宋建琦

摘要：隨著會(huì)計(jì)信息化的發(fā)展，越來越多的單位開始使用財(cái)務(wù)軟件。財(cái)務(wù)軟件的使用雖然提高了工作效率，減輕了會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，但是財(cái)務(wù)軟件的期初設(shè)置比較復(fù)雜，特別是會(huì)計(jì)科目的設(shè)置，一旦設(shè)置錯(cuò)誤或者漏設(shè)置，會(huì)給后期的日常賬務(wù)處理帶來很大的麻煩。用友ERP-U8.72是用友財(cái)務(wù)軟件中非常成熟的一款軟件，也是使用最為廣泛的一款軟件，以用友ERP-U8.72軟件為例探討會(huì)計(jì)科目的設(shè)置，非常具有代表性，可以起到觸類旁通的效果。

關(guān)鍵詞：用友軟件 會(huì)計(jì)科目 初始設(shè)置

中圖分類號(hào)：F232 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1002-5812（2017）11-0089-02

在初次使用用友軟件時(shí)要進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置，其中很重要的一項(xiàng)工作就是會(huì)計(jì)科目的設(shè)置。會(huì)計(jì)科目設(shè)置是否恰當(dāng)，直接影響到后期財(cái)務(wù)軟件的使用，一些功能在后期使用當(dāng)中是無法修改的，所以，會(huì)計(jì)人員在用友財(cái)務(wù)軟件初始設(shè)置過程中要格外重視并細(xì)心操作，確保會(huì)計(jì)科目設(shè)置合理。

一、建賬過程中會(huì)計(jì)科目的設(shè)置

用友財(cái)務(wù)軟件賬套建立過程中，共有兩處涉及到會(huì)計(jì)科目的設(shè)置：

一處是在選擇完企業(yè)類型和行業(yè)性質(zhì)后，最下面有一個(gè)復(fù)選框——“按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目”。如果選中該選項(xiàng)，系統(tǒng)將會(huì)根據(jù)選擇的行業(yè)性質(zhì)自動(dòng)增加常用的一級(jí)科目和部分二級(jí)科目。選擇的行業(yè)性質(zhì)不一樣，科目編碼方案也不一樣，并且科目編碼級(jí)次的第一級(jí)不能修改。例如選擇“新會(huì)計(jì)制度科目”，會(huì)計(jì)科目的編碼就是4-2-2，且顯示為灰色，表示一級(jí)科目編碼為四位，二級(jí)科目和三級(jí)科目為兩位，并且前三級(jí)科目編碼不能修改；如果選擇的是“工業(yè)企業(yè)”，會(huì)計(jì)科目的編碼就是3-2，同樣顯示為灰色，表示一級(jí)科目編碼為三位，二級(jí)科目編碼為兩位，并且前兩級(jí)科目編碼不能修改（如圖1所示）。如果不選中該選項(xiàng)，編碼方案中科目編碼級(jí)次中的數(shù)字可以任意修改，但是系統(tǒng)中沒有任何會(huì)計(jì)科目，軟件操作中的會(huì)計(jì)科目需要手工一個(gè)一個(gè)增加，同樣在增加會(huì)計(jì)科目之前也要設(shè)置好科目編碼級(jí)次。在設(shè)置科目編碼級(jí)次時(shí)一定要根據(jù)用戶的實(shí)際情況，預(yù)留一部分編碼級(jí)次。例如銀行存款科目，企業(yè)通常都會(huì)有二級(jí)編碼，也就是銀行存款下面會(huì)分為農(nóng)業(yè)銀行、建設(shè)銀行、工商銀行等，但是在設(shè)置會(huì)計(jì)科目編碼時(shí)要設(shè)置成三級(jí)，便于以后各銀行下面再分為人民幣賬戶、外幣賬戶或者定期賬戶、活期賬戶等。

另一處雖然沒有直接提到會(huì)計(jì)科目，但是和會(huì)計(jì)科目密切相關(guān)。在建立賬套時(shí)，基礎(chǔ)檔案選項(xiàng)中，其中一個(gè)選項(xiàng)是“有無外幣核算”，如果選擇了該選項(xiàng)，后期會(huì)計(jì)科目中“銀行存款”科目可以增加外幣種類；如果沒有選擇該選項(xiàng)，后期會(huì)計(jì)科目中“銀行存款”科目下面的“外幣核算”就是灰色的，表示沒有外幣核算功能（如下頁(yè)圖2所示）。用戶如果確實(shí)需要外幣核算，必須由賬套主管登陸系統(tǒng)管理，然后在修改賬套信息中修改該選項(xiàng)，無形中增加了工作量。

