推進(jìn)高校設(shè)備采購的信息化建設(shè)

陳 靖， 董 達(dá)， 賈麗娟， 李 瑩， 李文蕊， 曾午鈴， 柴曉玲

(西安交通大學(xué) 采購與招標(biāo)管理辦公室， 西安 710049)

推進(jìn)高校設(shè)備采購的信息化建設(shè)

陳 靖， 董 達(dá)， 賈麗娟， 李 瑩， 李文蕊， 曾午鈴， 柴曉玲

(西安交通大學(xué) 采購與招標(biāo)管理辦公室， 西安 710049)

在分析我國高校設(shè)備采購信息化現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，以西安交通大學(xué)2015年啟用的設(shè)備采購管理信息系統(tǒng)為研究對象，分析了管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)、系統(tǒng)架構(gòu)以及相關(guān)業(yè)務(wù)流程。指出建設(shè)目標(biāo)在于構(gòu)建一個統(tǒng)一的采購管理信息平臺，系統(tǒng)架構(gòu)分為物理層、持久層、業(yè)務(wù)邏輯層以及表現(xiàn)層等4個方面，不同采購方式關(guān)鍵節(jié)點不同。使用表明新系統(tǒng)能夠滿足學(xué)校不斷增長的業(yè)務(wù)需求，整合校內(nèi)已有的不同平臺數(shù)據(jù)，并且具有高效、安全、流程規(guī)范等特點和創(chuàng)新性。

設(shè)備采購； 管理信息系統(tǒng)； 建設(shè)目標(biāo)； 業(yè)務(wù)流程

0 引 言

隨著學(xué)校儀器設(shè)備采購工作的發(fā)展，工作流程對管理的要求在不斷改變，對管理的規(guī)范化、信息集約化和資源共享的要求不斷提高，現(xiàn)有的系統(tǒng)制約了管理服務(wù)的進(jìn)一步提升。主要表現(xiàn)在：學(xué)校的設(shè)備采購和保有量快速增長，業(yè)務(wù)量逐年加大，現(xiàn)有的系統(tǒng)無法支持快速增長的采購需求；儀器設(shè)備采購工作一直在發(fā)展變化，原系統(tǒng)無法適應(yīng)管理上的改變；現(xiàn)有系統(tǒng)的架構(gòu)和安全設(shè)計只能運行于局域網(wǎng)中，其封閉性決定了其無法對采購過程數(shù)據(jù)進(jìn)行完整采集，對后續(xù)其他功能的開發(fā)產(chǎn)生較大影響；采購項目論證階段，決策者需要獲取完整的采購數(shù)據(jù)，包括采購信息、技術(shù)資料等，現(xiàn)有系統(tǒng)無法向決策者提供完整的業(yè)務(wù)、技術(shù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)；采購前期，各采購項目需要充分調(diào)研，現(xiàn)有系統(tǒng)不能實現(xiàn)對采購數(shù)據(jù)的完整采集和整合，無法快速、準(zhǔn)確地為項目調(diào)研提供幫助；采購過程中，項目建設(shè)單位無法及時了解到相關(guān)采購項目的進(jìn)度；受到系統(tǒng)的制約，采購過程中主管部門和項目建設(shè)單位的信息、文件交流也只能限于傳統(tǒng)、效率較低的方式，制約效率的提高；由于沒有統(tǒng)一的采購管理平臺，采購辦公室的管理模式受到制約，難以實現(xiàn)或嘗試更先進(jìn)的管理方式；鑒于以上問題的存在，采購與招標(biāo)管理辦公室需要更新采購管理信息系統(tǒng)。

1 高校設(shè)備采購信息化的現(xiàn)狀

目前，國內(nèi)高校基本都已經(jīng)實現(xiàn)了儀器設(shè)備的信息化管理[1]。信息化管理系統(tǒng)按照管理的對象可分為面向?qū)ο蟮男畔⑾到y(tǒng)和面向過程的信息系統(tǒng)[2]。面向?qū)ο蟮男畔⒒芾硐到y(tǒng)以具體對象為目標(biāo)，實現(xiàn)簡單、明確的管理。按照對象的類別，面向?qū)ο蟮男畔⒐芾硐到y(tǒng)分為3類：面向合同、面向檔案、面向儀器設(shè)備管理。

