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      房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理的對策

      2017-08-10 04:22:47梁宏
      卷宗 2017年21期
      關鍵詞:企業(yè)檔案管理房地產(chǎn)開發(fā)對策

      梁宏

      摘 要:隨著現(xiàn)代經(jīng)濟的不斷發(fā)展與城市化進程的加快,房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)也趨于飽和,成為市場經(jīng)濟的重要組成部分。房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案實際就是該企業(yè)的相關活動的真實記錄,在發(fā)展中,需要對檔案進行分析與核實,從而確保其發(fā)展方向的正確性。然而,目前很多房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)都沒有認識到檔案管理的重要性,只是單純的將其作為資料保存在某個地方或者某個系統(tǒng),而且多數(shù)檔案保存都基本等于封存。也就是,在日后的發(fā)展中,很少有企業(yè)再將檔案提出,并且就其中的一些問題進行研究。這就使得很多房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)在發(fā)展中會犯同樣的錯誤,影響企業(yè)的進步。本文針對房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案的特點與作用進行敘述,從而提高房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)對檔案管理的重視度。并且,分析當前檔案管理中存在的問題,提出針對性的解決方案。希望能夠為我國房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理提供一定的幫助,實現(xiàn)檔案利用的合理化與科學性,為房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的長期發(fā)展做出貢獻。

      關鍵詞:房地產(chǎn)開發(fā);企業(yè)檔案管理;對策

      房地產(chǎn)開發(fā)產(chǎn)業(yè)隨著我國城市化進程以及經(jīng)濟水平的提高逐漸繁榮,近兩年已經(jīng)成為國內(nèi)的主要產(chǎn)業(yè)之一,對應的企業(yè)數(shù)量也不斷增多。這就使得很多企業(yè)之間的競爭相對激烈化,各個企業(yè)為了保證自身的發(fā)展優(yōu)勢,必須要不斷針對其以往的經(jīng)營活動進行總結與創(chuàng)新,從而使得其制定的發(fā)展策略與經(jīng)營活動符合長期的需求。作者以全國守合同重信用企業(yè)——上海三湘(集團)有限公司為例,上海三湘(集團)有限公司連續(xù)七屆榮獲上海市房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)50強企業(yè),也就是說,其發(fā)展力較強,發(fā)展狀況較好。但是,如果沒有對其以往的規(guī)劃與制度進行反省與創(chuàng)新,那么其日后的發(fā)展也相對受限。因此,該企業(yè)為了更好地實現(xiàn)自身的發(fā)展,將其以往的檔案加以整合,并且提出對應的發(fā)展策略,取得了較好的成績。但是,在其目前的檔案管理過程中,還存在一定的問題,必須要通過對檔案管理的分析,明確其當前存在的問題,進而實現(xiàn)其檔案管理的有效性,為房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的長期發(fā)展提供幫助。

      1 房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案的特點

      房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案其與一般企業(yè)檔案具有共性,但是,由于主體的特殊化,其也具有一定的個性,主要表現(xiàn)如下:

      1.1 動態(tài)性

      一個房屋從建造到拆除,其時間跨度很大,長的數(shù)百上千年,短的也有數(shù)十年。在這個過程中,難免會存在所有權、使用權等變更,從而使得其一些義務也會有所變化。因此,房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案相對于一般檔案而言,其具有動態(tài)性,其必須要與對應的房屋變更狀況相符合。

      1.2 內(nèi)容多

      就目前來說,房地產(chǎn)檔案多來源于房屋的建設、開發(fā)、管理、使用等方面,其各個環(huán)節(jié)都需要對應的文件來作為支撐,在完成后,為了更好地實現(xiàn)其管理,就會將其歸檔。也就形成了檔案。

      1.3 類型多

      在房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)中,其很多文件都需要經(jīng)過不同的主體來進行簽收或者簽發(fā),這就使得其文件的類型相對豐富。

      1.4 專業(yè)性

      在房屋建筑的過程中,其涉及方面十分廣泛,不同的內(nèi)容其對工作人員的專業(yè)需求不同。例如:房屋建筑許可、設計圖紙、預算項目編制等,不同的內(nèi)容其涉及到的專業(yè)不同。在這種狀況下,其檔案的專業(yè)性也相對較強。

