淺談怎樣做好事業(yè)單位檔案管理工作

摘 要：檔案管理工作是事業(yè)單位現(xiàn)代化管理中的重要組成部分，并對(duì)事業(yè)單位工作效率產(chǎn)生重要影響。但在實(shí)際上，受多種因素影響，事業(yè)單位在開(kāi)展單位檔案管理時(shí)存在管理不到位、管理方式落后等問(wèn)題，影響了事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展。面對(duì)社會(huì)新形勢(shì)的發(fā)展、新時(shí)期檔案工作的需要，怎樣將檔案管理工作做好，促進(jìn)檔案事業(yè)與經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，并以此來(lái)指導(dǎo)檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，是對(duì)檔案的實(shí)體和檔案信息進(jìn)行收集、整理、保管等提供利用服務(wù)活動(dòng)的總稱(chēng)。如今社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，作為一種知識(shí)管理，檔案管理在社會(huì)發(fā)展中表現(xiàn)出來(lái)的重要性越來(lái)越明顯。各級(jí)管理部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)管理工作的重要性。加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持；同時(shí)，檔案管理工作是事業(yè)單位現(xiàn)代化管理中的重要組成部分，并對(duì)事業(yè)單位工作效率產(chǎn)生重要影響。但在實(shí)際上，受多種因素影響，事業(yè)單位在開(kāi)展單位檔案管理時(shí)存在管理不到位、管理方式落后等問(wèn)題，影響了事業(yè)單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展。面對(duì)社會(huì)新形勢(shì)的發(fā)展、新時(shí)期檔案工作的需要，怎樣將檔案管理工作做好，促進(jìn)檔案事業(yè)與經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，并以此來(lái)指導(dǎo)檔案管理工作。本文將以此為背景，對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行分析。

1 事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 信息化水平較低

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用在各項(xiàng)工作中，并有效提高了社會(huì)生產(chǎn)能力。但從事業(yè)單位檔案管理工作來(lái)看，信息化水平較低時(shí)事業(yè)單位檔案管理中普遍存在的一種問(wèn)題，其突出表現(xiàn)為以下幾方面：

1.信息化技術(shù)的應(yīng)用水平有限。在檔案管理中，一大批新的技術(shù)被應(yīng)用，包括edoc文檔管理系統(tǒng)、teamdoc文檔管理軟件等，這些系統(tǒng)具有強(qiáng)大的文檔管理能力，但事業(yè)單位在系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中，只是開(kāi)發(fā)應(yīng)用了這些系統(tǒng)的基礎(chǔ)部分，包括檔案儲(chǔ)存信息登記、檔案查找等，系統(tǒng)中很多新的功能沒(méi)有得到應(yīng)用，在一定程度上影響了事業(yè)單位檔案管理的整體水平。

2.檔案管理人員的信息水平不高。事業(yè)單位的檔案管理人員均接受過(guò)系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，但是對(duì)于檔案管理系統(tǒng)，很多檔案管理人員不能熟練的對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作；系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中存在的問(wèn)題也得不到及時(shí)解決，最終影響了事業(yè)單位檔案管理的信息化水平。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，日常事務(wù)往往只是將材料放人檔案盒，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。其次一些歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。

3.檔案管理體系不完善。當(dāng)前很多事業(yè)單位不具備完整的檔案管理體系，所制定的檔案管理體系存在盲目照搬的現(xiàn)象，導(dǎo)致所制定的檔案管理體系不能滿(mǎn)足事業(yè)單位檔案管理要求，產(chǎn)生不良影響。在這種情況下檔案管理人員不能按照規(guī)定展開(kāi)工作，對(duì)整個(gè)檔案管理工作產(chǎn)生不良影響。例如，由于檔案管理體系不完善，當(dāng)前管理人員在工作中不能按照相關(guān)規(guī)定將收集到的資料進(jìn)行歸檔、保存，在檔案整理過(guò)程中，檔案沒(méi)有按照要求擺放，導(dǎo)致檔案日常管理工作異常混亂。

