淺議檔案信息化建設(shè)中存在的問題

薛春梅?薛東娥

摘 要：目前，在檔案信息化建設(shè)中存在缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠；軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對(duì)薄弱，工作基礎(chǔ)較差；數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)等問題。因此必須加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)和檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；問題；重點(diǎn)

人事檔案具有現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性和機(jī)密性的特點(diǎn)。它是各級(jí)組織考察、了解和使用人員的重要依據(jù)，是黨政組織和企事業(yè)單位了解選拔人才的重要信息源。加快人事檔案工作信息化管理的進(jìn)程，使人事檔案更有效地發(fā)揮應(yīng)有的作用。人類進(jìn)入信息社會(huì)以后，檔案對(duì)人類認(rèn)識(shí)客觀世界和主觀世界，對(duì)傳承人類文明，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技創(chuàng)新，具有著越來越不可替代的作用。因此，加快檔案工作融入信息社會(huì)的步伐，把檔案信息化納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的總格局中，大力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，己是檔案部門和廣大檔案工作者義不容辭和刻不容緩的重要任務(wù)。

1 當(dāng)前檔案信息化建設(shè)中存在的問題

檔案信息化一般包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等方面。

在檔案信息化建設(shè)中存在的問題包括以下幾個(gè)方面：

1、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

目前，許多部門在建設(shè)檔案信息化過程中往往只重視發(fā)展先進(jìn)通信設(shè)備和購置高檔計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，結(jié)果是有路無車，投入巨額資金建成的檔案信息系統(tǒng)無法轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)和科學(xué)發(fā)展的催化劑。

具體表現(xiàn)在：計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性，軟件在通用性、實(shí)用性等方面存在嚴(yán)重的不足，計(jì)算機(jī)及其有關(guān)設(shè)備型號(hào)各異，設(shè)備檔次參差不齊，沒有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一；并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)；這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

2、檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)“老化”，思想認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠。

老的檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案的管理理論、原則、方法和技術(shù)已熟門 熟路，但不懂電子文件形成、信息的存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù)；而年輕的檔案管理人員僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個(gè)普遍存在的共同問題。目前各單位檔案部門的檔案管理人員僅僅是普通的微機(jī)操作員，他們既沒有經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)，也沒有通過系統(tǒng)培訓(xùn)，只是憑借著幾年的微機(jī)操作經(jīng)驗(yàn)來管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，出現(xiàn)問題有時(shí)只能坐等專業(yè)技術(shù)人員前來解決。這些問題的存在，已經(jīng)嚴(yán)重地制約了整個(gè)檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

還有些管理人員傳統(tǒng)思想嚴(yán)重，對(duì)檔案信息化缺乏必要的認(rèn)識(shí)，沒有把檔案信息化建設(shè)擺到應(yīng)有的高度，認(rèn)為檔案信息化離自己還比較遠(yuǎn)， 認(rèn)為檔案信息化是技術(shù)部門的事情，不需要業(yè)務(wù)人員參與其過程等等。

3、軟件系統(tǒng)及其應(yīng)用相對(duì)薄弱，工作基礎(chǔ)較差。

許多檔案館雖然購置了硬件設(shè)備，但其軟件應(yīng)用水平和利用效率不高，大多以單機(jī)和簡(jiǎn)單的網(wǎng)上操作為主，局限于實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單的查詢和利用，沒有真正發(fā)揮作用；另外，也沒有考慮買到的新的信息化軟件與原有軟件之間能否兼容以及是否影響到以后的升級(jí)。

4、數(shù)據(jù)保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)

目前，我國(guó)數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級(jí)，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)角度只能被動(dòng)地解決一個(gè)方面的問題，而不能長(zhǎng)遠(yuǎn)、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)本身的防范能力來講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進(jìn)數(shù)據(jù)庫保護(hù)方案不可能與時(shí)俱進(jìn)，技術(shù)的改進(jìn)不能完全防止計(jì)算機(jī)犯罪的發(fā)生，這也是風(fēng)險(xiǎn)所在。

2 檔案信息化建設(shè)的意義

檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化可以給管理人員、職能部門及公司帶來顯而易現(xiàn)的效果和收益。

對(duì)于管理人員的意義：

1、檔案管理不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力

檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

檔案管理如果實(shí)行信息化后，檔案管理更多的是體現(xiàn)在自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化。

具體表現(xiàn)為：

數(shù)據(jù)只需一次錄入可以多次利用：數(shù)據(jù)無論從文書管理錄入、還是從檔案管理錄入，只需錄入一次，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。

各種報(bào)表可以自動(dòng)打?。簲?shù)據(jù)錄入后，不論是文書管理還是檔案管理，可以方便的打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表；可以方便的打印出檔案的背脊、封面，案卷目錄、文件目錄、背考表等。

自動(dòng)統(tǒng)計(jì)檔案信息：檔案庫中的信息需要統(tǒng)計(jì)，并形成報(bào)表，這項(xiàng)工作由計(jì)算機(jī)處理，可以極大的提高管理人員的效率。

2、檢索查詢更為方便

傳統(tǒng)的檢索方式：檔案管理人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據(jù)上面的記錄到庫房中查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只需要通過網(wǎng)絡(luò)就可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)的查詢，無論在時(shí)間還是空間上都顯得更為方便簡(jiǎn)潔。

提供多種查詢手段：管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。

提供網(wǎng)上查詢手段：公司內(nèi)部的工作人員，可以根據(jù)檔案管理權(quán)限從網(wǎng)上自行查詢檔案信息，極大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。

3、檔案的查借閱工作更加可控。

傳統(tǒng)的檔案查借閱多為手工為主，費(fèi)時(shí)費(fèi)力、容易出錯(cuò)，檔案管理實(shí)現(xiàn)信自化后，檔案的查借閱采用計(jì)算機(jī)管理，操作方便，同時(shí)可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對(duì)過期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。

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