吳虹

摘 要：數(shù)字化時(shí)代為聲像檔案管理工作提供了更有利的手段，高度重視聲像檔案管理數(shù)字化的意義與作用，充分應(yīng)用數(shù)字化處理技術(shù)與管理模式，促進(jìn)聲像檔案管理工作效率不斷提升。這樣才能真正實(shí)現(xiàn)聲像檔案信息資源的共享，從而提升聲像檔案的利用率，為單位的建設(shè)與發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。本文將闡述聲像檔案管理數(shù)字化的必要性，并分析其中存在的問題，最后提出了數(shù)字化背景下加強(qiáng)聲像檔案管理的策略。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；聲像檔案；管理

在單位的各項(xiàng)工作與活動(dòng)過程中會(huì)形成大量的聲像檔案，如錄像帶、照片、錄音帶等，具備極高的保存價(jià)值。聲像檔案可以將單位發(fā)展歷史與科研成果如實(shí)反映出來，有著紙質(zhì)檔案無法比擬的優(yōu)勢(shì)。聲像檔案是單位檔案管理工作中的重要內(nèi)容，隨著信息化建設(shè)的日益加快，必須盡快實(shí)現(xiàn)聲像檔案管理的數(shù)字化。這樣才能讓聲像檔案應(yīng)有的價(jià)值體現(xiàn)出來，推動(dòng)單位的快速、長遠(yuǎn)發(fā)展。

1 聲像檔案數(shù)字化的必要性

從以往聲像檔案管理工作來看，因?yàn)槭艿侥晗?、技術(shù)等方面的限制，各種珍貴的檔案容易出現(xiàn)損壞、丟失的問題，嚴(yán)重影響了檔案的使用價(jià)值，也為聲像檔案管理工作增加了更多困難。對(duì)聲像檔案中的磁介質(zhì)信息載體而言，由于缺乏較強(qiáng)的穩(wěn)定性，在保持期間容易對(duì)資料質(zhì)量造成不利影響，且在頻繁使用的過程中，會(huì)逐步加劇聲像檔案的磨損，讓其變得不夠完整，甚至出現(xiàn)不能使用的情況[1]。此外，聲像檔案占據(jù)的空間較大，手工檢索效率不高，為解決這些問題，更需要盡快實(shí)現(xiàn)聲像檔案的數(shù)字化。數(shù)字化背景下加強(qiáng)聲像檔案管理工作，能夠最大限度節(jié)省保存空間，通過對(duì)移動(dòng)硬盤、光盤等存儲(chǔ)工具的應(yīng)用，可以讓聲像檔案保存更加安全、可靠。尤其是在提升聲像檔案管理數(shù)字化水平后，也便于對(duì)聲像檔案的查閱與下載，真正實(shí)現(xiàn)聲像檔案信息資源的共享，促進(jìn)了聲像檔案管理效率和質(zhì)量的不斷提升。

2 當(dāng)前聲像檔案管理中存在的問題

在當(dāng)前聲像檔案管理工作在還有著諸多問題，主要包括以下幾個(gè)方面：第一，缺乏較強(qiáng)的聲像檔案歸檔意識(shí)。在聲像檔案形成以后，沒有及時(shí)進(jìn)行著錄與歸檔，并作出數(shù)字化處理，這樣很多珍貴的錄像帶、照片、錄音帶等資料會(huì)出現(xiàn)丟失?；蛘呤且?yàn)槿狈ψ銐虻拇鎯?chǔ)空間，攝錄人員隨意處理聲像檔案，也會(huì)影響其完整性和安全性。第二，聲像檔案管理不統(tǒng)一，為檔案的利用帶來了不便。檔案管理人員思想上不重視聲像檔案管理工作，未及時(shí)做好聲像檔案數(shù)字化處理工作，很多具備較高保存價(jià)值的聲像檔案分散在各個(gè)部門，為檔案的查詢、利用帶來了困難。第三，檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低。對(duì)聲像檔案管理而言，是一項(xiàng)專業(yè)、系統(tǒng)的工作，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)與能力要求較高。但是在實(shí)際聲像檔案管理過程中，有的檔案工作者未接受過專業(yè)的培訓(xùn)教育，缺乏足夠的檔案管理知識(shí)，不能熟練使用各種現(xiàn)代設(shè)備，因而不能勝任聲像檔案管理工作，無法實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，聲像檔案管理工作效率很低。

3 數(shù)字化背景下聲像檔案管理策略

（一）錄像帶、錄音帶、光盤等數(shù)字化管理

利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)，可以將以往一些錄像帶、錄音帶、光盤等資料轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式進(jìn)行管理，將其數(shù)字化后再存入硬盤進(jìn)行管理，既可以提高聲像檔案管理的保密性、穩(wěn)定性和安全性，避免聲像資料被損壞，同時(shí)歸檔和查閱更方便，能夠顯著提高檔案管理效率[3]。對(duì)錄像帶、錄音帶、光盤進(jìn)行數(shù)字化管理，可以根據(jù)時(shí)間或內(nèi)容建立相應(yīng)電子文檔，對(duì)其進(jìn)行分類編目，并命名相應(yīng)主題，這樣在查閱時(shí)輸入相應(yīng)標(biāo)號(hào)或關(guān)鍵詞便可進(jìn)行檢索，大大降低了檔案管理人員工作量。將錄像帶、錄音帶、光盤等聲像檔案資料轉(zhuǎn)化為電子文檔進(jìn)行數(shù)字化管理，可便于利用計(jì)算機(jī)軟件對(duì)電子檔案進(jìn)行信息加工整合，能夠避免聲像檔案管理人員采用傳統(tǒng)手工方式進(jìn)行信息整合的弊端，降低工作人員工作量，將聲像檔案管理人員從繁瑣的工作中釋放出來，同時(shí)還可以顯著提升聲像數(shù)字檔案信息利用時(shí)效性，相對(duì)于紙質(zhì)檔案來說，數(shù)字化管理效率更好，使用更方便快捷。

