馬旦?尼亞提
摘 要:對(duì)于任何一個(gè)企事業(yè)單位來(lái)說(shuō),人事檔案管理都具有十分重要的意義,而且隨著近年來(lái)社會(huì)就業(yè)率的不斷提高,檔案管理的任務(wù)將會(huì)更加艱巨。我國(guó)必須及時(shí)進(jìn)行人事檔案管理改革,轉(zhuǎn)變管理模式,努力提升工作效率,以滿足時(shí)代的要求。本文深入分析了當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理存在的問(wèn)題,并提出了實(shí)行深化改革的具體措施,希望能為相關(guān)部門(mén)人員提供有價(jià)值的參考建議。
關(guān)鍵詞:人事檔案管理;改革;問(wèn)題;措施
人事檔案管理是企事業(yè)單位的重要工作,其工作質(zhì)量在一定程度上決定著單位的未來(lái)發(fā)展。新形勢(shì)下,傳統(tǒng)的人事檔案管理模式暴露出了很多問(wèn)題,已經(jīng)不能滿足當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的需要,因而必須對(duì)其實(shí)行深化改革,與時(shí)俱進(jìn),創(chuàng)新管理模式,采用新型先進(jìn)的管理手段,進(jìn)一步提高工作效率,促使我國(guó)人事檔案管理工作更好地開(kāi)展,為人民群眾提供更好的服務(wù)。
1 我國(guó)人事檔案管理存在的問(wèn)題
1.1 檔案管理理念存在錯(cuò)誤
在進(jìn)行人事檔案管理工作過(guò)程中,管理觀念是一個(gè)需要首先考慮的問(wèn)題,但當(dāng)前我國(guó)一些人事檔案管理者的管理理念存在著很大問(wèn)題,嚴(yán)重削弱了本身的公共服務(wù)職能,個(gè)人身份與政治控制存在著不正當(dāng)?shù)年P(guān)系[1],致使人事檔案管理工作難以正常的開(kāi)展。
1.2 所有權(quán)的歸屬模糊
我國(guó)人事檔案管理所有權(quán)形式包括國(guó)家所有、集體所有或個(gè)人所有[2]。但是,目前我國(guó)當(dāng)前還沒(méi)有明確規(guī)定人事檔案所有權(quán)的歸屬問(wèn)題,存在著很大的模糊性,這就為人事改革的創(chuàng)新增加了很大難度。
1.3 領(lǐng)導(dǎo)者的重視不夠
檔案管理工作的順利開(kāi)展與單位領(lǐng)導(dǎo)者的支持息息相關(guān),但遺憾的是,我國(guó)部分單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí),沒(méi)有看到該項(xiàng)工作的重要實(shí)際意義,造成對(duì)人事檔案管理工作的不重視,即使制定了相關(guān)規(guī)范化制度,也難以有效的實(shí)施,致使檔案管理工作停滯不前。
1.4 缺乏信息化建設(shè)
當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理工作缺乏相應(yīng)的信息化建設(shè),沒(méi)有及時(shí)更新相關(guān)管理信息,這就嚴(yán)重?fù)p害了整個(gè)單位的反饋機(jī)制,與國(guó)外同行業(yè)平均值相比存在很大差距,造成了檔案管理的同步要以更高成本作為代價(jià),非常不利于企業(yè)檔案管理的發(fā)展。
2 深化我國(guó)人事檔案管理改革的相關(guān)措施
2.1 及時(shí)轉(zhuǎn)變管理理念
要想促進(jìn)我國(guó)人事檔案管理工作的開(kāi)展,首先就必須要及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理理念,把該項(xiàng)工作的公共服務(wù)功能凸顯出來(lái),堅(jiān)決扭轉(zhuǎn)以往政治控制與個(gè)人身份之間的關(guān)系,要進(jìn)一步強(qiáng)化人事檔案信用管理功能,建立相對(duì)完善的社會(huì)征信體系。
2.2 建立完善的檔案管理制度
檔案管理工作是一項(xiàng)非常系統(tǒng)的工作,包括人力資源管理、運(yùn)行機(jī)制等,其內(nèi)容包羅萬(wàn)象[3]。但當(dāng)前缺乏一個(gè)完善的相關(guān)管理制度,致使工作的開(kāi)展缺乏權(quán)威性、規(guī)范性,不利于整個(gè)單位的正常運(yùn)行,這就需要不斷完善檔案管理制度,努力做到有跡可循,充分發(fā)揮檔案管理的最大作用,保障檔案管理工作的透明度。另外,人事檔案管理工作的開(kāi)展通常會(huì)涉及到多個(gè)部門(mén),如果不能有效的協(xié)調(diào),就會(huì)使人事檔案管理工作得不到有效開(kāi)展。因此,各單位部門(mén)必須加強(qiáng)檔案管理一體化,確保檔案資料的準(zhǔn)確性,檔案管理人員要做好檔案的歸檔、保存工作,確保人事檔案管理的安全,還要加強(qiáng)單位各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)與合作,切實(shí)把各項(xiàng)制度規(guī)定落到實(shí)處。
