對于文檔控制在項目管理中的應(yīng)用的探討

劉晶祺

摘要：文檔管理工作是項目的基礎(chǔ)工作，作為一項系統(tǒng)而又及雜的工作，文檔控制水平是衡量整個項目管理水平的重要依據(jù)“對于一些規(guī)模越大、控制難度越大的工程，其文檔控制工作越里要。本文介紹了文檔控制的重要性及其在項目管理中的應(yīng)用，闡述了在項目管理過程中實施文檔控制的好處.以及如何進行版本和安全控制、如何對文檔進行規(guī)范化命名，并結(jié)合筆者參與過的工程項目文檔控制工作談一些粗淺的認(rèn)識。

關(guān)鍵詞：文檔控制；項目管理；版本和安全控制；應(yīng)用

前言

隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，文檔控制已逐漸被廣泛應(yīng)用于項目管理工作中。近年來，國內(nèi)外一些大型工程公司都十分注重項目文檔控制，并設(shè)置了一個相應(yīng)的崗位。該崗位主要負責(zé)項目開發(fā)進程中對相關(guān)文件、資料等文檔進行收集管理的過程。由于文檔控制管理涉及范圍比較廣泛，其內(nèi)容根據(jù)項目的不同而發(fā)生相應(yīng)的變化?？偟膩碇v，文檔控制是一個系統(tǒng)的、貫穿于項目管理全過程的控制管理工作，它是保證項目順利的進行的關(guān)鍵。

1文檔控制的重要性及文控人員的素養(yǎng)要求

工程項目文檔控制工作最早是出于工程項目管理的需要，與項目管理技術(shù)和方法同時引入國內(nèi)的?，F(xiàn)代工程項目管理理論把文檔控制作為項目管理的九大變量之一，它與費用控制、質(zhì)量控制、材料控制、進度控制等共同構(gòu)成項目管理的重要內(nèi)容。

文檔控制工作是一項規(guī)范化、專業(yè)化和職業(yè)化的工作，有關(guān)資料統(tǒng)計顯示，工程建設(shè)項目增加費用的10%～33%與文件有關(guān)，在大型工程建設(shè)項目中，文件問題導(dǎo)致工程變更和工程實施的錯誤約占工程總成本的3%～5%，由此可見文檔控制工作的重要性。如果一個工程項目無法保證技術(shù)文檔完整、有效控制，無法建立項目文件流轉(zhuǎn)和利用體系，就會導(dǎo)致項目管理效率低下，影響質(zhì)量管理、成本控制、進度控制等，這方面的實例在國內(nèi)是相當(dāng)多的。

對于一個工程項目來說，參考資料、工程技術(shù)文件、來往通訊類文件在項目管理中起著舉足輕重的作用，只有對它們進行有效控制，才能保證項目管理工作有據(jù)可依，有章可循。為確保文檔控制工作的有效開展，對文控人員的素養(yǎng)提出了更高要求：要能做到工作認(rèn)真負責(zé)、頭腦靈活、思路清晰，有良好的溝通協(xié)調(diào)能力；了解工藝流程和部分專業(yè)知識，能熟練應(yīng)用各種辦公軟件、應(yīng)用系統(tǒng)和現(xiàn)代化的辦公設(shè)備；在涉外工程項目中，工作語言往往是英語，這就要求文控人員有較強的聽、說、讀、寫能力，在具備用英語進行溝通、交流能力的同時還要學(xué)習(xí)一些專業(yè)知識及專業(yè)英語。

2文檔控制在項目管理中的應(yīng)用

從某種意義上講，有效的項目管理有助于設(shè)計的成功，實踐表明高質(zhì)量的項目管理實施在于對文檔進行有效的控制。文檔控制服務(wù)于項目運行的全過程，對項目中各種文檔進行分類管理，使之自始至終都處于可控狀態(tài)。實施文檔控制工作還可以對項目文檔的狀態(tài)和版本信息等進行統(tǒng)計和追蹤，保證項目文檔的可追溯性及有效性。

