檔案信息資源開發(fā)利用研究

黃燁丹

摘 要：檔案信息資源開發(fā)利用是檔案管理工作的根本目的，也是體現(xiàn)檔案管理工作職業(yè)社會價值的意義所在，所以檔案信息資源開發(fā)利用在檔案學(xué)術(shù)界是一直被關(guān)注重視的問題。本文將通過對檔案信息資源開發(fā)利用研究的文獻梳理和歸納，探討我國檔案信息資源開發(fā)利用的必要性及方向和模式。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案信息資源；開發(fā)利用

1 引言

檔案資料是企事業(yè)單位等組織機構(gòu)重要的信息記錄資源，包含豐富的信息資源，對個人和單位都有不可替代的重要意義。檔案管理工作由來已久，管理模式隨著經(jīng)濟、信息技術(shù)的發(fā)展也在不斷的調(diào)整改革適應(yīng)潮流，但也在深入研究的過程中發(fā)現(xiàn)，檔案管理存在重存放、輕利用的現(xiàn)象，很少用戶知道如何利用，沒有流通沒有數(shù)據(jù)，在封閉的范圍內(nèi)進行管理；且人工管理為主也導(dǎo)致檔案信息資源開發(fā)利用難度較大。但在信息技術(shù)發(fā)達、大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理傳統(tǒng)以存放為主顯然已經(jīng)不能滿足資源利用的需求，也為檔案信息資源開發(fā)利用提供了硬件支持。

提高檔案資源利用水平，是實現(xiàn)檔案信息資源服務(wù)價值的途徑，也是檔案管理工作的根本目的，和檔案管理職業(yè)的社會價值所在。本文將通過對檔案信息資源開發(fā)利用研究的文獻梳理和歸納，探討我國檔案信息資源開發(fā)利用的必要性及方向和模式。

2 檔案信息資源開發(fā)利用研究分析

學(xué)者陳艷紅在對我國檔案信息資源開發(fā)利用研究進行述評的研究文論中，對大量發(fā)表于《檔案學(xué)研究》、《檔案通訊》期刊的有關(guān)“檔案信息資源開發(fā)利用”相關(guān)研究文獻進行了研究分析，發(fā)現(xiàn)：

我國有關(guān)“檔案利用”的論文最早可以追溯到1980年陳永斌撰寫的《努力做好檔案利用工作，為四化建設(shè)服務(wù)》；最早的有關(guān)“檔案信息資源開發(fā)”的論文是1985年的《開發(fā)歷史檔案信息資源，進行改革的嘗試和設(shè)想》一文，同時期《中國檔案》、《四川檔案》都發(fā)表了相關(guān)文章。這說明我國檔案界早在30年前就認識到檔案信息資源中的價值，發(fā)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用的必要性。

從數(shù)量上來講，有關(guān)檔案信息資源開發(fā)利用方面的論文2007年有一個小高峰，之后數(shù)量逐年增長，說明不同的是時期檔案信息資源開發(fā)利用問題都是學(xué)界持續(xù)關(guān)注的問題，而在不同的時代背景下，進行檔案信息資源開發(fā)利用都有必要性。

從主題上講，關(guān)于檔案信息資源開發(fā)利用學(xué)界主要存在幾種主題：1）有關(guān)理論與方法的研究，主要包含利用現(xiàn)象、影響因素、發(fā)展趨勢等；2）國外檔案信息資源開發(fā)利用理論實踐探索，及中外利用比較研究；3）檔案信息資源開發(fā)利用與現(xiàn)代化信息技術(shù)結(jié)合的應(yīng)用研究；4）與機構(gòu)有關(guān)的檔案信息資源開發(fā)利用研究，如與政府信息公開的關(guān)系，建設(shè)機制等；5）對檔案信息資源開發(fā)利用用戶的研究；6）其他比如法律政策、價值評估、不同行業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用（如科技、企業(yè)、公共檔案、其他部門等）

總的來說，檔案信息資源從文獻調(diào)研來看，提供參考的資料豐富，也為本文進行研究梳理提供了參考依據(jù)，下面兩章將結(jié)合前文研究對檔案信息資源開發(fā)利用的意義及模式進行探討。

3 檔案信息資源開發(fā)利用的意義

3.1 有利于深入挖掘檔案信息資源的內(nèi)在價值

檔案信息資源作為一種特殊的信息資源，如果只是簡單的保存、存放，表面上流通，是對其蘊含的內(nèi)在價值的極大浪費。對檔案信息資源進行開發(fā)利用，加上現(xiàn)代化信息技術(shù)條件的支持，大數(shù)據(jù)思想的普及應(yīng)用，建立相應(yīng)的開發(fā)利用系統(tǒng)，除了方便用戶進行檢索查詢外，更有利于挖掘檔案信息資源內(nèi)在價值，提高檔案信息資源的服務(wù)水平。