（二）照片的數(shù)字化管理

對(duì)于機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的數(shù)碼照片而言，一般情況下不需要處理，照片上的原始數(shù)據(jù)，除了記錄了拍攝日期和光圈、感光度等，還具備原始憑證的作用[2]。同時(shí)，用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片檔案，能夠直接通過數(shù)據(jù)線傳輸?shù)接?jì)算機(jī)中，在硬盤上進(jìn)行存儲(chǔ)，在編寫相關(guān)程序以后，能夠有效管理和利用這些照片檔案。如果照片檔案通過電子文檔的形式進(jìn)行保存，其不僅是照片，還是底片，能夠從用戶需求出發(fā)，隨時(shí)打印出來。針對(duì)已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)照片檔案，若是數(shù)量巨大，需要使用掃描儀分批掃描，同時(shí)做好標(biāo)注說明，介紹照片主要內(nèi)容等。對(duì)存儲(chǔ)數(shù)碼照片檔案的磁性載體每滿2年、光盤每滿4年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10 %，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。由此看來，照片檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，不僅調(diào)閱非常方便，還避免了損耗。

（三）統(tǒng)一管理，規(guī)范使用

聲像檔案管理數(shù)字化建設(shè)必須要有相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫和搜索引擎作為基礎(chǔ)，并且還要制定相應(yīng)的數(shù)字化聲像檔案管理制度來作為保障，確保管理事項(xiàng)的有序進(jìn)行。管理制定應(yīng)對(duì)管理人員具體工作進(jìn)行明確規(guī)定，定期或不定期檢查聲像檔案資料，保證檔案資料的安全性和保密性。在復(fù)制、借閱管理上要嚴(yán)格依照相關(guān)流程進(jìn)行，借閱前后都需要仔細(xì)檢查聲像檔案，避免發(fā)生損壞。除此之外，為了加強(qiáng)聲像檔案的統(tǒng)一管理，可采用分級(jí)模式進(jìn)行，依照聲像檔案資料的來源分部門、內(nèi)容進(jìn)行檔案劃分，一些珍貴的聲像檔案資料應(yīng)盡量不借閱，或僅能在檔案儲(chǔ)存室查閱，提高聲像檔案資料使用的規(guī)范性，以此來確保聲像檔案管理的保密性和安全性。

（四）加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)，構(gòu)建專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍

聲像檔案管理對(duì)檔案管理人員技術(shù)要求較高，需要管理員具備較高的工作能力和業(yè)務(wù)水平，因此必須要重視檔案人員隊(duì)伍管理，注重檔案管理人員培訓(xùn)工作。一是領(lǐng)導(dǎo)人員要加大重視，在召開重要會(huì)議或活動(dòng)時(shí)著重強(qiáng)調(diào)聲像檔案管理工作的重要性，提高全體員工和檔案管理人員的管理意識(shí)[4]。此外，領(lǐng)導(dǎo)人員還要加大聲像檔案管理經(jīng)費(fèi)投入，確保數(shù)字化管理所需設(shè)備齊全，并結(jié)合時(shí)代形式和自身實(shí)際情況對(duì)管理設(shè)備進(jìn)行更新。二是重視現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)培養(yǎng)，創(chuàng)新人員培訓(xùn)方法，采用“請(qǐng)進(jìn)來、走出去”的方式來提升現(xiàn)有聲像檔案管理人員綜合能力，從整體上提高隊(duì)伍整體素質(zhì)。三是做好高素質(zhì)人才的培養(yǎng)和引入，對(duì)于掌握有豐富現(xiàn)代管理知識(shí)的技術(shù)人才，應(yīng)充分予以重視，做到人盡其才，為其創(chuàng)造較好工作環(huán)境，留住人才，并設(shè)定相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)措施，對(duì)于工作中表現(xiàn)突出的聲像檔案管理人員予以獎(jiǎng)勵(lì)。四是重視新職工崗前培訓(xùn)工作，在入崗前進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)，確保其后續(xù)管理工作的開展，讓他們能夠盡早熟悉工作，從而積極投入到工作中。

4 結(jié)語

總之，通過聲像檔案管理的數(shù)字化，可以讓聲像檔案得到永久保存，保證了聲像檔案的安全性與完整性，避免出現(xiàn)損壞、丟失的情況。對(duì)此在數(shù)字化背景下，同時(shí)需要對(duì)聲像檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新，合理選擇數(shù)字化處理軟件，讓聲像檔案得到妥善保存，為今后的查詢、利用提供方便，使之更加規(guī)范。真正發(fā)揮出聲像檔案應(yīng)有的作用，為單位各項(xiàng)工作的開展提供可靠依據(jù)。

參考文獻(xiàn)

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[3]吳曉輝，劉濤，蔡馨燕.淺談聲像檔案的數(shù)字化建設(shè)管理[J].電子世界，2016，（11）：93-97.

[4]吳暉.聲像檔案的數(shù)字化處理與長期保存對(duì)策[J].中國高新技術(shù)企業(yè)，2016，（09）：176-177.