摘 要：檔案管理工作的目的在于為國民經(jīng)濟及其各項工作服務(wù)提供信息，為城市發(fā)展、規(guī)劃提供正確的決策依據(jù)。黨的十八大以來，檔案管理工作隨著經(jīng)濟的發(fā)展面臨著更多的挑戰(zhàn)，也引來了更多的機遇。本文將從檔案規(guī)劃管理的意義和特點為出發(fā)點，來探討新時代下檔案管理中存在的問題和解決方法，使其更有效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理；問題與方法；工作探討

城市規(guī)劃檔案來源于城市規(guī)劃部門在日常各項業(yè)務(wù)，是城市規(guī)劃部門對于其業(yè)務(wù)的總結(jié)與記錄，為將來工作的備案資料，既包括城市規(guī)劃的申請、證件、文件、方案，還包括相關(guān)部門的批示、相關(guān)會議紀要以及記錄這些資料的光盤。所以，如何合理規(guī)劃保存這些重要的檔案，探討妥善管理這些檔案的意義，找出目前管理工作中的問題并解決，才是我們目前工作的中心。

1 規(guī)劃檔案的特點及意義

城市規(guī)劃檔案具有三個主要特點。首先，城市規(guī)劃檔案具有一定的法律權(quán)威性。城市規(guī)劃檔案是在相關(guān)政府部門依照城鄉(xiāng)規(guī)劃法所形成的關(guān)于建筑工程的一書兩證的文件以及其他相關(guān)法律文件。這些檔案匯集了幾乎所有相關(guān)政府職能部門的相關(guān)意見，是土地使用和建設(shè)的重要依據(jù)，具有一定的法律權(quán)威性。在公民辦理建筑物產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)籍證等相關(guān)業(yè)務(wù)的過程中，城市規(guī)劃檔案可以起到法律憑證作用，這是其他的城建檔案無法起到的作用。其次，城市規(guī)劃檔案的具有客觀真實性。城市規(guī)劃檔案在相關(guān)文件上明確了城市建設(shè)工程的造價、功能、面積、性質(zhì)、建筑單位等相關(guān)信息，是城市建設(shè)工程的最為客觀和直接的反映。通過相關(guān)政府部門批復(fù)后的建筑工程是需要根據(jù)相關(guān)文件證明進行驗收和監(jiān)督的，只有滿足規(guī)劃檔案要求的城市建設(shè)工程才是最為合格的。最后，城市規(guī)劃檔案內(nèi)容具有廣泛性的特點。城市規(guī)劃檔案的主要內(nèi)容既包括兼職工程的報建、廣告招牌、建筑功能，還包括規(guī)劃的建設(shè)單位、建筑類型等信息，內(nèi)容十分廣泛。

城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案是我國長期城鄉(xiāng)規(guī)劃建設(shè)中形成的寶貴歷史資料，做好城鄉(xiāng)規(guī)劃檔案管理，對于推進城市化進程，促進城鄉(xiāng)規(guī)劃管理水平的不斷提高有著重要的意義。

2 規(guī)劃檔案管理工作中存在的問題

當前城市規(guī)劃檔案管理工作中還存在較多的問題，主要包括：檔案整理、歸檔的問題，檔案利用率低，管理水平低下，信息水平較低，檔案管理專業(yè)人才不足等。檔案整理、歸檔的問題，規(guī)劃檔案在整理、歸檔過程中普遍存在遺漏，相關(guān)內(nèi)容記錄不準確，圖紙缺頁、破頁，批復(fù)材料不健全等問題。檔案利用率低，由于規(guī)劃檔案管理機構(gòu)對規(guī)劃檔案的重要性重視程度不夠，相關(guān)部門對于規(guī)劃檔案的查閱次數(shù)十分少，從而造成規(guī)劃檔案的利用頻率、調(diào)檔、查檔、閱檔等指標低，難以發(fā)揮檔案作為工作和記載重要信息抓手的作用。管理水平不高，鎮(zhèn)區(qū)規(guī)劃檔案管理水平低、分類不科學(xué)、上架不整齊、存放不規(guī)范，隨意存放，沒有制定規(guī)范的管理流程和調(diào)、查、閱檔程序，調(diào)檔、查檔、閱檔隨意性大。信息水平較低，在鎮(zhèn)區(qū)規(guī)劃檔案管理部門，特別是鎮(zhèn)區(qū)政府部門，完全采用計算機管理檔案、實現(xiàn)檔案管理信息化操作的不多，目前依然采取傳統(tǒng)的管理模式和操作方式，信息化水平低，在一定程度上制約了檔案管理的效率和利用效果。.檔案管理專業(yè)人才不足。新形勢下，規(guī)劃檔案管理需要專業(yè)的檔案管理人才。但當前規(guī)劃檔案管理工作人員大部分是業(yè)余的或者是年齡比較大的干部，年輕干部對檔案管理工作不專業(yè)、不上心，不盡心，檔案管理人員逐漸流失，鎮(zhèn)區(qū)規(guī)劃檔案管理發(fā)展舉步維艱。

