信息化背景下的檔案服務(wù)創(chuàng)新探究

摘 要：簡(jiǎn)述了檔案管理信息化及其內(nèi)涵，進(jìn)一步分析實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)創(chuàng)新的思路。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案服務(wù)；創(chuàng)新

信息化是現(xiàn)代管理的重要特征。在信息化管理的背景下，檔案管理必須適應(yīng)新形勢(shì)，積極進(jìn)行策略調(diào)整，創(chuàng)新自己的服務(wù)。面對(duì)新的挑戰(zhàn)，我們需要?jiǎng)?chuàng)新，必須創(chuàng)新。

1 檔案管理信息化及其內(nèi)涵

檔案信息化管理，是指以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)檔案信息進(jìn)行收集整理、開發(fā)利用的整個(gè)過程，即檔案部門使用電子化的手段對(duì)檔案信息進(jìn)行處理，并通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為用戶提供各類服務(wù)的過程?，F(xiàn)代通信技術(shù)的發(fā)展，使人類社會(huì)進(jìn)入了信息時(shí)代。計(jì)算機(jī)的普及為全面實(shí)現(xiàn)檔案信息處理和管理的信息化做了準(zhǔn)備。只有在理念上完善對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的維護(hù)，加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，才能確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)安全，保證電子文件的真實(shí)、完整、有效，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的目標(biāo)。檔案管理信息化不是僅僅使用幾臺(tái)新設(shè)備的問題，而是一個(gè)系統(tǒng)工程，是由多個(gè)方面的因素互相協(xié)調(diào)、互相制約構(gòu)成的總體目標(biāo)。

2 實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)創(chuàng)新的思路

2.1更新服務(wù)理念。在現(xiàn)代管理中，思想觀念是否適應(yīng)現(xiàn)代化至關(guān)重要。傳統(tǒng)的檔案管理在對(duì)待為企業(yè)服務(wù)、為社區(qū)服務(wù)、為“三農(nóng)”服務(wù)方面沒有主動(dòng)去思考、去聯(lián)系、去實(shí)踐，而是等著別人找上門，或者是上級(jí)下的硬任務(wù)。這種不積極、不主動(dòng)的做法，已經(jīng)不適應(yīng)提倡信息化高速度、高質(zhì)量的信息服務(wù)要求，勢(shì)必造成公眾對(duì)檔案工作的遺憾及不滿。要利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)創(chuàng)新，管理人員首先要有適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展需要的創(chuàng)新思想，要跟上時(shí)代發(fā)展，防止思維定式，克服一切按習(xí)慣做事、經(jīng)驗(yàn)來想事、處世的思想，勇于接受新思想、新技術(shù)、新方法。在這個(gè)基礎(chǔ)上樹立現(xiàn)代服務(wù)理念，以創(chuàng)造性的思維，突破以往傳統(tǒng)的服務(wù)思想，開拓新思路。

2.2改革服務(wù)機(jī)制化的要求是能提供快速、高效的信息服務(wù)。這就要求檔案管理部門必須改變傳統(tǒng)的手工檢索和傳閱信息的服務(wù)機(jī)制，圍繞電子信息化的管理來建立新的服務(wù)機(jī)制。而這個(gè)機(jī)制的建立，必須以提高信息化服務(wù)效率為中心。

2.2.1建立以人為本的用人機(jī)制。信息化背景下的檔案信息服務(wù)，要將檔案工作人員視為最有價(jià)值和最富有競(jìng)爭(zhēng)力的資本，以“雙贏”即檔案館、室與員工的共同發(fā)展為中心，努力為員工創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和生活條件。管理者應(yīng)在檔案館內(nèi)的各項(xiàng)工作中體現(xiàn)愛才之心、容才之量、舉才之德、護(hù)才之魄、用才之道。對(duì)人員的管理不應(yīng)再是以使用為中心，而應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人員的培訓(xùn)，注重他們的知新，不斷提高綜合素質(zhì)。也只有這樣，才能保證信息服務(wù)的高質(zhì)量。

2.2.2推行“優(yōu)勝劣汰”的競(jìng)爭(zhēng)制度。信息化管理要引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，改檔案館管理干部的任命制為聘用制，改檔案員工的用工單項(xiàng)選擇為雙向選擇，從而廢除領(lǐng)導(dǎo)干部的職務(wù)終身制和員工的職稱終身制，實(shí)行優(yōu)勝劣汰。

形成能者上、平者讓、庸者下的有效競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，激勵(lì)檔案領(lǐng)導(dǎo)干部和職工刻苦鉆研學(xué)習(xí)，不僅要提高業(yè)務(wù)能力，也要數(shù)量掌握信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，成為“通用型”和“復(fù)合型”人才。

