基于最小保管單位的檔案庫房管理模式探索與實現(xiàn)

邵成林 何洋芳

（1昆明醫(yī)科大學 昆明 650500 2河南省洛陽正骨醫(yī)院 鄭州 451450）

基于最小保管單位的檔案庫房管理模式探索與實現(xiàn)

邵成林1何洋芳2

（1昆明醫(yī)科大學 昆明 650500 2河南省洛陽正骨醫(yī)院 鄭州 451450）

“庫房檔案‘倒架’”和“為某類檔案預留架位空間”是文章關(guān)注的主要問題，這一問題其實是檔案實體在庫房“空間”管理中如何優(yōu)化、合理配置的問題。通過檔案庫房管理工作的反復實踐后認為：檔案實體在庫房中的合理上架與排架，可根據(jù)檔案館（室）的規(guī)模，選擇以最小的檔案保管空間單位——格、架或庫對某一類檔案以“小集中”保管的形式進行順序排列，從而在一定程度上解決檔案“倒架”和“預留架位空間”的問題。

最小保管單位 檔案庫房管理模式

檔案工作人員，尤其是檔案庫房管理人員，基本都會面臨以下兩個問題：一是庫房檔案的“倒架”問題；二是為“后來檔案”預留架位空間的問題。長期以來，雖已有對這兩個問題的一些探討，但至今未形成可以直接指導實踐、“教科書”式的“理論定式”來教我們?nèi)绾卧趲旆颗偶軙r去排列實體檔案。

一、問題的根源

一些檔案管理的專著中要么不涉及此問題，要么就以“分類集中保管”來表述，分類集中保管的思想可以說是目前在檔案庫房排架實際管理工作中的主要指導思想。誠然，這一指導思想表現(xiàn)的是檔案庫房管理的有序和統(tǒng)一，但也正是由于這種在“分類下集中”和“集中下分類”的方法使“倒架”和“預留空位”成為問題的必然和根源所在。那么，分類集中的管理思想是否合理呢？回答是肯定的，但是需要進一步優(yōu)化完善。分類集中的管理思想是對檔案“保管”和“利用”的雙重考慮：分類整齊、實體集中的檔案有利于更好地對其進行保管，分類有序、內(nèi)容集中的檔案有利于更方便地對其進行利用，這是對分類集中管理思想給予肯定的一面。在計算機網(wǎng)絡信息技術(shù)惠及各行各業(yè)的今天，對海量信息的分類更是必需的，但對信息的保存一定要“完全集中”嗎？這是需要對分類集中管理思想進一步優(yōu)化完善的一面。

因此，要從根本上解決“倒架”和“預留空位”的問題，就要在分類集中的指導思想下改“大集中”為“小集中”，實現(xiàn)檔案在庫房上架排列上“表面無序、實則有序”的“小集中”變革。分類是必需的，集中的程度是需要根據(jù)技術(shù)和庫房實情進行優(yōu)化確定的。

二、基于最小保管單位的檔案庫房管理模式的提出

根據(jù)檔案館（室）的規(guī)模和各類檔案進館（室）的順序，選擇以最小的檔案保管空間單位——格、架或庫對某一類檔案以“小集中”保管的形式進行順序排列，排滿一格、架或庫時，可順格、架或庫排列，也可跳格、架或庫排列，從根本上解決檔案“倒架”和為“后來”檔案計算預留多少空位的問題，這就是所謂的“基于最小保管單位的檔案庫房管理模式”。如圖1以“格”為最小保管單位的庫房檔案上架排列示意圖、圖2以“架”為最小保管單位的庫房檔案上架排列示意圖和圖3以“庫”為最小保管單位的庫房檔案上架排列示意圖。

