新時(shí)期文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新探討

劉長(zhǎng)安

摘 要：文書(shū)檔案管理屬于單位管理工作中的重要內(nèi)容。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，對(duì)文書(shū)檔案管理工作提出了許多新要求。然而目前很多單位文書(shū)檔案管理依然存在檢索效率低、信息化程度低、工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高等問(wèn)題。這極大阻礙了文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。因此，本文著重探討如何創(chuàng)新文書(shū)檔案管理工作的策略，以期進(jìn)一步提高文書(shū)檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案；管理；創(chuàng)新；策略

文書(shū)檔案是各單位對(duì)自己的發(fā)展歷程、科研成果、重要活動(dòng)的文字記錄。它是單位生產(chǎn)發(fā)展的重要見(jiàn)證，也是單位預(yù)測(cè)未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)的參考依據(jù)[1]。伴隨著單位檔案制度的不斷革新與完善，原有的文書(shū)檔案管理模式早已無(wú)法滿足單位發(fā)展的需要。因此，加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、高效化，已成為各單位檔案管理的一項(xiàng)重要任務(wù)。

1 加強(qiáng)制度創(chuàng)新，保障執(zhí)行力度

很多單位文書(shū)檔案管理水平低下的一個(gè)重要原因就是缺少一個(gè)合理完善的管理制度。正是如此，很多單位領(lǐng)導(dǎo)才不重視文書(shū)檔案管理，對(duì)此缺乏正確認(rèn)識(shí)，從而制約了文書(shū)檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。因此，要想實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的創(chuàng)新，首先必須從制度層面上加以創(chuàng)新。很多重要檔案都分散在各部門(mén)、各單位，管理缺乏規(guī)范性，從而降低了利用率。因此，制度創(chuàng)新已迫在眉睫。具體來(lái)講，各單位在遵守相關(guān)規(guī)定的前提下，圍繞單位實(shí)際，制定一套與單位自身制度相適應(yīng)的文書(shū)檔案管理制度。對(duì)文書(shū)檔案管理的要求、結(jié)構(gòu)、形式、內(nèi)容均應(yīng)做出統(tǒng)一規(guī)定，確定文書(shū)檔案工作的年度方針與目標(biāo)。同時(shí)，在領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制的基礎(chǔ)上構(gòu)建一套健全的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，將文書(shū)檔案管理中的各項(xiàng)職責(zé)細(xì)化，落實(shí)到人頭。然后，構(gòu)建一套相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，提高執(zhí)行力度，為文書(shū)檔案管理制度的正常運(yùn)行做好保障[4]。比如，實(shí)行制度定期評(píng)審制，對(duì)制度執(zhí)行過(guò)程中暴露出來(lái)的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行修訂與完善，從而使文書(shū)檔案管理制度更科學(xué)、合理。按照月考核、年終總結(jié)評(píng)比的方法，做到獎(jiǎng)優(yōu)懲劣，充分調(diào)動(dòng)全體專兼職檔案管理員的工作熱情。

2 加強(qiáng)文書(shū)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高工作人員專業(yè)素養(yǎng)

文書(shū)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)直接決定了文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量的高低。可見(jiàn)，人才是影響單位文書(shū)檔案管理質(zhì)量的一個(gè)重要因素。因此，單位必須重視檔案人員專業(yè)素養(yǎng)的提升，樹(shù)立人力資源是第一資源的理念。首先，糾正“重使用、輕培育”與“見(jiàn)物不見(jiàn)人”的思想，要結(jié)合本單位檔案人員的個(gè)人成長(zhǎng)與工作特點(diǎn)，為他們營(yíng)造一個(gè)尊重個(gè)性、鼓勵(lì)創(chuàng)新的良好工作環(huán)境。其次，抓好對(duì)在職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，將教育培訓(xùn)制度化、定期化。采用多層次、多形式、多手段的培訓(xùn)方式，幫助檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)理念與先進(jìn)做法，并讓他們了解相關(guān)行業(yè)法律法規(guī)，接觸文書(shū)檔案管理工作的最新前沿[5]。對(duì)于兼職檔案員要求掌握文書(shū)檔案管理的基本規(guī)則與操作流程，可安排經(jīng)驗(yàn)豐富的老師傅面對(duì)面、手把手進(jìn)行指導(dǎo)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速普及，檔案信息化是檔案管理的重要趨勢(shì)，也是提高檔案管理與服務(wù)水平的有效手段。因此，還應(yīng)著重引導(dǎo)檔案人員積極學(xué)習(xí)信息技術(shù)，提高檔案信息化管理水平。要從多角度來(lái)提升檔案人員的專業(yè)素質(zhì)，并強(qiáng)化檔案服務(wù)意識(shí)，充分激發(fā)他們的工作積極性與主觀能動(dòng)性，使其成為復(fù)合型人才。最后，完善用人機(jī)制，適當(dāng)改善文書(shū)檔案人員的薪資待遇，完善職稱評(píng)定機(jī)制，以調(diào)動(dòng)工作人員的工作熱情。同時(shí)，要從文書(shū)檔案管理隊(duì)伍中及時(shí)清除那些缺乏責(zé)任心、專業(yè)素養(yǎng)低的人員，從而確保文書(shū)檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平。此外，在崗位變動(dòng)時(shí)要盡量減少檔案部門(mén)的變動(dòng)，穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，避免檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)降低。

