檔案管理工作中存在的積壓問題和解決對策

稅敏

摘 要：檔案管理工作在我國開展的時間并不久，但是在實際進行管理的過程中發(fā)現(xiàn)，無論是哪種檔案類型，哪個行業(yè)領域，在檔案的存儲收集過程中都存在積壓問題，積壓問題的存在在很大程度上增加了檔案管理工作的難度，并且不利于檔案資源的利用。本文主要對于檔案管理工作中存在的積壓問題進行了分析，并且對其解決策略進行了簡單研究。

關鍵詞：檔案 管理工作 積壓問題

檔案管理工作中的一個難點就是檔案積壓問題，這些問題的存在，導致檔案在進行查找以及整理的時候十分不便，而且在很大程度上影響了檔案管理工作的順利進行，并不利于檔案資料的利用。在檔案資料的管理中，積壓問題已經(jīng)成為了需要首要解決的問題，減少檔案積壓的條件，努力做好檔案資料積壓的防范工作。

1、檔案積壓問題出現(xiàn)的主觀因素分析

1.1檔案管理領導對于管理工作重視度不足

檔案管理部門的領導是整個管理工作進行中的核心人物，如果領導對于檔案管理工作并不重視，就會導致上行下效，其他人員在進行檔案收集與整理的時候也不會很好地進行管理，也就導致了許多檔案在記性記錄的時候都是馬馬虎虎的進行，最后影響檔案的全面性，造成檔案在整理階段就出現(xiàn)缺失，并且沒有辦法進行彌補。在檔案的管理工作中，許多領導在選擇管理人員的時候，會選擇兼任的模式，也就導致直接管理人員對于管理工作大多都是敷衍了事，并沒有認真的對待檔案的管理工作內(nèi)容，也就導致檔案出現(xiàn)了積壓問題。

1.2檔案直接管理人員對于檔案管理不重視

在檔案管理工作的進行中，直接的檔案管理人員對于檔案管理工作的順利開展具有重要意義。在現(xiàn)階段的檔案管理人員選擇上，大多數(shù)是應用兼任的模式進行，而且很多管理人員并沒有上崗證。在進行檔案管理工作的時候，會導致管理人員不能認真的對待檔案管理工作，很可能會出現(xiàn)對于檔案的無序整理熟視無睹的情況，極其不利于檔案工作的順利開展，而且在這些無視長期存在的過程中，就導致了檔案積壓問題的出現(xiàn)。

1.3檔案管理制度不完善

無規(guī)矩不成方圓，但是在檔案管理工作中，并沒有形成一套完善的管理制度，也就導致管理人員在進行管理的時候無據(jù)可依，也沒有準確的對于檔案管理人員進行考核的方法，從而影響檔案管理人員的管理效果，導致其對于檔案管理工作并不存在責任感以及使命感。在現(xiàn)階段的檔案管理工作進行過程中，許多的單位對于檔案管理模式并沒有進行重視以及完善，所以導致檔案在收集的時候不完整，整理的時候雜亂排列，最后就會導致檔案在管理的過程中無據(jù)可依、無法可尋，嚴重影響檔案的有序管理，最后就會出現(xiàn)檔案嚴重積壓問題。

2、檔案管理問題出現(xiàn)的客觀因素分析

2.1短時間內(nèi)接收檔案資料過多

在檔案資料的收集與整理過程中，很多檔案管理部門會在進行信息收集的時候，收集之后不會對于檔案進行嚴格的整理，也就導致在檔案交接的時候，短時間內(nèi)雜亂的檔案，會影響移交的效果，進而出現(xiàn)嚴重的積壓現(xiàn)象。在出現(xiàn)短時間內(nèi)的接收資料過多問題的時候，可以應用適當放寬收集時限、增派接收人員的方式進行處理，減少移交之后造成檔案積壓的記錄，盡可能的保證對于檔案管理的預見性，減少問題的出現(xiàn)。

2.2檔案庫房空間不足

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，現(xiàn)存檔案、資料數(shù)量較以前迅速增加，入庫檔案數(shù)量徒增。庫房面積狹小，這是亟待解決問題。首先合理使用檔案庫房現(xiàn)有空間，應采用節(jié)約庫房空間的排架法。規(guī)范歸檔范圍，避免重復件、復印件的重復歸檔。其次，合理設置預留空間，使檔案庫房空間高效利用，不要造成浪費。再有就是移交類別的檔案要及時按計劃向上級檔案室（館）移交，減輕空間不足的壓力。同時還應開展檔案存毀鑒定工作，規(guī)范銷毀無利用價值的檔案。檔案庫房臨近飽和時通過申請經(jīng)費，從有利于檔案保護的角度，對庫房建筑進行建設與改建。

3、檔案積壓的解決措施

3.1內(nèi)部整理

（1）建立專項整理小組，任命組長，確定直接負責領導。而在選擇整理小組成員時，必須有中、高級職稱專業(yè)人員參與其中。他們的工作重點在組織協(xié)調(diào)、制定標準、監(jiān)督檢查。針對所要整理的檔案，結(jié)合實際研究制定出切實可行的整理方案，使整理工作有據(jù)可依，有章可循。其次，集中整理能在短時間內(nèi)將檔案整理完畢，人力與財力的投入必不可少。檔案部門的人員必須參與其中。

（2）相關的部門人員充分參與，共同組織進行。依據(jù)整理工作的時間要求、整理規(guī)模，核算相應的人力、財力支出，合理制定整理工作計劃。

（3）由多部門、多崗位人員組成的整理小組，難免專業(yè)能力參差不齊。當專項整理工作計劃與方案制定后，應對整體參與人員進行崗前培訓。旨在通過授課或?qū)嶋H操作演示等方式，向組員闡明將要整理的檔案來源、存在問題、整理方案、操作要求，統(tǒng)一整理標準與手法。

（4）全局統(tǒng)籌，合理分配。專項整理積壓檔案工作量極大，所以在組織工作之初就應全局統(tǒng)籌，而后又要合理分配。選定合適人員安排在合適崗位，申請充沛的預算應對必要的支出。

3.2業(yè)務外包

業(yè)務外包是指企業(yè)整合利用其外部最優(yōu)勢的專業(yè)化資源，從而達到降低成本，提高效率，充分發(fā)揮自身核心競爭力和增強對環(huán)境的迅速應變能力的一種管理模式。但由于檔案工作的機密性、安全性特點，檔案業(yè)務外包的提法還非常謹慎。雖然說目前一些政府機關為了把主要精力集中于核心工作上，將非核心的、次要的、技術含量低的輔助性業(yè)務以合約的方式委托給人力資源派遣的業(yè)務人員或外部專業(yè)中介服務機構(gòu)辦理。注意要與外包業(yè)務人員簽訂保密協(xié)議。定時開展檔案法制宣傳教育，檔案職業(yè)道德教育，提高檔案從業(yè)人員的自身修養(yǎng)、個人評價。

4、結(jié)論

在進行檔案管理的過程中，許多檔案積壓的問題都是由于管理人員的不重視、庫房設備的空間不足以及管理人員頻繁的進行調(diào)動所造成的，這些因素都是可以在檔案管理工作中進行避免的，只要可以合理的對于檔案收集整理工作進行分配，確保在管理硬件設施上的投資，就可以減少檔案積壓問題的出現(xiàn)，保證檔案管理工作的有序高效進行。

參考文獻

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