淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

馬曉鶯

摘 要：檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)前事業(yè)單位檔案工作的重點(diǎn)，隨著檔案管理模式轉(zhuǎn)型的不斷推進(jìn)，提升信息化管理對事業(yè)單位檔案工作的優(yōu)化作用進(jìn)一步凸顯。對比傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理方式，信息化管理提供了更加便捷、高效的工作方式，簡化了檔案使用流程，本文簡述了開展事業(yè)單位檔案管理信息化的必要性，從根本上提高此項(xiàng)工作推進(jìn)的思想認(rèn)識。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；重要性；電子檔案

1 前言

20 世紀(jì)最偉大的進(jìn)步就是計(jì)算機(jī)的普及與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，它將人們引領(lǐng)入一個(gè)嶄新的信息時(shí)代，開啟了數(shù)字化生活的新紀(jì)元。隨著社會信息化程度的進(jìn)一步提高，各行各業(yè)以提高工作效率、提升生產(chǎn)力水平為宗旨引入了計(jì)算機(jī)輔助工作。事業(yè)單位檔案管理一直以來以人工方式為主，在檔案的收集、分類、整理、歸檔、查詢等各個(gè)環(huán)節(jié)中，傳統(tǒng)的管理方式都是依靠工作人員手工操作完成，工作繁瑣，工作量相當(dāng)巨大。計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)步，可以在很多工作中將人們從繁重的勞動(dòng)中解脫出來，檔案管理工作就是其中之一。采用計(jì)算機(jī)管理模式，可以對檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)收集，不受時(shí)間與空間的限制，比起以往依靠各個(gè)部門或機(jī)構(gòu)逐級上報(bào)的方式更加便捷和直接。

電子文檔存儲方便易于查詢，且可以對重要文檔進(jìn)行備份處理，保護(hù)重要的數(shù)據(jù)資源，通過對電子文檔的關(guān)鍵字、索引進(jìn)行編輯，可以實(shí)現(xiàn)檔案的快捷查詢，免去了傳統(tǒng)人工式翻查的時(shí)間浪費(fèi)。在人們對計(jì)算機(jī)高度依賴的今天，很多能夠由計(jì)算機(jī)替代解決的問題，都可以將人們解放出來，因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是計(jì)算機(jī)科技發(fā)展的必然趨勢，進(jìn)行檔案文件數(shù)字化轉(zhuǎn)換是信息化管理的第一步。

2 事業(yè)單位檔案信息化管理的特點(diǎn)

（一）檔案存儲環(huán)境優(yōu)勢。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案以紙張為主要記錄載體，在存儲和保管過程中需要防霉防蛀，對存儲環(huán)境的濕度等有著相當(dāng)嚴(yán)格的要求，一旦紙張變質(zhì)，就會對筆跡產(chǎn)生影響，造成模糊不清或損壞等問題。特別是對于年代久遠(yuǎn)的紙質(zhì)文件，受空氣氧化和灰塵的影響，紙張變薄變脆，給檔案保管帶來極大的困擾，也因此使很多重要的資料難以修復(fù)。信息化檔案以電子檔案為主，電子檔案的來源一方面是對原有紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)換，在經(jīng)過掃描等處理形成電子檔案后就可以封存紙質(zhì)檔案，避免紙張多次翻查接觸空氣中的灰塵、水分等而加速紙張老化，在查詢檔案時(shí)可以直接查詢電子檔案。另一方面新的事業(yè)單位檔案記錄可以直接以電子檔案的形式來進(jìn)行留存，同時(shí)備份數(shù)據(jù)，電子檔案依托光盤、硬盤為載體所需的存儲環(huán)境相對于紙質(zhì)檔案比較簡單，需要干燥無磁場干擾的環(huán)境即可，環(huán)境優(yōu)勢明顯。

