關(guān)于對(duì)檔案管理方法的研究

周麗莉

摘要：現(xiàn)代社會(huì)對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求和挑戰(zhàn)，現(xiàn)代化檔案管理要求運(yùn)用科學(xué)的管理方法及技術(shù)，摒棄落后的管理思想，讓檔案管理的水平得以提升、信息容量得以增大。本文分析了現(xiàn)階段檔案管理方法的不足之處，探討和分析了規(guī)范檔案管理機(jī)制、強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化等檔案管理的方法，以期讓檔案管理工作長(zhǎng)足發(fā)展，并得到更加廣泛的社會(huì)應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：檔案管理；不足；方法；電子檔案；信息化

檔案管理制度是否健全、工作人員的業(yè)務(wù)能力、檔案管理的信息化水平等因素，都影響著檔案管理的科學(xué)性、全面性及有效性。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、密碼技術(shù)、指紋與語音識(shí)別技術(shù)的發(fā)展，為檔案管理的安全和科學(xué)發(fā)展提供了有力保障，尤其是計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)的應(yīng)用，能夠推動(dòng)檔案資料的有效管理及開發(fā)利用，為現(xiàn)代化檔案管理服務(wù)。只有重視檔案管理工作，積極改進(jìn)管理方法，才能更好地實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

一、當(dāng)前檔案管理方法的不足

（一）檔案管理制度不健全

當(dāng)前，檔案文件管理制度的制定和落實(shí)均不夠完備，標(biāo)準(zhǔn)也欠缺規(guī)范性，檔案管理質(zhì)量堪憂，某些行業(yè)的檔案管理制度還處于空白狀態(tài)。與此同時(shí)，檔案管理工作隊(duì)伍水平有限、執(zhí)行力差，由于工作人員的檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)檔案的日常收集整理欠缺重視，工作中存在隨意性，加之檔案管理人員素質(zhì)水平不高，欠缺現(xiàn)代化的管理手段，因而在很大程度上影響了檔案管理的質(zhì)量。

（二）現(xiàn)代化信息技術(shù)使用不足

目前，檔案管理事業(yè)還未能有效地應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件來進(jìn)行信息化管理，還未能實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息體系。很多地區(qū)依然在應(yīng)用人工檢索，自動(dòng)化水平低下，人力、物力投入多，因而時(shí)效性差[1]。同時(shí)，檔案未能實(shí)現(xiàn)有效的開發(fā)利用，大多都成為企業(yè)的負(fù)擔(dān)，并未展現(xiàn)出其自身價(jià)值，管理工作往往流于形式，檔案的利用率普遍較低，這對(duì)信息資源來說無疑是一種嚴(yán)重的浪費(fèi)。

二、檔案管理方法研究

（一）規(guī)范檔案管理機(jī)制

依據(jù)有關(guān)的法律法規(guī)，科學(xué)地改進(jìn)和規(guī)范現(xiàn)行檔案管理機(jī)制，細(xì)化工作流程。同時(shí)，要規(guī)范相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，在檔案信息文件的收集歸整、存儲(chǔ)、鑒定、著錄、開發(fā)等環(huán)節(jié)上，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、專業(yè)有序；并建立起相應(yīng)的考核制度，增強(qiáng)檔案管理工作人員的責(zé)任感，以促進(jìn)檔案管理方式的合理化、自動(dòng)化和智能化。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

通過定期與不定期的培訓(xùn)，不斷提升檔案管理人員的工作能力和技術(shù)水平，讓他們認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，將自己較好的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力運(yùn)用到檔案管理工作之中，摒棄傳統(tǒng)落后的管理方式及技術(shù)，讓檔案管理的價(jià)值得以充分展現(xiàn)。

（三）多方面運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

1.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用

我們?cè)趯?duì)實(shí)體檔案實(shí)現(xiàn)管理及利用的同時(shí)，更應(yīng)當(dāng)積極采用軟件控制技術(shù)、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)去實(shí)現(xiàn)電子檔案管理，由此完成計(jì)劃、控制、檢查的連線式管理方式，這對(duì)于檔案資料的分類、編制及開發(fā)利用都具有重要意義。

