劉海燕+王運德
摘 要:在當今信息社會,信息技術在國民經(jīng)濟和社會各領域廣泛應用,成為支撐經(jīng)濟社會發(fā)展的重要基礎設施。國家檔案事業(yè)在信息技術應用的推動下帶來了深刻變化,信息技術成為檔案管理的有效手段,改善了公共服務,提高了工作效率。然而,作為一個涉密部門的業(yè)務檔案管理工作,不能回避的一個問題是信息時代涉密檔案的管理問題。
涉密檔案是一種特殊的檔案,它承載著記錄國家安全和單位敏感的涉密信息,對涉密檔案的管理工作是涉密工作部門的重中之重。 在當今信息社會,信息技術在國民經(jīng)濟和社會各領域廣泛應用,成為支撐經(jīng)濟社會發(fā)展的重要基礎設施。國家檔案事業(yè)在信息技術應用的推動下帶來了深刻變化,信息技術成為檔案管理的有效手段,改善了公共服務,提高了工作效率。然而,作為一個涉密部門的檔案管理工作,不能回避的一個問題是信息時代涉密檔案的管理問題。筆者從事檔案工作多年,從最初的普通文書檔案到現(xiàn)在的業(yè)務檔案,其管理工作的各個環(huán)節(jié),無一不凝聚著檔案管理工作者對檔案工作的情懷和熱愛。下面,筆者結合自己的工作實際,就本單位如何管理涉密檔案談幾點認識:
1 配齊配強高素質的檔案管理工作人員是關鍵
盡管技術進步對信息環(huán)境的構建起著至關重要的作用,但是人仍然是決定因素。檔案工作人員素質的高低是管好涉密檔案的關鍵所在。涉密檔案管理者身份特殊,具有知密多、知密早、知密深的特點,有著比一般檔案管理者更重大的責任,所以,選好人用好人是做好這項工作的關鍵。 一要選拔政治素質過硬的人員。要有全心全意為人民服務的精神和高度的政治責任心,要有堅定的理想信念和愛崗敬業(yè)、無比忠誠的擔當精神。在涉密檔案的整理歸檔時,要把保守機密,全心全意投身本職工作作為自己神圣的職責和應盡的義務,作為終生的追求和必須的政治素養(yǎng)。能做到無論何時何地都能守口如瓶,確保萬無一失。每一件經(jīng)手的事情都能有頭有尾,手續(xù)清楚,還要防止無形秘密的泄露。二要培養(yǎng)專業(yè)素質過硬、文化水平高的隊伍。檔案管理人員的業(yè)務素質,關系到檔案工作的質量和檔案事業(yè)的發(fā)展。它是一門專業(yè)性很強的學科,從收集、保管、利用等都有一整套的理論和方法,特別是對涉密檔案的管理,要求更高。所以,我們部門選定了熟知檔案法規(guī)和保密法規(guī)的人員從事檔案管理工作。定期組織他們參加學習和培訓,學習國家檔案法律、檔案行政法規(guī)和地方性檔案法規(guī)和規(guī)章制度,學習《保密法》、《保密守則》以及保密工作的制度和文件管理規(guī)定,學習涉密檔案的管理知識等,不斷提高檔案管理隊伍的素質,來適應對業(yè)務檔案管理工作的要求。同時,還要求人員要有較高的文化知識水平,能正確分析和總結檔案管理工作中出現(xiàn)的問題,從中掌握一些規(guī)律性的東西,指導和推進下步工作。
2 健全完善各項制度并抓好落實是保障
涉密檔案管理的工作不能一時松一時緊,也不能完全靠人的自覺性來工作,要有完善的制度做保障。由于筆者所在的單位是一個成立時間不是很長的涉密部門,人員新,工作新,一切沒有什么可以參照和遵循,所以,要做好這項工作,必須要不斷健全完善各項制度。經(jīng)過幾年的實踐,我們從無到有,建立健全了《涉密檔案保密制度》、《涉密檔案交接制度》、《涉密檔案文件借查閱制度》等,用制度規(guī)范行為,用制度規(guī)范工作。工作中,我們要求業(yè)務工作開展到哪里,保密工作就做到哪里。檔案管理人員要“圍繞三個環(huán)節(jié),做好嚴管文章”。一是密件形成和接收環(huán)節(jié)嚴。