政府檔案管理信息化建設(shè)探析

劉麗娟

【摘要】經(jīng)濟的發(fā)展，帶來了新的技術(shù)革命，使計算機網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用成為人們?nèi)粘Ｉ畹墓ぞ?，使人們的生活逐漸走向信息化的道路，給人們的生活帶來了巨大的方便，我國的各個領(lǐng)域都已經(jīng)基本上開始實行信息化的應(yīng)用。本文結(jié)合具體的實際情況，分析如何建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的信息化以及建設(shè)之后所帶來的好處。

【關(guān)鍵詞】政府檔案；信息化建設(shè)；檔案管理

一、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府進行檔案管理信息化建設(shè)的必要性

隨著信息化的到來，許多領(lǐng)域都開始引入信息化來為本領(lǐng)域服務(wù)。當然，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府作為一個嚴肅、縝密的工作單位，將信息化引入到有關(guān)的政府工作中來，也顯得尤為重要和緊迫。

1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案具有數(shù)量大、內(nèi)容多的特點。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的工作性質(zhì)具有嚴謹、準確等相關(guān)特點，它需要管理整個鎮(zhèn)的相關(guān)事物，這些事物數(shù)量較大，內(nèi)容也不是單一的，而是各種各樣的事物需要管理?；谝陨线@種情況，將信息化應(yīng)用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案的管理上，在一定程度上，可以給管理檔案的工作人員減輕工作量，還可以保證相關(guān)管理工作的準確度，避免一些信息的遺失。

2.普及信息化是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作特性的需要。經(jīng)濟的發(fā)展，帶來了科學技術(shù)的不斷更新。作為科學技術(shù)產(chǎn)物的信息化也引起了越來越多人的注意，被越來越多人應(yīng)用于各個領(lǐng)域中來，并且為各個領(lǐng)域帶來了方便和巨大的利益。由于鎮(zhèn)政府工作具有某些特定的性質(zhì)，將信息化應(yīng)用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案管理中來，能保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作更好地、更有效地完成。

3.有利于統(tǒng)籌管理，方便查找。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化的建設(shè)，有利于統(tǒng)籌管理鎮(zhèn)政府檔案。將各個部門的檔案進行分類管理，這樣有利于需要的人能夠及時、快速查找相關(guān)的檔案。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府之前的檔案管理一直是人為來進行檔案的管理，這樣不利于檔案的查找，并且容易將各個檔案混淆，會導致鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府工作開展緩慢。如果嚴重的話，可能使鎮(zhèn)政府工作走向錯誤的軌道?；谏鲜龅那闆r，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)該建設(shè)信息化的檔案管理，這是對人們負責任的行為，也是對自己本身工作嚴格要求的行為。

4.減少檔案管理員的工作量，節(jié)約時間。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)，有利于減少檔案管理員的工作量和減少儲存鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案的空間。同時，它也給檔案管理員帶來了極大的方便，減少了他們的工作量，節(jié)約了他們的時間，提高了他們的工作效率。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1.檔案管理員缺乏計算機知識，水平有待提高。目前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化建設(shè)存在的一個大問題，是缺少計算機水平高的檔案管理員。以前的檔案管理大都是人為進行管理，對檔案管理員計算機水平的要求不高。因此，導致了如今在建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化時，檔案管理員的知識和水平跟不上來，他們不會使用計算機來進行鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府相關(guān)檔案的管理。

2.沒有形成系統(tǒng)的信息化檔案管理。雖然一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府建立了信息化的檔案管理，但它們?nèi)匀贿M行單一的管理，沒有形成系統(tǒng)化、統(tǒng)籌化。在建設(shè)的信息化的檔案管理中，有針對性地建立，每一個部門有一個檔案室，這樣一個部門負責一個檔案室。這樣既浪費時間，又耗費很多的精力。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)該將這些獨立的檔案室建立起聯(lián)系，讓他們有著內(nèi)部的聯(lián)系，統(tǒng)籌化進行管理。

三、建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化的策略

1.引進先進的技術(shù)人員。信息化是科學技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，因此，信息化的應(yīng)用需要高科技的人員。建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化是在虛無的計算機網(wǎng)絡(luò)中建立的，因此，它的建立需要擁有計算機知識和技術(shù)的人才能建立起來的。

建立之后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案信息化的管理也是需要擁有計算機知識的先進人員來進行管理。因此，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)該大量引進先進的技術(shù)人員來指導和培訓檔案管理員，讓他們擁有計算機的知識和水平來管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理朝著信息化方面發(fā)展。

2.在網(wǎng)絡(luò)中建設(shè)該鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案館。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的信息化的前提是檔案的網(wǎng)絡(luò)化，因此，建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化需要在計算機網(wǎng)絡(luò)中建設(shè)一個屬于該鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府自己的檔案館，這樣才能使檔案管理信息化成為可能。

3.檔案管理員應(yīng)該擁有計算機知識，會操作計算機。鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理信息化的建設(shè)對檔案管理員提出了巨大的要求和挑戰(zhàn)。因為，信息化的建設(shè)依靠著計算機網(wǎng)絡(luò)。檔案管理員只有懂計算機網(wǎng)絡(luò)和會使用計算機網(wǎng)絡(luò)，才能使檔案信息化管理成為可能?；谝陨系囊?，檔案管理員應(yīng)該學習與計算機相關(guān)的知識，讓自己擁有更多的計算機知識，不斷提高自己使用計算機的能力，這樣有利于檔案管理員更好地在計算機網(wǎng)絡(luò)上管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的檔案。

四、結(jié)語

建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的信息化，能給政府帶來實用的價值。其實在建設(shè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理的信息化時，政府也應(yīng)該注意相關(guān)的問題，例如：避免鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案被網(wǎng)絡(luò)不法分子竊取，來危害人們的利益，保證鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案能夠進行合理化、有效的管理。

【參考文獻】

[1]邵燁，談新公共管理在我國行政管理改革中的作用[J].云南社會主義學院學報，2010

[2]李吉陽，鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府檔案管理問題探析[J]，大慶師范學院學報，2014