2.3 創(chuàng)新檔案管理技術(shù)
俗話說(shuō)的好“無(wú)規(guī)矩不成方圓”,這就需要將檔案管理制度進(jìn)行完善,確保檔案信息合理的管理。具體應(yīng)該要做好以下幾點(diǎn)工作:一是必須要依照檔案管理的實(shí)際情況以及特點(diǎn)來(lái)分析,這樣才能確保建立的檔案管理制度更為科學(xué)和合理化;二是建立檔案管理制度主要是用來(lái)進(jìn)行檔案管理的實(shí)踐,所以在建立管理制度時(shí),必須要做到簡(jiǎn)潔明了,具有很強(qiáng)的實(shí)用性,同時(shí)要注意具備可操作性,這樣才能使得制度在日常檔案管理工作中,對(duì)所有工作行為真正起到一定的規(guī)范及約束作用,使工作流程順暢,失誤率也能相對(duì)減少;三是建立檔案管理制度,不單單只對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行一定約束,還會(huì)同時(shí)約束到單位領(lǐng)導(dǎo),這樣才能確保檔案管理工作的獨(dú)立性,還能確保避免因一些單位領(lǐng)導(dǎo)所表達(dá)的錯(cuò)誤意思而影響檔案管理工作的真實(shí)性;四是在對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善的時(shí)候,還需要落實(shí)獎(jiǎng)懲制度,這樣才能在一定程度上提高工作人員的積極性,以及約束一些投機(jī)人員。對(duì)于能在檔案管理工作中嚴(yán)格要求自我的人員,應(yīng)該給予一定的獎(jiǎng)勵(lì),激發(fā)他們工作的主動(dòng)積極性,而對(duì)于那些違規(guī)操作檔案信息的人員,就要進(jìn)行嚴(yán)厲的懲罰,如此獎(jiǎng)罰制度分明的單位管理制度,必然能在一定程度上保障檔案管理工作的順利開(kāi)展。
2.4 提高檔案管理人員的素質(zhì)水平
檔案的管理工作是一項(xiàng)機(jī)密性以及專業(yè)性非常強(qiáng)的工作,因而也對(duì)檔案管理人員有很高的要求,每一位檔案管理工作人員都必須具備一定的專業(yè)素養(yǎng)及綜合素質(zhì)。如果想要將管理人員政治素質(zhì)有效提高,就需要在管理工程中嚴(yán)守機(jī)密,而且還要能時(shí)刻貫徹保密性的原則,要想使責(zé)任感很好的加強(qiáng),就需要對(duì)本職工作做到安心與專注,以此使工作的嚴(yán)謹(jǐn)度顯著提升。不僅如此,還要為檔案管理人員建立一個(gè)有效的培訓(xùn)體系,依照崗位的不同采用差異化的培訓(xùn)方式,培訓(xùn)內(nèi)容中應(yīng)該包括關(guān)于檔案管理工作中所特有的專業(yè)知識(shí),還要包括一些其它學(xué)科種類,比如像管理學(xué)以及信息技術(shù)等學(xué)科專業(yè)的知識(shí)培訓(xùn),這樣才能促使檔案管理工作人員全面提高自身綜合素質(zhì),以滿足工作的實(shí)際要求。
2.5 做好相關(guān)的統(tǒng)籌安排
相關(guān)部門(mén)在進(jìn)行檔案管理時(shí),還需要做好相關(guān)統(tǒng)籌安排,包括對(duì)檔案信息的收集、整理做出統(tǒng)一安排[4],一定要確保人事檔案管理資料信息的準(zhǔn)確性。
3 結(jié)語(yǔ)
總之,在當(dāng)前我國(guó)社會(huì)的不斷進(jìn)步,以及經(jīng)濟(jì)體制深化改革的時(shí)代背景下,我國(guó)必須要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展,還需要改革我國(guó)的人事檔案管理,及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理理念,創(chuàng)新并運(yùn)用更加先進(jìn)的管理技術(shù),并注重借助計(jì)算機(jī)信息技術(shù)手段,進(jìn)行信息化管理,不斷提升自身的工作效率。單位管理人員也要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性,建立相對(duì)完善的檔案管理體制,增強(qiáng)工作人員的綜合素質(zhì)水平,確保改革的順利進(jìn)行。
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