已有文獻(xiàn)分析了面向?qū)ο蟮男畔⑾到y(tǒng)所具有的優(yōu)點，包括數(shù)據(jù)匯總及時、滿足查找、統(tǒng)計等功能[3]；能夠準(zhǔn)確處理流程數(shù)據(jù)和大量數(shù)據(jù)[4]；能夠體現(xiàn)學(xué)校和國家相關(guān)部門的管理制度，實現(xiàn)分級管理和監(jiān)控[5]；利用XML技術(shù)，減少錄入過程的錯誤率[6]，最后面向?qū)ο蟮男畔⑾到y(tǒng)可以實現(xiàn)合同信息的標(biāo)準(zhǔn)化，儀器設(shè)備的網(wǎng)上同步披露[7-8]。

除了面向?qū)ο蟮男畔⑾到y(tǒng)，還有一類是面向過程的信息化管理。僅僅面向設(shè)備的計劃、采購、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、維修直至報廢的整個過程的管理，是狹義的面向?qū)ο笮畔⑾到y(tǒng)；“以儀器設(shè)備采購及管理為主，兼顧儀器設(shè)備生命周期發(fā)展所涉及到的人財物等全部信息的一體化信息管理系統(tǒng)”，是廣義的面向?qū)ο笮畔⑾到y(tǒng)[9-10]。廣義的面向?qū)ο笮畔⑾到y(tǒng)解決了不同系統(tǒng)、不同部門、不同數(shù)據(jù)庫之間的數(shù)據(jù)共享、分析和交互[11]。

2 設(shè)備采購的信息化實踐

由于每所高校的發(fā)展階段、發(fā)展規(guī)模以及管理要求不同，因此設(shè)備采購和管理都有自身的特點，沒有一套普遍適用的管理系統(tǒng)[12]。同時設(shè)備管理的信息化建設(shè)也是一個需要不斷完善的過程[12]。學(xué)校為規(guī)范全校采購招標(biāo)工作，加強(qiáng)對采購招標(biāo)工作的全流程監(jiān)控和精細(xì)化管理2015年啟用的采購管理信息系統(tǒng)，采用了面向?qū)ο蟮男畔⑾到y(tǒng)，該系統(tǒng)要求能夠?qū)崿F(xiàn)預(yù)算信息的采集和管理，實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)全流程的信息化管理，實現(xiàn)完整的采購過程數(shù)據(jù)的記錄、查詢，實現(xiàn)完整的信息查詢功能和具有良好的輔助決策能力，實現(xiàn)對全部設(shè)備技術(shù)信息的采集和整合。同時，系統(tǒng)的設(shè)計結(jié)合了國家相關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校各項規(guī)定，可在網(wǎng)絡(luò)上實時、動態(tài)地顯示儀器設(shè)備采購進(jìn)程，增加了采購?fù)该鞫?，?guī)范了管理。

2.1 建設(shè)目標(biāo)

該系統(tǒng)建設(shè)的整體目標(biāo)是，打破各業(yè)務(wù)模塊、各工作人員間信息孤島，整合各相關(guān)職能部門、項目單位的信息，整合采購過程中的全部過程、技術(shù)信息，形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)集合為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持，為學(xué)校與儀器設(shè)備相關(guān)的業(yè)務(wù)提供數(shù)據(jù)支持，為項目單位提供便利，同時提升采購部門的管理服務(wù)水平，提高工作效率。

基于以上理念，提出系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)：①整合各相關(guān)職能部門的信息，形成統(tǒng)一的采購管理信息平臺；②整合職能部門和項目單位的信息，建立完整的、先進(jìn)的“申請—審批—執(zhí)行—反饋”數(shù)據(jù)交互機(jī)制，實現(xiàn)采購過程的全程跟蹤監(jiān)控；③形成完整的采購過程數(shù)據(jù)，對全校的儀器設(shè)備采購進(jìn)行規(guī)范管理、完整統(tǒng)計，為決策提供數(shù)據(jù)支持和參考；④形成完整的已采購設(shè)備技術(shù)資料，為決策提供參考，為學(xué)校其他相關(guān)工作提供數(shù)據(jù)支持；⑤為學(xué)校老師提供便利，通過采購全過程信息化管理，讓老師足不出戶即可辦理絕大多數(shù)采購相關(guān)的業(yè)務(wù)，并且讓用戶實現(xiàn)對采購過程的全程跟蹤。

總體來說，采購系統(tǒng)是一個統(tǒng)一的采購管理信息平臺，可實現(xiàn)預(yù)算信息的采集和管理，實現(xiàn)從采購申請到招標(biāo)、簽訂合同和驗收，整個采購流程數(shù)據(jù)的記錄和進(jìn)度跟蹤，采集完整采購數(shù)據(jù)和過程數(shù)據(jù)。另外，完備的采購數(shù)據(jù)也便于教師查詢和了解學(xué)校已購設(shè)備的信息和技術(shù)資料，節(jié)約調(diào)研成本，也為資源和設(shè)備共享提供了依據(jù)。

