄和未來指導(dǎo)，扮演著越來越重要的角色。如何利用好規(guī)劃?rùn)n案，也成為社會(huì)各界所關(guān)注的問題。本文以規(guī)劃?rùn)n案為核心，探究如何加強(qiáng)規(guī)劃?rùn)n案的利用，為城市的建設(shè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：規(guī)劃?rùn)n案；檔案利用；檔案管理

檔案管理工作的首要任務(wù)是緊密圍繞經(jīng)濟(jì)工作為中心，積極為今后發(fā)展服務(wù)。面對(duì)經(jīng)濟(jì)全球化的進(jìn)程不斷加快，知識(shí)經(jīng)濟(jì)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，檔案管理工作也面臨著改革創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)的問題。規(guī)劃?rùn)n案是城建檔案的重要組成部分，是在城市規(guī)劃、建設(shè)管理工作中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。如何提升規(guī)劃?rùn)n案的利用水平呢？本文就此問題展開了簡(jiǎn)單的分析。

一、規(guī)劃?rùn)n案利用工作所存在的問題

當(dāng)前，隨著城市規(guī)劃?rùn)n案館建設(shè)的推進(jìn)，各大城市的規(guī)劃?rùn)n案管理有了新的平臺(tái)和載體，并且也取得了顯著的成效。但是在規(guī)劃?rùn)n案館的管理體系之下，城市規(guī)劃?rùn)n案的利用還存在著三個(gè)方面的問題：

（1）信息資料整合難度較大

規(guī)劃?rùn)n案資料具有較強(qiáng)的專業(yè)性，與其他領(lǐng)域的普通檔案資料并不相同，處理和整合的難度相對(duì)較大。特別是一些檔案資料的專業(yè)內(nèi)容，與其他檔案資料的關(guān)聯(lián)性大，相互之間的聯(lián)系十分復(fù)雜，在資料整合的過程中涉及面廣，帶來了較大的工作量。另外，還有一部分檔案年代相對(duì)久遠(yuǎn)，缺損嚴(yán)重，在整合中容易出現(xiàn)一些缺陷問題。

（2）檔案利用渠道不夠靈活

雖然，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)帶來了檔案管理數(shù)字化的趨勢(shì)，但是在現(xiàn)實(shí)中，大部分檔案的擦汗月利用，仍然采用的是傳統(tǒng)人工查閱的方式。申請(qǐng)查閱檔案內(nèi)容，必須通過人工操作的方式進(jìn)行，效率相對(duì)較低，而且使申請(qǐng)人花費(fèi)了大量的等待時(shí)間，導(dǎo)致其利用率和利用意愿受到影響。再加上高門檻的申請(qǐng)審查標(biāo)準(zhǔn)，使更多普通民眾望而卻步。

（3）檔案查閱費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)較高

一般而言，規(guī)劃?rùn)n案的查閱，需要用戶支付查閱費(fèi)用、證明費(fèi)用、復(fù)印費(fèi)用、服務(wù)費(fèi)用等，標(biāo)準(zhǔn)較高，容易給用戶造成負(fù)擔(dān)。特別是一部分重要的檔案資料，在查閱過程中需要支付更多的費(fèi)用，無形中進(jìn)一步提高了檔案查閱的門檻，也使得利用效率更加低下。

二、提高規(guī)劃?rùn)n案利用的途徑和措施

針對(duì)上述三個(gè)問題，結(jié)合當(dāng)前規(guī)劃?rùn)n案管理的現(xiàn)實(shí)狀況，提出以下幾項(xiàng)對(duì)策措施：

（1）完善規(guī)劃?rùn)n案制度建設(shè)

完善檔案管理制度建設(shè)，提高依法治檔水平。檔案是規(guī)范管理的基礎(chǔ)，檔案管理必須有章可循，檔案征集必須執(zhí)行有力。要不斷豐富檔案內(nèi)容，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，提高檔案質(zhì)量，依據(jù)國家有關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)劃?rùn)n案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（2）優(yōu)化檔案信息資源整合

轉(zhuǎn)變城市規(guī)劃?rùn)n案館的資源管理流程，按照各類檔案資料的關(guān)聯(lián)性和專業(yè)性，進(jìn)行分類處理，確保檔案資源的有序運(yùn)用。城市規(guī)劃?rùn)n案館應(yīng)當(dāng)設(shè)立統(tǒng)一的檔案存放檢索流程，使資源之間的整合效率得到提升，同時(shí)也使這類資源的利用更加高效便捷。同時(shí)，城市規(guī)劃?rùn)n案館應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)與外部單位的合作聯(lián)系，主動(dòng)與其他單位進(jìn)行溝通，系統(tǒng)性地完善規(guī)劃?rùn)n案資料的內(nèi)容，從而使檔案的利用可以得到更加全面的支撐，也使這類檔案在現(xiàn)實(shí)中可以發(fā)揮出更大的作用。

（3）拓展檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)渠道

隨著電子政務(wù)的推進(jìn)，電子文件已逐步成為黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位產(chǎn)生文件的主要形式。借助當(dāng)前的互聯(lián)網(wǎng)信息網(wǎng)絡(luò)，加快電子文件收集管理步伐，建立規(guī)劃?rùn)n案的電子數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)管理的高效化，并對(duì)外提供網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)。首先，對(duì)各類檔案信息進(jìn)行分類，對(duì)可以主動(dòng)向社會(huì)公開的檔案資料，及時(shí)制作電子文件，并且開發(fā)對(duì)外公開的管理系統(tǒng)，讓普通民眾可以在網(wǎng)絡(luò)上放百年地查詢這些信息資料。對(duì)需要進(jìn)行審核才能公開的資料，則可以在網(wǎng)絡(luò)上提供申請(qǐng)表以及審核條件，由民眾通過網(wǎng)絡(luò)直接提交要求，并在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行審核，最后通過網(wǎng)絡(luò)渠道送達(dá)，使檔案的利用依托網(wǎng)絡(luò)渠道，達(dá)到更加方便的目的，同時(shí)也拉近檔案管理部門與普通民眾的距離。

（4）完善檔案服務(wù)收費(fèi)管理

規(guī)劃?rùn)n案應(yīng)當(dāng)具有公益性的特點(diǎn)，并且其相關(guān)的服務(wù)收費(fèi)應(yīng)當(dāng)按照公益性的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，減少普通民眾為了檔案查詢所需要支付的費(fèi)用，并通過數(shù)字化的方式，最終達(dá)到為社會(huì)提供免費(fèi)服務(wù)的目的。從目前的情況看，可以結(jié)合檔案的具體情況，包括其是否電子化、是否索引困難、是否需要花費(fèi)較多的人工服務(wù)量，決定不同的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，盡可能地降低費(fèi)用支出。

三、總結(jié)

規(guī)劃?rùn)n案工作的根本目的在于利用，規(guī)劃?rùn)n案服務(wù)應(yīng)當(dāng)是現(xiàn)代城市公共服務(wù)的重要組成部分，城市規(guī)劃?rùn)n案的管理者應(yīng)當(dāng)根據(jù)公益性的要求，在優(yōu)化檔案信息資源整合、拓展檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)渠道、完善檔案服務(wù)收費(fèi)管理等方面做出努力，不斷提高規(guī)劃?rùn)n案服務(wù)水平。

（作者單位：吉林省松原市規(guī)劃局）