安全生產(chǎn)監(jiān)管部門檔案信息化建設(shè)與檔案管理

何惠玲

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，以及人們對(duì)企業(yè)安全生產(chǎn)的關(guān)注，越來越多的安全生產(chǎn)監(jiān)管部門開始注重檔案信息化管理與信息化建設(shè)，從而科學(xué)管理企業(yè)的安全生產(chǎn)檔案，促進(jìn)企業(yè)安全生產(chǎn)工作的順利進(jìn)行。本文以現(xiàn)階段，我國(guó)安全生產(chǎn)監(jiān)管部門檔案信息化建設(shè)的實(shí)際情況為出發(fā)點(diǎn)，全面分析了安全生產(chǎn)監(jiān)管部門檔案管理中存在的問題，并提出了加強(qiáng)安全生產(chǎn)監(jiān)管部門檔案管理，提升其檔案信息化建設(shè)的有效方法，以供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；檔案信息化建設(shè)；現(xiàn)狀；存在問題；有效方法

現(xiàn)階段，我國(guó)各行各業(yè)的建設(shè)都在如火如荼進(jìn)行，但同時(shí)一些安全生產(chǎn)事故也不斷發(fā)生，威脅到了人民群眾的生命安全與財(cái)產(chǎn)安全。為了營(yíng)造整個(gè)社會(huì)的安全生產(chǎn)環(huán)境，維護(hù)社會(huì)公眾的利益，國(guó)家成立了相應(yīng)的安全生產(chǎn)監(jiān)管機(jī)構(gòu)，這些不同的安全生產(chǎn)監(jiān)管機(jī)構(gòu)通過創(chuàng)建健全完善的安全生產(chǎn)檔案，對(duì)企業(yè)的安全生產(chǎn)工作進(jìn)行科學(xué)管理。在當(dāng)今的信息化時(shí)代大背景下，安全生產(chǎn)監(jiān)管部門的檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，大力進(jìn)行信息化建設(shè)，從而不斷提升安全生產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量與管理效率。

1 安全生產(chǎn)監(jiān)管部門檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

我國(guó)從20世紀(jì)80年代開始進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，發(fā)展到現(xiàn)在，已經(jīng)取得了一定的成績(jī)。尤其是在安全生產(chǎn)監(jiān)管部門檔案信息化建設(shè)與檔案管理方面更是有了較大的進(jìn)步。許多的安全生產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)被相繼建立，安全生產(chǎn)監(jiān)管部門對(duì)檔案管理與檔案信息化建設(shè)的資金投入也不斷加大，許多的安全生產(chǎn)電子文件檔案取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。這種電子文件檔案不僅包括了大量的文字內(nèi)容，還包涵了豐富的安全生產(chǎn)圖片以及安全生產(chǎn)視頻，這種具有直觀性強(qiáng)的安全生產(chǎn)檔案不但可以有效加強(qiáng)安全生產(chǎn)監(jiān)管部門對(duì)企業(yè)的安全生產(chǎn)監(jiān)管力度，還能夠提升安全生產(chǎn)檔案管理的質(zhì)量，有利于企業(yè)的安全生產(chǎn)檔案資源被最大化地利用。也就是說現(xiàn)階段，我國(guó)安全生產(chǎn)監(jiān)管部門的檔案管理水平不斷提高，這不但可以有力保障企業(yè)的安全生產(chǎn)活動(dòng)，還能夠加強(qiáng)安全生產(chǎn)監(jiān)管部門的監(jiān)督力度，營(yíng)造全社會(huì)的安全生產(chǎn)環(huán)境。

2 安全生產(chǎn)監(jiān)管部門檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理意識(shí)淡薄

現(xiàn)階段，我國(guó)安全生產(chǎn)監(jiān)管部門的部分員工在檔案管理方面還沒有形成一個(gè)全面深刻的認(rèn)識(shí)，不清楚檔案管理工作的重要性以及對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)的價(jià)值。他們片面地認(rèn)為檔案管理工作就是一個(gè)靜止化的檔案保存工作，沒有什么實(shí)際的意義。這樣就導(dǎo)致安全生產(chǎn)監(jiān)管部門的信息利用率偏低，很多有價(jià)值的安全生產(chǎn)信息沒有及時(shí)發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)功能，從而最終成了無價(jià)值信息，導(dǎo)致了極大的資源浪費(fèi)。還有一些安全生產(chǎn)監(jiān)管部門雖然具有一定的檔案管理意識(shí)，但是他們?cè)跈n案信息化的過程中，缺少健全完善的檔案信息化建設(shè)體制做支撐，在檔案信息化建設(shè)過程中的各項(xiàng)投入過于盲目，在整個(gè)檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和開發(fā)上面不夠科學(xué)，這些都極大阻礙了安全生產(chǎn)監(jiān)管部門的檔案信息化建設(shè)順利發(fā)展。

（二）檔案信息利用率低

目前我國(guó)許多安全生產(chǎn)監(jiān)管部門的檔案管沒有充分借助管理軟件的統(tǒng)計(jì)分析功能，將多個(gè)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深入的分類和數(shù)據(jù)挖掘，以致檔案信息中的很多潛在價(jià)值沒有被開發(fā)出來，應(yīng)用到企業(yè)的實(shí)際安全生產(chǎn)工作中，導(dǎo)致檔案信息的利用率比較低。