（二）檔案使用、查詢優(yōu)勢。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理模式下，檔案的查詢、借閱手續(xù)相當(dāng)復(fù)雜、繁瑣，需要提出申請、得到準(zhǔn)許后進(jìn)入檔案室進(jìn)行人工翻查，紙質(zhì)檔案經(jīng)過多次翻查必然會對紙張?jiān)斐梢欢ǖ膿p壞，此外，由于多次翻查也使紙張反復(fù)接觸空氣中的灰塵、水分，加速了紙張老化，由于人工的疏忽也可能弄亂檔案順序等等，給后續(xù)管理帶來極大的不便。信息化管理可以由查詢者自己通過登入網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行搜索所需檔案，調(diào)用電子文檔進(jìn)行瀏覽，可操作性強(qiáng)，簡化了檔案使用流程，準(zhǔn)確、快捷。對電子文檔的查閱并不會對文檔本身造成任何損壞也不會影響檔案的排序與歸檔，因此，在使用和查詢上有著傳統(tǒng)管理方式無法比擬的重大優(yōu)勢。

3 深化事業(yè)單位檔案信息化管理的策略研究

（一）強(qiáng)化事業(yè)單位檔案信息化管理理念，提高管理人員專業(yè)素質(zhì)。加速事業(yè)單位檔案管理信息化進(jìn)程，首先需要從提高檔案管理從業(yè)人員的根本認(rèn)識入手，強(qiáng)化信息意識，提高對檔案工作的重視程度。對事業(yè)單位檔案管理人員實(shí)施培訓(xùn)，一方面提高工作人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，另一方面提升檔案管理人員的信息獲取與鑒定、評估能力，培養(yǎng)提煉、加工檔案信息的基本工作要求，使工作人員認(rèn)識到信息化管理的重要性，并將信息化管理作為今后工作的發(fā)展方向，將傳統(tǒng)的檔案工作經(jīng)驗(yàn)與計(jì)算機(jī)能力相結(jié)合。事業(yè)單位檔案管理信息化重在平臺建設(shè)，將檔案管理工作作為一個(gè)開放性的平臺工作來推進(jìn)，不但可以提高檔案的使用效率，還可以普及人們對檔案的認(rèn)知程度。深化檔案信息化管理，需要始終貫徹信息化管理理念，使人們認(rèn)識到信息手段的重要性，并接受新的檔案形式轉(zhuǎn)變，支持檔案工作發(fā)展。

（二）擴(kuò)充事業(yè)單位檔案信息資源，加快檔案管理的硬件建設(shè)。在事業(yè)單位檔案信息化推行過程中，計(jì)算機(jī)、數(shù)字存儲設(shè)備、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)等是建立信息化管理必備的硬件基礎(chǔ)，需要對檔案部門給予較大力度的資金扶持。完成信息化管理轉(zhuǎn)變，首先要完成硬件建設(shè)，才能夠繼續(xù)對檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)換和擴(kuò)大收集范圍，繼續(xù)開展檔案工作。作為電子文檔的存儲載體之一，光盤所需量巨大，在進(jìn)行采購時(shí)應(yīng)當(dāng)選擇存儲容量大，信道質(zhì)量好的光盤作為長期保存用，此外，硬盤等備份硬件，應(yīng)選取性能穩(wěn)定的才能夠保障信息資源庫的安全。

通常事業(yè)單位檔案部門現(xiàn)有的主要檔案資源仍然以紙質(zhì)資源為主，在進(jìn)行信息化管理轉(zhuǎn)變的過程中，首先要對這類檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，通過掃描等轉(zhuǎn)換方式將紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行二次保存，可供網(wǎng)絡(luò)查詢和使用。此外，由于受檔案連續(xù)性的約束，所有的現(xiàn)存檔案文件都應(yīng)當(dāng)具有連續(xù)性，在進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變的同時(shí)，也許要擴(kuò)充部分檔案資源，將原有的檔案資料繼續(xù)完善，構(gòu)建完整的檔案資料庫。

4 結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理信息化是社會進(jìn)步、科技發(fā)展的必然趨勢，紙質(zhì)檔案歷經(jīng)發(fā)展已經(jīng)具備較為完備的管理模式，在進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)換的過程中，一方面繼續(xù)保持紙質(zhì)檔案的工作嚴(yán)謹(jǐn)性，另一方面要針對電子檔案開展全新的管理和使用模式探索。借助于計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，對檔案實(shí)施數(shù)字化管理，提高工作的效率性與檔案信息的完整性與時(shí)效性，是事業(yè)單位檔案信息化升級的主要目的，也是信息時(shí)代對檔案工作的更高要求，借鑒傳統(tǒng)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，將事業(yè)單位信息化檔案工作作為一項(xiàng)歷史性的使命來完成，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

參考文獻(xiàn)

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