探析新時(shí)代電力企業(yè)行政秘書的基本能力

朱明星

（寧夏送變電工程公司）

摘 要：我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展給電力企業(yè)提供了新的發(fā)展思路，電力企業(yè)在進(jìn)行發(fā)展時(shí)，不僅僅需要注意提供的電力服務(wù)的質(zhì)量，同時(shí)還需要注意對(duì)電力企業(yè)的內(nèi)部進(jìn)行管理，無(wú)論是哪一種企業(yè)管理工作都是一件極其復(fù)雜的工作，尤其是電力企業(yè)的情況還相對(duì)比較復(fù)雜，在電力企業(yè)中工作的行政秘書不僅僅需要掌握行政秘書應(yīng)當(dāng)具備基本能力，同時(shí)還要對(duì)電力企業(yè)運(yùn)行的基本情況有所了解，電力企業(yè)在選聘從事行政事務(wù)的秘書人員時(shí)，在原有選聘條件的基礎(chǔ)上根據(jù)電力企業(yè)的情況增加了很多新的要求，行政秘書需要處理的事務(wù)本來(lái)就比較龐雜，因此行政秘書必須要保證自己具備的能力能夠勝任自己負(fù)責(zé)的工作。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；行政秘書；基本能力；工作方法

隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展，電力企業(yè)與原來(lái)相比有了很大的變化，當(dāng)企業(yè)發(fā)生改變時(shí)，企業(yè)的員工必須也要有所改變，尤其是處理行政事務(wù)的秘書，秘書這種職位模糊性比較強(qiáng)，主要是由于秘書需要處理的工作內(nèi)容既豐富又復(fù)雜，一旦行政秘書的工作出現(xiàn)了問(wèn)題，其上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)受到直接影響，同時(shí)維持電力企業(yè)的和諧也需要借助行政秘書的力量，行政秘書如果想要適應(yīng)電力企業(yè)的工作環(huán)境，在電力企業(yè)的行政部門獲得發(fā)展的權(quán)利，就需要根據(jù)工作情況的變化，提升自己處理事務(wù)的能力，本文根據(jù)在電力企業(yè)中的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)行政秘書需要掌握的能力進(jìn)行分析。

1 行政事務(wù)人員在電力企業(yè)中的價(jià)值

1.1 行政秘書工作出現(xiàn)的問(wèn)題

由于企業(yè)行政秘書需要掌握大量的El常工作，常會(huì)導(dǎo)致行政秘書人員在處理事情的疏忽，在工作的過(guò)程中沒有及時(shí)把握住工作的重點(diǎn)，行政秘書與外部人員相處的不夠和諧，面臨解決實(shí)際問(wèn)題的困難，不能及時(shí)與上下級(jí)溝通，遇到問(wèn)題給出好的解決方案，思維邏輯不夠清晰，很難幫助領(lǐng)導(dǎo)完成日常的工作事項(xiàng)。由于辦公室行政秘書人員數(shù)量較少，工作量大，日常工作繁忙，導(dǎo)致行政秘書工作質(zhì)量下降，這對(duì)輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的完成造成了很大的影響。

1.2 提高丈秘的工作水平效率

企業(yè)辦公室行政秘書的主要職責(zé)就是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，需要辦公室行政秘書樹立良好的心態(tài)，服務(wù)他人，需要不斷的提高自身的素質(zhì)、工作意識(shí)、工作責(zé)任，對(duì)企業(yè)工作人員下發(fā)的任務(wù)積極完成，工作期間要做到待人熱情，做好行政秘書與其他部門關(guān)系，樹立自身形象。企業(yè)應(yīng)該對(duì)行政秘書進(jìn)行專門的培訓(xùn)，提高行政秘書的綜合素質(zhì)，為行政秘書創(chuàng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境，鼓勵(lì)行政秘書積極向上自主學(xué)習(xí)。電力企業(yè)應(yīng)注重對(duì)行政秘書的思想教育，加強(qiáng)行政秘書對(duì)企業(yè)的認(rèn)識(shí)、工作的了解、對(duì)工作充滿責(zé)任心，從而提高行政秘書的工作效率。

1.3 改進(jìn)行政秘書的工作方法

行政秘書工作的內(nèi)容量大工作內(nèi)容復(fù)雜，行政秘書需要對(duì)每一項(xiàng)工作都做好，同時(shí)也需要不斷改進(jìn)自己的工作方法，提高工作效率，做好本職工作，掌握好工作的主要性不斷學(xué)習(xí)工作的內(nèi)容規(guī)律，抓住工作的重點(diǎn)，注意工作細(xì)節(jié)的管理，調(diào)整好自身心態(tài)，在工作中充實(shí)自己。在電力企業(yè)行政秘書工作中，應(yīng)與領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員做好溝通，遇見問(wèn)題解決問(wèn)題，不要在錯(cuò)誤的意識(shí)下完成工作，提高工作效率工作質(zhì)量。

