吳玉嬌

摘 要：檔案管理在房地產(chǎn)行業(yè)中發(fā)揮著重要的作用，現(xiàn)今階段，房地產(chǎn)檔案管理還存在著一定的風(fēng)險(xiǎn)因素，影響了房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展，需及時(shí)采取檔案管理風(fēng)險(xiǎn)措施，對(duì)產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)加以解決，提升檔案管理水平，確保房地產(chǎn)檔案管理工作的有序進(jìn)行。鑒于此，本文主要探討了房地產(chǎn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的各個(gè)因素，并其針對(duì)于所出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題提出了相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)；檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)

在房地產(chǎn)檔案管理工作中，風(fēng)險(xiǎn)是不可避免的，如果沒有及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，將會(huì)制約著房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展。因此需要對(duì)房地產(chǎn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面的分析，了解檔案管理可能出現(xiàn)的各個(gè)風(fēng)險(xiǎn)因素。了解到這些風(fēng)險(xiǎn)因素，并且制定出科學(xué)合理的檔案管理風(fēng)險(xiǎn)措施，有效的避免風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，解決風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的一系列問(wèn)題，提高檔案管理的效率，提升檔案管理水平，確保檔案管理工作能夠穩(wěn)定的進(jìn)展。

1 房地產(chǎn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)問(wèn)題

1.1 信息化風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題

互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，完善了檔案管理模式，提高了檔案管理的有效性，但通過(guò)信息化的方式，進(jìn)行檔案管理會(huì)帶來(lái)一定的風(fēng)險(xiǎn)，比如計(jì)算機(jī)病毒、黑客侵犯、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確以及管理等方面，這些因素的危害性較大，病毒黑客會(huì)導(dǎo)致檔案信息泄漏，使得檔案信息被他人切取，給企業(yè)造成了很大的損失，因此這些因素使得房地產(chǎn)檔案管理工作存在一定的信息化風(fēng)險(xiǎn)。

1.2 投資風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題

投資風(fēng)險(xiǎn)也是影響房地產(chǎn)檔案管理工作的一項(xiàng)重要的因素，房地產(chǎn)企業(yè)一般考慮到運(yùn)行過(guò)程中可能發(fā)生的因素，就會(huì)采取異地檔案?jìng)浞荩窃谶@種情況下，如果進(jìn)行異地檔案?jìng)浞荩蜁?huì)投入很多的成本，包括人員方面以及設(shè)備方面等，投資風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)慢慢凸顯出來(lái)。在投資的過(guò)程中，如果得到的回報(bào)與投資無(wú)法實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)平衡，就會(huì)很容易產(chǎn)生投資風(fēng)險(xiǎn)。比如在實(shí)行網(wǎng)絡(luò)檔案建設(shè)的過(guò)程中，會(huì)引入大量的計(jì)算機(jī)、掃描儀等等設(shè)備，加大了資金的投入，在進(jìn)行投資時(shí)，管理不到位，投資風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)不可避免。

1.3 知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題

現(xiàn)今階段，房地產(chǎn)檔案管理在信息化建設(shè)下就是為了能夠達(dá)到資源共享。但是涉及到資源共享，在某種程度上很有可能會(huì)誘發(fā)到知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題上，資源分享的過(guò)程中，無(wú)法對(duì)資源信息進(jìn)行有效的保護(hù)，會(huì)使得資源信息出現(xiàn)篡改以及丟失的情況，房地產(chǎn)檔案管理互聯(lián)網(wǎng)制度還并不完善，與檔案有關(guān)數(shù)據(jù)信息在分享參考時(shí)，知識(shí)產(chǎn)權(quán)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題就會(huì)產(chǎn)生。

1.4 人員素質(zhì)有待提高

互聯(lián)網(wǎng)信息化的發(fā)展，對(duì)于檔案管理人員提出了更高的要求，但部分檔案管理人員缺乏檔案管理知識(shí)，信息觀察力也不足，無(wú)法及時(shí)將檔案進(jìn)行歸總，信息技術(shù)的應(yīng)用不廣泛，不具備信息技術(shù)操作能力，當(dāng)前在房地產(chǎn)企業(yè)中，既能夠掌握房地產(chǎn)業(yè)務(wù)又能夠運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的人員少之有少，很多檔案管理人員在實(shí)際的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)失誤，檔案管理不到位，給房地產(chǎn)企業(yè)帶來(lái)了不利的影響。

1.5 缺乏檔案管理重視

在房地產(chǎn)企業(yè)中很多對(duì)檔案管理并不重視，普遍認(rèn)為房地產(chǎn)檔案的管理工作即文件復(fù)制粘貼，進(jìn)行簡(jiǎn)單的統(tǒng)計(jì)，并不是房地產(chǎn)登記所重要的工作，也無(wú)法對(duì)登記產(chǎn)生一定的利潤(rùn)效益，只要確保檔案不會(huì)丟失以及信息不竊密等即可，這樣的思想意識(shí)嚴(yán)重的影響了檔案管理工作的進(jìn)展。因此部分房地產(chǎn)企業(yè)對(duì)檔案管理缺乏認(rèn)識(shí)，從而出現(xiàn)了各種風(fēng)險(xiǎn)，給檔案管理工作產(chǎn)生了不好的因素，影響了企業(yè)的發(fā)展。

