淺談加強企業(yè)會計檔案的規(guī)范

盧鵬

《會計法》第23 條規(guī)定：“各單位對會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料應(yīng)當(dāng)建立檔案，妥善保管，會計檔案的保管期限和銷毀辦法，由國務(wù)院財政部門會同有關(guān)部門制定。”在改革開放的今天，經(jīng)濟(jì)建設(shè)居于首要地位，而會計檔案直接為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的，無論是生產(chǎn)經(jīng)營、經(jīng)濟(jì)核算或其他職業(yè)活動，都離不開會計檔案，隨著會計檔案管理辦法和中華人民共和國會計法落實，各級部門、單位都掀起了徹底整頓會計檔案的高潮。從根本上改變了過去會計檔案雜亂無章、亂堆亂放、霉變、蟲蛀、鼠咬的局面。特別是近年來檔案管理升級工作的開展，大部分機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的會計檔案實行了統(tǒng)一管理，使會計檔案走向規(guī)范化。下面就如何加強會計檔案的規(guī)范化管理，談幾點粗淺的認(rèn)識。

1 充分認(rèn)識會計檔案的重要性，加強醫(yī)院會計檔案的規(guī)范化管理工作

會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，加強會計檔案管理對于一個單位乃至整個社會來說都是非常重要的。首先，加強會計檔案管理可以推動檔案管理工作的發(fā)展。會計檔案是一個單位檔案的重要組成部分，只有會計檔案管理工作做好了，整個檔案管理工作才有可能做好。其次，加強會計檔案管理可以促進(jìn)一個單位財務(wù)管理工作的提高。會計檔案管理工作是財務(wù)管理工作的最后一個環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接影響整個財務(wù)管理工作的質(zhì)量水平。第三，加強會計檔案管理可以促進(jìn)會計人員素質(zhì)的提高。檔案管理是一門學(xué)問，里面有很多新的東西需要會計人員去學(xué)習(xí)、去探索。而這個學(xué)習(xí)和探索的過程，自覺不自覺地就提高了會計人員的業(yè)務(wù)技能和自身素質(zhì)。

2 加強醫(yī)院會計檔案規(guī)范化管理的內(nèi)容

2.1 會計檔案的收集整理

會計檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。

2.2 會計檔案的歸檔

會計檔案的裝訂包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。

2.2.1 會計憑證的歸檔

會計憑證的歸檔應(yīng)按日期順序、會計記賬憑證及時裝訂，裝訂的順序以憑證排列先后次序為準(zhǔn)進(jìn)行歸檔。

2.2.2 會計賬簿的歸檔

賬簿是由帳頁組成的簿籍。它全面、理想、系統(tǒng)、綜合記錄著單位的資金運動的發(fā)生。它是將單位的會計憑證日期、編號、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額和其他有關(guān)資料逐項記入帳內(nèi)，做到數(shù)字準(zhǔn)確、摘要清楚、登記及時、字跡工整。各會計事項一方面要記入有關(guān)的總賬，另一方面要記入該總賬所屬的明細(xì)帳。賬簿記錄中的日期，應(yīng)該填寫記賬憑證上的日期。單位的會計賬簿與會計記賬憑證應(yīng)同時歸檔。

2.2.3 會計報表的歸檔

會計人員都必須全面熟練地操作單位的會計報表處理方法。單位的會計報表應(yīng)按月、季、年上報及時歸檔。

2.2.4 其他相關(guān)會計資料的歸檔

單位會計人員調(diào)動的交接手續(xù)、會計檔案向本單位或上級部門的檔案室移交歸檔的會計檔案的移交手續(xù)等，這都是單位會計資料歸檔中不可缺少的。

2.3 會計檔案的保管

會計檔案管理辦法規(guī)定，當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

2.3.1 移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

2.3.2 各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

2.3.3 會計檔案的期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3 年、5 年、10 年、15 年、25 年5 類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

2.4 會計檔案的銷毀

保管期滿的會計檔案，由本單位檔案機(jī)構(gòu)會同會計機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會計機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告單位負(fù)責(zé)人。

保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計保管清冊中列明。

正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。

3 加強領(lǐng)導(dǎo)

會計檔案管理工作也與其他工作一樣，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。一是明確專人管理。二是加大資金投入，搞好會計檔案管理必備的設(shè)施建設(shè)。三是應(yīng)把會計檔案管理工作納入單位年度目標(biāo)考核之中，與其他工作一樣明確獎懲。

4 加強檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

加強會計人員崗位培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員上崗前的培訓(xùn)，從會計檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工