范奧
摘 要:教學秘書,高校里一支不起眼的隊伍,但她們是高校教學管理系統(tǒng)中的一個重要角色,有著不可替代的作用。本文主要結(jié)合自身實際和教學秘書的一些具體工作,探討教學秘書應(yīng)該具備的素質(zhì)、能力和提高工作效率的一些方法。
關(guān)鍵詞:高校教學 秘書 工作探討
在《教育部關(guān)于全面提高高等教育質(zhì)量的若干意見》(教高〔2012〕4號)文件中寫到高等教育應(yīng)加大應(yīng)用型、復(fù)合型、技能型人才培養(yǎng)力度。因此必須要用高效的現(xiàn)代化教學管理手段和教學管理辦法才能培養(yǎng)出優(yōu)秀的人才,在高校的日常管理中,教學管理是重中之重。[1]
一、教學秘書的工作特點
形容教學秘書的工作可以用“事務(wù)多”“標準高”“壓力大”來形容。因此在高校中教學秘書多數(shù)是一群娘子軍,她們多數(shù)是外表嬌俏可人,內(nèi)心激情如火,典型刀子嘴豆腐心的“女漢子”。
“事務(wù)多”其實可以用“雜”來詮釋?就以我的工作為例簡單說說我們的一些工作。每周三下班前上交教學簡報一篇;每周四之前上交下周周工作計劃;每周五統(tǒng)計各班分學生具體到日、節(jié)次、課程缺課情況信息表、分班級分學生全學期缺課情況匯總統(tǒng)計表;每月5日前上交教師考勤表、考核表、課時統(tǒng)計表;每月24日前完成網(wǎng)站教學管理文章上傳4篇,其他共計8篇;每月26日前完成給各職能部門考核工作;每月26日前上交本部門信息化建設(shè)、教師培訓相關(guān)證明材料;開學準備工作有發(fā)放課表(教師、班級、教室張貼等)、教輔資料發(fā)放(教材、備課本、教學日志、記分冊、聽課記錄本等)、教學器具發(fā)放(粉筆、板刷等)、實訓室檢查與調(diào)試、組織教師實訓室衛(wèi)生清掃工作、協(xié)助安排新教師預(yù)說課;期初期中期末各類檢查表格無數(shù),期末試卷整理審核,每年一次國家數(shù)據(jù)平臺數(shù)據(jù)填報,各類教學檔案整理上交,補考、英語等級考試報考、教材征訂數(shù)據(jù)整理等,還有平時與其他部門的事務(wù)銜接,各個事務(wù)務(wù)必事務(wù)躬親,務(wù)必事無巨細。[2]
“標準高”是對我們教學秘書的一個常規(guī)要求。如果把升本評估工作、教學管理工作比喻成一臺正在運作的機器,那么我們這一群人就是這個機器的“潤滑劑”,起著調(diào)試和磨合和連接的作用。因為我們的工作標準影響著我們常規(guī)教學工作的質(zhì)量。我們學校是新升格的本科院校,一項項數(shù)據(jù)要求真實準確,環(huán)環(huán)相扣且合理,要求嚴格按照高等教育辦學規(guī)范、應(yīng)用型本科教學規(guī)律執(zhí)行,我們是最基層的“實施者”。
“壓力大”則是因為成績管理、考試管理、日常教師的考核材料收集,是與學生、教師、學校利益息息相關(guān),哪里出錯了就意味這一方利益的損失。所以我們的工作從某種程度來說到了不容許出錯的地步。人非圣人,孰能無措。為更好的開展工作,取得更好的工作效果。我們這一群人時刻都有著“如履薄冰”的感受。不是因為矯情,是因為對工作的真誠,是對自己的嚴格要求。為了跟上學校發(fā)展的步伐,我們也在不斷的充實著自己。
二、教學秘書應(yīng)具備的素質(zhì)和能力
1.忠誠學校,愛崗敬業(yè)
干一行,愛一行。忠誠學校,自覺維護學校的整體利益和發(fā)展大局。遵守職業(yè)道德,努力承擔工作任務(wù),認真履行工作,積極參加學校的各項建設(shè)。一個人只有熱愛自己的工作,才能激發(fā)出強烈的工作激情和動力,一個人如果對事業(yè)有執(zhí)著的追求就會發(fā)揮出持久的工作熱情,從而想方設(shè)法把工作干好。只有充分認識到自己工作的重要性,從為學校教學提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的立足點出發(fā),以強烈的事業(yè)心和飽滿的工作熱情,積極努力,嚴肅認真的對待工作,才能做好教務(wù)干事的工作。
2.極強的服務(wù)意識