二、基礎(chǔ)設(shè)置過程中會(huì)計(jì)科目的設(shè)置

（一）會(huì)計(jì)科目中“科目性質(zhì)（余額方向）”的設(shè)置。資產(chǎn)類科目絕大多數(shù)余額在借方（左方），負(fù)債類科目余額方向都在貸方（右方），權(quán)益類科目余額絕大多數(shù)在貸方，成本類、費(fèi)用類科目余額在借方，收入類科目余額在貸方。但是在增加會(huì)計(jì)科目時(shí)，一定要認(rèn)真設(shè)置每一個(gè)會(huì)計(jì)科目的余額方向，例如“累計(jì)折舊”科目，該科目屬于資產(chǎn)類科目，但是它是固定資產(chǎn)的備抵科目，它的余額方向應(yīng)該在貸方（如下頁(yè)圖3所示），固定資產(chǎn)的凈值應(yīng)該等于固定資產(chǎn)原值減去累計(jì)折舊。再如損益類科目，損益類科目中收入類是貸方登記增加，借方登記減少，期末由借方轉(zhuǎn)入本年利潤(rùn)的貸方；損益類科目中費(fèi)用類是借方登記增加，貸方登記減少，期末由貸方轉(zhuǎn)入本年利潤(rùn)的借方。如果會(huì)計(jì)科目的余額方向設(shè)置錯(cuò)誤，是不會(huì)影響會(huì)計(jì)科目的增加和保存的。如果在期初余額錄入時(shí)該科目也沒有期初余額，那么試算平衡也是沒有問題的；如果該科目有期初余額，試算平衡會(huì)顯示不平衡。特別是在期末結(jié)轉(zhuǎn)時(shí)，如果科目余額方向設(shè)置錯(cuò)誤，會(huì)出現(xiàn)憑證中數(shù)字在同一個(gè)方向，正確的數(shù)字是黑色，錯(cuò)誤的數(shù)字是紅色，并且報(bào)表中的公式取數(shù)也會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，導(dǎo)致整個(gè)報(bào)表錯(cuò)誤。如果出現(xiàn)此類問題，需要把涉及該科目的憑證全部刪除，涉及到期初余額的把期初余額清零，然后修改該科目的余額方向，修改后重新錄入期初余額和憑證。

（二）會(huì)計(jì)科目中“輔助核算”的設(shè)置。輔助核算中主要有部門核算、個(gè)人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來和項(xiàng)目核算。在這些項(xiàng)目中，客戶往來和供應(yīng)商往來常常被用戶選錯(cuò)。在設(shè)置會(huì)計(jì)科目時(shí)，“應(yīng)收賬款”科目對(duì)應(yīng)的輔助核算是客戶往來（如圖4所示），“應(yīng)付賬款”科目對(duì)應(yīng)的輔助核算是供應(yīng)商往來。如果在設(shè)置會(huì)計(jì)科目時(shí)輔助核算項(xiàng)目選擇錯(cuò)誤，系統(tǒng)是沒有任何提示的，也不會(huì)影響期初余額的錄入和試算平衡。只有在填制憑證時(shí)，如果涉及到“應(yīng)收賬款”或“應(yīng)付賬款”科目，系統(tǒng)提示需要選擇相應(yīng)的客戶和供應(yīng)商，這時(shí)才會(huì)發(fā)現(xiàn)客戶的選項(xiàng)中全部是供應(yīng)商信息，供應(yīng)商選項(xiàng)中全部是客戶信息。這時(shí)只能返回會(huì)計(jì)科目中修改輔助核算項(xiàng)目。但是在修改之前需要落實(shí)期初余額錄入時(shí)是否涉及到這些需要修改的科目，如果該科目期初余額沒有數(shù)據(jù)，可以直接到會(huì)計(jì)科目中進(jìn)行修改；如果該科目有期初余額，需要先刪除期初余額及其明細(xì)，才能修改會(huì)計(jì)科目輔助選項(xiàng)。修改完輔助選項(xiàng)之后，需要重新錄入期初余額及其明細(xì)，然后試算平衡，平衡后才可以進(jìn)行制單工作。