      1.5 檔案利用率較高

      在房地產(chǎn)企業(yè)的計劃制定與措施落實等多個方面,都需要以檔案來進行參考。然而,傳統(tǒng)的檔案基本上當做記錄,其不會過多的運用。檔案利用率高是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案的特有屬性。

      1.6 人員廣泛

      在該檔案中其涉及主體多,自然人員相對廣泛。

      2 房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案的作用

      就目前來說,房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案具有多重作用,其主要是由檔案本身屬性所決定。大致來說,其可以概括為如下幾個方面。

      2.1 憑證作用

      所謂憑證也就是證據(jù),在房地產(chǎn)企業(yè)的運行中,其存在著多種合同或者文件,這些對于其長期發(fā)展與存在,都具有十分重要的作用。而在檔案的組成里,其就包含了這部分的內(nèi)容,也就是說,這部分文件具有客觀的證據(jù)作用與法律效力。如果在房地產(chǎn)企業(yè)日后的運行中,存在某些糾紛,這些檔案就可以成為有利的證據(jù)。尤其是,在部分房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的運行中,其與業(yè)主的糾紛可能性相對較大。再加上,很多業(yè)主其本身缺乏對應的證據(jù)基礎,單純的說辭又難以使之信服,這些檔案的證據(jù)作用,就能夠很好地解決問題,使得企業(yè)形象得到保障。

      2.2 參考作用

      檔案不是單純的信息收存,而是發(fā)展記錄。其中包含了企業(yè)發(fā)展中的一些規(guī)章制度與發(fā)展方案。而在我國當前的房地產(chǎn)經(jīng)營中,其為了實現(xiàn)自身的競爭力提高,在經(jīng)營策略與發(fā)展計劃的制定上,都必須要具有一定的創(chuàng)新性。如果沒有對應的檔案作為支撐,其計劃的制定純粹以當前形勢或者以企業(yè)狀況來進行,那么很有可能導致房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)所制定的計劃重復。也就是此策略與以往的某些策略相似性過高。在市場環(huán)境下,其自然也就不再具備某種優(yōu)勢,從而導致其發(fā)展受限?;蛘撸谀硞€問題上已經(jīng)得到教訓,但是因為檔案的缺失,使得房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)沒有重視這一問題,這就很容易導致問題的重復化。問題的重復發(fā)生,輕者影響企業(yè)效益,重者導致企業(yè)的穩(wěn)定性存在問題。而檔案能夠有效地規(guī)避這一問題,從而使得其以往已經(jīng)解決的事情不再出現(xiàn)或者企業(yè)對這類問題的防御能力較強。

      2.3 文化作用

      一個企業(yè)的形成與發(fā)展到最后都會逐漸演變成企業(yè)文化。上海三湘(集團)有限公司目前已經(jīng)是地產(chǎn)+文化雙引擎驅(qū)動的房地產(chǎn)企業(yè),而在當前社會不斷注重精神層面的建設時,企業(yè)發(fā)展也不應該單純的注重其效益的獲取,而應該相對注重企業(yè)文化建設。就目前來說,企業(yè)文化將會直接影響員工的工作積極性、歸屬感、創(chuàng)新性等多個方面,因此,必須要加以重視。然而,企業(yè)文化不是單純的橫幅標識,其需要通過長期的積累形成。從某個角度上來說,一個企業(yè)的文化必須要透過其各項制度、發(fā)展方向等來體現(xiàn)。而檔案中包含的內(nèi)容眾多,無論是企業(yè)制度還是文件規(guī)章,都是企業(yè)文化的一個體現(xiàn)。故而,可以看出房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)的檔案實際上也具有較強的文化作用,是企業(yè)文化內(nèi)涵的實體化。

      3 房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

      由于人們對檔案的認知,使得很多房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)都沒有正確地認識到檔案管理的重要性,從而使得其管理過程中,存在一定的缺失。

      3.1 檔案的封存

      很多企業(yè)將房地產(chǎn)開發(fā)檔案與一般的檔案資料等同,在其檔案管理中,只是單純的收集并且儲存。部分企業(yè)在不斷的管理變更時,甚至還會將這部分檔案直接封存起來,缺乏對檔案的分析與利。

      3.2 檔案管理人員素質(zhì)較低

      在對檔案的認知存在缺失的背景下,其自然不會對檔案管理投入過多,很多企業(yè)都是單純的以文員來對檔案進行整理。而且,多數(shù)文員都缺乏對應的檔案分析能力,其最多將檔案加以分類和歸檔。在管理中,也沒有意識到檔案需要更新,從而使得很多檔案的滯后性較強。