2.2.3實(shí)行全員目標(biāo)管理。在信息時(shí)代，要提供高效率的信息服務(wù)，檔案部門必須改革自身的管理，要以信息化服務(wù)為中心，按功能設(shè)置檔案管理組織機(jī)構(gòu)，確定工作目標(biāo)、工作范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)，分解到崗、到人。實(shí)行崗位責(zé)任制，做到以崗定責(zé)，以責(zé)立權(quán)、以權(quán)定利，并嚴(yán)格檢查考核，落到實(shí)處。從而形成上下各司.其職，各負(fù)其責(zé)，各得其利的格局。達(dá)到工效掛鉤，多勞多得，充分調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

2.2.4創(chuàng)新服務(wù)手段。信息化的建設(shè)為我們的檔案信息服務(wù)創(chuàng)新提供了基礎(chǔ)。計(jì)算機(jī)在檔案管理信息化過程中處于主導(dǎo)地位，其信息存儲(chǔ)量大，信息檢索迅速、準(zhǔn)確，尤其是其網(wǎng)絡(luò)化功能，使計(jì)算機(jī)在整理、檢索、開發(fā)利用等方面發(fā)揮了異乎尋常的作用，可使收集、歸檔、管理一體化，還可使全省乃至全國(guó)檔案、信息資源共享（不公開的檔案資料除外），有效提高檔案的使用效率，使檔案管理人員從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來，而且加快了檔案歸檔進(jìn)度和服務(wù)效率，并能確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性，避免了人為在檔案整理、服務(wù)過程中造成的失誤。

（1）建立信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，方便信息檢索 這是信息化的基礎(chǔ)工作，數(shù)據(jù)庫(kù)能有效實(shí)現(xiàn)眾多電子信息的儲(chǔ)存、分類、檢索和查詢。建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，如果聯(lián)接上單位內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，不僅僅可以實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的有效和快速歸檔，也能在很大程度上提高信息利用率。單位內(nèi)部的員工只需要通過計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接，就可以快速輕松地實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的檢索、查詢和使用。

（2）通過區(qū)域聯(lián)網(wǎng)，服務(wù)更多部門。如檔案部門之間、檔案部門與教育部門、政府機(jī)關(guān)等相關(guān)單位進(jìn)行區(qū)域聯(lián)網(wǎng)，建立獨(dú)立的局域網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)電子文件信息資源共享。通過這樣的聯(lián)網(wǎng)，能使檔案部門的信息資源服務(wù)于更多單位，并且滿足特定部門的特定信息需求，提高信息的利用效率。

（3）建立檔案部門網(wǎng)站，提供公開信息服務(wù)。檔案部門還可以建立自己的網(wǎng)站，通過網(wǎng)站為社會(huì)提供公開信息服務(wù)。將部分檔案信息以網(wǎng)頁(yè)的形式發(fā)布到互聯(lián)網(wǎng)上，為社會(huì)各單位提供信息服務(wù)，從而使得互聯(lián)網(wǎng)上的任何用戶都在任何時(shí)間、地點(diǎn)都可以通過訪問網(wǎng)站來獲取自己所需要的信息，這就是互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)。網(wǎng)站發(fā)布信息也是檔案信息服務(wù)最普遍、應(yīng)用最為廣泛的服務(wù)形式，這種形式的有點(diǎn)是服務(wù)面積廣，信息交流快，其缺點(diǎn)是對(duì)于一些限制性或保密性地信息不能公開，無法滿足部分部門的特定需求。

2.2.5提高服務(wù)能力。先進(jìn)的技術(shù)，需要掌握先進(jìn)技術(shù)的人來控制，我們要提高檔案部門的服務(wù)能力，就必須從兩方面來考慮：一方面是基礎(chǔ)設(shè)施的完善，使得檔案部門的信息管理能力得到提高，從而能為單位和社會(huì)提供更多的信息服務(wù)。這一方面主要是我們要通過公關(guān)等手段，為自己的部門發(fā)展贏得良好的換進(jìn)，從而爭(zhēng)取到更多資金和設(shè)備。另一方面是檔案管理隊(duì)伍的素質(zhì)提高，使得檔案部門的整個(gè)服務(wù)過程能更有效率、更有質(zhì)量。因此要通過多種途徑選拔、培養(yǎng)、引進(jìn)人才，尤其是既懂檔案業(yè)務(wù)又有計(jì)算機(jī)知識(shí)的復(fù)合型人才。

3 小結(jié)

在信息時(shí)代，檔案管理的服務(wù)創(chuàng)新是不可避免的趨勢(shì)，并且是一項(xiàng)龐大且復(fù)雜的系統(tǒng)工程，我們不僅僅要進(jìn)行管理設(shè)備的更新、管理機(jī)制的更新，更加要注重管理理念的更新、方法的變革；以人為本，不斷提高管理隊(duì)伍素質(zhì)，進(jìn)而提高檔案信息的服務(wù)水平。

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作者簡(jiǎn)介

石磊（1967-），男，山東日照莒縣，臨沂教育學(xué)院，大專，檔案助理館員，研究方向：法律援助工作與檔案的結(jié)合。