3 加強(qiáng)管理模式的創(chuàng)新，提高檔案管理信息化程度

隨著信息技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用，極大促進(jìn)了文書(shū)檔案管理效率的提高。在實(shí)踐過(guò)程中，單位要不斷創(chuàng)新文書(shū)檔案管理模式，將其與信息技術(shù)相結(jié)合。檔案部門(mén)可利用單位內(nèi)部局域網(wǎng)建立文書(shū)檔案網(wǎng)站，及時(shí)上傳相關(guān)檔案信息，便于用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檢索所需資料。同時(shí)，可在網(wǎng)頁(yè)上設(shè)置電子文件自動(dòng)上傳功能，便于各部門(mén)及時(shí)上傳電子文檔。然后，統(tǒng)一在檔案部門(mén)的服務(wù)器上歸檔。這樣通過(guò)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為電子檔案，極大簡(jiǎn)化檔案收集、編輯、存儲(chǔ)、調(diào)用等工作程序，從而提高文書(shū)檔案管理效率。同時(shí)，提高信息化管理程度，能極大減少文書(shū)檔案人員的工作量，讓他們從繁重的手工勞動(dòng)中解放出來(lái)，有時(shí)間去思考如何提高文書(shū)檔案管理水平的方法。信息化管理也能避免由手工管理所造成的人為錯(cuò)誤，確保檔案信息的完整性與準(zhǔn)確性，從而提高文書(shū)檔案的利用價(jià)值與有效利用率。

4 加大經(jīng)費(fèi)投入，完善文書(shū)檔案管理硬件設(shè)施

很多單位由于經(jīng)濟(jì)條件有限，加上對(duì)文書(shū)檔案管理不夠重視，投向文書(shū)檔案管理的經(jīng)費(fèi)就更少。這導(dǎo)致檔案管理的硬件設(shè)施不完善，管理?xiàng)l件較差。對(duì)此，檔案主管部門(mén)在對(duì)文書(shū)檔案管理進(jìn)行監(jiān)督管理的同時(shí)，還應(yīng)主動(dòng)向政府與上級(jí)主管部門(mén)反映，爭(zhēng)取經(jīng)費(fèi)支持。隨后，逐步配備文書(shū)檔案管理所需的設(shè)備，改善檔案管理工作條件，從而確保本單位文書(shū)檔案管理的健康持續(xù)發(fā)展。若單位擁有較強(qiáng)的實(shí)力，應(yīng)加大資金投入力度，加快改善文書(shū)檔案管理的硬件設(shè)施。參照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)修建檔案庫(kù)房，庫(kù)房與辦公室要保持一定距離，防止造成一些不必要的麻煩。安排專人管理庫(kù)房，并嚴(yán)格執(zhí)行庫(kù)房管理規(guī)定，控制人員的進(jìn)出。對(duì)檔案分級(jí)，分為普通檔案與保密檔案，將其分開(kāi)保存。保密類檔案涉及到的內(nèi)容多與國(guó)家與集體的安全利益有關(guān)，一旦泄露出去，將給國(guó)家與社會(huì)造成嚴(yán)重的危害。因此，要重點(diǎn)保護(hù)好保密類檔案，確保檔案保管的安全性與完整性。

5 轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，推行特色服務(wù)

檔案工作者要逐步摒棄過(guò)去坐在家里等人上門(mén)查檔的觀念，要變被動(dòng)坐等服務(wù)為積極主動(dòng)上門(mén)服務(wù)。同時(shí)，要借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，主動(dòng)與其他檔案機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位合作，實(shí)現(xiàn)電子檔案的互連互通，共享文書(shū)檔案資源。通過(guò)開(kāi)展遠(yuǎn)程服務(wù)，將檔案服務(wù)范圍進(jìn)一步拓寬，使服務(wù)層次也更加深入。檔案管理員要堅(jiān)持檔案工作服務(wù)于本單位黨政、經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)、安全等方面的創(chuàng)新，實(shí)際上就是要將文書(shū)檔案的各項(xiàng)服務(wù)功能都挖掘開(kāi)發(fā)出來(lái)。這要求檔案管理員要增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，主動(dòng)拓展服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)方式。對(duì)現(xiàn)有的文書(shū)檔案資源進(jìn)行充分整合與開(kāi)發(fā)、加工，使其成為公眾所需的優(yōu)質(zhì)檔案資料。在整理檔案的過(guò)程中檔案員可結(jié)合本單位實(shí)際情況，采用單展史、大事記匯編等方式來(lái)保存文書(shū)檔案。通過(guò)檔案來(lái)宣傳與總結(jié)本單位好的經(jīng)驗(yàn)與驚人業(yè)績(jī)，并為管理層提供決策依據(jù)。此外，還可參考相關(guān)檔案資料，出版一些人物傳記、企業(yè)發(fā)展軌跡等讀物，使文書(shū)檔案得到更充分的利用。

總之，文書(shū)檔案管理工作對(duì)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著重要的作用。這項(xiàng)工作具有極強(qiáng)的政策性、專業(yè)性與保密性，要求檔案人員必須具備強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，扎實(shí)的專業(yè)功底。因此，各單位要高度重視這項(xiàng)工作，從管理理念、管理制度、管理人才、管理方式等方面加以創(chuàng)新改進(jìn)，不斷提高文書(shū)檔案管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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