李娟

人事檔案是人才信息的重要載體，它能反映個(gè)人經(jīng)歷，學(xué)識(shí)學(xué)歷，工作情況，個(gè)人表現(xiàn)和行為軌跡，是知人善任，選賢舉能的重要依據(jù)。本文主要闡述了高校人事檔案管理的內(nèi)容，以及對(duì)目前高校人事檔案管理的幾點(diǎn)思考，并提出一些改進(jìn)措施。

1 高校人事檔案管理的內(nèi)容

“人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映人員經(jīng)歷、德才水平和工作表現(xiàn)的，以個(gè)人為單位保存?zhèn)洳榈母鞣N人事材料”高校人事檔案是記錄教職工個(gè)人經(jīng)歷、思想作風(fēng)、學(xué)位學(xué)歷、工作表現(xiàn)、獎(jiǎng)勵(lì)懲罰等原始文件材料，是教學(xué)、科研、職稱評(píng)定、考核干部、選人用人的重要依據(jù)。高校人事檔案管理的主要內(nèi)容有以下幾點(diǎn)：

首先，保管好人事檔案，做好人事檔案的安全、保密以及保護(hù)工作，為高校人事工作積累檔案史料；其次，不斷的接收、核對(duì)、整理人事檔案材料，按照中央組織部下發(fā)的《干部檔案整理細(xì)則》整理檔案，為提供檔案的查詢利用工作做好基礎(chǔ)；再次，提供查詢利用服務(wù)，辦理人事檔案的查詢、借閱、轉(zhuǎn)遞工作，做好人事檔案的統(tǒng)計(jì)和數(shù)據(jù)分析工作；最后，運(yùn)用計(jì)算機(jī)科學(xué)等現(xiàn)代化管理技術(shù)，進(jìn)行檔案的數(shù)字化應(yīng)用，不斷促進(jìn)人事檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用工作。

2 高校人事檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 高校人事檔案數(shù)量大，但管理人員配備不足

中組部《干部檔案工作條例》中明確規(guī)定：“每管理一千人的檔案需配備1名專職干部，有業(yè)務(wù)指導(dǎo)任務(wù)的單位，要配備相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員”。這一規(guī)定在干部檔案工作比較規(guī)范的各省、市委組織部勉強(qiáng)能夠做到，在高校很難實(shí)現(xiàn)。隨著我國(guó)高等教育大眾化時(shí)代的到來(lái)，高校在校生的規(guī)模，少則萬(wàn)人，多則幾萬(wàn)人。在校大學(xué)生人數(shù)的激增，導(dǎo)致教職工人數(shù)也逐年增加，從幾百人到幾千人，甚至到萬(wàn)人以上不等（含退離休人員），人事檔案數(shù)量急劇增加，檔案管理人員配備不足的矛盾十分突出。試想，一個(gè)保管幾千甚至上萬(wàn)份人事檔案的機(jī)構(gòu)，僅每年的材料入檔任務(wù)就十分艱巨，如果人員配備不足，很難開(kāi)展其它業(yè)務(wù)工作。

2.2 對(duì)檔案管理工作重視程度不足，經(jīng)費(fèi)投入不夠

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的前提，領(lǐng)導(dǎo)支持是做好檔案工作的基礎(chǔ)。目前，不少高校的決策層對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足、重視不夠，沒(méi)有把檔案工作擺在應(yīng)有的位置。主要體現(xiàn)在：隨著高校改革的不斷深化，高校各部門均實(shí)行定編、定崗，緊縮辦公人員，致使檔案人員處于地位不高、責(zé)任不輕、難度不小的地位，嚴(yán)重影響了檔案工作的開(kāi)展。檔案經(jīng)費(fèi)投入不足致使辦公條件不適應(yīng)工作需要，特別是庫(kù)房、辦公、查閱沒(méi)有實(shí)行三分開(kāi)。檔案現(xiàn)代化及檔案保護(hù)設(shè)施配備不全。沒(méi)有做到“六防”，即沒(méi)做到防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。

