淺論如何做好事業(yè)單位檔案管理保密工作

齊飛

摘 要：保密工作是檔案管理的一個(gè)重點(diǎn)項(xiàng)目，在新形勢(shì)下，面對(duì)科技信息的發(fā)展，只有做好檔案保密工作，才能確保各項(xiàng)資料的安全和完整，從而更好地維護(hù)國(guó)家和個(gè)人利益。本文從事業(yè)單位檔案管理保密工作面臨的問(wèn)題入手， 闡述了做好事業(yè)單位檔案管理保密工作應(yīng)采取的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案；保密；經(jīng)濟(jì)

1 引言

近年來(lái)，檔案在社會(huì)發(fā)展中的作用越來(lái)越重要，人們也對(duì)檔案管理工作有了新的認(rèn)識(shí)。人們開始充分的利用檔案資源，同時(shí)也對(duì)檔案管理的保密工作提出了新的要求。檔案管理保密工作是檔案管理工作中的重要內(nèi)容之一，尤其對(duì)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理的保密工作是十分重要的，有的機(jī)密檔案還與國(guó)家利益有直接關(guān)系。一般情況下，這些文件是按等級(jí)進(jìn)行分類的，低等級(jí)的檔案資源可以供人們廣泛的閱讀和參考。但是，也有一部分檔案資源需要一定的權(quán)限才可以閱覽的。而最高級(jí)的檔案文件由于自身的獨(dú)特性，并不是隨便就可以借閱的，必須經(jīng)過(guò)多層驗(yàn)證之后才可以進(jìn)行利用，一旦這些檔案發(fā)生泄露，或是被不法人員篡改、盜竊，那么就會(huì)給國(guó)家及事業(yè)單位帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。所以，要做好事業(yè)單位檔案管理保密工作。

2 事業(yè)單位檔案管理保密工作面臨的一些問(wèn)題

1、對(duì)檔案保密工作的思想認(rèn)識(shí)不高，保密觀念不強(qiáng)

目前，對(duì)外交流與合作日益頻繁，有的事業(yè)單位工作人員對(duì)檔案保密工作思想認(rèn)識(shí)不高，缺少保密觀念，也失去了應(yīng)有的警惕，主要表現(xiàn)為：有的檔案部門片面強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù)，將涉密范圍定得過(guò)窄；有的檔案部門不重視保密工作，認(rèn)為現(xiàn)在是信息化時(shí)代，無(wú)密可保，要保也保不住；有的單位沒(méi)抓好保密教育工作，保密教育只是流于形式，不系統(tǒng)，同時(shí)保密意識(shí)沒(méi)有隨著形勢(shì)的變化而變化；有的檔案部門保密管理環(huán)節(jié)還很薄弱，有效的防范措施缺乏，保密管理工作作的不到位，存在著泄密隱患；有的事業(yè)單位保密制度松弛，執(zhí)行不力，要求不嚴(yán)，有章不循；有些單位沒(méi)能及時(shí)做好計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)保密防范措施；有些單位的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)保密防范措施沒(méi)有及時(shí)到位；有的單位領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員政治警覺性不高，思想麻痹。

2、落后的保密技術(shù)手段，無(wú)法應(yīng)對(duì)當(dāng)前新形勢(shì)的挑戰(zhàn)

目前，檔案保密技術(shù)面臨了更為嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。由于高技術(shù)的發(fā)展和在竊密方面的應(yīng)用，使得竊密與反竊密斗爭(zhēng)更加尖銳復(fù)雜，高技術(shù)抗衡的特點(diǎn)日益顯現(xiàn)出來(lái)，尤其是通信和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的泄密隱患更多。一方面，信息與網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)能力很弱，許多檔案應(yīng)用系統(tǒng)都處于不設(shè)防的狀態(tài)，具有極大的風(fēng)險(xiǎn)性和危險(xiǎn)性；另一方面，我國(guó)網(wǎng)絡(luò)管理還比較滯后，存在制度不健全，責(zé)任不到位的問(wèn)題，同時(shí)保密技術(shù)防范裝備的研制、開發(fā)和應(yīng)用工作的進(jìn)展遲緩，經(jīng)費(fèi)匱乏，措施薄弱，加上引進(jìn)更先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、設(shè)備，導(dǎo)致我國(guó)信息網(wǎng)絡(luò)安全這個(gè)“瓶頸”更加突出，基于這種形勢(shì)我國(guó)科技信息安全面臨著更為嚴(yán)峻的局面。

3、保密工作人員的素質(zhì)不高

要做好事業(yè)單位檔案保密工作，其關(guān)鍵因素還是人。各部門相關(guān)人員的保密知識(shí)培訓(xùn)力度還不夠，保密工作的參與人員不知道要如何防止檔案信息被竊取。還有個(gè)別的事業(yè)單位甚至對(duì)核心檔案信息都沒(méi)進(jìn)行保密，非工作人員也可以自由出入，毫無(wú)機(jī)密性可言。有的保密人員因素質(zhì)差，為了一己之私，根本無(wú)視信息安全，甚至出賣集體利益，將檔案信息賣給別有用心的團(tuán)伙或個(gè)人，造成嚴(yán)重的財(cái)產(chǎn)及聲譽(yù)損失。上述的這些問(wèn)題都是真實(shí)存在的，必須要充分重視起來(lái)。