3 提升規(guī)劃檔案管理水平的方法

3.1 堅持服務(wù)優(yōu)先的理念，創(chuàng)新管理服務(wù)機制

城市規(guī)劃檔案的自身三個特點要求相關(guān)檔案管理人員必須具有一定的創(chuàng)新精神，開拓相關(guān)服務(wù)領(lǐng)域，充分開發(fā)城市規(guī)劃檔案的作用，為整個城市的發(fā)展提供指導(dǎo)與依據(jù)。檔案管理人員在思想觀念上要與時俱進，不斷學(xué)習(xí)新方法新理念，從而摒棄掉陳文舊規(guī)，改善管理方法和服務(wù)方式，加強檔案管理人員的服務(wù)意識，從而積極地提供檔案的重要服務(wù)性能，發(fā)揮規(guī)劃檔案的自身價值，為城市建設(shè)與發(fā)展提供實質(zhì)性的服務(wù)。此外，檔案管理工作需要簡化利用手續(xù)，便于提供服務(wù)，加強檢索性能的提升，最大化發(fā)揮規(guī)劃檔案的積極作用。

3.2 堅持科學(xué)化管理，將一切工作規(guī)范化

城市規(guī)劃檔案管理工作是一項綜合性的管理工作，必須將各類信息載體與各類規(guī)劃檔案內(nèi)容融為一體，進行統(tǒng)一的科學(xué)化管理，提升檔案的管理效率，使檔案管理更加的規(guī)范。在規(guī)劃檔案的管理過程中要加強對規(guī)劃檔案的保護性工作，對相關(guān)風險進行深入分析，建立相關(guān)機制，預(yù)防有關(guān)問題的出現(xiàn)。在歸檔過程對相關(guān)文件資料的破損以及確實狀況進行詳細記錄，并深入分析，起到有效補救作用。通過科技手段你對相關(guān)資料進行備份保存，從而有效提高相關(guān)規(guī)劃檔案資料的使用壽命，發(fā)揮規(guī)劃檔案的深遠作用。檔案管理工作是一項目標性的管理項目，必須在充分分析城市發(fā)展的狀況的基礎(chǔ)上，最大限度地實現(xiàn)地梁管理，對管理目標進行剖析，全面落實相關(guān)管理目標，根據(jù)相關(guān)管理準則，做到每一項工作有章可循，使規(guī)劃檔案的管理實現(xiàn)規(guī)范化，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。

3.3 切實提升規(guī)劃檔案管理工作人員的自身素質(zhì)

近年來，隨著我國城市建設(shè)的不斷推進，城市規(guī)模不斷發(fā)展，各級政府部門對城市建設(shè)的要求更高，這在很大程度上對規(guī)劃檔案的管理工作提出了更高的要求。實現(xiàn)規(guī)劃檔案管理的完美管理，充分發(fā)揮規(guī)劃檔案的作用就必須要求建設(shè)一支有能力和水平的規(guī)劃檔案管理人員，這就要求我們在實際工作中全面提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。具體方式包括：專業(yè)培訓(xùn)、檔案管理課題講座、現(xiàn)場幫扶操作、相關(guān)兄弟單位的實地考察等等。只有將這些工作落到實處，才能切實提升劃檔案管理人員的水平與綜合素質(zhì)。此外，除了加強對規(guī)劃檔案管理人員的檔案管理培訓(xùn)的同時，還需要提升其相關(guān)技能，包括計算機技術(shù)水平、外語水平等，這樣才保證規(guī)劃檔案管理者人員在實際檔案管理中游刃有余，提升規(guī)劃檔案管理的有序化和科學(xué)化。

4 結(jié)語

城市規(guī)劃檔案管理對于城市建設(shè)的發(fā)展具有重要的指導(dǎo)作用，必須認真對待。城市規(guī)劃檔案具有法律權(quán)威性、客觀真實性、內(nèi)容廣泛性等特點，在實際管理中存在較多的問題，包括：檔案整理、歸檔的問題，檔案利用率低，管理水平低下，信息水平較低，檔案管理專業(yè)人才不足等。檔案整理、歸檔的問題，規(guī)劃檔案在整理、歸檔過程中普遍存在遺漏，相關(guān)內(nèi)容記錄不準確，圖紙缺頁、破頁，批復(fù)材料不健全等。這就要求在實際的檔案管理中堅持服務(wù)優(yōu)先的理念，創(chuàng)新管理服務(wù)機制，堅持科學(xué)化管理，將一切工作規(guī)范化，切實的提升規(guī)劃檔案管理工作人員的自身素質(zhì)。

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作者簡介

嚴曉慶（1984-），女，江蘇省揚中人，本科，畢業(yè)于鹽城師范學(xué)院，中學(xué)一級教師，目前研究方向：規(guī)劃檔案管理。endprint