（三）檔案管理的安全性不高

在我國(guó)紙質(zhì)檔案管理方式中，安全生產(chǎn)監(jiān)管部門設(shè)有專門的檔案資料室，其機(jī)密性非常強(qiáng)，一般除了相關(guān)的檔案管理人員，其他人都難以靠近。而進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)以后，檔案資料成為電子文件，它和其它電子文件一樣在一定的范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)共享，允許相關(guān)的用戶在一定權(quán)限內(nèi)對(duì)檔案進(jìn)行檢索、瀏覽，檔案信息的保密程度降低，甚至有可能被不法分子盜竊、利用。還有些，檔案管理系統(tǒng)在設(shè)置上不科學(xué)，以用戶名和密碼方式進(jìn)行登陸。如果檔案管理工作人員的用戶名和密碼被不法分子利用，檔案信息也面臨著巨大的安全風(fēng)險(xiǎn)，很有可能被篡改或者被盜竊。

（四）檔案信息的完整性與真實(shí)性不足

許多安全生產(chǎn)監(jiān)管部門在檔案管理中，由于對(duì)檔案信息化管理工作不重視或者對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用不熟練，沒有及時(shí)錄入保存相關(guān)的檔案信息。在之后再進(jìn)行檔案信息保存時(shí)，就會(huì)出現(xiàn)部分檔案信息丟失的情況，嚴(yán)重降低了安全生產(chǎn)監(jiān)管部門檔案信息的完整性。同時(shí)有的檔案管理人員在檔案輸入過程中，為了應(yīng)付上級(jí)檢查，還存在信息造假現(xiàn)象，這樣檔案信息的真實(shí)性就會(huì)降低了，進(jìn)而導(dǎo)致安全生產(chǎn)監(jiān)管部門的檔案信息不但在突發(fā)安全事件時(shí)，不但沒有一定的數(shù)據(jù)參考價(jià)值，還容易誤導(dǎo)企業(yè)的安全生產(chǎn)工作。

3 加強(qiáng)安全生產(chǎn)監(jiān)管部門檔案管理，提升其檔案信息化建設(shè)的有效方法

（一）強(qiáng)化安全生產(chǎn)監(jiān)管部門的檔案管理意識(shí)

檔案管理工作與其它的經(jīng)營(yíng)性工作或者生產(chǎn)性工作不同，它不會(huì)直接產(chǎn)生一定的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，但是它是其他社會(huì)工作產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益的前提，它可以極大地促進(jìn)安全生產(chǎn)監(jiān)管部門對(duì)其它社會(huì)生產(chǎn)工作的安全監(jiān)督檢查。所以安全生產(chǎn)監(jiān)管部門必須不斷提高本單位的檔案管理意識(shí)，重視本單位的檔案管理工作。在進(jìn)行檔案管理時(shí)創(chuàng)建完善的檔案管理體制。聘請(qǐng)專業(yè)的軟件開發(fā)公司開發(fā)本單位的檔案管理信息化系統(tǒng)，并任命專業(yè)的檔案信息管理人員負(fù)責(zé)信息化系統(tǒng)的操作，輸入本單位的各種檔案數(shù)據(jù)。

（二）對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析和深入挖掘，提升檔案信息的利用率

在傳統(tǒng)的人工檔案管理方式中，安全生產(chǎn)監(jiān)管部門的檔案是以獨(dú)立形式存在的，檔案管工作人員很難發(fā)現(xiàn)不同檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系。而在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)之后，檔案資料與其它電子文件一樣變成了一種數(shù)據(jù)資源，可以使用專門的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析軟件，對(duì)其進(jìn)行精確的統(tǒng)計(jì)和深入的分析，這樣檔案的潛在價(jià)值就會(huì)被深入探掘出來。所以，安全生產(chǎn)監(jiān)管部門在進(jìn)行檔案管理時(shí)，必須不斷強(qiáng)化檔案信息的統(tǒng)計(jì)分析功能與深入挖掘功能，進(jìn)而分析挖掘檔案的潛在價(jià)值，并將其應(yīng)用到實(shí)際的企業(yè)安全生產(chǎn)監(jiān)督管理中，最大化地提升檔案信息的利用率，發(fā)揮其社會(huì)作用。

（三）科學(xué)開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案信息的安全性

現(xiàn)階段，我國(guó)安全生產(chǎn)監(jiān)管部門由于檔案管理系統(tǒng)在登陸及用戶權(quán)限方面設(shè)置的不太科學(xué)，所以整個(gè)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性不高，還存在著檔案信息被篡改或者被盜竊的巨大安全風(fēng)險(xiǎn)。所以安全生產(chǎn)監(jiān)管部門必須加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的權(quán)限管理，科學(xué)設(shè)置用戶權(quán)限，并把相應(yīng)的訪問口令和訪問密碼，應(yīng)用在不同級(jí)別的檔案信息訪問瀏覽中，用戶如果想檢索瀏覽檔案信息，必須輸入正確的訪問密碼。同時(shí)檔案管理工作人員還必須依據(jù)檔案信息的重要程度，為它們科學(xué)設(shè)置訪問權(quán)限。只有這樣才能提升整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的安全性，防范信息安全風(fēng)險(xiǎn)。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，電子形式的檔案資料逐步取代了傳統(tǒng)的文本檔案資料，其在信息存儲(chǔ)、信息整理以及信息檢索等方面都具有明顯的優(yōu)勢(shì)，而且攜帶也非常方便。所以安全生產(chǎn)監(jiān)管部門也應(yīng)該積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，加強(qiáng)本部門的安全生產(chǎn)檔案信息管理與信息化建設(shè)工作，從而提升安全生產(chǎn)檔案管理效率與管理質(zhì)量，更好地發(fā)揮安全生產(chǎn)檔案管理的社會(huì)職能，有效保障企業(yè)安全生產(chǎn)工作的持久順利進(jìn)行。

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