3.2 有利于更好的存放檔案信息資源

檔案信息資源主要以紙質(zhì)資料為主，即使在互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)普及的當(dāng)今數(shù)字化環(huán)境下，也將面臨紙質(zhì)資料和電子資料長期并存的情況。檔案資料流通頻繁，種類隨著社會發(fā)展不斷增加，在保管過程中經(jīng)常查閱、流通，很容易因為管理不當(dāng)造成資料丟失問題。加強檔案信息資源開發(fā)利用，將檔案信息資源保存在信息系統(tǒng)中，配合紙質(zhì)資源，做好安全工作，能夠彌補檔案資料在物理條件限制下的丟失等問題。

3.3 有利于為檔案管理工作提供科學(xué)的決策支持依據(jù)

科學(xué)決策離不開實際數(shù)據(jù)的指導(dǎo)。檔案信息資源開發(fā)利用持續(xù)進行，對檔案資料深度價值的開發(fā)利用就越發(fā)重要。大數(shù)據(jù)、智能分析不僅針對檔案信息資源中的數(shù)據(jù)，也在不斷的利用過程中對新產(chǎn)生的利用數(shù)據(jù)進行收集、分析。通過建立針對檔案數(shù)據(jù)資源進行的分析模型，為檔案管理活動開展提供多角度、全方位、有價值的數(shù)據(jù)支持，以信息化手段提高檔案服務(wù)能力，以科學(xué)數(shù)據(jù)分析結(jié)果為檔案管理工作提供決策支持依據(jù)。

3.4 有利于社會整體文化素養(yǎng)的提高

隨著社會的發(fā)展，我國檔案信息資源開發(fā)內(nèi)容不斷擴展，行業(yè)類別不斷增加，如信用檔案、民生檔案、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案信息資源等都進入了檔案管理工作的范疇，對其進行開發(fā)利用的意義也越來越明顯，對這些檔案信息資源的開發(fā)利用，更有利于建立文明社會，培養(yǎng)公民的查閱習(xí)慣，關(guān)注相關(guān)的文化信息，有利于提高社會整體文化素養(yǎng)。

4 檔案信息資源開發(fā)利用模式方向探討

4.1 從傳統(tǒng)模式向智力型模式轉(zhuǎn)變

檔案信息資源開發(fā)的傳統(tǒng)模式主要針對紙質(zhì)資源和傳統(tǒng)行業(yè)資源進行，無法適應(yīng)日漸數(shù)量龐大的電子化資源和新增加的檔案信息資源內(nèi)容。人工智能的研究如火如荼，計算機互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用已經(jīng)滲透到各行各業(yè)，檔案信息資源開發(fā)利用模式必然從傳統(tǒng)走向智力型，從狹小走向開放，單一走向多元，封閉走向公開。開發(fā)模式必然結(jié)合現(xiàn)代化信息技術(shù)進行系統(tǒng)建設(shè)，既對檔案管理工作提供新型管理支持，也符合用戶信息獲取的習(xí)慣。

4.2 檔案信息資源開發(fā)利用主體多元化模式

傳統(tǒng)重存放的背景下，檔案信息資源開發(fā)利用主體是檔案工作人員，檔案信息資源的開發(fā)利用成效由他們的素質(zhì)和結(jié)構(gòu)狀況直接影響。檔案用戶主體的身份是很淡薄的，而經(jīng)濟社會發(fā)展到現(xiàn)在，用戶對信息公開的呼聲越來越高，獲取信息的途徑有了巨大的轉(zhuǎn)變，信息技術(shù)又為開發(fā)利用系統(tǒng)的建設(shè)提供了良好條件和支持，那么檔案信息資源開發(fā)利用主體必然不再單純是檔案管理人員，開發(fā)利用必然要考慮到檔案用戶的需求和習(xí)慣。

4.3 檔案信息資源深度價值挖掘必要性認識的改變

檔案信息資源開發(fā)利用是檔案管理的根本目的的必經(jīng)之路，基于計算機信息技術(shù)下的開發(fā)利用方式實現(xiàn)難度并不算大，但應(yīng)該同時注意到，在檔案信息資源用戶查詢、檢索、利用的過程中會產(chǎn)生新的、持續(xù)的流通數(shù)據(jù)，開發(fā)利用就不能只停留在對檔案信息資源本身內(nèi)容的挖掘上，而也要把新產(chǎn)生的利用數(shù)據(jù)納入其中一起分析研究，挖掘檔案信息資源深度價值。

5 總結(jié)

總的來說，對檔案信息資源進行開發(fā)利用研究和實踐，是社會發(fā)展的必然要求，也是檔案管理工作的重要目的，必須從可持續(xù)發(fā)展的角度去思考影響檔案信息資源開發(fā)利用的深層次因素，努力構(gòu)建與完善檔案信息資源開發(fā)體系，提升檔案信息資源在整個社會公共服務(wù)體系中的存在感和競爭力。

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