單位加強(qiáng)辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路構(gòu)架

陳梓源

凌源市凌北街道辦事處

單位加強(qiáng)辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路構(gòu)架

陳梓源

凌源市凌北街道辦事處

無(wú)論對(duì)于任何的事業(yè)單位還是企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理工作都是非常重要的，加強(qiáng)對(duì)部門(mén)檔案管理的關(guān)注和重視，必將會(huì)更好的提升檔案自身的作用，目前，我國(guó)已經(jīng)有相關(guān)研究學(xué)者加強(qiáng)了對(duì)檔案管理工作的研究和探討。但是從實(shí)際情況來(lái)看，我國(guó)一些檔案在實(shí)際的管理中存在著一些問(wèn)題，本文將會(huì)針對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行具體的分析和闡述。并論述如何加強(qiáng)辦公室檔案管理的一些創(chuàng)新性思路。

辦公室檔案;檔案管理存在問(wèn)題創(chuàng)新思路

引言

隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案管理工作在實(shí)際的工作崗位中顯得異常重要，我國(guó)檔案管理局已經(jīng)充分的認(rèn)識(shí)到了自身的重要性，并且不斷的貫徹和落實(shí)黨和有關(guān)部門(mén)的文件、政策。也感受到了傳統(tǒng)檔案管理中存在的一些問(wèn)題。社會(huì)在進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)在發(fā)展，很多傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)跟不上時(shí)代的步伐，只有不斷的完善現(xiàn)有的管理體系，才會(huì)更好的提升檔案管理工作的效率，讓我國(guó)一些事業(yè)單位檔案能夠擁有更好的管理體系。

1 辦公室檔案管理的職能定位

現(xiàn)如今我國(guó)一些事業(yè)單位辦公室檔案在對(duì)自己的定位中并不正確，首先對(duì)于檔案管理工作而言，其本身的工作性質(zhì)就是儲(chǔ)存和管理檔案，并且在民眾有需求的時(shí)候，還需要對(duì)檔案進(jìn)行查詢等，這些都是基層檔案管理的主要任務(wù)。但是從目前的情況來(lái)看，辦公室檔案管理都更加傾向于檔案的儲(chǔ)存和管理，并沒(méi)有采用創(chuàng)新式的檔案合理化運(yùn)用，從客觀的角度上來(lái)看，辦公室檔案管理并沒(méi)有明確自身的方向性，在某些程度上出現(xiàn)了偏離。

2 辦公室檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 檔案存儲(chǔ)制度不完善

辦公室檔案管理的主要工作就是對(duì)當(dāng)?shù)貐^(qū)域檔案的收錄和管理，當(dāng)需要有查詢?nèi)蝿?wù)的時(shí)候，辦公室人員可以第一時(shí)間找到需要的檔案，但是在實(shí)際工作中，卻存在著存儲(chǔ)制度不完善的情況，造成這一問(wèn)題的主要原因也是因?yàn)槠渌块T(mén)的不配合。例如財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)等，這些部門(mén)與檔案管理屬于同級(jí)部門(mén)，并沒(méi)有上下級(jí)之間的關(guān)系，而這些部門(mén)往往更愿意自己管理自己的檔案，并沒(méi)有將自身的檔案交由辦公室進(jìn)行管理，對(duì)于其他部門(mén)來(lái)說(shuō)，自己管理檔案可以方便自己查找，但是這樣一來(lái)就會(huì)造成檔辦公室案管理內(nèi)部檔案收錄不全面，失去了本身工作的性質(zhì)[1]。

2.2 人員設(shè)置不合理

辦公室的檔案管理可以分為兩大部分，其中一部分是檔案的收錄和管理，而另外一部分是進(jìn)行檔案查閱。對(duì)檔案查閱是檔案局的一個(gè)重要部分，也是檔案管理對(duì)外開(kāi)放的一個(gè)主要窗口。但是有關(guān)研究人員發(fā)現(xiàn)，很多檔案管理并沒(méi)有對(duì)檔案查閱工作給予更多的重視，在設(shè)置檔案查閱工作人員的時(shí)候，往往會(huì)選擇安排一些返聘人員，有一些返聘人員已經(jīng)年過(guò)五旬，雖然在接待來(lái)訪群眾的時(shí)候態(tài)度和藹，但是畢竟年齡較大，只能夠操作一些簡(jiǎn)單的方案查閱，對(duì)于信息化技術(shù)了解甚少，并不能夠熟練的操控電腦技術(shù)。辦公室在日常的工作中并不是每天都有檔案需要查閱，所以負(fù)責(zé)該崗位的人員經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)空崗的情況，這一職業(yè)似乎已經(jīng)成為了兼職，并沒(méi)有受到人們的高度重視。