在實(shí)際工作中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理，這一方法不僅速度快，而且成本低，同時(shí)，檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳輸也保證了信息的可靠性，與實(shí)物相符。具體來說，在現(xiàn)代檔案管理中運(yùn)用電子檔案具有明顯的優(yōu)勢(shì)：無紙化操作節(jié)省了更多的存儲(chǔ)空間；操作便捷，節(jié)省了不必要的人力、物力；具有文字、圖形、影像等多種表現(xiàn)形式，豐富多樣；保存完備，不容易丟失。這些特征使得信息化檔案管理方式，成為適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展走向的必經(jīng)之路。

另一方面，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，也使檔案資料得到了更合理、更充分的利用。檔案自身的價(jià)值值得去挖掘，它并不僅僅在于收藏，據(jù)此，檔案管理服務(wù)工作也要跟上、并不斷發(fā)展改進(jìn)。信息化檔案管理方式能夠讓使用者快捷地了解檔案信息，充分利用檔案內(nèi)容；相應(yīng)的，通過使用者身份及需求的反饋，檔案管理工作更加有方向性、更能體現(xiàn)自身的優(yōu)質(zhì)服務(wù)及經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

2. PDF技術(shù)應(yīng)用

PDF技術(shù)源于美國，它作為一種通用的電子文檔格式，已經(jīng)在全球范圍內(nèi)得到了廣泛的應(yīng)用。該技術(shù)具有更高的安全性以及更強(qiáng)大的兼容性，因而得到越來越多人的接受[2]。由于PDF技術(shù)能夠使信息固化而不易更改，傳輸和閱讀方便快捷，顯示的外觀效果與原版一致，還有助于長(zhǎng)期保存及利用，這些特征使得它尤其適合于檔案管理，已成為現(xiàn)代化檔案管理的一個(gè)重要工具，具有重要的推廣意義。

3.時(shí)間戳技術(shù)應(yīng)用

時(shí)間戳技術(shù)的最大特點(diǎn)在于，它能夠?yàn)殡娮游募峁r(shí)間證明，同時(shí)也是驗(yàn)證文件是否曾經(jīng)被人修改過的一個(gè)證明，該技術(shù)準(zhǔn)確度高、可鑒別性強(qiáng)、不可偽造或更改。相對(duì)于人工簽名或者扣章而言，時(shí)間戳技術(shù)不僅有利于避免版權(quán)爭(zhēng)議，更適宜于檔案管理工作。即使是針對(duì)當(dāng)前計(jì)算機(jī)上千變?nèi)f化的數(shù)字信息，打上時(shí)間戳之后，意味著把數(shù)據(jù)和具體的時(shí)間予以綁定，因此隨意更改網(wǎng)絡(luò)數(shù)字文件是無法做到的[3]。時(shí)間戳技術(shù)的應(yīng)用，再配合能夠?yàn)橛脩籼峁┛尚派矸蒡?yàn)證的電子簽名技術(shù)，是較為理想的現(xiàn)代化檔案管理方法之一。

三、小結(jié)

現(xiàn)階段，檔案資料分類龐雜，管理起來相對(duì)復(fù)雜，難度較大。再加上部分檔案管理者的工作意識(shí)不強(qiáng)、責(zé)任感不足，導(dǎo)致部分檔案材料殘缺、歸檔存儲(chǔ)混亂，甚至存在造假的嫌疑，這些都給后期的檔案管理工作設(shè)置了障礙，不能體現(xiàn)檔案自身的價(jià)值。因此，在重視檔案管理重要性的前提上，不斷探索和實(shí)踐科學(xué)的檔案管理方法，合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、PDF、時(shí)間戳等先進(jìn)技術(shù)，再配合相關(guān)部門的素質(zhì)建設(shè)、責(zé)任意識(shí)提升，如此，能夠促使我國檔案管理水平的不斷提升。

參考文獻(xiàn)：

[1]段海軍.檔案管理信息化必要性及現(xiàn)存問題探討[J].福建交通科技，2012，06：106-108.

[2]張柱.基于信息化的建筑檔案管理建設(shè)方法探析[J].江西建材，2013，02：288-289.

[3]馬曉宏.淺談如何事項(xiàng)檔案管理工作現(xiàn)代化[J].中國電子商務(wù)，2012，（20）：101-102.