規(guī)范和加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)專項(xiàng)資金的檔案管理

遲曉霞

摘要：隨著事業(yè)單位財(cái)務(wù)制度結(jié)構(gòu)性改革持續(xù)深化，復(fù)雜變革環(huán)境下單位特征、規(guī)模等均發(fā)生了不同程度變化。傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)專項(xiàng)資金檔案管理辦法難以滿足高效互聯(lián)網(wǎng)信息分享、檔案管理電子化的要求，規(guī)范、加強(qiáng)與轉(zhuǎn)變單位財(cái)務(wù)專項(xiàng)資金的檔案管理方式顯得尤為重要。且當(dāng)下檔案管理仍然存在著信息化程度不高、監(jiān)管片面化及專項(xiàng)資金使用不規(guī)范等問(wèn)題。因此，本文試圖從檔案管理的必要性出發(fā)，著重從信息化、監(jiān)管機(jī)制及相關(guān)制度建立健全三個(gè)角度探討當(dāng)下單位財(cái)務(wù)專項(xiàng)資金管理的現(xiàn)狀及優(yōu)化策略。期望對(duì)事業(yè)單位提升資金檔案管理水平有所啟示。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)專項(xiàng)資金；檔案管理；優(yōu)化策略

根據(jù)2016年7月財(cái)政部官網(wǎng)下發(fā)的《國(guó)家重點(diǎn)檔案專項(xiàng)資金管理辦法》，其中明確規(guī)定事業(yè)單位財(cái)務(wù)專項(xiàng)資金的檔案管理是“十三五”時(shí)期國(guó)家重點(diǎn)改善與開(kāi)發(fā)的區(qū)域，也是有效提升國(guó)家資金效益、嚴(yán)格資金管理的有效手段之一。事業(yè)單位財(cái)務(wù)專項(xiàng)資金是指為完成某一項(xiàng)制定的工作目標(biāo)而特定安排的資金，該資金具有獨(dú)立性、專一性、劃撥性等特征。其中獨(dú)立性是指資金需要單獨(dú)核算，專一性是指該項(xiàng)資金用于特定事項(xiàng)，劃撥性是指該項(xiàng)資金源于上級(jí)主管或者國(guó)家財(cái)政部。雖然我國(guó)目前已經(jīng)開(kāi)始對(duì)專項(xiàng)資金進(jìn)行“?？顚Ｓ谩睂彶?，并逐漸完善檔案管理制度，但審查與制度健全過(guò)程中仍然存在監(jiān)管不到位、程序不規(guī)范等問(wèn)題，并間接決定了事業(yè)單位資金轉(zhuǎn)化率與國(guó)家資產(chǎn)保值增值率的高低。因此，如何在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下更好的規(guī)范和加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)專項(xiàng)資金的檔案管理是一個(gè)非常值得研究的主題。

一、事業(yè)單位財(cái)務(wù)專項(xiàng)資金檔案管理的意義

財(cái)務(wù)專項(xiàng)資金檔案管理的重要意義主要體現(xiàn)于四個(gè)方面：一是響應(yīng)了國(guó)家法律的號(hào)召，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《檔案法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及《會(huì)計(jì)法》等，這對(duì)國(guó)家相關(guān)單位提升依法治檔水平具有重要意義；二是有效的提升了事業(yè)單位工作效率，在經(jīng)濟(jì)新形勢(shì)下，單位資金管理逐漸呈現(xiàn)出復(fù)雜化、多維化的特征，且網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的滲透使得傳統(tǒng)簡(jiǎn)明化的檔案管理辦法逐漸在子系統(tǒng)與細(xì)節(jié)處理方面呈現(xiàn)出一系列問(wèn)題；三是益于單位管理者更準(zhǔn)確、快速的做出決策，清晰、如實(shí)的歸檔可以使得管理者快速獲得決策的一手資料，更益于財(cái)務(wù)計(jì)劃制定、預(yù)算編制、財(cái)務(wù)問(wèn)題提煉、糾正等；四是檔案管理的細(xì)分化、信息化、嚴(yán)格化更便于各部門工作人員快捷的查找歷史資料，獲取有效信息。因此，無(wú)論從國(guó)家政策層面，還是單位內(nèi)部利益層面，檔案管理均具有深遠(yuǎn)意義。

二、事業(yè)單位財(cái)務(wù)專項(xiàng)資金檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理傳統(tǒng)化