2.2 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計

圖1中融合架構(gòu)設(shè)計和功能結(jié)構(gòu)，從物理層、持久層、業(yè)務(wù)邏輯層以及表現(xiàn)層幾個方面對系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計進(jìn)行了描述。對物理層的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)系統(tǒng)采用了Oracle Database、JDG和Tomcat進(jìn)行技術(shù)處理，在業(yè)務(wù)邏輯層面對3個核心業(yè)務(wù)功能預(yù)算管理子系統(tǒng)、設(shè)備采購子系統(tǒng)和報表服務(wù)子系統(tǒng)，進(jìn)行了權(quán)限管理的設(shè)置；最終在表現(xiàn)層的界面顯示中區(qū)分系統(tǒng)前臺首頁及業(yè)務(wù)功能和系統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)置和管理兩個方面。系統(tǒng)架構(gòu)以管理對象為目標(biāo)，實現(xiàn)了從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)到最終使用層面的完美銜接。

圖1 系統(tǒng)架構(gòu)

整個系統(tǒng)包含圖2所示的10余個功能模塊，涵蓋采購招標(biāo)業(yè)務(wù)中從預(yù)算審核到項目驗收整個業(yè)務(wù)流程。同時還有專家?guī)旌凸編?，為學(xué)校采購招標(biāo)提供保障并積累基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。統(tǒng)計報表模塊使采購辦不再依靠人工來統(tǒng)計全校采購招標(biāo)數(shù)據(jù)，可以方便快捷地獲得可靠、全面的采購招標(biāo)數(shù)據(jù)。

圖2 采購系統(tǒng)功能模塊

2.3 系統(tǒng)使用范圍

學(xué)校及院處招標(biāo)采購的項目(計劃金額10萬元以上，含10萬元)，以及10萬元以下的進(jìn)口設(shè)備均需要在采購系統(tǒng)中提交采購招標(biāo)申請和驗收申請。

采購項目的經(jīng)辦人可點擊采購辦主頁"信息系統(tǒng)入口"，通過學(xué)校統(tǒng)一身份認(rèn)證，經(jīng)過簡單的注冊即可登錄系統(tǒng)，開始一項采購任務(wù)。

2.4 設(shè)備采購業(yè)務(wù)流程

在設(shè)備采購業(yè)務(wù)流程中，采購項目負(fù)責(zé)人通過系統(tǒng)進(jìn)行采購申請登記，采購申請?zhí)砑臃譃?類采購方式：學(xué)校招標(biāo)采購內(nèi)貿(mào)設(shè)備、學(xué)校招標(biāo)采購?fù)赓Q(mào)設(shè)備、院處招標(biāo)采購內(nèi)貿(mào)設(shè)備、院處招標(biāo)采購?fù)赓Q(mào)設(shè)備、零星采購內(nèi)貿(mào)設(shè)備、零星采購?fù)赓Q(mào)設(shè)備、自制設(shè)備(申請審核后的執(zhí)行過程同樣按金額去控制流程)。根據(jù)采購金額的大小和重要程度，采購方式分為：校級招標(biāo)、校級免招標(biāo)、院處招標(biāo)、院處免招標(biāo)等。

在采購執(zhí)行階段，不同采購方式的節(jié)點如下：

(1) 內(nèi)貿(mào)零星采購。根據(jù)采購申請用戶直接錄入采購設(shè)備的結(jié)果，采購信息經(jīng)采購辦項目員確認(rèn)后有效；

(2) 外貿(mào)采購按(合同顯示)。系統(tǒng)默認(rèn)展示合同信息，用戶需完成技術(shù)協(xié)議上傳、用途說明登記、付款登記、驗收結(jié)果登記(50萬元以上需填寫驗收申請，系統(tǒng)生成原始信息，項目單位錄入實際到貨的型號、出廠號、到貨日期、安裝地點、培訓(xùn)時間等基礎(chǔ)信息，同時與合同中的技術(shù)指標(biāo)相對應(yīng)，錄入實測參數(shù)及安裝調(diào)試情況以及存在的問題、解決方法等，申請驗收。)和報銷登記等操作；

(3) 10萬元至50萬元內(nèi)貿(mào)。此價格范圍之內(nèi)的設(shè)備所有過程信息系統(tǒng)不記錄，只記錄院處招標(biāo)結(jié)果，合同登記、驗收結(jié)果登記和報銷登記；