2 提升工作效率的方法

在對(duì)行政秘書的價(jià)值有所了解之后，可以通過(guò)以下方式來(lái)改變工作效率低下的問(wèn)題。

2.1 做好本職工作

電力企業(yè)處理行政事務(wù)的行政秘書每天需要處理的工作都有很多，其中大多數(shù)都與自己的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)系，當(dāng)工作內(nèi)容龐雜沒有頭緒時(shí)，行政秘書可以向?qū)儆谧约旱谋韭毜墓ぷ鲀?nèi)容做好，如安排領(lǐng)導(dǎo)的行程這項(xiàng)基本工作，電力企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)一般都比較繁忙，一旦行程安排合理，就會(huì)對(duì)很多直接關(guān)系著電力企業(yè)發(fā)展的重大事件產(chǎn)生影響，在幫電力企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)安排工作行程時(shí)，還需要保證行程的合理性，防止行程安排過(guò)緊或者過(guò)密的情況出現(xiàn)，保證領(lǐng)導(dǎo)的工作效率在合理的范圍之內(nèi)，在處理好這一項(xiàng)工作之后，可以進(jìn)行重要度稍低的工作。

為了保證工作的合理性，行政秘書可以按照工作的重要程度將工作內(nèi)容進(jìn)行分類，自己為自己的工作創(chuàng)建管理系統(tǒng)，行政秘書需要進(jìn)行的另一項(xiàng)重要工作是向領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)其他人的想法，同時(shí)將領(lǐng)導(dǎo)的想法傳遞下去。這就對(duì)行政秘書人員的口語(yǔ)表達(dá)能力與理解能力有所要求，行政秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，應(yīng)當(dāng)注意下級(jí)員工對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)以及自己工作的意見，聽取群眾的意見，才能更好地了解自己工作中存在的問(wèn)題，同時(shí)在傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的想法時(shí)，要注意傳達(dá)的準(zhǔn)確性，防止由于信息傳達(dá)錯(cuò)誤而使工作難以順利進(jìn)行。

以上內(nèi)容都是行政秘書人員的本職工作，只有先將這些屬于行政秘書本職內(nèi)的工作做好，秘書人員才有去處理其他雜事的空間。

2.2 基本守則

行政秘書人員需要對(duì)自己這種職業(yè)需要遵守的基本守則有所了解，一般企業(yè)對(duì)于行政秘書的要求更多也更高，秘書在受到約束的同時(shí)，也必須約束自己的行為，如保密原則就是秘書需要遵守的重要原則之一，一個(gè)口風(fēng)不嚴(yán)的秘書永遠(yuǎn)不會(huì)成為一個(gè)合格的秘書。

企業(yè)行政秘書應(yīng)該做到職業(yè)道德的基本守則，保守企業(yè)相關(guān)機(jī)密，行政秘書會(huì)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)參加重要會(huì)議，能夠掌握企業(yè)的核心機(jī)密必須具有嚴(yán)格的保密意識(shí)，要學(xué)到忠企業(yè)全身心投入到企業(yè)中去，不為了自身利益出賣企業(yè)秘密。要準(zhǔn)確的執(zhí)行命令，還要關(guān)注完成效果，對(duì)一些做好調(diào)查及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋，確保企業(yè)的工作質(zhì)量，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)做出的工作提出建議，及時(shí)的提出企業(yè)的發(fā)展事項(xiàng)發(fā)展趨勢(shì)，更好的協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成工作。

2.3 利用信息技術(shù)來(lái)改變工作質(zhì)量

我國(guó)已進(jìn)入了信息時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)影響了我們的生活，融入到各個(gè)領(lǐng)域，行政秘書應(yīng)該做出及時(shí)掌握互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的運(yùn)用，在工作中提高工作效率，融入信息時(shí)代。企業(yè)行政秘書應(yīng)該積極學(xué)習(xí)借鑒一些經(jīng)典的企業(yè)案例，結(jié)合實(shí)際問(wèn)題做出新的創(chuàng)新，改變傳統(tǒng)的思想道路和傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)。

結(jié)束語(yǔ)

電力企業(yè)的主要功能是為電力用戶提供合理優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，電力企業(yè)的系統(tǒng)一般比較龐大，涉及到的工作人員數(shù)量也比較多，如果對(duì)于企業(yè)的人員以及其他事務(wù)的處理缺少科學(xué)性，就會(huì)使電力企業(yè)失去控制，難以運(yùn)行下去，行政秘書是電力企業(yè)的核心人員，但是一般行政秘書的工作范圍比較廣，如果想要提升自己處理行政事務(wù)的能力，就必須根據(jù)實(shí)際的電力企業(yè)的情況來(lái)對(duì)自己的工作內(nèi)容進(jìn)行改變，對(duì)于秘書人員來(lái)說(shuō)，工作經(jīng)驗(yàn)是提升工作能力的一方面，比起經(jīng)驗(yàn)，隨機(jī)應(yīng)變的能力也是秘書人員應(yīng)當(dāng)具備的基本能力，只有同時(shí)具備這兩方面能力，才能在日常處理事務(wù)的工作中游刃有余。

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