論檔案管理人員素質(zhì)提升的對(duì)策與建議

任亞莉

摘 要：以信息化和網(wǎng)絡(luò)化為代表的新形勢(shì)給檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，也為檔案管理人員素質(zhì)提出了新的要求。 本文在認(rèn)識(shí)面臨挑戰(zhàn)的基礎(chǔ)上，歸納了新形勢(shì)下檔案管理人員基本素質(zhì)要求，并提出提升檔案管理人員素質(zhì)的對(duì)策與建議。

1 新形勢(shì)下檔案管理人員面臨的挑戰(zhàn)

新形勢(shì)下檔案管理工作的突出特點(diǎn)是技術(shù)更先進(jìn)、內(nèi)容更豐富、分工更專業(yè)。 技術(shù)更先進(jìn)集中體現(xiàn)在檔案管理中普遍采用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，極大地提高了檔案管理的效率和效果； 內(nèi)容更豐富主要是由于知識(shí)爆炸時(shí)代衍生出更多的信息，許多重要信息都納入了檔案管理范圍之內(nèi)；分工更專業(yè)意味著檔案管理作為一門專業(yè)化管理工作， 已經(jīng)在眾多單位中得到重視和普及。 然而，新形勢(shì)下的檔案管理也必然伴隨著其自身固有的缺陷和弱點(diǎn)，即保真、保密、保存、保讀取等難題。前不久，國(guó)家保密局對(duì)中央各單位的檔案管理工作檢查中，發(fā)現(xiàn)大量管理漏洞，而且有些單位的機(jī)密已經(jīng)泄漏，這都為檔案管理人員提高能力素質(zhì)提出了新的挑戰(zhàn)。

2 新形勢(shì)下檔案管理人員基本素質(zhì)要求

新形勢(shì)下檔案管理人員應(yīng)該具備新的素質(zhì)，概括而言，需要在意識(shí)、能力、精神三個(gè)方面有新的提升。

2.1 樹(shù)立三大意識(shí)

2.1.1 服務(wù)意識(shí)

以往，檔案管理具有極強(qiáng)的被動(dòng)性，將工作定位于保管為主。 然而，隨著當(dāng)前形勢(shì)和社會(huì)發(fā)展的需要，檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、市場(chǎng)價(jià)值逐漸顯現(xiàn)出來(lái)，這就要求檔案管理人員樹(shù)立超前服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，深入社會(huì)調(diào)查研究，了解信息需求方向，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

2.1.2 安全意識(shí)

有些檔案涉及到國(guó)家安全和社會(huì)穩(wěn)定，有些檔案關(guān)系到企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)與發(fā)展，有些檔案影響到個(gè)人隱私與生活，因此，檔案管理人員應(yīng)該樹(shù)立較強(qiáng)的安全防范意識(shí)，防止檔案泄密事件發(fā)生。

2.1.3 創(chuàng)新意識(shí)

創(chuàng)新是工作持續(xù)改進(jìn)、不斷再上新臺(tái)階的動(dòng)力，新形勢(shì)下，以往那種因循守舊、墨守陳規(guī)的工作做法將不再適應(yīng)。 因此，檔案管理人員必須樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，勇于探索、勇于創(chuàng)新，不斷研究共性的、規(guī)律性的新問(wèn)題，提出創(chuàng)新的決策對(duì)策和辦法。

2.2 打造三類能力

2.2.1 操作能力

要成為一名合格的檔案管理人員，最基礎(chǔ)的是要具備實(shí)際操作技能，具體包括檔案立卷、檔案整理、編目、鑒定，檔案著錄、標(biāo)引、檔案的保護(hù)等。 此外，還需要具有統(tǒng)籌安排、仔細(xì)耐心的基本品質(zhì)。

2.2.2 管理能力

要成為一名優(yōu)秀的檔案管理人員， 除了具備基本操作技能外，還需要打造自己的管理能力。 檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、開(kāi)發(fā)利用等一系列程序，如何能夠協(xié)調(diào)處理好這些程序的銜接，必然要求具備一定的管理能力。