互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)下，檔案管理也需要實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。但目前許多事業(yè)單位尚未實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化模式，未能與數(shù)字化信息技術(shù)相接軌。這種傳統(tǒng)化主要表現(xiàn)為系統(tǒng)信息化和財(cái)務(wù)人員信息化兩方面：一是檔案管理方式過(guò)于陳舊，個(gè)別單位仍然沿用上世紀(jì)90年代的手工記賬、整理、歸檔方式，且仍采用紙質(zhì)檔案形式，這樣既不安全，又占用庫(kù)存成本，部分單位雖然采用微機(jī)操作，但缺少輸出設(shè)備；二是檔案管理人員老化，信息技術(shù)要求單位人員必須具有現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)操作能力，而當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理通常是“準(zhǔn)退休”人員，這在一定程度上導(dǎo)致單位難以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員信息化。

（二）監(jiān)管片面化

監(jiān)管是單位防范檔案管理風(fēng)險(xiǎn)最直接、有效的手段之一。但事業(yè)單位當(dāng)下呈現(xiàn)出三方面不足：一是監(jiān)管設(shè)備落后，在大數(shù)據(jù)智能時(shí)代仍然采用手工簽字的事后監(jiān)管方式，顯然已經(jīng)落后于部分違規(guī)手段；二是違規(guī)代價(jià)小，“公款私存”現(xiàn)象近幾年雖然加大了懲罰力度，但仍局限于任中監(jiān)管，未延伸至任后；三是監(jiān)管主體只是財(cái)務(wù)部門或?qū)徲?jì)部門，難以形成監(jiān)管的長(zhǎng)效化、常態(tài)化，甚至財(cái)務(wù)部門或?qū)徲?jì)部門“被操作”后，監(jiān)管不能起到任何作用。

（三）專項(xiàng)資金使用不規(guī)范

事業(yè)單位中有兩種專項(xiàng)資金使用不規(guī)范現(xiàn)象：一是“白條抵庫(kù)”現(xiàn)象，這就使得財(cái)務(wù)賬面金額大于實(shí)際庫(kù)存現(xiàn)金，在一定程度上導(dǎo)致賬實(shí)不符，難以入檔，尤其此類現(xiàn)象發(fā)生在跨會(huì)計(jì)年度期間，檔案管理更加復(fù)雜；二是“公款私存”現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為“?？钆矠樗接谩焙汀皩？钆矠槠渌?xiàng)目用”，這直接導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案賬證、賬實(shí)、賬賬均不一致，甚至出現(xiàn)跨項(xiàng)目入賬，使得檔案管理難度呈現(xiàn)幾何級(jí)增加。

三、規(guī)范和加強(qiáng)事業(yè)單位財(cái)務(wù)專項(xiàng)資金的檔案管理策略

（一）搭建與維護(hù)信息管理平臺(tái)

信息系統(tǒng)平臺(tái)搭建主要著手于財(cái)務(wù)人員信息化和業(yè)務(wù)處理信息化兩方面。首先，單位必須招聘年輕財(cái)務(wù)人員，實(shí)現(xiàn)“新老”交替，強(qiáng)化財(cái)務(wù)人員網(wǎng)絡(luò)意識(shí)、法律意識(shí)、責(zé)任意識(shí)；部門領(lǐng)導(dǎo)必須重視檔案交接、保存、銷毀環(huán)節(jié)，嚴(yán)格把控管理信息系統(tǒng)登錄權(quán)限，同時(shí)必須保障電子賬簿與紙質(zhì)賬簿“雙管齊下”，這益于保障檔案安全；定期培訓(xùn)單位“老員工”，加大繼續(xù)教育力度，強(qiáng)化檔案管理服務(wù)能力和信息應(yīng)用能力，專業(yè)上鼓勵(lì)“老員工帶新員工”，信息系統(tǒng)操作上鼓勵(lì)“新員工帶老員工”。其次，單位必須加大信息技術(shù)投入，加快實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部各部門間的信息共享、線上信息傳遞、實(shí)時(shí)獲取信息，增強(qiáng)電子檔案、電子賬簿在部門內(nèi)部的傳遞、使用頻率；強(qiáng)化內(nèi)部信息技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)，組織開(kāi)展部門信息科技治理、信息科技風(fēng)險(xiǎn)管理、信息安全、信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)以及測(cè)試和維護(hù)、信息科技運(yùn)行、信息科技外包等方面內(nèi)部控制，建立健全風(fēng)險(xiǎn)狀況的防范機(jī)制。