2.1項目文檔的重要性及實施文檔控制的好處

在每個項目實際運行中都不可避免地會產(chǎn)生大量的文檔資料，文檔既是有效溝通的載體又是知識傳遞的保證。從宏觀角度上講，項目文檔不僅僅是重要的工作成果，其更加有助于項目管理水平的提高；從微觀角度來看，項目文檔對于項目管理人員的素質(zhì)提升也是大有裨益的。綜上所述，項目管理的核心之一就是文檔管理，項目文檔對于項目的平衡運行和組織管理能力的提升都起著舉足輕重的推動作用。有效的進行文檔管理可以為將來的文件歸檔和查詢提供可追溯的歷史源及有效的證據(jù)。筆者曾參與過涉外項目的文檔控制工作，根據(jù)工作經(jīng)驗，總結(jié)出實施文檔控制的好處如下：

（1）有利于項目中所使用到的公用信息（各種應(yīng)用文檔和參考資料等）的交流和共享；

（2）存放在公共區(qū)域的設(shè)計準(zhǔn)則等可作為新參與項目人員的培訓(xùn)平臺，能增強其對設(shè)計理念的理解和對安全設(shè)計概念的認(rèn)識。完善的文檔控制體系也能有效的減少人員調(diào)整對項目影響的程度；

（3）文控人員統(tǒng)一對設(shè)計文件進行版本控制，對于過期或廢止的文件及時進行處理和替換，確保設(shè)計人員使用同一版本的有效文件進行協(xié)同設(shè)計；

（4）記載文檔在項目設(shè)計過程中的各種版本變化，為后期查看提供可追溯源；

（5）每一張文檔狀態(tài)報表，都可用來協(xié)助項目經(jīng)理和設(shè)計人員查看文檔當(dāng)前的運行狀態(tài)，便于按照工作計劃對其進行調(diào)整和控制。

2.2項目管理過程中如何對文檔進行控制

在項目實施過程中，受項目實施的復(fù)雜性、多方人員參加以及跨地域等因素影響，建議相關(guān)的需求、建議、準(zhǔn)則、方案和會議、問題記錄等都必須文檔化、標(biāo)準(zhǔn)化，以便查閱和使用。這些文檔記載跟蹤了整個項目實施的過程和成果，但并不是一次成形的，而是伴隨著項目實施的各個階段逐步充實和完善的。因此，在文檔管理的過程中，需要把握住一些重要的原則和方法，以此確保文檔控制工作達到預(yù)期目的。

2.2.1統(tǒng)一常用文檔模板

在項目文檔管理的過程中應(yīng)首先建立一套完整的文檔模板供項目組成員使用。在項目中涉及到多套多樣化的文檔模板，如會議紀(jì)要、傳真、會簽記錄、變更等。如果不統(tǒng)一風(fēng)格，可能會導(dǎo)致看起來既不美觀也不夠正式，所以在建立文檔模板時，需要對格式進行要求，將公司的Logo、頁眉頁腳、發(fā)布日期、字體等一些基本的要素固化到文檔模板中，確保文檔需要的風(fēng)格和內(nèi)容能夠在文檔中集中體現(xiàn)。

2.2.2歸類存放，版本和安全控制

為了能夠在紛繁復(fù)雜的文檔中找到所需的文檔，需要在進行文檔管理時建立一套完整的文檔目錄管理體系，同時在建立和存放文檔時，要注意做好文檔的分類工作，要確保各種分類有一個清晰的定義，這樣使用者可以清楚地知道實際使用時如何找到所需文件。