2.2.3 學(xué)習(xí)能力

適應(yīng)新形勢(shì)的要求，檔案管理人員還必須具備學(xué)習(xí)的能力。 當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入終身學(xué)習(xí)的時(shí)代，不會(huì)學(xué)習(xí)將會(huì)成為新時(shí)代的“文盲”。 同樣，檔案管理工作內(nèi)容、技術(shù)也在日新月異，不主動(dòng)學(xué)習(xí)、不善于學(xué)習(xí)，將最終會(huì)被淘汰。

2.3 培養(yǎng)三種精神

高素質(zhì)的檔案管理人員應(yīng)該培養(yǎng)愛(ài)崗敬業(yè)、求真務(wù)實(shí)、甘于奉獻(xiàn)的精神。 只有對(duì)檔案管理工作熱愛(ài)乃至迷戀，才能全身心地投入到工作之中，做出新的成果；只有求真務(wù)實(shí)的作風(fēng)，才能腳踏實(shí)地，一步一個(gè)腳印，闖出自己的一片天地；只有甘于奉獻(xiàn)的精神，才能充滿前進(jìn)的動(dòng)力，抵制各類誘惑，努力為檔案管理工作作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

3 新形勢(shì)下檔案管理人員素質(zhì)提升對(duì)策

檔案管理工作整體水平的提高關(guān)鍵在于人才素質(zhì)的提升，這既是當(dāng)前檔案管理工作的重點(diǎn)，也是實(shí)踐中的難點(diǎn)，提升檔案管理人員素質(zhì)具體需要從以下幾個(gè)方面著手。

3.1 營(yíng)造良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍

以往，檔案管理工作中最突出的問(wèn)題就是缺乏競(jìng)爭(zhēng)，檔案管理部門與單位其他部門之間沒(méi)有對(duì)比，檔案管理部門內(nèi)部人員之間沒(méi)有競(jìng)爭(zhēng)，這極大地制約了檔案管理人員整體素質(zhì)的提升。 因此，必須營(yíng)造良好的競(jìng)爭(zhēng)氛圍。 首先，單位要改變對(duì)檔案管理部門的認(rèn)識(shí)，樹(shù)立“檔案管理也能出效益”的理念，將其置于與其他部門同等重要的地位；其次，部門內(nèi)部要建立以“競(jìng)爭(zhēng)、激勵(lì)”為核心的文化氛圍，引導(dǎo)檔案管理人員的思想行為；最后，要制定一系列相關(guān)的政策和措施，落實(shí)和保障競(jìng)爭(zhēng)理念的實(shí)施。

3.2 建立完善的激勵(lì)體系

理論上，激勵(lì)包含正激勵(lì)和負(fù)激勵(lì)兩個(gè)方面，即獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰。 實(shí)踐中，激勵(lì)機(jī)制的運(yùn)行可以極大地促進(jìn)檔案管理人員素質(zhì)能力的提高。

3.2.1 獎(jiǎng)勵(lì)措施

針對(duì)檔案管理工作人員的表現(xiàn)，可以制定一系列的獎(jiǎng)勵(lì)措施。 例如，對(duì)作出創(chuàng)新貢獻(xiàn)、業(yè)務(wù)能力突出等相關(guān)人員給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)。 獎(jiǎng)勵(lì)可采取物質(zhì)和精神相結(jié)合的方式，并充分利用提拔晉升、發(fā)放獎(jiǎng)金、精神鼓勵(lì)等具體方法。

3.2.2 懲罰措施

建立以 “末位淘汰制 ”為核心的懲罰體系，對(duì)工作不思進(jìn)取、成績(jī)落后的檔案管理人員采取待崗培訓(xùn)、停職停薪、辭退等處罰措施，切實(shí)改變以往那種“大鍋飯”的平均主義和“鞭打快?！钡腻e(cuò)誤思想。

3.3 健全考核評(píng)估制度

勵(lì)機(jī)制的實(shí)施必須以公開(kāi)、公平、客觀的考核評(píng)估結(jié)果作為依據(jù)，這就要求健全考核評(píng)估制度。

3.3.1 制定考核標(biāo)準(zhǔn)