1.6 檔案管理技術(shù)手段較為落后

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下，房地產(chǎn)檔案管理離不開互聯(lián)網(wǎng)信息系統(tǒng)，但部分房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理部門在信息系統(tǒng)開發(fā)方面還存著不足，無(wú)法實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化，由于技術(shù)方面認(rèn)識(shí)不足，還有一些資金方面的局限，導(dǎo)致互聯(lián)網(wǎng)自動(dòng)化技術(shù)比較滯后，無(wú)法對(duì)信息系統(tǒng)的各個(gè)功能進(jìn)行更新，還有計(jì)算機(jī)設(shè)備也沒有及時(shí)的更換，使得信息系統(tǒng)在房地產(chǎn)檔案管理方面得不到很好的發(fā)揮，還有部分房地產(chǎn)企業(yè)沒有專門的檔案管理部門，無(wú)法將檔案管理工作落實(shí)到位，依舊延續(xù)著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案激勵(lì)，沒有運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)手段，限制了檔案管理工作的進(jìn)展。

2 房地產(chǎn)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)策略

2.1 房產(chǎn)檔案抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力

房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理，最大限度的避免風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生，應(yīng)對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，為他們講解風(fēng)險(xiǎn)的危害性。在進(jìn)行異地備份的情況下加強(qiáng)管理，合理的運(yùn)用檔案數(shù)字化處理，新檔案在歸總時(shí)需進(jìn)行電子化的處理，如果需要進(jìn)行紙質(zhì)記錄檔案，與此同時(shí)也應(yīng)采取電子檔案，將電子檔案進(jìn)行備份，防止丟失以及泄漏，檔案采取一式三份的形式，這樣的情況下，一份檔案丟失還有其它的備份，一定程度上避免了風(fēng)險(xiǎn)源的產(chǎn)生。

2.2 完善信息與資料檢索體系

為了使房地產(chǎn)企業(yè)檔案資料的完整性，應(yīng)對(duì)其進(jìn)行全面的核對(duì)，對(duì)檔案的內(nèi)容要認(rèn)真的核對(duì)，確保檔案的內(nèi)容與現(xiàn)實(shí)所要記錄的內(nèi)容一致，如果發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容存在問(wèn)題，不符合實(shí)際的情況，應(yīng)及時(shí)的采取調(diào)整，按照一定的程序?qū)n案采取分類編目，創(chuàng)建案卷號(hào)、文號(hào)等多方面目錄，設(shè)置可靠的檢索資源，方便于用戶能夠迅速的查找。另外不斷的擴(kuò)大檢索范圍，完善檢索的條件，使得用戶能夠及時(shí)的查找到房地產(chǎn)信息，但在這個(gè)過(guò)程中需要對(duì)檔案采取防護(hù)措施，避免丟失。

2.3 健全檔案管理體系

房地產(chǎn)檔案信息至關(guān)重要，應(yīng)不斷的健全檔案管理體系，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，確保檔案的準(zhǔn)確性與有效性，房地長(zhǎng)檔案管理過(guò)程劃分為三方面，收集信息、整理信息以及信息歸檔，需要重視這三方面的流程，為檔案的信息共享與傳遞創(chuàng)在良好的條件，在這個(gè)過(guò)程中需要不斷的對(duì)檔案進(jìn)行更新，定期對(duì)檔案進(jìn)行核實(shí)與監(jiān)督，對(duì)從中所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，比如信息不一致、信息空缺以及信息丟失等問(wèn)題應(yīng)及時(shí)的解決，保證檔案信息的完整性，使得檔案管理工作更加規(guī)范化。

2.4 提高工作人員的素質(zhì)

房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)人員的管理，提高熱人員的檔案管理知識(shí)，提高信息觀察力，及時(shí)將檔案進(jìn)行歸總，對(duì)人員進(jìn)行技術(shù)方面的培訓(xùn)，使其能夠精通互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，提高人員的職責(zé)意識(shí)。強(qiáng)調(diào)應(yīng)要求人員學(xué)會(huì)使用計(jì)算機(jī)上技術(shù)對(duì)房地產(chǎn)登記信息統(tǒng)計(jì)，合理的對(duì)房地產(chǎn)資源進(jìn)行整合，從中能夠挖掘出重要的信息資源，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人員的培訓(xùn)力度，可以實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)的措施，通過(guò)人員的業(yè)績(jī)，為他們實(shí)施獎(jiǎng)勵(lì)，提高人員工作的積極性，增強(qiáng)他們的歸屬感，更好的對(duì)檔案進(jìn)行管理，從而能夠使檔案管理工作有序的進(jìn)行。

2.5 做好房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作

在房地產(chǎn)檔案管理中，應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)采取一定的評(píng)估，從而掌握風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的成因以及風(fēng)險(xiǎn)的危害性，從而能夠針對(duì)性的運(yùn)用應(yīng)對(duì)方法來(lái)解決這些風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)檔案存在的某一個(gè)特定的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，對(duì)其所產(chǎn)生的概率進(jìn)行研究，然后再?zèng)Q定運(yùn)用哪一種方法解決這一風(fēng)險(xiǎn)比較有效，久而久之，就能夠避免這種風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生。在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作的過(guò)程中，需要結(jié)合實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行，最好請(qǐng)這方面的專家來(lái)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)，有效的減小風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的危害。

3 結(jié)語(yǔ)

房地產(chǎn)檔案管理工作至關(guān)重要，房地產(chǎn)企業(yè)應(yīng)明確檔案管理的重要性，及時(shí)的對(duì)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，并且采取合理的措施，提高房產(chǎn)檔案抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力，完善信息與資料檢索體系，健全檔案管理體系，提高工作人員的素質(zhì)，做好房地產(chǎn)檔案的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作，有效的避免檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，使得檔案管理工作更加規(guī)范與科學(xué)，提升檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理有效性，促進(jìn)房地產(chǎn)企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

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