一切教學管理工作都是為教學、為師生服務(wù)的。教學活動進行具體組織、協(xié)調(diào)、管理的進程中。教務(wù)干事是連接系領(lǐng)導(dǎo)和師生的橋梁,是協(xié)調(diào)部門之間的紐帶。這就要求我們樹立全心全意為教學服務(wù)的意識。當好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻策,并辦理具體事務(wù),教務(wù)干事要有服務(wù)于師生的思想。經(jīng)常了解和掌握師生的意見和要求,滿腔熱情的為他們排憂解難,以自己的行為來贏得大家的理解和尊敬,為高校的管理事業(yè)和高校發(fā)展盡心盡力。
3.熟練操作辦公軟件及動手能力
WORD,OFFICE,PPT等基本辦公軟件作為教學秘書一定要熟練操作,熟練掌握這些能夠讓你在核算工作量、統(tǒng)計通過率時,大大減少手工核算的誤差。教學管理檔案、與其他職能部門的聯(lián)系、搜索最新資料都需要我們能熟練應(yīng)用這些工作軟件,作為一個教學秘書,我覺得還要能夠掌握一些基本的機械知識,電腦、打印機等出現(xiàn)一些小故障能夠自行解決,具備這些能力能夠讓我們工作起來得心應(yīng)手。
4.學習、創(chuàng)新能力
創(chuàng)新是時代的要求,是社會主義市場經(jīng)濟對社會各行各業(yè)提出的要求,有創(chuàng)新才有發(fā)展。在日益競爭的社會中,只有不斷創(chuàng)新,高校才能在競爭的環(huán)境中生存和發(fā)展。作為新時期的教學秘書應(yīng)牢牢把握時代脈搏。在工作中不斷改革創(chuàng)新。在做好服務(wù)性、輔助性、協(xié)調(diào)性工作的基礎(chǔ)上,充分發(fā)揮自己的主觀能動性,積極開動腦筋,對工作任務(wù)、工作目標、工作方法要有自己的思想和觀點。在向領(lǐng)導(dǎo)的建議中,既要能明確表達領(lǐng)導(dǎo)的想法、意見。又要有自己的新觀點、新視角,要敢于突破領(lǐng)導(dǎo)思維的方框,使建議有創(chuàng)新性,使領(lǐng)導(dǎo)的智慧和意圖得以延伸、擴展和升華,從而進一步完善領(lǐng)導(dǎo)的決策??傊?,教務(wù)秘書在做好服務(wù)、協(xié)調(diào)和輔助工作的基礎(chǔ)上,應(yīng)充分發(fā)揮自己的主觀能動性,善于發(fā)現(xiàn)新情況、思考新問題、提出新辦法,在工作中力爭做到:觀察要有新視角、思維要有新思路、自己要有新觀點、行動要有新舉措、管理要有新效果。
三、怎樣做好教學秘書
在這種現(xiàn)實條件下,作為一名教學秘書應(yīng)該怎么做,怎么才能做好呢?個人觀點是心態(tài)要好,做事趁早;標準理解要好,請示領(lǐng)導(dǎo)要早;時間節(jié)點把握要好,部門溝通要早。
心態(tài)要好,做事趁早。作為教學秘書,你在整個學校管理系統(tǒng)中屬于“萬金油”的角色,事事都可以找上你,做多錯多,所以很有可能你會比其他崗位的同事多很多受委屈的機會。為了少受委屈,我們需要眼觀六路耳聽八方,善于發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。而且我們需要有羅列工作的習慣,對自己的工作要有計劃,因為我們臨時的工作很多,可以提前做的工作,一定提前開始做。
標準理解要好,請示領(lǐng)導(dǎo)要早。我們的工作任務(wù)很多很雜,不同部門標準也不同,作為教學秘書一定要熟讀文件,理透文件要義,有針對性的開展工作。遇到疑難問題,一定要盡早報告領(lǐng)導(dǎo),早期預(yù)防。遇事也不要慌亂,重要的是解決問題。
時間節(jié)點把握要好,部門溝通要早。學校的精細化管理,落實到實處就是考核。為督促工作的完成,一定規(guī)定了完成時間及標準,作為教學秘書時間節(jié)點一定要弄清楚,材料上交、工作完成一定要準時,只能提前不能推遲,不然就會影響考核。和部門的溝通也一定要及時,對于工作的標準要求一定要心中有數(shù),盡量不做無用功,重復(fù)工作。
參考文獻:
[1]張新有:《高職院校教務(wù)干事的工作探討》,《才智》,2010年23期
[2]王輝艷:《高職院校教務(wù)干事工作的定位和思考》,《才智》,2010年23期