      3.3 檔案管理技術缺失

      一提到檔案,多數(shù)人員都將其等同于文件資料,在管理時,也不需要過于注重技術,只是單純的整理與收集。然而,在現(xiàn)代社會發(fā)展的背景下,這樣的檔案管理行為,十分落后,其不僅擴大了檔案管理的工作量,還降低了服務力。

      3.4 檔案管理與其他經(jīng)營環(huán)節(jié)的斷開

      檔案管理既可以當做是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)運行的起點,也可以當做是房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)運行的終點。因此,在其經(jīng)營過程中,必須要與檔案管理保持一定的聯(lián)系性,然而當前對于檔案管理性質(zhì)與重要性認知的缺失,直接導致其與其他環(huán)節(jié)的斷開。

      4 房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案管理的具體策略

      4.1 保持檔案管理部門與其他部門的聯(lián)系

      在檔案管理的特點解析中,作者已經(jīng)指出房地產(chǎn)檔案管理具有動態(tài)性。因此,在整個管理過程中,必須要保證其信息的更新。就目前存在的缺失,作者認為,需要加強檔案管理部門與其他部門的聯(lián)系,從而使得其在經(jīng)營策略的制定與實施,都可以以檔案作為基礎,并且實時錄入,以為其資料的完備提供進一步保障。

      4.2 提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

      在檔案管理人員的選擇上,不能單純以其文件整理能力作為判斷。一個合格的檔案管理人員,還必須要具有對應的信息收集與更新能力、信息提取能力、信息辨別能力等,從而使得檔案管理人員能夠結合檔案來對其企業(yè)發(fā)展中存在的一些問題加以總結。并且作用于決策環(huán)節(jié)。故而,檔案管理人員也需要經(jīng)過對應的培養(yǎng),使之具有較高的素質(zhì)。

      4.3 創(chuàng)新檔案管理手段

      在現(xiàn)代化企業(yè)建設中,其各個環(huán)節(jié)都必須要引入現(xiàn)代化技術。檔案管理其本身具有一定的復雜性,工作量龐大,且在企業(yè)的各個環(huán)節(jié)中,都可能會加以運用。如果以檔案管理室的方式存在,其信息的服務力會相對減弱。而創(chuàng)新檔案管理手段,以現(xiàn)代科學技術為基礎,例如,創(chuàng)建企業(yè)檔案系統(tǒng),將各個階段的檔案以分類的方式加以錄入。如果部門存在需要,可以直接通過系統(tǒng)來獲取,這樣就能夠有效地降低檔案管理的工作量,提高其利用率。

      4.4 擴大檔案的內(nèi)容

      目前,很多房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)還沒有將所有的信息納入檔案之中,從而使得檔案的全面性有所限制,結合項目實際情況,初步制定一個全面詳細的歸檔明細范本也是一個可行的方法。在實現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化時,必須要針對這個問題加以解決。企業(yè)可以創(chuàng)設對應的檔案管理部門,將其作為整個企業(yè)信息收集的場所,并且賦予其足夠的權利,來對一些相對細微且沒有納入之中的內(nèi)容加以收集和深化,以保證信息的完備性,使得企業(yè)在經(jīng)營中,參考資料更為全面,企業(yè)文化更加豐富。

      5 結束語

      房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)檔案對于其長期發(fā)展具有十分深刻的作用,如果單純將其作為檔案儲存,那么其中蘊含的價值也就無法得到實現(xiàn),同時,很多企業(yè)在實際管理上也會存在缺失。就目前來說,多數(shù)房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)都沒有對其檔案管理進行重視。反而沿用傳統(tǒng)的管理方案,單純的對其進行收集與儲存,在檔案中蘊含的一些信息也沒有及時的反饋到管理層,這就使得其制定的發(fā)展策略缺少對應的參考咨詢或者在某些糾紛的處理上,使得企業(yè)立于不利之地。面對該種狀況,上海三湘(集團)有限公司作為一個大型的上市房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè),明確地認識到了檔案管理的重要性,從而對其檔案管理的現(xiàn)狀進行分析,提出了優(yōu)化策略,加強管理手段,使得其檔案的作用得以發(fā)揮,解決通病,為其奠更牢固的基礎,為其長期發(fā)展提供了保障。

      參考文獻

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