事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

龍星華

【摘 要】檔案數(shù)字化控制的實(shí)質(zhì)是指把以往的檔案信息轉(zhuǎn)變成電子檔案，同時(shí)按照檔案信息的分組，把電子檔案展開加工與分組處理，科學(xué)的對(duì)電子檔案實(shí)施控制，如此一來，能夠在較大程度上節(jié)約管理費(fèi)用。就算如此，在檔案信息的具體管理中依舊存在很多的問題。鑒于此，文章就事業(yè)單位內(nèi)部檔案數(shù)字化管理存在的問題，展開詳細(xì)的探究與分析，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)部門和人員帶來一些借鑒依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案數(shù)字化；管理措施；思考；研究

現(xiàn)階段，信息化是較好處理事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理工作，完善事業(yè)單位檔案任務(wù)的有效途徑。目前，需要把信息化技術(shù)科學(xué)的引入到事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案任務(wù)的管理目標(biāo)確認(rèn)、人員素養(yǎng)提升、基礎(chǔ)性系統(tǒng)創(chuàng)建環(huán)節(jié)當(dāng)中，如此便能夠在創(chuàng)建數(shù)字化的同時(shí)，完成對(duì)事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理的改進(jìn)和創(chuàng)新。

一、事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案數(shù)字化管理分析

事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案數(shù)字化是社會(huì)發(fā)展的重要方向，傳統(tǒng)對(duì)于檔案資料的管理方式慢慢被淘汰，伴隨高新科技的日益進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸使用于檔案資料管理之中。針對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用，其目的在于較好的實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，不會(huì)由于各種要素阻礙對(duì)檔案資料的管理，此外，還可以確保對(duì)檔案的實(shí)時(shí)調(diào)用，由于檔案的科學(xué)排序與分組，如此就促使其能夠在較短的時(shí)段內(nèi)找出相關(guān)檔案。檔案數(shù)字化管理可以防止檔案資料出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，因?yàn)榧堎|(zhì)檔案容易受到損壞，而且因?yàn)橐恍┰驎?huì)導(dǎo)致紙質(zhì)外表的數(shù)據(jù)信息消失，電子檔案則防止了這一問題的出現(xiàn)。針對(duì)檔案資料的管理有很多方式，選用合適的管理方式存在較大的難度，針對(duì)各種管理方式所造成的結(jié)果也難以預(yù)測(cè)。因此，針對(duì)檔案數(shù)字化的管理并非是一蹴而就的，其是在慢慢的發(fā)展中逐漸完善的，由此，檔案信息的管理工作需要進(jìn)一步改革與創(chuàng)新，落實(shí)檔案資料的管理機(jī)制，推動(dòng)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

二、事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理存在的問題

事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理屬于事業(yè)機(jī)構(gòu)職能型和最基本的管理任務(wù)，是對(duì)事業(yè)機(jī)構(gòu)多方面資料、數(shù)據(jù)以及信息的合理加工，標(biāo)準(zhǔn)歸納與保存，對(duì)事業(yè)機(jī)構(gòu)的常規(guī)工作與健康發(fā)展而言具有重要的作用。目前，事業(yè)機(jī)構(gòu)在開展檔案管理的時(shí)候產(chǎn)生了很多不足，造成檔案管理任務(wù)很難正常進(jìn)行，其中比較常見的問題包括：第一，事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案工作目標(biāo)不清楚，缺少確切的目標(biāo)，事業(yè)機(jī)構(gòu)的檔案工作將無法達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化以及合理化的管理，喪失了事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理的作用。第二，事業(yè)單位檔案工作人員出現(xiàn)能力和素質(zhì)與社會(huì)發(fā)展和數(shù)字化相差很遠(yuǎn)的嚴(yán)重情況，這將導(dǎo)致事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案工作長(zhǎng)時(shí)間在較低層次發(fā)展。另外，事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案工作缺少穩(wěn)固的物質(zhì)、技術(shù)以及管理系統(tǒng)，導(dǎo)致事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理無法獲得互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)的科學(xué)支撐，很難較好的達(dá)到事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案工作的基本職能與潛能開發(fā)。新形勢(shì)下，數(shù)字化給以上存在的問題提供了有效的處理措施。

三、強(qiáng)化事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理數(shù)字化的有效措施

誠(chéng)如上文所言，現(xiàn)階段因?yàn)槭艿街T多因素的影響，事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理存在問題，在新時(shí)期，積極實(shí)現(xiàn)其管理的數(shù)字化具有重要現(xiàn)實(shí)意義，故此筆者認(rèn)為需從以下幾點(diǎn)出發(fā)：

1.確定事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理的目標(biāo)