（三）會(huì)計(jì)科目中“日記賬、銀行賬”的設(shè)置。會(huì)計(jì)信息化和手工會(huì)計(jì)一樣，都有現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。在進(jìn)行“庫(kù)存現(xiàn)金”設(shè)置時(shí)要將“庫(kù)存現(xiàn)金”設(shè)置為“日記賬”；在進(jìn)行“銀行存款”設(shè)置時(shí)要將“銀行存款”設(shè)置為“日記賬”和“銀行賬”（如圖5所示）。只有進(jìn)行了該項(xiàng)設(shè)置，在后期填制憑證時(shí)，才會(huì)出現(xiàn)“結(jié)算方式、票號(hào)”等輔助信息的對(duì)話框。如果在填制憑證時(shí)發(fā)現(xiàn)沒有進(jìn)行該選項(xiàng)的設(shè)置，必須取消“指定科目”后才能在會(huì)計(jì)科目中修改該選項(xiàng)，修改后需要重新進(jìn)行“指定科目”的設(shè)置。

（四）會(huì)計(jì)科目中“指定科目”的設(shè)置?！爸付颇俊笔菚?huì)計(jì)科目設(shè)置中最容易被忽略的一項(xiàng)設(shè)置，因?yàn)椤爸付颇俊笔请[藏在菜單欄的“編輯”中的，用戶在設(shè)置會(huì)計(jì)科目時(shí)很少能看到該選項(xiàng)，所以很多用戶根本不去設(shè)置該選項(xiàng)，甚至有的用戶就不知道有這個(gè)選項(xiàng)?！爸付颇俊卑ìF(xiàn)金科目、銀行科目和現(xiàn)金流量科目。指定科目時(shí)首先選擇需要指定為哪類科目，然后從待選科目中選擇需要指定的會(huì)計(jì)科目到已選科目中，用同樣的方法將所有需要指定的會(huì)計(jì)科目全部指定后，最后點(diǎn)擊確定按鈕就可以了。通常情況下，“庫(kù)存現(xiàn)金”指定為現(xiàn)金科目，“銀行存款”指定為銀行科目，“庫(kù)存現(xiàn)金”和“銀行存款”的二級(jí)科目指定為現(xiàn)金流量科目。

（五）會(huì)計(jì)科目中“科目類型”的設(shè)置。會(huì)計(jì)科目一般分為六類，但是其中的“共同類科目”工業(yè)企業(yè)一般不會(huì)使用到，剩余的五類分別是資產(chǎn)類、負(fù)債類、權(quán)益類、成本類和損益類科目。如果在建賬時(shí)選擇了“按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目”，那么再增加部分一級(jí)科目或二級(jí)科目時(shí)一般不會(huì)選錯(cuò)科目類型。如果在建賬時(shí)沒有預(yù)置科目，用戶在增加會(huì)計(jì)科目時(shí)往往容易把所有科目都增加在資產(chǎn)類科目下。因?yàn)閯傞_始增加的科目都是資產(chǎn)類科目，用戶也就默認(rèn)了科目類別，到后期的其他科目，用戶往往忘記更改科目類別。這類錯(cuò)誤即使在期初余額錄入后進(jìn)行試算平衡，仍然顯示試算平衡。但是用戶要注意，試算平衡應(yīng)該顯示數(shù)字，這種錯(cuò)誤使得各項(xiàng)均顯示平衡而不顯示數(shù)字。這時(shí)應(yīng)該將期初余額數(shù)據(jù)清空，然后到會(huì)計(jì)科目設(shè)置中逐項(xiàng)修改科目類型。否則，到了后期查詢報(bào)表中再發(fā)現(xiàn)此類問題，返工的工作量就太大了。

財(cái)務(wù)軟件確實(shí)給工作帶來很多便捷，但是用戶在使用財(cái)務(wù)軟件時(shí)一定要按規(guī)程進(jìn)行操作。一些看似非常簡(jiǎn)單的操作，也要認(rèn)真對(duì)待。會(huì)計(jì)科目是每個(gè)會(huì)計(jì)人員必須熟悉的內(nèi)容，會(huì)計(jì)科目的設(shè)置也關(guān)系到后期整個(gè)財(cái)務(wù)軟件的使用，所以會(huì)計(jì)人員在建立賬套前，一定要先針對(duì)企業(yè)的實(shí)際情況，認(rèn)真研究分析會(huì)計(jì)科目中涉及的每一項(xiàng)內(nèi)容，然后再進(jìn)行建賬和會(huì)計(jì)科目的設(shè)置，只有基礎(chǔ)做好了，后期的各項(xiàng)工作才能順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]張衛(wèi)麗.用友軟件會(huì)計(jì)科目設(shè)置探討[J].財(cái)會(huì)月刊，2014，（01）.

[2]劉瑩.用友ERP財(cái)務(wù)管理軟件使用探析[J].商業(yè)會(huì)計(jì)，2016，（10）

[3]張桂麗.用友ERP-U8.72財(cái)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用常見問題解析[J].河南財(cái)政稅務(wù)高等專科學(xué)校學(xué)報(bào)，2015，（01）.