考核標(biāo)準(zhǔn)從意識(shí)、能力、精神三個(gè)方面考慮，評(píng)價(jià)內(nèi)容細(xì)化為服務(wù)態(tài)度、服務(wù)效率、創(chuàng)新成果、安全保密、業(yè)務(wù)操作、管理水平、學(xué)習(xí)成效、工作作風(fēng)等多個(gè)項(xiàng)目，廣泛征求群眾意見(jiàn)，設(shè)立相應(yīng)的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行定量和定性評(píng)分。

3.3.2 客觀的考核

考核過(guò)程中，可以考慮采取 360 度考核策略， 即從服務(wù)對(duì)象、領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理內(nèi)部員工、其他部門員工多個(gè)角度進(jìn)行測(cè)評(píng)，確保評(píng)估結(jié)果的公正、客觀和公平。

3.4 加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)

培訓(xùn)和學(xué)習(xí)是提升檔案管理人員素質(zhì)的直接途徑，在培訓(xùn)方面：第一，促進(jìn)培訓(xùn)的經(jīng)常化、制度化。實(shí)踐中，許多單位對(duì)于檔案管理人員缺乏培訓(xùn)，或采取隨機(jī)培訓(xùn)的方式，這實(shí)際上不利于檔案管理人員素質(zhì)的提高?？梢钥紤]將培訓(xùn)工作納入單位發(fā)展規(guī)劃或年度工作計(jì)劃，有針對(duì)性地開(kāi)展培訓(xùn)工作，確保實(shí)效。第二，培訓(xùn)方式多樣化。以往大多采取聽(tīng)報(bào)告、講座的方式，內(nèi)容枯燥無(wú)味，應(yīng)用性不強(qiáng)。如果能夠結(jié)合參觀訪問(wèn)、實(shí)習(xí)交流等多種形式，培訓(xùn)的效果將會(huì)更加突出。第三，及時(shí)檢驗(yàn)培訓(xùn)成果。以往都是重視培訓(xùn)組織，輕視效果檢查，這難以調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，因此，必須建立培訓(xùn)后的考試、考察制度，及時(shí)鞏固培訓(xùn)成果。

在學(xué)習(xí)方面，要積極營(yíng)造學(xué)習(xí)氛圍，打造學(xué)習(xí)型組織。一是要以終身學(xué)習(xí)為目標(biāo)，倡導(dǎo)經(jīng)常學(xué)習(xí)、時(shí)刻學(xué)習(xí)；二是要全員作是政府工作的有機(jī)組成部分，轉(zhuǎn)變職能，建設(shè)服務(wù)型政府，檔案部門就應(yīng)該承擔(dān)起為社會(huì)、為人民群眾提供全面可靠的檔案信息，成為人民群眾與政府進(jìn)行信息溝通聯(lián)系的紐帶，成為政府服務(wù)于人民的窗口。工作中牢固樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和默默奉獻(xiàn)精神，既要堅(jiān)持原則，照章辦事，又要有改革創(chuàng)新的精神。這樣才能在服務(wù)中提高工作效率，在服務(wù)中樹(shù)立良好形象。

隨著社會(huì)、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展，檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理方式都發(fā)生著變化，現(xiàn)代技術(shù)也廣泛應(yīng)用到檔案管理工作中。因此，提高檔案工作人員的素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。在新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)面前，檔案人員也應(yīng)站在新的高度，用更寬廣的視野、更新的思路開(kāi)拓創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，擔(dān)負(fù)起推動(dòng)現(xiàn)代化建設(shè)的歷史使命。檔案人員應(yīng)成為具有廣博知識(shí)，精通本行業(yè)務(wù)，能夠從容面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)與挑戰(zhàn)的現(xiàn)代化的檔案管理干部。同時(shí)，檔案人員基本素質(zhì)的培養(yǎng)，是一項(xiàng)艱巨而緊迫的任務(wù)。為此，既需要檔案行政部門的高度重視和統(tǒng)籌規(guī)劃，更需要檔案工作人員的高度自覺(jué)和勤奮鉆研，把這兩方面結(jié)合起來(lái)，檔案人員的基本素質(zhì)才能夠有所提高。

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