開展規(guī)范化與現(xiàn)代化的事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理工作，需要以數(shù)字化作為基礎(chǔ)。在科學(xué)技術(shù)與數(shù)據(jù)技術(shù)不斷發(fā)展的情況下，數(shù)字技術(shù)已變成事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案工作不可缺少的方法，這就需要在事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案工作目標(biāo)中，需確定數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)，采取數(shù)字化技術(shù)的檔案管理工作，完成對(duì)事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理的完全改革，把數(shù)字技術(shù)有效融進(jìn)到事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案工作目標(biāo)體系與管理體制當(dāng)中，如此一來，事業(yè)結(jié)構(gòu)檔案管理方可有較為確切的引導(dǎo)，事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理的各項(xiàng)任務(wù)也才可以變得更為準(zhǔn)確、便捷與方便，實(shí)現(xiàn)為事業(yè)機(jī)構(gòu)、群眾及社會(huì)的多角度服務(wù)要求。

2.提高事業(yè)機(jī)構(gòu)數(shù)字化管理的觀念

在現(xiàn)代化的事業(yè)單位發(fā)展中，不管是制造單位，政府機(jī)構(gòu)，或者事業(yè)機(jī)構(gòu)，其中數(shù)字化發(fā)展已變成了重要的趨勢(shì)，經(jīng)過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的運(yùn)用，達(dá)到生產(chǎn)與管理的自動(dòng)化管理。在事業(yè)機(jī)構(gòu)的檔案工作中，工作人員需檔案數(shù)字化建設(shè)的觀念，努力學(xué)習(xí)管理系統(tǒng)，并就當(dāng)前的管理情況，展開科學(xué)化的使用，制定出有效的改善策略，在創(chuàng)新過程中發(fā)揮出數(shù)字化發(fā)展的重要意義。

3.創(chuàng)建完善的管理機(jī)制體系

為了保證完成檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的優(yōu)化創(chuàng)建，必須創(chuàng)建健全的機(jī)制體系作為基礎(chǔ)，在具體執(zhí)行環(huán)節(jié)，需以檔案數(shù)字化管理平臺(tái)創(chuàng)建要求為立足點(diǎn)，為檔案數(shù)字化系統(tǒng)的創(chuàng)建確定方向，保證信息化平臺(tái)的正常落實(shí)。此外，需創(chuàng)建與之對(duì)應(yīng)的管理機(jī)制體系，以規(guī)范信息管理者的行為，保證確定落實(shí)相關(guān)的管理責(zé)任，全面挖掘出檔案管理的意義和價(jià)值。此外，還應(yīng)該根據(jù)事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理任務(wù)的具體內(nèi)容，選擇合理的軟件平臺(tái)，并保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性，在落實(shí)好檔案整理工作的前提下，對(duì)于檔案資料保存等內(nèi)容進(jìn)行備份，同時(shí)應(yīng)設(shè)置相關(guān)的防病毒系統(tǒng)，保證系統(tǒng)的長(zhǎng)遠(yuǎn)運(yùn)行。對(duì)于硬件設(shè)備，基于事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理工作非常復(fù)雜，需加強(qiáng)對(duì)硬件設(shè)施的投資力度，選用大含量的硬盤來進(jìn)行信息的準(zhǔn)確保存。

4.提升事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案工作人員整體素質(zhì)與技能

人員素養(yǎng)決定了事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案工作的發(fā)展前景與發(fā)展趨勢(shì)，需要根據(jù)事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理工作的具體情況，經(jīng)過事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理任務(wù)的實(shí)踐活動(dòng)來提升人員的整體素養(yǎng)和專業(yè)技能。而且應(yīng)鼓勵(lì)檔案工作人員展開深入的學(xué)習(xí)，由此適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的要求，緊握高新科技的脈搏，通過科學(xué)的理論與操作方式提升自己，并將其運(yùn)用到檔案管理的具體操作當(dāng)中。事業(yè)機(jī)構(gòu)應(yīng)定時(shí)對(duì)檔案工作人員展開標(biāo)準(zhǔn)而有計(jì)劃的訓(xùn)練，按照管理的要求對(duì)管理人員進(jìn)行定崗操作，使之在自我的崗位上挖掘出獨(dú)到的優(yōu)勢(shì)，為事業(yè)機(jī)構(gòu)提供一些貢獻(xiàn)。

四、結(jié)束語

通過上述的詳細(xì)分析，針對(duì)事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案數(shù)字化管理工作，需要關(guān)注檔案資料的真實(shí)性，數(shù)字化管理質(zhì)量的優(yōu)劣性，而且還需要重視檔案資料管理的費(fèi)用，依據(jù)檔案數(shù)字化管理中出現(xiàn)的問題，強(qiáng)化對(duì)檔案數(shù)字化的建設(shè)和發(fā)展。

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