2.3 檔案管理方法傳統(tǒng)，管理水平較為落后

人事檔案管理，在高校的管理工作中相對(duì)于其他部門的發(fā)展水平，還處于較低的層次，這主要表現(xiàn)在兩方面：一方面，人事檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)偏低，且很不穩(wěn)定。人事檔案管理人員大多都沒(méi)有參加過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，且檔案管理工作者中很多人是身兼數(shù)職，對(duì)于檔案工作一般只是兼管，根本無(wú)暇顧及檔案管理。同時(shí)，有些人事檔案管理員調(diào)動(dòng)頻繁，導(dǎo)致人事檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，是造成檔案管理工作難以前進(jìn)的主要原因。另一方面，目前高校人事檔案收集、編研工作仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上。雖然各高校人事檔案管理部門已經(jīng)配備了計(jì)算機(jī)等設(shè)備，但使用范圍仍局限于文檔目錄著入等極少數(shù)的工作，而諸如檔案的收集、整理、歸類、編目等工作依然依靠手工，由此造成書寫速度慢，工作量大，最終嚴(yán)重制約了人事檔案的收集和開(kāi)發(fā)利用。

2.4 人事檔案管理的科學(xué)化、信息化程度不高

隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮，在高校中很多行政教學(xué)工作都廣泛采用信息技術(shù)來(lái)提高工作效率和提高教學(xué)質(zhì)量的同時(shí)，人事檔案管理工作似乎始終游離在信息化的浪潮之外，還停留在打字、打印目錄等最基本的計(jì)算機(jī)操作上，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的高效和優(yōu)質(zhì)，很多高校就是把個(gè)人信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍習(xí)慣用手工操作，無(wú)紙化閱檔基本沒(méi)有實(shí)施。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

3 高校人事檔案管理的改進(jìn)措施

3.1 加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)

人事檔案工作是一項(xiàng)量大且政策性和業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的工作，它集服務(wù)性與保密性于一體，因此，各級(jí)組織人事部門不僅適當(dāng)增加檔案管理人員的人數(shù)，更要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。主管部門應(yīng)定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識(shí)，讓他們掌握新的知識(shí)和先進(jìn)的管理技術(shù)，進(jìn)一步了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心，提高檔案管理的技術(shù)水平。檔案員要勤奮學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)與政治覺(jué)悟，踏踏實(shí)實(shí)地做好本職工作，為檔案事業(yè)建功立業(yè)。

3.2 提高重視程度，加強(qiáng)資金投入

要做好高校人事檔案管理工作，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視人事檔案管理工作，把它放在單位干部隊(duì)伍建設(shè)的高度來(lái)對(duì)待，并將其納入到議事日程。要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，進(jìn)一步推進(jìn)人事檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。要加大資金投入，高校檔案管理部門要積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持，做好檔案管理設(shè)施的更新。要建立堅(jiān)固的防火、防潮的專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜；庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備；庫(kù)房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施和安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查；檔案庫(kù)房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開(kāi)。

3.3 與時(shí)俱進(jìn)，加快檔案管理現(xiàn)代化

在進(jìn)入信息時(shí)代的今天，檔案管理工作面臨許多新情況、新問(wèn)題、新任務(wù)，如果不在創(chuàng)新中求發(fā)展，就會(huì)老化、僵化，跟不上時(shí)代前進(jìn)的步伐。因此，要樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)，實(shí)行規(guī)范化管理，使高校人事檔案的管理更加科學(xué)化、規(guī)范化、信息化，增強(qiáng)人事檔案的實(shí)效性和生命力。要實(shí)現(xiàn)檔案管理人員的管理技術(shù)更新，定期舉辦人事檔案知識(shí)與技能的培訓(xùn)班，通過(guò)培訓(xùn)，使兼、專職人事檔案員的專業(yè)水平普遍得到提高，使其所管理的人事檔案在高校發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校人事檔案管理要加強(qiáng)利用高科技管理手段，加大現(xiàn)代高科技裝備的投入，搞好計(jì)算機(jī)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理，完成對(duì)于可提供信息的由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)的轉(zhuǎn)變，為用戶提供方便、快捷的服務(wù)，以適應(yīng)人事檔案管理現(xiàn)代化的需要。

3.4 加快高校人事檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)

人事檔案管理工作是一項(xiàng)很重要的信息資源管理工程，加快學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)，首先要從全局高度深刻認(rèn)識(shí)加強(qiáng)學(xué)校人事檔案信息化建設(shè)的意義。其次，要整合學(xué)校人事檔案資源，分階段、分層次建立共享機(jī)制。再次，要切實(shí)提高人事檔案工作隊(duì)伍的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，對(duì)人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過(guò)屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，并大大提高檔案的利用效率。

參考文獻(xiàn)

[1]華林，檔案管理學(xué)新論，中國(guó)社會(huì)科學(xué)出版社，2010.3，第28頁(yè)。