（二）創(chuàng)新監(jiān)管機(jī)制

檔案管理的規(guī)范與強(qiáng)化需要借助監(jiān)管機(jī)制的創(chuàng)新，這主要體現(xiàn)于三種機(jī)制創(chuàng)新：一是科技監(jiān)管機(jī)制創(chuàng)新，積極拓展和提高計(jì)算機(jī)在檔案管理監(jiān)管領(lǐng)域的應(yīng)用和使用層次，搭建業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)、稽核信息系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)傳輸與對(duì)接，促進(jìn)各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的共享與監(jiān)測(cè)，加快監(jiān)管信息系統(tǒng)建設(shè)，完善業(yè)務(wù)分類監(jiān)管模型，通過(guò)“數(shù)據(jù)+模型分析”的數(shù)據(jù)化監(jiān)管模式，查找線索、確定重點(diǎn)、精確范圍，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控、動(dòng)態(tài)監(jiān)控。

二是聯(lián)動(dòng)監(jiān)管機(jī)制創(chuàng)新，實(shí)施重大項(xiàng)目聯(lián)動(dòng)監(jiān)管機(jī)制，在部門間充分實(shí)現(xiàn)橫向、縱向的協(xié)調(diào)配合，共享監(jiān)督成果，一方面建立檢查聯(lián)動(dòng)機(jī)制，強(qiáng)化檔案管理、會(huì)計(jì)、審計(jì)等各部門間的溝通交流，有效整合各自資源優(yōu)勢(shì)，共同參與項(xiàng)目檢查，形成監(jiān)督合力；另一方面建立監(jiān)管與業(yè)務(wù)部門間檢查成果的相互反饋機(jī)制，實(shí)現(xiàn)有效的互補(bǔ)。

三是違規(guī)機(jī)制創(chuàng)新，以經(jīng)濟(jì)審計(jì)為切入點(diǎn)，推進(jìn)監(jiān)督全覆蓋。積極穩(wěn)步推進(jìn)經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)工作，使經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)從離任審計(jì)向任中審計(jì)，從事后監(jiān)督向事中、事前監(jiān)督的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)審計(jì)監(jiān)督的常態(tài)化、長(zhǎng)效化，促進(jìn)部門領(lǐng)導(dǎo)主動(dòng)作為、有效作為。一方面單位必須建章立制，夯實(shí)基礎(chǔ)，另一方面要把握重點(diǎn)，有的放矢。以檔案流程設(shè)計(jì)為主線，突出重點(diǎn)機(jī)構(gòu)，以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向，突出重要環(huán)節(jié)，對(duì)不同部門歸檔時(shí)間、準(zhǔn)確性、分類有效性配以相應(yīng)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化違規(guī)機(jī)制的目的性和針對(duì)性。

（三）建立健全檔案管理及其相關(guān)工作領(lǐng)域制度

檔案管理制度的強(qiáng)化和規(guī)范涉及的不僅僅是檔案管理部門，它還涉及到各類業(yè)務(wù)部門。因此，必須建立健全相關(guān)部門的管理制度。主要著手于以下三方面：一是專項(xiàng)資金管理制度，建立專項(xiàng)資金反饋制度，有結(jié)余或未投入項(xiàng)目的專項(xiàng)資金必須上交，將專項(xiàng)資金用于固定資產(chǎn)購(gòu)置、工程項(xiàng)目改造等，必須統(tǒng)一按照單位會(huì)計(jì)制度進(jìn)行核算、核銷；二是積極落實(shí)《檔案管理辦法》，設(shè)計(jì)檔案歸檔流程，會(huì)計(jì)等相關(guān)部門自覺(jué)對(duì)信息分類，嚴(yán)格記錄檔案查詢、入檔、銷毀等環(huán)節(jié)，且一切記錄均要按照單位制度進(jìn)行備份；三是規(guī)范檔案管理程序，檔案管理的移交、存檔、銷毀等必須在部門領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督下進(jìn)行，如果存在只交接內(nèi)容、沒(méi)有明確義務(wù)與責(zé)任的情況，則要對(duì)監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)、交接人員一并處罰。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案是單位內(nèi)部財(cái)務(wù)活動(dòng)的集中反映，也是管理者有效決策的可靠依據(jù)。檔案管理水平直接反映著單位內(nèi)部資金使用的長(zhǎng)效化、常態(tài)化程度。而專項(xiàng)資金是事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)特定工作目標(biāo)的重要支撐，其檔案管理對(duì)單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)、交接人的工作規(guī)范性均具重要意義。因此，本文聚焦于事業(yè)單位財(cái)務(wù)專項(xiàng)資金的檔案管理，著重強(qiáng)調(diào)了如何從信息化、監(jiān)管機(jī)制及相關(guān)制度建設(shè)三個(gè)角度規(guī)范和強(qiáng)化管理水平。同時(shí)，建議后續(xù)研究可以更深入探討其他角度的優(yōu)化策略。

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（作者單位：東遼縣疾病預(yù)防控制中心）