4.檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。對(duì)檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，個(gè)別單位沒(méi)有專(zhuān)用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無(wú)法購(gòu)置齊備。

2 事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策

2.1 制定科學(xué)的事業(yè)單位檔案管理體系

對(duì)事業(yè)單位而言，制定科學(xué)的事業(yè)單位檔案管理體系是保證檔案管理工作順利開(kāi)展的保證，因此在檔案管理過(guò)程中需要優(yōu)先制定科學(xué)的管理制度，保證各項(xiàng)檔案管理工作順利進(jìn)行。根據(jù)上述分析，在制定事業(yè)單位檔案管理制度時(shí)需要注意以下問(wèn)題：

1.應(yīng)該充分分析本事業(yè)單位在檔案管理中存在的問(wèn)題，了解本單位檔案管理的實(shí)際情況，并以此為基礎(chǔ)制定管理體系，確保管理制度的科學(xué)性。

2.在制定管理體系過(guò)程中，為了保證管理體系具有良好的實(shí)用性，需要充分聽(tīng)取檔案管理人員的建議，通過(guò)分析檔案管理人員的建議，并結(jié)合本單位管理工作的相關(guān)要求制定管理體系。

3.要確保檔案管理制度能有效的約束各個(gè)員工的工作，并且能對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部的行為產(chǎn)生影響，必要時(shí)要鼓勵(lì)領(lǐng)導(dǎo)干部發(fā)揮模范帶頭作用，率先遵守管理規(guī)定，進(jìn)而帶動(dòng)其他人員遵守規(guī)定。

2.2 加強(qiáng)檔案管理教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事檔案工作管理工作。作為檔案工作人員，要注重自身專(zhuān)業(yè)水平的提高，在工作中，要采取自學(xué)與培訓(xùn)兩種形式，一方面，鼓勵(lì)全體檔案管理人員在閑暇之余能學(xué)習(xí)與檔案管理系統(tǒng)有關(guān)的知識(shí)，了解本單位檔案管理系統(tǒng)的功能、操作方法，進(jìn)而對(duì)整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行做到心中有數(shù)。另一方面，采取輪崗制度、外出外培訓(xùn)制度，為員工創(chuàng)造良好的外出學(xué)習(xí)環(huán)境，以進(jìn)一步提高員工的整體素質(zhì)。

開(kāi)展檔案管理人員的培訓(xùn)工作，這在提高其工作能力中發(fā)揮著重要作用，也可以為事業(yè)單位未來(lái)檔案管理工作產(chǎn)生重要影響。因此在工作中，需要積極開(kāi)展人員再學(xué)習(xí)活動(dòng)，全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

2.3 優(yōu)化管理手段——采用信息化管理

檔案記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少手工操作，提高工作效率。

信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，它對(duì)檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國(guó)外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國(guó)內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來(lái)越多。實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢(shì)在必行。在信息技術(shù)高速發(fā)展的大環(huán)境下，檔桿管理工作也需要積極引進(jìn)新的技術(shù)與方法，不斷提高檔案管理能力。例如，可以根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化管理，使檔案目錄編制從人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)操作，大幅提高了檢索效率。首先需要建立基于本單位的數(shù)據(jù)庫(kù)，并將紙質(zhì)文檔中的內(nèi)容儲(chǔ)存到數(shù)據(jù)庫(kù)中，并按照既定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)；在文檔檢索過(guò)程中，相關(guān)人員只需要在計(jì)算機(jī)中輸入關(guān)鍵詞，就能獲取自己想要的信息，提高了檔案的整體搜索能力。

總之，事業(yè)單位在優(yōu)化檔案管理行為過(guò)程中，需要立足于單位實(shí)際情況，在充分了解單位在檔案管理中存在的問(wèn)題后，提出針對(duì)性的解決措施，為全面提高事業(yè)單位管理水平奠定基礎(chǔ)。

作者簡(jiǎn)介

彭欣雪（1988-），女，漢族，陜西西安，本科，陜西省地質(zhì)調(diào)查中心，辦公室科員，研究方向：檔案管理。