三、基于最小保管單位的檔案庫房管理模式實現(xiàn)條件

第一，完善的“庫房——架——格——檔案”標識索引系統(tǒng)。一套完善的標識索引系統(tǒng)既是規(guī)律、有序地對實體檔案進行組織的前提，也是快速準確檢索所需檔案的基礎(chǔ)。基于最小保管單位的檔案庫房管理模式的“庫房——架——格——檔案”標識索引系統(tǒng)的建立，可以與“檔號”進行結(jié)合考慮，形成檔案“身份標識”的唯一性和檔案“位置定位”的準確性相統(tǒng)一，讓“檔號”成為檔案的“身份證號”，同時也成為檔案的“居住地址”。例如檔號：“2.3.2—2001.XZ.Y.30”中“2.3.2”表示的是該件檔案的“居住地址”為2號庫房第3架第2格，“2001.XZ.Y. 30”表示的是該件檔案的“身份證號”為2001年行政類永久保存的第30件檔案。這樣做最大的一個優(yōu)點就是：檔案工作人員通過檔號就可快速準確地知道某件檔案的位置，而不必首先找出標識索引圖表一一對照索取檔案，這也是基于最小保管單位的檔案庫房管理模式——“面亂實序”得以實現(xiàn)的基礎(chǔ)。此外，在有條件的情況下，檔號的錄入還可以利用條形碼技術(shù)進行計算機系統(tǒng)管理，讓檔號信息更加容易管理、修改和利用。

第二，適用的檢索系統(tǒng)。一套好的檢索系統(tǒng)可以從海量的檔案信息庫中“過濾”掉不必要的信息而準確地找出所需的檔案信息，且檔案信息檢索系統(tǒng)沒必要僅限于檔案的內(nèi)容信息，還應該加入檔案的形式信息對檔案進行全面整體把握，再結(jié)合完善的標識索引系統(tǒng)，那么在基于最小保管單位的檔案庫房中快速地找到一份檔案就不是什么難事。

四、檔案庫房管理的發(fā)展趨勢

基于最小保管單位的檔案庫房管理模式的思想來源于對數(shù)字存儲技術(shù)在檔案庫房管理工作中應用的一些思考。眾所周知，數(shù)字存儲技術(shù)在檔案管理中的應用所展現(xiàn)的優(yōu)勢是實體檔案庫房無法比擬的，建設(shè)實體庫房的速度永遠追趕不上檔案信息量的增長，數(shù)字檔案庫房可以輕而易舉地涵蓋幾十個實體檔案庫房的信息，這是數(shù)字檔案庫房很明顯的一大優(yōu)勢，基于這個優(yōu)勢，數(shù)字檔案庫房才有“我們無需知道數(shù)字檔案庫房中的檔案具體保存在什么地方，但通過檢索系統(tǒng)就可以快速準確地查找到，并能直接獲取實體原文信息”的這一特點，正是由于這種“表面無序、實則有序”的特點，基于最小保管單位檔案庫房的“小集中”管理模式才能成為現(xiàn)實。原始的數(shù)字檔案庫房系統(tǒng)可以通過“非數(shù)據(jù)庫、非數(shù)據(jù)壓縮”的方式進行建設(shè)，以這種方式建立的檔案庫房系統(tǒng)更能清晰的說明“分類集中”保管思想的合理性，因為，數(shù)字檔案庫房無需“倒架”、無需為“后來檔案”預留“空位”——磁盤載體空間有多大，數(shù)字檔案庫房就有多大。

綜上所述，基于最小保管單位的檔案庫房管理模式只是在數(shù)字檔案庫房技術(shù)應用未成熟之前為彌補實體檔案庫房“倒架和為后來檔案預留空位”等缺陷而介于數(shù)字與實體庫房兩者之間的一個過渡，實體庫房終將退居幕后，成為“歷史展覽與表現(xiàn)”的后臺，檔案信息資源管理和利用工作的重心必將轉(zhuǎn)移到數(shù)字檔案庫房的應用上來，數(shù)字檔案庫房將成為未來檔案庫房發(fā)展的必然趨勢。

The Exploration and Realization of ArchivesWarehouse Management Pattern Based on the M inimum Storage Unit

Shao Chenglin1,He Yangfang2

(1.Kunm ing Medical University,Kunm ing 650500,China;2.Henan Orthopedic Hospital,Zhengzhou 451450,China)

"The realignment of archives’location and reserved shelf space for archives"are themain problems to be solved in this paper,actually problems about how to optim ize archives'location in the warehouse's space management.Through repeated practice,we believe that according to archives scale,archivists can keep some type of archives in order by choosing the m inimum storage units,such as a grid,a shelf or a storeroom,to solve the problem of"the realignment of archives' location and the reserved shelf space for archives".

them inimum storage unit;archiveswarehousemanagement pattern

云南省教育廳科學研究基金項目（項目編號：2014Y184）。

邵成林，昆明醫(yī)科大學館員，研究方向為無紙化文檔管理；何洋芳，河南省洛陽正骨醫(yī)院（河南省骨科醫(yī)院）館員，研究方向為檔案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.12.14

G273.2

A

2017-02-13