(4) 50萬元以上內(nèi)貿(mào)。默認(rèn)展示已簽合同信息，上傳技術(shù)協(xié)議、申請驗收和登記報銷信息等操作。

3 實施成效

該系統(tǒng)于2015年1月正式上線運行，至今已完整運行2年時間。從學(xué)校各方反饋的情況得知，該軟件的順利運行受到學(xué)校師生的好評。主要成效體現(xiàn)在：① 通過10多個模塊化管理實現(xiàn)了從設(shè)備采購預(yù)算、項目采購申請、招標(biāo)工作、內(nèi)貿(mào)合同、設(shè)備到貨驗收等采購環(huán)節(jié)全流程的信息化管理；② 所有采購招標(biāo)項目均實現(xiàn)全流程電子化并能夠?qū)崟r對進(jìn)度進(jìn)行跟蹤，采購流程中各關(guān)鍵環(huán)節(jié)均可回溯、可倒查，確保了各節(jié)點的工作效能和責(zé)任落實，為設(shè)備采購管理工作的規(guī)范化與精細(xì)化奠定了基礎(chǔ)；③ 極大地提高了設(shè)備采購工作效率，方便用戶查詢了解項目進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，同時也為學(xué)?？茖W(xué)決策提供數(shù)據(jù)支撐。

4 總結(jié)與分析

隨著高校的規(guī)?；l(fā)展，高校設(shè)備采購和管理涉及許多新的技術(shù)和知識，也需要和不同的信息平臺交互，因此相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)既要提高服務(wù)和效率，又要采用復(fù)雜的信息技術(shù)。我校采購管理信息系統(tǒng)使用表明：①能夠按照數(shù)據(jù)庫級別的安全保護(hù)實現(xiàn)信息安全的要求；②能夠支持基于個人數(shù)字證書的安全認(rèn)證；③為保證工作流程的靈活性，數(shù)據(jù)庫設(shè)計和程序設(shè)計中，充分考慮流程變動和數(shù)據(jù)變動的可修改性，保證在業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)規(guī)范有變化的情況下，系統(tǒng)有良好的適應(yīng)能力；④系統(tǒng)的每一步操作流程均可以駁回至上一狀態(tài)；⑤每一步的工作流程，通過、駁回，均保留完整的記錄信息。

該系統(tǒng)的創(chuàng)新性主要表現(xiàn)為：①根據(jù)業(yè)務(wù)的重要性水平，信息系統(tǒng)實現(xiàn)了不同的審批權(quán)限和管理體系，兼顧了效率和使用效果；②在信息系統(tǒng)中體現(xiàn)了過程管理，并兼容了學(xué)校不同信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，最大化已有信息平臺的效率；③用戶體驗至上的思想貫穿于信息系統(tǒng)的全過程，體現(xiàn)了高校行政部門的服務(wù)理念。

5 結(jié) 語

西安交大為我國高校的設(shè)備采購的信息化建設(shè)進(jìn)行了創(chuàng)新性探索，具有重要的參考價值，該系統(tǒng)值得在全國高校設(shè)備管理部門推廣應(yīng)用。同時，隨著信息技術(shù)的日新月異，該系統(tǒng)也存在進(jìn)一步迭代優(yōu)化的空間，以便更好滿足我國高校設(shè)備采購信息化管理的需求。

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Promoting the Information Construction of Equipment Purchasing in Colleges and Universities

CHENJing，DONGDa,JIALijuan,LIYing,LIWenrui,ZENGWuling,CHAIXiaoling

(Administration Office of Purchasing and Bidding，Xi’an Jiaotong University，Xi’an 710049， China)

Based on the analysis of the information construction of equipment purchasing in colleges and universities, focusing on the 2015 Management Information System of Equipment Purchasing of Xi’an Jiaotong University, this article analyzes the construction targets of object-oriented management system, system framework and related operation processes. The main target is to build up uniform equipment purchasing management information platform. System framework is divided into physical layer, persistence layer, operation logic layer and presentation layer. The key point is different for different equipment purchasing types. The results show that the new system with characteristics of high efficiency, safety and standardized processes as well as innovative features can meet the increasing business requirements and integrate the existing data from different platforms in campus.

equipment purchasing; management information system; construction target; operation process

2016-09-15

陳 靖(1968-)，女， 陜西華縣人，助理研究員，研究方向：儀器設(shè)備采購招標(biāo)與管理。

Tel.：029-82667631；E-mail：cjing@mail.xjtu.edu.cn

G 482.0

A

1006-7167(2017)05-0275-03