在密件形成和接收過程中,要做好密件接觸者和保存者的保密教育,努力做到密件形成不泄密,密件傳送不泄密,密件存放不泄密。要求單獨用密碼保險柜存入密件和檔案資料,交接時嚴守交接制度,嚴格交接手續(xù),做好交接登記,還要求分管領導要做好審核和監(jiān)督管理。二是密件的收集整理環(huán)節(jié)嚴。根據(jù)國家檔案局下發(fā)的《機關檔案工作條例》和省市區(qū)檔案局下發(fā)的歸檔文件管理規(guī)則,結合部門工作實際,收集齊全,并進行整理、分類、歸檔、立卷,進而裝盒上架。對國家規(guī)定不得歸檔的,不擅自歸檔。在設立保管期限上,嚴格按照《檔案法》中規(guī)定的條款確定保管期限,并注意學習檔案解密的相關規(guī)定屆時按要求解密。三是檔案管理利用環(huán)節(jié)嚴。涉密文件資料一經(jīng)成為涉密檔案,管理和利用環(huán)節(jié)的工作就必須慎之又慎。要始終按照既確保國家機密又方便各項工作的原則,來開展涉密檔案的利用工作,這就要求檔案管理工作人員要緊繃保密這根弦,嚴守各項制度規(guī)定,不能為了人情省手續(xù),省環(huán)節(jié),防止造成泄密。在檔案利用過程中,要明確告知利用者必須承擔保密義務;要使每一個利用者始終處于檔案管理者的視線之中,做到“眼觀六路,耳聽八方”;要始終保持警醒的頭腦和敏銳的嗅覺,勤分析利用者的情況和利用效果;最后要在利用者離開之前,仔細檢查被利用案卷,督促利用登記制度的落實,以便能發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對不符合知悉范圍的人員,必須按規(guī)定報經(jīng)相關領導批準,才能查閱涉密案卷。
3 完善數(shù)字化系統(tǒng)防護是得力措施
信息時代的到來,使信息資源成為一種無形的資產(chǎn),而檔案管理數(shù)字化、信息化越來越成為一種必然趨勢,也對涉密檔案的管理帶來了新挑戰(zhàn)。作為涉密工作部門,我們在管理上多措并用,在技術上多手設防,完成了從紙質檔案到數(shù)字檔案的轉變。一是加強對密件載體的管理。現(xiàn)在的文件從初稿形成開始都是電子稿,所以加強涉密文件儲存方式的管理至關重要。我們首先配備了足夠的涉密微機和U 盤、刻錄機等專門的涉密媒體介質,將各種文字、圖表、聲像等通過掃描、錄入等方式存儲到計算機和數(shù)據(jù)庫中,由專人管理,專人查詢,完成了檔案管理數(shù)字化的關鍵動作。二是將整理歸檔后的文件實現(xiàn)電子檢索管理。針對紙制檔案不好查閱的特點,利用專門的軟件錄入查詢目錄,來實現(xiàn)電子檢索,大大提高了查閱的效率。三是建立針對管理對象的信息數(shù)據(jù)查詢系統(tǒng)。根據(jù)部門業(yè)務特點,將所管理工作對象的個人詳細信息,逐人錄入涉密電腦,建立信息查詢數(shù)據(jù)庫,并對工作對象的變動信息及時更新和完善。利用者如需查詢某個人的基本情況,只需輸入人員名字,就可以實現(xiàn)檢索打印,并能兼具簡單的統(tǒng)計功能。這個系統(tǒng)基本上實現(xiàn)了以機代人的檢索工作,提高了工作效率,增強了實用性。另外,我們還對涉密檔案電子數(shù)據(jù)進行定期檢查,確保數(shù)據(jù)的可靠性與長期可讀性;對數(shù)字信息進行備份,建立非常規(guī)狀態(tài)下數(shù)據(jù)恢復機制,確保數(shù)字信息檔案的絕對安全。
總之,管檔用檔意義重大,涉密檔案更是如此。作為基層的涉密單位,我們要以《檔案法》和《保密法》為遵循,研究探索實踐檔案管理工作中一些行之有效的好做法,為進一步促進檔案事業(yè)的發(fā)展,推動本部門的檔案管理工作再上新臺階做出最大的努力!