3 做好事業(yè)單位檔案管理保密工作應(yīng)采取的對(duì)策

1、做好檔案的審查工作。審查是檔案管理工作的必經(jīng)一步，也是重要環(huán)節(jié)，也體現(xiàn)了自己的責(zé)任義務(wù)。要判斷檔案管理工作開展是否良好，不僅是要靠日常工作中的比較，更為重要的是與以往的狀態(tài)進(jìn)行比較，因此，做好檔案保密工作的第一步就是要認(rèn)真審查檔案?？梢詫n案分為絕密檔案和非絕密檔案，而絕密檔案是有一定時(shí)間限制的，所以要將檔案整理歸類，就必須要審查好檔案是屬于哪一類的，保存是否良好。管理絕密檔案是非常嚴(yán)格的，這將直接關(guān)系到事業(yè)單位甚至國(guó)家的前途命運(yùn)，所以國(guó)家對(duì)于絕密檔案保密的制度是非常嚴(yán)格的。將兩類檔案分類存放好之后就要確定保密的時(shí)間，對(duì)于有一定期限的檔案來(lái)說(shuō)，我們可根據(jù)不同的時(shí)間將檔案存放在不同的地方，在絕密期內(nèi)就要按照絕密的標(biāo)準(zhǔn)保密，保密期過(guò)了之后就不需要浪費(fèi)那么多的人力物力來(lái)從事這份檔案的保管，該檔案也就與一般檔案是一樣的。因此，做好第一步的審查是對(duì)檔案清晰分類的必要步驟，并且能提高保密工作效率，合理調(diào)動(dòng)人力資源。

2、提高思想認(rèn)識(shí)，確保事業(yè)單位檔案安全

檔案保密工作已經(jīng)是一個(gè)老生常談的問(wèn)題，同時(shí)也是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)。從當(dāng)前形勢(shì)發(fā)展看，檔案安全不保就談不上檔案事業(yè)的發(fā)展。但是，檔案工作又有其特殊性，所以在安全上也有特殊要求。由于檔案具有不可再生性的特征，一旦出了檔案安全事故，必須按《檔案法》的要求，追究法律責(zé)任。因此，事業(yè)單位檔案工作人員尤其是相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，要確保檔案的安全，做到居安思危，防止發(fā)生任何泄密事件。

3、加強(qiáng)硬件軟件建設(shè)，實(shí)行規(guī)范化管理

加強(qiáng)檔案的規(guī)范化保密管理，使用檔案柜，從根本上改善了檔案保管條件，同時(shí)為檔案的管理、利用提供了良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案管理人員要堅(jiān)持做到以下幾點(diǎn)：一是推行各部門業(yè)務(wù)檔案資料由兼職檔案員預(yù)先組卷，綜合檔案在接收時(shí)嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真逐卷審查，對(duì)不完善的檔案待完善后再上交；二是認(rèn)真落實(shí)八防措施，堅(jiān)持測(cè)量并記錄庫(kù)房溫濕度，添置防蟲、防霉藥劑，定期進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理；三是在正常管理的同時(shí)要對(duì)檔案進(jìn)行合理的開發(fā)利用，編制各類案卷目錄等多種檢索工具，編制組織機(jī)構(gòu)沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編等編研材料。嚴(yán)格按規(guī)章辦理借閱手續(xù)，填寫利用檔案登記簿，建立利用效果登記簿。

4、加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高檔案工作人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)

新時(shí)期的事業(yè)單位檔案保密手段光靠“鎖好柜子”已無(wú)法適應(yīng)工作需要。懂保密業(yè)務(wù)而不懂網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，懂網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又不懂保密業(yè)務(wù)，這是新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案保密工作潛在的隱患。針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，就要求檔案工作人員不僅要懂得傳統(tǒng)保密工作知識(shí)，更要懂得計(jì)算機(jī)等高科技條件下的保密知識(shí)，不僅要懂得保護(hù)國(guó)家秘密的知識(shí)，還要懂得保護(hù)其他秘密的知識(shí)。目前，我國(guó)事業(yè)單位檔案工作人員的政治思想素質(zhì)比較過(guò)硬，對(duì)傳統(tǒng)保密知識(shí)和方法了解得比較熟悉，掌握運(yùn)用得較好，但對(duì)于新情況、新知識(shí)了解得相對(duì)較少。為此，要從兩方面著手：一是加強(qiáng)檔案工作人員自身的學(xué)習(xí)，尤其要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和《保密法》，要學(xué)會(huì)繼承保密工作的傳統(tǒng)，更要掌握現(xiàn)代科技知識(shí)，了解新形勢(shì)，適應(yīng)新變化；二是要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，尤其要加強(qiáng)高新技術(shù)知識(shí)方面的培訓(xùn)力度，要多創(chuàng)造條件，采取多種方式，提高檔案工作人員的知識(shí)水平，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全保密知識(shí)水平，構(gòu)建以基礎(chǔ)知識(shí)為根基，保密專業(yè)知識(shí)為主干，相關(guān)知識(shí)為補(bǔ)充的知識(shí)結(jié)構(gòu)，使檔案工作人員能成為既懂技術(shù)又懂管理的復(fù)合型人才。

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