2.3 檔案管理施展空間有限

辦公室檔案管理現(xiàn)已有了初步的規(guī)模，但是現(xiàn)如今各個(gè)企業(yè)和事業(yè)單位都在不斷的發(fā)展和壯大，辦公室檔案管理已經(jīng)準(zhǔn)備進(jìn)行一次全新的檔案管理改革，將現(xiàn)有的檔案管理模式進(jìn)行全新的規(guī)劃，這樣做的目的是為了更加方便人們查閱檔案和調(diào)取檔案。但是在實(shí)際的規(guī)劃過(guò)程中會(huì)遇到很多問(wèn)題，首先就是人手不足的問(wèn)題。因?yàn)闄n案常年積累，其數(shù)量巨大，在整理的時(shí)候必將會(huì)花費(fèi)大量的時(shí)間、人力、物力、資金等，而現(xiàn)如今辦公室檔案管理人員明顯不夠，如果外聘人員，這就會(huì)有額外的經(jīng)費(fèi)開(kāi)銷(xiāo)。所以很多事業(yè)單位辦公室雖然想要改善現(xiàn)如今的檔案管理狀況，卻總是因?yàn)楦母餀n案局的現(xiàn)有格局耗時(shí)太大，人們總是盡量維持現(xiàn)狀[2]。

3 辦公室檔案管理工作中問(wèn)題的改進(jìn)措施

3.1 完善檔案存儲(chǔ)制度

完善檔案存儲(chǔ)制度是非常重要的，對(duì)于一些事業(yè)單位辦公室檔案管理來(lái)說(shuō)，在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候存在著一些小問(wèn)題，有些基層檔案管理局并沒(méi)有與其他的部門(mén)建立合作聯(lián)系，這些部門(mén)的有些檔案具有一定的保密性，是無(wú)法備份的，而辦公室要想收錄這些檔案就應(yīng)該采用更加完善的管理制度。為了雙方都能夠?qū)崿F(xiàn)快捷的存儲(chǔ)和查詢方式，可以建立專(zhuān)門(mén)的檔案管理通道，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)傳輸，這對(duì)于提高檔案管理水平具有十分重要的意義和價(jià)值。

3.2 加強(qiáng)工作人員自身素質(zhì)的培養(yǎng)

事業(yè)單位辦公室檔案管理中工作人員的自身素質(zhì)是非常重要的，工作人員首先應(yīng)該具備一定的電腦操作技能，畢竟在現(xiàn)代化的二十一世紀(jì)中，各行各業(yè)都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)，熟練的操作電腦可以實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)傳輸，為檔案管理的創(chuàng)新式發(fā)展具有十分重要的意義。另外工作人員還應(yīng)該具有一定的敬業(yè)精神，尤其是在訪客來(lái)查詢檔案的時(shí)候，工作人員應(yīng)該和藹可品，認(rèn)真的做好自己的本職工作。

3.3 加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)的交流和合作，提高檔案管理的技術(shù)和工作效率

要想更好的提升事業(yè)單位辦公室檔案管理的工作效率，人們首先就應(yīng)該加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的交流和溝通，以往辦公室在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候不能夠收錄其他部門(mén)的檔案并不是其他部門(mén)不愿意合作，而是因?yàn)檗k公室檔案管理人員缺乏與其他部門(mén)的溝通和交流，所以加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的溝通，是順利合作的一個(gè)良好開(kāi)端[3]。只有從根本上加強(qiáng)辦公室檔案管理的創(chuàng)新思路構(gòu)建，運(yùn)用科學(xué)有效的制度來(lái)完善現(xiàn)有的檔案管理體系，才會(huì)更好的提升事業(yè)單位辦公室檔案管理效率。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，本文主要論述了目前我國(guó)事業(yè)單位辦公室檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題及對(duì)策，通過(guò)分析可以發(fā)現(xiàn)，辦公室檔案管理工作在現(xiàn)代化的發(fā)展中存在著一些問(wèn)題，只有站在宏觀的角度去考慮和分析問(wèn)題，并且及時(shí)的解決問(wèn)題，才會(huì)更好的促進(jìn)辦公室檔案管理工作的開(kāi)展，做好檔案管理工作，讓檔案管理充分的發(fā)揮出自身的價(jià)值和重要性。

[1]肖邱慧，張?chǎng)?基層檔案館民生檔案工作：現(xiàn)狀、問(wèn)題及對(duì)策研究[J].檔案學(xué)通訊，2014（02）：14-21.

[2]王國(guó)英.試論如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)學(xué)化[J].企業(yè)技術(shù)開(kāi)發(fā)，2010（23）:10-11.

[3]范興化，李家樂(lè)，李明宇.新時(shí)期機(jī)關(guān)檔案管理存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施[J].黑龍江檔案，2014（05）：17-27.