有兩種方式存放文檔，第一種是使用專用的文檔管理信息系統(tǒng)，第二種是使用專有服務(wù)器硬盤空間提供的共享目錄對文檔進行管理。使用專用的文檔管理信息系統(tǒng)的優(yōu)點是借助于專業(yè)的管理信息系統(tǒng)可以輕松實現(xiàn)電子文檔交流和傳遞，不受地域和國界的限制，可以進行遠距離傳輸，使其能真正成為一個共享的數(shù)據(jù)庫和交流平臺。使用專有服務(wù)器硬盤空間進行文檔管理的優(yōu)點是操作簡單、易于使用，可以按照需求構(gòu)建各類資源庫，實現(xiàn)高效的文檔管理，并且具有簡單但強悍的檢索功能，只需輸入關(guān)鍵詞或其他相關(guān)信息，就可以容易地檢索到文件。

以筆者參與的某涉外項目為例，實際工作中使用的是上述兩種方式結(jié)合的形式對文檔進行控制。外方文控人員將工程技術(shù)交流文檔、設(shè)計參考資料等傳送至專有的文檔管理信息系統(tǒng)。在中方項目組，僅有文控人員有權(quán)限登陸系統(tǒng)查看并下載這些文檔。下載文檔后，使用第二種方式對其進行控制。在歸類管理時，使用的是兩級目錄，即以專業(yè)作為第一級目錄，在其下再具體劃分文件內(nèi)容的方式建立第二級文檔目錄，參見圖1。在專業(yè)級目錄的同級還建立了公共類文件夾用于存放各種文檔模板。實際工作中還要注意對于各種文檔要做好版本管理，當(dāng)發(fā)生版本變更時文控人員應(yīng)及時以郵件或是通知的形式及時告知使用者，以確保設(shè)計人員使用最新版本的文件進行協(xié)同設(shè)計工作，可以有效避免因版本不一致而導(dǎo)致的各種問題。

在采取第二種方式管理時，還需要結(jié)合文檔本身的讀、寫等權(quán)限進行限制，實現(xiàn)全方位的文檔安全管理。例如，結(jié)合公司內(nèi)部域環(huán)境，使用域賬戶認(rèn)證機制，按不同專業(yè)、不同文件夾、不同文檔實現(xiàn)分級授權(quán)機制，保證文檔的安全共享。同時，通過RAID技術(shù)以及系統(tǒng)自身的備份機制，結(jié)合磁帶機、異地備份等離線備份設(shè)備為文檔安全提供技術(shù)保障。

2.2.3文檔的編碼規(guī)則和命名規(guī)范

在項目進行過程中，通常會涉及到各種不同類型的文檔，如果文檔名稱多種多樣，或者含義過于模糊都將會給使用和查詢造成不便。實際使用中，有些人不是很注意文檔的命名，經(jīng)常直接用文件的默認(rèn)名稱（如文檔一、新建文本文檔等），或者就是自己的姓名、當(dāng)前日期、項目的名稱等對文檔進行標(biāo)識，這會導(dǎo)致既不利于個人查詢也不便于其他使用者查找和辨別。為此，需要建立一套行之有效的編碼規(guī)則和命名規(guī)范體系，以此來減少溝通障礙，服務(wù)于文檔的識別和查找。某涉外項目的文檔控制中，是統(tǒng)一按照項目編號一子項一專業(yè)一文件類型一文件編號一版本號這一規(guī)則對文檔進行命名的，見圖2。這里需要指出，對于一些需要進行版本控制的文檔，實際工作中采取的是在文件名的結(jié)尾處增加英、文字母對其進行版本識別。例如，SG0818-1001-YH-P101-0001_A表示的是某項目分解子項工藝專業(yè)的第1張工藝流程圖（第一版）。

3結(jié)語

文檔控制與管理作為項目管理的重要組成部分，文檔控制水平是衡里項目管理水平的重要依據(jù)。當(dāng)前國內(nèi)一些項目的文檔控制與管理系統(tǒng)還不夠完善，與國外的差距十分明顯。因此，我們要通過科學(xué)、有效的辦法來提高文檔控制與管理水平，從工作中找出不足之處并加以改善，從實踐中汲取經(jīng)驗來提高自身水平逐漸積累、充實和完善文檔控制與管理系統(tǒng)，提高企業(yè)的核心競爭力。