尤薇娜

摘要：檔案對于單位各項工作的開展有著重要的借鑒意義和參考價值。本文以博物館正規(guī)化建設(shè)中，對檔案整理工作的實踐工作為契機，進行一次拋磚引玉的探討。

關(guān)鍵詞：博物館；檔案整理；規(guī)范化；心得體會

隨著近年來國家對博物館工作的高度關(guān)注，帶動了文博事業(yè)的蓬勃發(fā)展，文博事業(yè)各項工作的正規(guī)化建設(shè)也逐步邁上正軌。博物館檔案是對博物館建設(shè)的記錄和縮影，對博物館既快又好的發(fā)展有著重要的借鑒意義和指導(dǎo)價值。

一、認(rèn)識

博物館檔案整理是檔案管理工作的一項重要內(nèi)容，對博物館的發(fā)展有著重要的歷史紀(jì)念意義和實踐指導(dǎo)作用。

博物館在發(fā)展過程中積累了豐富的檔案資料，有些保管在博物館檔案部門，有些則分散于各個科室，這些檔案都是記錄博物館發(fā)展歷程的珍貴歷史資料。這些資料不僅對博物館各項工作的開展有著借鑒指導(dǎo)意義，更是博物館事業(yè)健康發(fā)展的堅實基礎(chǔ)，因此博物館檔案資料整理工作對博物館每個部門都非常重要。

二、步驟

1、收集。檔案收集工作重在平常，在日常工作中養(yǎng)成收集檔案的習(xí)慣，特別是重點工作和中心工作結(jié)束后，要有及時收集的意識。

2、整理。博物館有很多大型活動，直接面向社會，在整理過程中通知、策劃書、應(yīng)急預(yù)案、活動流程、人員安排、資金預(yù)算、相關(guān)文稿（海報、報名表、主持詞、發(fā)言稿、節(jié)目單等）、總結(jié)、新聞報道這9類要進行全面、有序地收集工作，以保證大型活動檔案的齊全完整，從而逐漸形成一整套有參考價值的檔案材料。

3、補遺。有時整理中會發(fā)現(xiàn)一些資料的缺失，這就需要在整理過程中進行重點步驟的補遺工作。如人員安排、總結(jié)、新聞報道等，這些或因保管不當(dāng)、或因時間緊迫而僅形成口頭資料、或是缺乏事后整理搜集，在整理時要盡可能的補全資料，方便以后的查閱。

4、歸檔。在補全資料后，就可以將成套系的資料進行歸檔工作，按照一定的規(guī)則劃分歸屬，建立頁碼、編纂目錄，有序分冊。

5、裝訂。在裝訂時要首先檢查去釘，將過厚的檔案分冊，最后給裝訂好的檔案加上封皮。

三、工作重點

為了更好地完成檔案資料的整理工作，本人在整理過程中實踐得出結(jié)論：按照以下四個步驟，逐步實行。

1、查疑補缺——準(zhǔn)確完整。在檔案資料收集過程中，經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)同一活動幾個版本的資料，如草稿、修訂稿與印發(fā)稿，這就需要檔案人員結(jié)合實際發(fā)生的事件仔細校勘，分辨確定最終歸檔文本。

2、內(nèi)外有別——類別劃分。檔案資料整理不僅要做到條縷清晰，更要做到經(jīng)緯明了，這就需要對檔案進行科學(xué)的類別劃分，方便存放取閱。如按檔案對象可以分為：文件資料、數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、計劃總結(jié)資料、活動資料等；活動資料按照參與人員不同可以分為館內(nèi)活動資料和館外活動資料。尤其需要注意的是，針對重點活動需要單獨列冊，如品牌活動、志愿者活動。

3、前后有序——邏輯順序。檔案資料在分別歸類之后，就要按照事件發(fā)生的時間順序有序地進行排列。在排列過程中，如發(fā)現(xiàn)特別厚的材料可以按照半年、季度、月，甚至周、天的時間跨度進行分類。在此過程中，如果發(fā)現(xiàn)有跨度的文件資料，按照發(fā)生的時間歸檔，并在下一跨度中注明，保證方便查閱。

4、提綱挈領(lǐng)——編纂目錄。為防止出錯，編纂目錄的工作應(yīng)在裝訂前進行。同時注意由于很多文件歸檔時，最后一頁是單面，在編纂頁碼時，單面的空白頁也要算在頁碼范圍內(nèi)才不會出現(xiàn)頁碼出入。

四、心得體會

1、日常收集很重要。檔案整理工作是一件細致而又繁瑣的工作，為避免忙中出亂的情況，必須在日常工作中建立檔案收集的意識，及時的收集、整理、補遺、歸檔。如果有良好的收集習(xí)慣，檔案工作做起來就是順?biāo)浦郏掳牍Ρ?。而且，收集工作就如同人的記憶一樣，越遠的記憶越模糊，收集的困難就會成倍的增加。所以，為了保證檔案整理習(xí)慣的順利進行，就要有在日常工作中收集資料的良好習(xí)慣。

2、“大事記”幫助歸檔不亂。大事記是記載單位、部門重要活動或重大事件的一種應(yīng)用性文體，作為一種公務(wù)類別的文書，大事記忠實地記載一個部門、單位的重要工作、活動和重大事件。因此，它首先可以為本部門、本單位的工作總結(jié)、檢查、匯報、統(tǒng)計和上級機關(guān)掌握部門、單位情況提供系統(tǒng)的、全面的材料；其次，大事記具有史料價值，可以起到錄以備查的作用。對檔案整理而言，日常記錄的大事記是一種良好的主線材料。一本詳細、完整的大事記，不僅可以幫助確定事件發(fā)生的先后順序，更可以幫助查遺補漏，防止遺缺偏差。

3、按時間、分類別有序整理。整理檔案材料最終目的還是為了更好的利用，以指導(dǎo)今后的工作。為了方便今后的取用，就需要按照一定的邏輯順序建立完整的檔案歸位順序。首先按照發(fā)生的時間劃分時間順序；其次，按照類別劃分空間順序；最后，兩者交疊，劃分卷冊順序。

4、“其他”“備注”幫助查詢。檔案整理中要善于使用這類增補注釋性項目，這些項目的使用可以在以后發(fā)現(xiàn)其他檔案后迅速歸檔，補充檔案材料，還可以簡單明了的查詢重大變化的原因。

5、電子檔案的優(yōu)、缺點。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有省空間、易存初等特點，但也存在缺失唯一性、穩(wěn)定性、歷史性等特性。因此在整理檔案的過程中，要及時進行電子檔案和紙質(zhì)檔案的相互轉(zhuǎn)化處理；同時，積極使用多種存儲設(shè)備，對電子檔案進行備份處理，防止因電腦崩潰或病毒干擾引起的缺失。

如今信息對社會進步所起到的重要作用日益凸顯，而檔案又是一種重要的信息資源，在博物館建立和保存的檔案資料，不亞于是一種重要的文化財富。為此，博物館應(yīng)該重視檔案整理的工作，管理和研究這些文化財富，充分發(fā)揮其作用，讓博物館各項工作有條不紊繼續(xù)前進，得以更好的發(fā)展。

參考文獻：

[1]徐彥、戈秀萍、何柳《文書工作與檔案管理》

[2]楊友秀《檔案工作基本理論與方法》

[3]張翠翠《做好檔案收集工作之我見》endprint